Що стосується форматування текстового документа. Форматування тексту. Створення документів за допомогою шаблонів

Microsoft Word

Форматування текстових документів

Вибір шрифтів

Одна з перших характеристик, яку користувач зазвичай і найчастіше змінює у тексті - тип та розмір шрифту. Наприклад, хоча шрифти групи Times чудово виглядають на екрані, вони можуть не дуже добре виходити під час друку і не рекомендуються для документів, призначених для електронного зчитування або сканування. Найпростіший спосіб змінити шрифт - це звернутися до панелі форматування. Тут є список шрифтів, що випадає. Коли він згорнутий, у його вікні видно поточний тип шрифту. Натиснувши на вікні, ми отримаємо список шрифтів, доступних у системі.

Проблемою цього є те, що користувач, вибираючи шрифт, повинен знати, як він виглядатиме. Тому рекомендується зробити кілька додаткових клацань мишею та скористатися командою Шрифт меню Формат. При цьому можна не тільки вибрати тип шрифту, попередньо переглянувши його, але також встановити деякі ефекти та атрибути шрифту, наприклад, його розмір і колір, а також його модифікації - жирний, курсив, підкреслений, закреслений індекси і т.д. На рис. 1 показано вікно Шрифт і доступні опції. Зверніть увагу на вкладку Інтервал, за допомогою якої можна встановити проміжок між символами шрифту.

Будь-яку з установок можна вибрати для зміни існуючого тексту, виділивши потрібну область і потім вибравши опцію.

Розмір шрифту вимірюється в точках.Цей термін надійшов з індустрії принтерів. В одному дюймі 72 пункти, тому в області друкованої сторінки висотою 1 мм поміститься, наприклад, 6 рядків тексту розміром 12 пікселів.

Рисунок 1 Вікно Шрифт зі списком шрифтів.

Отже, що більше розмір шрифту в точках, то вище (але не обов'язково ширше) будуть літери тексту.

Одним із важливих моментівпри виборі шрифту є питання, чи поширюватиметься електронна версія документа. Якщо документ призначений для негайного друку на місці та розповсюдження друкованих копій, то вибір шрифту не матиме значення. Однак, якщо поширюватись буде електронна версія документа у вигляді файлу, то слід намагатися користуватися системними файлами. шрифтами Windows, уникаючи оригінальних шрифтів - адресати можуть мати таких шрифтів. І якщо таке трапиться, то документ може набути дивного або взагалі нечитаного вигляду, оскільки Word намагатиметься знайти заміну відсутньому шрифту, і знайдена заміна не завжди виявиться задовільною.

Робота з відступами та параметрами сторінки

Інша зміна тексту, що часто застосовується, - це встановлення відступів. Зробити це для абзацу можна, перемістивши на лінійці розмітки маркер відступу у потрібну позицію або внісши відповідні установки у вікні діалогу Абзац. Установки та операції з маркерами мають ефект для поточного абзацу або виділеної ділянки тексту, а не для документа в цілому.

Іншим способом змінити відступи в документі (або в окремій його частині) – звернутися до меню Файл та вибрати опцію Параметри сторінки. Рис. 3 видно стан вкладки Поля вікна Параметри сторінки після виконання установок лівого відступу та палітурки.

На вкладці Поля можна встановити верхній, нижній, правий, лівий відступи, а також область, що виділяється для палітурних потреб. Значення всіх параметрів відраховуються від країв сторінки.

Рисунок 2 Приклад зміни відступів за допомогою маркерів лінійки

Рисунок 3. Вкладка Поля вікна діалогу Параметри сторінки

Нижче області відступів на вкладці розташовані вікна введення верхнього та нижнього колонтитулів. Слід пам'ятати, що значення цих параметрів відраховуються від кромок листа; при цьому верхній та нижній відступи не беруться до уваги. Іншими словами, слід стежити за тим, наприклад, щоб не призначити друк колонтитулів поверх основного тексту.

Нижче поля, на якому видно, як установки вплинуть на вигляд сторінки, розташований список Застосувати:, в якому можна вказати, відносяться проведені зміни до всього документа або лише до частини від поточної позиції курсору до кінця.

Праворуч унизу розташований прапорець Дзеркальні поля. На рис. 4 видно, як зміниться вигляд вікна Параметри сторінки при включенні цієї опції, що говорить про те, що документ друкуватиметься з обох сторін аркуша. У прикладі також встановлений розмір палітурки, який позначений розміткою всередині сторінок.

Рисунок 4. Вікно Параметри сторінки після увімкнення дзеркальних полів

На вкладці Розмір паперу можна вказати розміри сторінки для друку. У зв'язку з тим, що параметри налаштування сторінки прив'язуються до кромок, що визначаються її розмірами, слід оперувати цими значеннями дуже акуратно. Система пропонує декілька стандартних розмірівсторінок серед яких можна вибрати потрібну.

Наступна вкладка вікна Параметри сторінки -- Джерело паперу. Ця вкладка застосовується, якщо принтер підтримує різні способиподачі паперу. У разі потреби завжди можна змінити інсталяцію. У цій вкладці також можна встановити різні способи подачі паперу для першої сторінки та інших сторінок. Зазвичай це робиться, коли перша сторінка друкується на окремих листах, а решта - на рулонному папері.

Наступна вкладка - Макет. Вона містить додаткові опціїсторінки розмітки. На рис. 5 показано вікно Параметри сторінки після натискання кнопки Нумерація рядків. Вкладка Макет дозволяє встановити опції для розділів та структури документа по вертикалі. Часто доводиться робити спеціальні налаштування заголовків та колонтитулів. У документі можуть бути різні колонтитули (верхній та нижній) для парної та непарної сторінок (наприклад, як у книгах, де розділ вказаний на один бік розвороту, а розділ - на інший); також можна встановити інший колонтитул для першої сторінки документа.

Установки Нумерація рядків (мал. 5) дуже важливі у випадках, коли необхідні посилання за номером рядка (наприклад, у деяких юридичних документах) чи коли необхідно знати абсолютну позицію у файлі. Можливість нумерації рядків можна використовувати під час програмування. Одним з можливих застосувань може бути створення нумерованих списків, особливо, коли ці списки дуже довгі.

Верхній та нижній колонтитули

Колонтитули призначені для представлення періодичної або періодичної інформації, наприклад, дати, номера сторінки вгорі або внизу сторінки.

Команда для роботи з колонтитулами знаходиться у меню Вигляд. Вибір опції Колонтитули в цьому меню активує екран, зображений на рис. 6 де документ, крім лінійки розмітки, забезпечений ще вертикальною лінійкою колонтитулів і додатковою панеллю інструментів.

На цьому екрані текст документа стає бляклим; це означає, що його не можна адаптувати, поки користувач зайнятий установкою верхнього та нижнього колонтитулів. В області Верхній колонтитул можна надрукувати текст, а також вставити графічний образ або поле для автоматичного виведення дати або номера сторінки. Те саме стосується й області для введення нижнього колонтитулу.

Кнопки панелі інструментів колонтитулів активують різні функціїдо роботи колонтитулами. Робота в цій панелі інструментів починається зазвичай із крайньої лівої кнопки, що служить для перемикання між верхнім та нижнім колонтитулами. Наступні дві кнопки - Перейти до попереднього та Перейти до наступного. Якщо для різних розділів документа є кілька колонтитулів, то ця кнопка дозволяє переміщатися між ними. Наступна кнопка -- Як у попередньому розділі, що дозволяє копіювати верхній або нижній колонтитул з одного розділу до іншого.

Рисунок 5 Вкладка Макет із вікном Нумерація рядків

Далі слідує кнопка Номер сторінки, позначена зображенням сторінки зі знаком "#" на ній. Кнопка організує поле, яке відображатиме поточний номер сторінки. Поле вставляється у поточній позиції курсору. Так само дві кнопки створюють поля для виведення дати і поточного часу (теж у позиції курсора). Дата та час вставляються в документ під час друку.

Рисунок 6. Режим Колонтитулів.

Клавіша Параметри сторінки, розташована далі праворуч, відкриває вікно Параметри сторінки з відкритою вкладкою Макет, див. мал. 5). Наступна кнопка призначена для приховування тексту. Це допоможе розрізняти, що стосується верхнього або нижнього колонтитулу, а що ні.

І остання, крайня справа кнопка – це кнопка Закрити. Вона призначена для повернення до режиму до початку роботи з колонтитулами. Вона приховує колонтитули та дозволяє продовжити редагування тексту.

Обрамлення та заливання.

Обрамлення та заливка – дві функції, які дозволяють акцентувати розділи та області в документі.

Як і у випадку з іншими функціями Word, існує два способи активування цих функцій. Перший спосіб - це використовувати крайню праворуч кнопку на панелі Форматування (вона має знак квадрата з перехрестям ліній). При натисканні цієї кнопки з'являється панель Обрамлення (мал. 7).

Хоча панель називається Обрамлення, список на правому кінці панелі дозволяє встановити стиль заповнення. Працювати з цими функціями можна також через вікно Обрамлення та заливка з меню Формат. Вибір цієї команди відкриє вікно діалогу, зображене на рис. 8.

Малюнок 7 Панель таблиці та межі

Рисунок 9. Вкладка Сторінка вікна Межі та заливка

У вікні схематично представлений приклад екрану, по змінам якого можна оцінити, як на нього вплине вибір тієї чи іншої опції. Можна встановити відстань від тексту до меж окантовки, товщину та тип лінії окантовки, а також її колір.

Так само, клацнувши на вкладці Заливка, можна отримати доступ до ряду опцій заповнення розділу.

Крім цих вкладок, у Word вікно Обрамлення містить вкладку Сторінка, в якій представлені додаткові установкидля оформлення сторінок документа (рис. 9).

Працюючи з цими вкладками, можна комбінувати їх опції та отримувати при оформленні документа чудові результати.

Примітка. Вся хитрість використання розглянутих опцій для оформлення тексту полягає в помірності. Використання цих ефектів для акцентування розділів або об'єктів тексту більше одного разу на сторінці може призвести до того, що ці виділення перестануть привертати увагу.

Колонки

Більшість газет, листів новин, журналів містять більше одного стовпця тексту. Так само, якщо є дуже великий документ і його потрібно якось розбити для зручності читання, з допомогою Wordможна створити стовпчики тексту. Зробити це можна, вибравши команду Колонки меню Формат. При цьому відкриється вікно, зображене на рис. 10, в якому є безліч різних установокдля керування форматуванням колонок.

У цьому вікні перші три з п'яти малих вікон-опцій дозволяють вибрати просте розбиття тексту на одну, дві або три рівні колонки. Наступні два вікна призначені для розбиття тексту на два нерівні стовпці зі зсувом вліво або вправо. Якщо вибрати одну з цих двох опцій, можна вказати кількість колонок у полі Число колонок, розташованому знизу від цих п'яти опцій.

У розділі Ширина та інтервал вікна Колонки можна встановити розміри кожної з колонок (якщо потрібно використовувати такий рівень управління форматуванням, наприклад, якщо потрібно отримати одну вузьку колонку посередині та дві широкі по сторонах). Але зазвичай досить рівних по ширині колонок. Для цього потрібно встановити прапорець колонки однакової ширини.

Малюнок 10. Вікно діалогу Колонки

У полі Застосувати внизу вікна можна вказати, чи належать ці установки до всього документа або тільки до частини, починаючи з поточної позиції курсору. З правого боку екрана знаходяться кнопки ОК і Cancel (Скасувати), а також прапорець Роздільник, за допомогою якого можна встановити лінії між стовпцями тексту. Внизу праворуч розташований прапорець Нова колонка, який ініціює створення колонок із тексту, розташованого після поточної позиції курсору (при цьому потрібно вибрати опцію До кінця документа у списку Застосувати).

Одним із поширених способів представлення даних є створення списків. Однак, коли в списку для кожного пункту є три або чотири елементи, уявити такий список вже важко і він стає нечитабельним. З цієї точки зору для наочного представлення даних є сенс організовувати їх у таблиці.

Найпростіший спосіб ввести таблицю в документ - це звернутися до меню Таблиця і вибрати опцію Вставити таблицю. При цьому відкриється діалогове вікно, в якому можна визначити просту таблицю, запустити майстер таблиць або використовувати функцію Автоформат для перетворення наявної простої таблиці на більш складну та привабливу (рис. 11).

Якщо в документі є деякий текст, який, на думку користувача, буде непогано виглядати у вигляді таблиці, можна скористатися командою Перетворити на таблицю меню Таблиця, щоб перетворити цей текст на таблицю. У вікні Перетворити на таблицю потрібно вказати кількість рядків та стовпців таблиці. У цьому вікні також надано зручну нагоду використовувати опцію Автоформат, щоб зробити привабливим зовнішній вигляд таблиці.

Опції Обрамлення та Заливка, які раніше обговорювалися в цьому розділі, можуть стати в нагоді для виділення таблиці на сторінці документа.

Інший спосіб швидко ввести таблицю – це натиснути кнопку Вставити таблицю на стандартній панелі інструментів (рис. 12). Натиснувши цю кнопку (відкриється вікно з рядом порожніх осередків) і не відпускаючи кнопку миші, простягнувши курсор, можна визначити кількість рядків та стовпців нової порожньої таблиці. Решту форматування можна виконати за допомогою опції Автоформат.

Користувачі, яким доводилося стикатися з текстами на наукову тематику (також всі, хто писав якісь реферати), знають, що таке виноски та примітки. Ідея тут полягає в тому, щоб помітити якусь область, текст і потім нижче за текстом привести пояснення і коментарі з приводу позначеного тексту. Виноски (звичайні) друкуються внизу сторінки, а коментарі (кінцеві виноски) наводяться наприкінці документа чи книги. Введення їх у текст не становить складності. Почати потрібно із вказівки позиції, де стоятиме індикатор виноски або коментаря. Потім необхідно вибрати опцію Виноска в меню Вставка для кожної виноски. Відкривається діалогове вікно, зображене на рис. 13, де можна вказати, про що йдеться - про виноску або коментарі та встановити для них індикацію. Можна використовувати автоматичну нумерацію маркерів, так і вводити свої символи.

Після закриття цього вікна у вказану позицію тексту буде розміщено вибраний покажчик. При цьому внизу екрана Word відкриється наступне вікно, в якому можна буде надрукувати інформацію для виноски.

Інформація, що вводиться у цьому вікні, прив'язується до вказівника виноски. Під час друку документа виноски нумеруються та вставляються наприкінці сторінок або наприкінці документа.

Примітки та виправлення

Тим, хто часто працює над документами, складеними іншими людьми, мабуть, доводиться робити за текстом коментарі та виправлення. Використання приміток та виправлень Word допоможе робити це, не порушуючи оригіналу тексту.

Примітки можна назвати електронними нотатками. Вони зберігаються як окрема інформація, прив'язана до тексту і яку можна будь-коли переглянути. Для введення примітки потрібно встановити курсор у позицію тексту, до якої буде належати примітка. Потім у меню Виділення виберіть команду Примітка. У позиції курсору буде поміщений покажчик і відкриється вікно, що містить поле для введення змісту примітки (див. мал. 14). У цьому вікні також можна ввести ім'я автора примітки.

У вікні інструкції є кнопка з піктограмою, що зображує компакт-касету. Якщо до комп'ютера підключено мікрофон, натиснувши цю піктограму, можна записати голосову примітку. Переглянути примітку можна, двічі клацнувши її вказівнику або вибравши команду Примітки в меню Вигляд.

Виправлення використовуються для прив'язки до тексту більш "дієвих" коментарів. Застосувавши їх, читач документа може внести до документа зміни; потім розробник документа чи третя особа може вирішити, прийняти йому запропоновані зміни чи залишити оригінальну версію цієї області документа.

Щоб активувати функцію виправлень, потрібно в меню Сервіс вибрати команду Виправлення або двічі клацнути панель ІСПР рядка стану. Відкриється діалогове вікно Виправлення.

У цьому вікні можна вибрати ряд опцій, що керують характером подання виправлень. Також можна скористатись функцією Порівняти версії, призначеної для порівняння поточного документа з іншим файлом. Кнопка Об'єднати виправлення дозволяє, взявши примітки та виправлення з одного документа, застосувати їх до іншого документа. Для початку запису виправлень потрібно встановити прапорець Записувати виправлення для зупинки запису - зняти цей прапорець. Клавіша Параметри відкриває вікно, в якому можна вказати способи маркування виправлень.

ТЕКСТОВИЙ ПРОЦЕСОР MS WORD

Мета роботи:Отримання практичних навичок використання текстового процесора MS Word під час підготовки, редагування та оформлення текстової документації, графіків, діаграм, малюнків.

MS Word- Потужна універсальна програма підготовки текстових документів.

Основними прийомами у текстовому редакторі є:

· Редагування - набір (введення) тексту. Операції з текстом: видалення, вставка, пошук, заміна, копіювання та переміщення.

· Форматування - перетворення зовнішнього вигляду тексту та його розташування на сторінці: вибирається шрифт, його розмір, зображення та колір символів, встановлюється розташування тексту на сторінці (вирівнювання зліва, справа, по центру, по ширині), відступи, відстань між рядків і т.д. буд.

Операції форматування передує операція виділення необхідної частини (фрагменту) документа.

Прийоми виділення.

1. Текстовий блок – переміщення покажчика миші від початку виділеного фрагмента до кінця при натиснутій лівій кнопці миші;

2. Слово – подвійне клацання лівою кнопкою миші за словом;

3. Абзац – потрійне клацання за будь-яким місцем абзацу або подвійне клацання в лівому полі сторінки навпроти абзацу;

4. пропозиція - клацання за будь-яким словом пропозиції при натиснутій клавіші Ctrl;

5. Рядок – клацання в лівому полі сторінки навпроти рядка;

6. Весь документ – потрійне клацання у лівому полі на будь-якій сторінці.

Розглянемо основні поняття, які необхідні під час роботи з текстовими редакторами.

Символ – найменший елемент, з яким оперує текстовий редактор(букви, цифри, знаки пунктуації тощо).

Слово - набір символів, обмежений з двох сторін пробілами (порожніми просторами) або розділовими знаками (точками, комами і т.д.).

Рядок – набір слів або символів, які розташовані в одну лінію (без переносів).

Пропозиція – набір символів і слів, обмежений з двох сторін розділовими знаками (точками, знаками оклику або знаками питання, багатокрапкою).

Абзац – ділянка тексту між двома натисканнями Enter (введення, переклад рядка).

Сторінка – частина тексту, обмежена лініями розподілу сторінок.

Поля – області сторінки, де не може розміщуватись текст.

Відступи – відстані від меж лівого та правого полів до тексту.

Червоний рядок – перший рядок абзацу, який має відступ праворуч.

Атрибут тексту – параметр, який можна змінити (розмір символів, шрифт, колір, величина відступу тощо.).

Стиль – група підібраних користувачем атрибутів тексту, які позначені унікальним ім'ям і зберігаються спільно.

Колонтитул – стандартний текст, який виводиться у верхній (або нижній) частині кожної сторінки документа.

Документ – набір символів, слів, речень або сторінок, що логічно пов'язані між собою та утворюють завершену (закінчену) лексичну (мовну, текстову) конструкцію.

Текст – набір символів, слів, речень, що є частиною документа.

Фрагмент – безперервна частина документа.

Блок – виділений фрагмент тексту.

Форматування – процедура надання тексту документа бажаної форми.

Шрифт – комплект літер (символів), який відтворює будь-який алфавіт. за зовнішньому виглядуділять на 2 групи: із засічками та без засічок (рубані). Моноширинні – всі символи мають однакову ширину; пропорційні – ширина кожного символу різна.

Тип шрифту (гарнітура) – визначать особливості написання набору символів.

Накреслення – один із чотирьох стилів зображення символів.

Кегль – відстань між верхнім та нижнім виносними елементами.

Пункт – одиниця виміру висоти шрифту.

Інтерліньяж – відстань між базовими лініями сусідніх рядків. Вимірюється в пунктах та складається з кегля шрифту та відстаней між рядками.

Апрош - міжлітерний пробіл.

Трекінг – регулювання щільності набору символів, зрушує та розсуває всі літери на одну й ту саму величину.

Кернінг – ручне регулювання відстаней між літерами.

Форматування документа.

Може виконуватися двома способами:

1. встановлюються параметри, потім вводиться текст;

2. вводиться текст, а потім встановлюються параметри.

Форматування символів у діалоговому вікні «Шрифт»:

· «Формат» → «Шрифт»;

· Контекстне меню;

· Клацання по стрілці у групі Шрифт вкладки Головна;

Вікно «Шрифт» має 3 вкладки: шрифт, інтервал, анімація.

При форматуванні символів встановлюються параметри:

1. встановлення накреслення – вибір шрифту;

2. встановлення розмірів. Розмір (кегль) – вказують у пунктах 1 пункту =1/72 дюйма≈0,035 мм. Розміри можуть встановлюватися від 8 до 72. 28 пункту = 1 см, 72 пункту = 1" = 2,54 см.

3. Завдання стилю: звичайний, курсив, напівжирний та напівжирний курсив; способи підкреслення;

4. Завдання кольору – будь-який від можливості принтера;

5. Визначення ефектів (видозміна) – закреслення, надрядковий, підрядковий, втоплений, піднятий, контур, з тінню;

6. встановлення горизонтального відстані між символами – звичайне, розряджене, ущільнене;

7. встановлення положення символу щодо опорної лінії (вище або нижче опорної лінії без зменшення розмірів, як у пункті 5).

Загальний спосіб форматування:

1. виділити фрагмент;

2. відкрити вікно «Шрифт» та встановити режими та значення параметрів;

Скасування форматування:

1. натискання клавіш Ctrl+Z;

2. клацання по кнопці встановленої.

Під форматуванням документа розуміється його оформлення з допомогою методів вирівнювання тексту, застосуванням різних шрифтів, вбудовуванням у текстовий документ малюнків та інших об'єктів.

Форматування документа виконується засобами меню Формат або за допомогою панелі форматування. Основні прийоми форматування включають:

вибір та зміна типу шрифту;

керування розміром шрифту;

управління накресленням шрифту;

керування методом вирівнювання;

створення маркованих та нумерованих списків;

керування параметрами абзацу.

Текст документа складається із абзаців. Абзац – це фрагмент тексту, який закінчується натисканням клавіші Enter . При цьому в текст вставляється спеціальний символ кінця абзацу. Видалення цього символу призводить до злиття абзаців, причому об'єднаний абзац отримує всі форматні установки нижнього приєднаного абзацу. При наборі тексту перехід до нового рядка виконується автоматично. Для переходу на новий рядок усередині абзацу потрібно натиснути клавіші Shift+Enter .

Параметри форматування абзацу встановлюються командою Формат / Абзац , яка відкриває діалогове вікно Абзац . Параметри абзацу задаються на вкладці Відступи та інтервали .

Абзац має такі параметри.

Відступи (кордону) абзацу ліворуч і праворуч від краю друкованого аркуша. Допускаються негативні значення відступу. У цьому випадку текст розташовано на полях.

Вигляд першого рядка абзацу: відступ або виступ.

Міжрядковий інтервал.

Межабзацний інтервал – величина інтервалу перед абзацом та після нього.

Вирівнювання – зміщення тексту абзацу щодо його ширини: ліворуч, праворуч, центром, шириною.

На вкладці Положення на сторінці задаються правила розбиття рядків абзацу на сторінки.

Форматування абзаців може виконуватися і за допомогою панелі форматування, яка містить кнопки форматування для вирівнювання абзаців по центру, праворуч, ліворуч та шириною.

Сукупність абзаців, для яких зберігається однакова специфіка оформлення частини розміру та орієнтації сторінки, розміру полів, нумерації сторінок, оформлення колонтитулів, кількості колонок тексту, називається розділом.

Новий розділ створюється командою Вставка / Розрив / Новий розділ . В цьому випадку в текст вставляється маркер кінця розділу. Існують такі види розривів «кінець розділу»:

з наступної сторінки;

на поточній сторінці;

з парної сторінки;

з непарної сторінки.

Процес оформлення зовнішнього вигляду документа в цілому або його фрагментів у будь-якому програмному середовищі називають форматуванням.Саме слово " форматування " походить від слова " форма " , тобто. чомусь треба надати певної форми. Різні способи та інструменти форматування, що їх надає текстовий процесор Word, дозволяють отримати професійно оформлений текст.

Форматування документів здійснюється внаслідок таких дій:

встановлення параметрів сторінки документа;

застосування шрифтового оформлення текстових символів;

завдання положення абзаців на сторінці та встановлення для них відступів та інтервалів (зліва та праворуч, міжрядковий та міжабзацний інтервали);

вибору варіантів обрамлення та заповнення абзаців;

розташування тексту в колонках;

завдання стилю оформлення символу, абзацу , сторінки тощо.

Більшість цих дій може бути реалізована за допомогою інструментів меню Формат. Форматування документа ґрунтується на заданні нових форматів елементам тексту, які мають бути попередньо виділені.

Увага! Перш ніж форматувати текст, треба його виділити!

Шрифтове виділення тексту (форматування символів)

Текст документа набирається за замовчуванням шрифтом, налаштування якого виконується в діалоговому вікні<Шрифт>, що викликається командою Формат, шрифт.Налаштування формату шрифту можна зробити для будь-якого фрагмента тексту. Встановлені параметри шрифту діють стосовно нововведеного тексту або виділеного фрагмента тексту.

Увага! Для виділення шрифту фрагмента тексту необхідно його попередньо виділити.

Діалогове вікно команди Шрифтмістить три вкладки ( Рис. 2.13). На кожній вкладці у вікні<0бразец>відображається результат налаштування шрифту.

Вкладка Шрифтз параметрами:

тип шрифту.Для введення російських букв зазвичай застосовуються шрифти: Times New Roman, Arial, Courier та ін;

зображенняшрифту: звичайний, курсив, напівжирний, напівжирний курсив;

розміршрифту у пунктах (пт) чи інших одиницях;

підкресленнявиділеного фрагмента лініями різного типу;

коліршрифт;

однією або двома закресленимилініями символи виділеного фрагмента;

відображення виділених символів на рівні верхніхабо нижніхіндексів;

зробити виділений фрагмент прихованим;

виділений фрагмент відображати звичайними або малими великими літерами, з тінню або за контуром (подвійним обведенням), піднятим або втопленим.

Вкладка Інтервалз параметрами:

інтервал,який дозволяє вказати відстань у пунктах (пт): нормальне, розріджене, ущільнене. Відстань можна змінити поряд у вікні;

зміщеннявстановлює зміщення виділеного фрагмента в пункті відносно базової лінії вгору або вниз;

кернінгслугує для автоматичного підбору інтервалу між символами.

Вкладка Анімаціядозволяє зі списку вибрати тип анімації виділеного фрагмента.

Кнопка<По умолчанию>використовує зроблені установки шрифту у всіх нових документах, що базуються на поточному шаблоні.

Швидке встановлення формату шрифту може бути виконане за допомогою кнопок ( Рис. 2.14) панелі інструментів Форматування: <Шрифт>, <Размер шрифта>, зображення шрифту (напівжирний - кнопка<Ж>, курсив - кнопка<К>, підкреслення - кнопка<Ч>).

Рис. 2.13.Діалогове вікно «Шрифт» для налаштування параметрів шрифтів

Рис. 2.14.Кнопки швидкого встановлення формату шрифту на панелі Форматування

Форматування абзацу тексту

Текст документа складається з абзаців,абзац закінчується натисканням клавіші . При цьому в текст вставляється спецсимвол. Видалення цього символу забезпечує злиття абзаців, причому об'єднаний абзац отримує форматні установки нижнього приєднаного абзацу. При наборі тексту перехід до нового рядка виконується автоматично.

Формат абзаців встановлюється командою Формат, Абзац, що викликає діалогове вікно «Абзац» ( Рис. 2.15), що містить вкладки Відступи та інтервали, Положення на сторінці.

Рис. 2.15.Діалогове вікно «Абзац» для форматування абзацу

На вкладці Відступи та інтервализадаються:

вирівнювання - по ширині, по центру, по лівому або правому краю;

вибір рівня структури документа, якому приписуються зроблені установки;

межі абзаців (відступів) зліва та праворуч від краю друкованого листа;

інтервали - міжрядковий та міжабзацний (перед і після);

вид першого рядка абзацу - з відступом вправо (червоний) або вліво (висячий).

Вкладка Положення на сторінцівизначає правила розбиття рядків абзацу на сторінки:

заборона висячого рядка - забороняється друкувати один перший або останній рядок абзацу на іншій сторінці (можна не менше 2 рядків);

не розривати абзац, тобто. розташовувати цілком на одній сторінці;

не відривати від наступного абзацу – поточний та наступний абзаци друкуються на одній сторінці;

з нової сторінки- виділений абзац розпочинати з нової сторінки, вставляючи роздільник сторінок;

заборонити нумерацію рядків абзацу;

заборонити автоматичне перенесення слів.

Швидке форматування абзаців може виконуватись за допомогою панелі Форматування,яка містить необхідні кнопки вирівнювання абзацу ( Рис. 2.16).

Рис. 2.16.Кнопки вирівнювання абзацу на панелі Форматування.

Інші параметри формату абзацу виконуються в діалоговому вікні «Абзац».

Обрамлення та заповнення тексту

Для більшої виразності оформлення абзаців та сторінок тексту використовуються різні способи обрамлення, заповнення візерунком, зміни кольору тощо.

Команда Формат, Кордони та заливаннявикликає діалогове вікно налаштування «Кордони та заливка» ( рис 2.17). На вкладці Кордонабо Сторінкавибирається:

тип обрамлення абзацу чи сторінки;

колір, тип та ширина лінії обрамлення абзацу або сторінки;

параметри, що визначають положення абзацу на сторінці або на полі сторінки.

На вкладці Заливаннязадається тип і колір візерунка, колір тла.

Рис. 2.17.Діалогове вікно «Кордони та заливка» для посилення виразності оформлення абзацу

Зміна регістру для зображення літер

Реєстрове форматування забезпечує перетворення виділеного фрагмента тексту за допомогою команди Формат, Реєстрта вибором відповідного кнопкового перемикача:

Як у пропозиціях -перша літера першого слова представляється як велика ;

всі малі -всі букви виділеного тексту малі;

ВСІ ПЕРЕПИСНІ -всі букви виділеного тексту великі;

Починати з великої- перша літера кожного виділеного слова велика;

ЗМІНИТИ РЕЄСТР- Заміна у виділеному тексті великих літер на малі, а малі - на великі.

Списки для оформлення перерахувань у тексті

Перерахування в текстових документівчасто оформлюються у вигляді списків. Розрізняють три типи списків: маркований, нумерований, багаторівневий.на Рис. 2.18наведено приклади трьох типів списків. Список форматується як до введення елементів, так і вже набраних у вигляді окремих абзаців елементів. Для створених списків допускається зміна їхнього типу.

Рис. 2.18.Ілюстрація типів списків

Існує декілька різних способівформатування списків:

за допомогою команди Формат, Список;

за допомогою команди перелікіз контекстного меню;

швидке форматування за допомогою кнопок<Нумерация>і<Маркеры>на панелі Форматування.

Команда Формат, Списоквиводить діалогове вікно «Список» для вибору вкладки, яка відповідає типу списку. Ви можете вибрати тип списку, натиснувши кнопку<Изменить>та встановивши у діалоговому вікні «Зміна списку» необхідні параметри:

для маркованого списку вибирається символ (маркер) із набору шрифтів Word; задається розмір та колір маркера; вказується положення маркера та положення тексту (відступи);

для нумерованого списку вказується формат номера із набору шрифтів Word; положення списку на сторінці (ліворуч або правому краю, центром) та його відступ; відступ тексту від номера; початковий номер списку;

для багаторівневого спискувказується номер ієрархічного рівня, а далі для вибраного рівня здійснюється налаштування параметрів за тими самими правилами, що й для нумерованого списку.

Відмінні відступи для елементів списку можна змінити як за допомогою команди Формат, Список,так і за допомогою кнопок панелі інструментів Форматування - <Уменьшить отступ>, <Увеличить отступ>. Крім того, за допомогою миші на горизонтальній лінійці для виділених елементів списку можна виконати переміщення показників відступів.

Для зміни рівня ієрархії слід встановити курсор на елемент та натиснути клавіші:

<®>зниження рівня ієрархії;

<¬>підвищення рівня ієрархії.

Видалити список можна звичайними способамиабо за допомогою команди Формат, Списоккнопкою<Удалить>.

Форматування тексту по колонках

Для текстів газетного типу виконується набір кілька колонок, після заповнення лівої колонки (по висоті сторінки або до встановленого обмеження) курсор автоматично переходить у наступну колонку.

Будь-які вставки або видалення тексту та графіки всередині колонок автоматично забезпечують перетікання тексту з колонки в колонку. Текст стовпчиків форматується за загальними правилами.

Формат газетного тексту задається за допомогою команди Формат, Колонки:

кількість колонок (одна, дві, три і т.д. колонки);

ширина кожної колонки (або однакова ширина всіх колонок);

наявність розділової лінійки між колонками.

Якщо документ є новим, після виконання цієї команди текст вводиться в задану кількість колонок на сторінці.

Існуючий текст також можна розташувати в колонках, попередньо виділивши його фрагмент, або весь документ.

Нумерація сторінок

Для нумерації сторінок використовується команда Вставки, Номери сторінок,за допомогою якої можна вказати:

положення - вгорі чи внизу сторінки;

вирівнювання - праворуч, у центрі, ліворуч, зовні чи всередині сторінки;

номер першої сторінки;

формат номерів сторінок.

Стилі документа

Усі документи Word створюються за допомогою команди Файл Створити.Важливим компонентом створюваного документа є стилі.Стилі дозволяють швидко оформляти різноманітні за зовнішнім виглядом та характером тексти. Стартовий набір стилів вибирається із приєднаного до документа шаблону. Стиль -названа сукупність форматів елементів тексту.

Розрізняють стандартні та користувальницькі (спеціальні) стилі. Стандартні стилі створюються текстовим процесором Word автоматично. Стилі користувача створюються користувачем модифікацією стандартних характеристик або в результаті відбору з необхідних. Стиль користувача може бути доступним лише для окремого документа, або для шаблону.

Для скорочення трудомісткості форматування документа використовуються:

приписування стандартних стилівдо виділених фрагментів тексту;

створення нових стилів;

перевизначення (зміна) стилів;

запозичення стилів інших шаблонів.

За допомогою команди Формат, Бібліотека стиліввикликається відповідне діалогове вікно, що містить перелік шаблонів документів. Варіанти стилів оформлення можна переглянути у вікні перегляду, скориставшись кнопками:

<Документ>- відображається поточний документ за допомогою стилів вибраного шаблону,

<Пример>- Відображається приклад документа, відформатований стилями вибраного шаблону;

<Образцы стилей>- виводить список та зразки форматів стилів вибраного шаблону.

Якщо двічі клацнути на ім'я вибраного шаблону, його стилі автоматично скопіюються у шаблон поточного документа та будуть доступні для використання.

Команда Формат, Стильвикликає діалогове вікно «Стиль» ( Рис. 2.19), у якому відображається список стилів певного виду: Усі стилі, Використовувані стилі, Спеціальні стилі(Створені користувачем).

Рис. 2.19.Діалогове вікно «Стиль» для створення, зміни, видалення, копіювання стилів документа

При виборі певного стилю у вікні «Абзац» відображається вигляд абзаців, а у вікні «Символи» - тип і розмір шрифту цього стилю. Кнопкою<Применить>здійснюють накладення стилю виділений фрагмент тексту.

Для швидшого накладання стилю на виділений фрагмент тексту використовують кнопку<Стиль>на панелі Форматування,після натискання якої пропонується встановлений за промовчанням у поточному документі список стилів.

Кнопка<Удалить> (Див. Рис. 2.19) видаляє вибраний стиль зі списку доступних для застосування стилів.

Кнопка<Создать> (Див. Рис. 2.19) викликає діалогове вікно «Створення стилю» ( Рис. 2.20) для визначення нового стилю, при цьому вказуються параметри:

Рис. 2.20.Діалогове вікно «Створення стилю» для встановлення параметрів нового стилю

Рис. 2.21.Діалогове вікно «Створення стилю» для копіювання стилів з одного файлу до іншого

Існує інший спосіб створення нового стилю. Попередньо у тексті документа виконується форматування на рівні абзацу чи групи символів. Потім для виділеного фрагмента викликається діалогове вікно "Створення стилю", де вводиться нове ім'я стилю.

Кнопка<Изменить> (Див. Рис. 2.19) дозволяє змінити окремі формати вибраного стилю. З'являється діалогове вікно "Зміна стилю", ідентичне діалоговому вікну "Створення стилю", за допомогою якого можна перевизначити стиль або повернути колишнє оформлення.

Кнопка<0рганизатор> (Див. Рис. 2.19) використовується для копіювання стилів з інших документів або шаблонів до поточного документа. Копіювати список можна як ліворуч, так і праворуч ліворуч. При цьому слід вказати файл-джерело та файл-приймач стилів. Щоб вказати файл-приймач у діалоговому вікні «Організатор» ( Рис. 2.21) слід натиснути кнопку<Закрыть файл>, яка буде замінена кнопкою<Открыть файл>. Потрібно натиснути цю кнопку, і у вікні з'являться каталоги та файли, що є на диску. Після вибору імені файлу у вікні буде показано встановлені в ньому стилі. Далі слід перейти, наприклад, у ліве вікно, вибрати стилі файлу-джерела та зробити їхнє копіювання за допомогою кнопки<Копировать>у праве вікно для файла-приймача.

Основні положення, які слід пам'ятати під час форматування документа

Документ Word складається з розділів (секцій), кожен із яких поділено на абзаци.

Кожен розділ має свої параметри сторінки (поля, розташування та вид колонтитулів, кількість колонок).

Кожен абзац характеризується своїм розташуванням (інтервали зверху та знизу, міжрядковий інтервал, шрифт, вид першого рядка, тип списку тощо).

Кожний абзац має стиль, параметри якого можна модифікувати.

Кожен стиль може ґрунтуватися на іншому стилі. Більшість стилів, як правило, заснована на стилі "Звичайний", зміна якого відобразиться на всьому документі.

Параметри абзацу асоціюються з маркером його кінця, видалення якого призведе до видалення стильового оформленняабзацу.

Параметри розділу асоціюються з роздільником (маркером) кінця, видалення якого призведе до видалення стильового оформлення розділу.

Щоб відформатувати абзац або групу знаків певним, вибраним для цього документа чином, необхідно встановити низку параметрів. За великої кількості параметрів надзвичайно складно забезпечити узгоджене форматування однотипних фрагментів документа. Тим паче складно забезпечити узгоджене форматування всіх документів одного типу, але це, зазвичай, є обов'язковою вимогою під час оформлення, скажімо, ділової документації. Якщо ви все ж таки досягли того, що всі документи знаходяться в ідеальному стані, може виникнути потреба змінити оформлення деяких з них, і тоді все доведеться починати спочатку.

Форматування документа

Отже, бачите перед собою вікно Microsoft Word (рис. 3.11). Можливо, вид панелей інструментів у вас дещо інший і немає деяких панелей інструментів (малювання, таблиці та межі). Встановіть їх так, як це зроблено на малюнку (див. пункт "Панелі інструментів").Клацніть по кнопці

Рис. 3.11.Вікно Microsoft Word

На екрані монітора у вас має бути приблизно таке: мал. 3.11. І поруч із значком абзацу (¶) – вертикальна миготлива паличка, яка називається курсор. Усі символи, які ви набиратимете на клавіатурі, будуть з'являтися саме в тому місці, де знаходиться курсор. Переміщення курсору здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору на клавіатурі або натисканням лівої кнопки миші. А ще пересунути курсор можна поєднанням кнопок (див. пункт «Клавіші керування курсором»у розділі 1).

Переміщатися курсор може лише в межах тексту документа. Якщо зараз ви спробуєте перемістити його кудись, то у вас нічого не вийде, адже крім символу абзацу в документі нічого немає, хоч ви й бачите цілий чистий аркуш.

Один із основних принципів роботи програм обробки текстів – здійснення автоматичного перетікання тексту на наступний рядок.

Вам не потрібно стежити за кінцем рядка, як це робиться при роботі на машинках.

Як тільки курсор досягає кінця рядка (кордону тексту), він сам переходить на початок наступного рядка. При цьому, коли слово, що набирається, виходить за межі кордону тексту, воно переноситься цілком на наступний рядок (якщо, звичайно, не включений режим перенесення).

Для Word слово – це набір символів від пробілу до пробілу. Тому між словами завжди повинен бути один пробіл, перед розділовими знаками (. , : ; ! ?) пробілу бути не повинно, а після розділового знака обов'язково повинен слідувати пробіл.

Увага!

Між словами при наборі завжди має бути пробіл. Перед розділовими знаками (. , : ; ! ?) пропуску бути не повинно, а після розділового знака обов'язково повинен слідувати пропуск.

Абзацомназивається набір символів (текст), укладений між символами абзацу (¶). Вставлення цього символу здійснюється щоразу, коли ви натискаєте клавішу Введення (Enter).Кожен новий абзац починається з нового рядка. Усі рядки абзацу вирівнюються або по лівому краю, або по центру або правому краю, або по ширині. Всю інформацію про абзац несе символ абзацу (¶).

Положення тексту в абзаці визначається станом чотирьох кнопок позиціонування на панелі інструментів Форматування(Рис. 3.12).

Рис. 3.12.Панель Форматування

Таблиця 3.1.Кнопки позиціонування тексту

Як очевидно з табл. 3.1, малюнки на кнопках цілком відповідають змісту операції. Ось приклад застосування різних типівформатування.

Тут ще можна додати, що вирівнювання по ширині досягається рівномірним збільшенням прогалин між словами, причому ці прогалини ви видалити не можете, на відміну від тих, які ви додаєте самі.

Повторюю ще раз, що панелі інструментів служать для прискорення роботи, а всі дії, які можна виконати за допомогою кнопок на панелях інструментів, можна знайти в рядку Менюяка розташована одразу під шапкою вікна Microsoft Word. Тому встановлювати параметри основного абзацу вашого документа найкраще за допомогою команди Формат? Абзац.У діалоговому вікні Абзац(рис. 3.13) на закладці Відступи та інтервалитри кадри параметрів.

Рис. 3.13.Діалогове вікно Абзац. Закладка Відступи та інтервали

У полі з списком, що розкривається Вирівнюваннявизначається тип вирівнювання тексту абзацу.

У кадрі Відступвизначається відступ основних рядків абзацу ліворуч та праворуч від меж тексту.

Тут же визначається відступ або виступ першого рядка абзацу (поле Перший рядок).В полі наВи можете вибрати чисельне значення цього відступу або виступу, клацнувши по кнопках із трикутниками. Швидший шлях – клацніть по полю, щоб у ньому з'явився курсор; за допомогою клавіш керування курсором видаліть число, яке там знаходиться, і наберіть своє.

У кадрі Інтервалвизначається додатковий простір перед та після абзацу, а також вибирається міжрядковий інтервалміж рядками абзацу. В полі Зразоксхематично показаний вид форматованого абзацу щодо попереднього та наступного абзаців. На закладці Положення на сторінці(Рис. 3.14) визначається положення абзацу на сторінці документа. Що за що відповідає?

Рис. 3.14.Діалогове вікно Абзац. Закладка Положення на сторінці

Заборона висячих рядків– забороняє перенесення останнього рядка абзацу на іншу сторінку.

Не розривати абзац– не допускає розміщення абзацу на двох сторінках.

Чи не відривати від наступного– не допускає розміщення абзацу на сторінці окремо від наступного.

З нової сторінки– розміщує абзац із початку наступної сторінки.

Заборонити автоматичне перенесення слів– якщо в документі включено автоматичне перенесення слів, то для цього абзацу це не діятиме.

Встановивши необхідні параметри на обох закладках, натисніть клавішу Введенняабо клацніть по кнопці Добре.

Увага!

Натискання кнопки Введення закінчує поточний абзац і починає новий.

Параметри сторінки

Параметри абзацу встановлюються щодо меж тексту.

Межі тексту визначаються у меню Файл? Параметри сторінкина закладці Поля(Рис. 3.15).

Рис. 3.15.Параметри сторінки

Верхнє– визначає відстань від верхнього краю аркуша до верхньої межі тексту.

Нижнє– визначає відстань від нижнього краю аркуша до нижньої межі тексту.

Усередині– визначає відстань від лівого краю аркуша до лівої межі тексту.

Зовні– визначає відстань від правого краю аркуша до правого кордону тексту.

Палітурка– визначає відстань від краю листа, що відводиться під палітурку.

Фрейм «Від краю до колонтитулу»– визначає відстань від краю аркуша до верхнього (нижнього) рядка тексту колонтитула.

Положення палітурки- Ви можете вибрати один з двох варіантів: Зліва або Зверху, клацнувши на потрібний варіант. На закладці Розмір паперу(рис. 3.16) необхідно зазначити таке. У спадному списку Розмір паперу– розмір паперу, на якому ви маєте намір друкувати свій документ. За замовчуванням там стоїть А4 (210 х 297 мм) – стандартний друкований аркуш книжкової орієнтації. Фрейм Орієнтація- Задати, як буде орієнтований лист вашого документа, клацнувши вказавши необхідну орієнтацію.

Рис. 3.16.Параметри сторінки. Закладка Розмір паперу

Якщо ви збираєтеся використовувати нестандартний лист, у спадному списку Розмір паперувиберіть параметр Іншийта в полях Ширинаі Висотавкажіть потрібні розміри.

Тепер необхідно визначитися з видом літер, що відображатимуться на екрані монітора (і на папері, якщо ви захочете надрукувати документ). Вигляд літер і символів визначається шрифтом, який ви виберете у полі Шрифти(Див. рис. 3.12). Це поле з списком, що відкривається. Щоб відкрити список, клацніть по чорному трикутнику у правій частині поля Шрифти(Рис. 3.17).

Рис. 3.17.Вибір шрифту

Ви бачите список шрифтів, які надає Microsoft Word. Назва шрифту написана тут відповідним накресленням. Дві стилізовані літери «Т» ліворуч – ознака того, що екранний та принтерний варіанти зображення збігаються. Зверніть увагу на смугу прокручування у правій частині списку: її наявність означає, що ви бачите не все і внизу ще є, з чого вибирати. Вибір здійснюється клацанням миші за вибраним шрифтом.

Розмір шрифту

Більшість із вас якщо не знає, то здогадується, що розмір шрифту теж буває різним. І це справді так. Для вибору розміру слугує поле Розмірна панелі форматування (див. рис. 3.12). Клацнувши по трикутничку у правій частині поля Розмір,ви зможете вибрати необхідний вам розмір шрифту, клацнувши по ньому мишкою (рис. 3.18).

Рис. 3.18.Вибір розміру шрифту

Також зверніть увагу на смугу прокручування у правій частині списку. Word пропонує вам розміри від 8 до 72, але це ще не все. Якщо вас не задовольняє запропонований вибір, ви можете набрати свій розмір. Робиться це так.

1. Встановіть вказівник миші на поле Розмір(На саме поле, а не на трикутник списку, що випадає).

2. Клацніть лівою кнопкою миші. Перебувають у вікні Розмірцифри буде виділено.

3. Введіть розмір шрифту, який вас влаштовує (наприклад, 2).

4. Натисніть клавішу Введення.

Примітка

Розмір шрифту важливий тоді, коли ви плануєте надрукувати документ. Перегляд документа на екрані монітора більше залежить від масштабу перегляду на панелі інструментів Стандартна.

Накреслення шрифту

Крім розміру та типу шрифту у вас є можливість змінювати його зображення, колір фону тексту та колір літер. Це робиться за допомогою кнопок із літерами на панелі форматування (табл. 3.2).

Таблиця 3.2.Зображення символів

Найширші можливості роботи зі шрифтами ви знайдете в меню Формат? Шрифт.Головне, що необхідно засвоїти, – зміна параметрів шрифту (шрифт, розміри, зображення) діє на:

Слово, де знаходиться курсор;

Текст, який ви набиратимете після того, як встановили нові параметри шрифту;

Виділений текст.