I. Лабораторні роботи з бази даних Access. Лабораторні роботи з Microsoft Access Лабораторні роботи з Майкрософт Аксесс з поясненнями

Педагогічний коледж імені Ж.Досмухамедова

КАФЕДРА ІНФОРМАТИКИ

ЛАБОРОТОРНІ РОБОТИ

ПРОГРАМА

MICROSOFT ACCESS

РОЗРОБНИК: Султанова Гульшат Бериківна

Уральськ -2015

Практична робота № 1

Створення БД

Мета роботи:Навчитися створювати базу даних у MS ACCESS та в ній таблиці у різний спосіб.

Завдання роботи:

Опанувати способи створення таблиць баз даних.

Ознайомитись з основними об'єктами баз даних.

Отримати навички роботи із заповнення баз даними.

Забезпечуючі засоби:

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 29.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт практичної роботимістить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

Запуск MS ACCESS: активізувати кнопку ПУСК , з меню вибрати ПРОГРАМИ , далі вибрати MICROSOFT ACCESS .

Під час запуску Access відкривається діалогове вікно, за допомогою якого ви створите НОВУ БАЗУ ДАНИХ, яка зберігатиметься на диску « А»Під певним ім'ям. Після чого з'явиться вікно "БАЗА ДАНИХ" , де згодом створюватимуться й інші об'єкти бази даних, саме таблиці, запити, форми тощо. Почнемо все по порядку.

СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ:

Нова базаданих / ОК

Ім'я файлу: = …. / Створити

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ У РЕЖИМІ КОНСТРУКТОРА:

Об'єкти бази даних / Таблиці

Створення таблиці в режимі конструктора

Ім'я поля: = Номер / Тип даних = лічильник / Опис = номер запису

Ім'я поля: = Дата / Тип даних = дата час / Опис = дата надходження

Ім'я поля: = Код / Тип даних = текстовий / Опис = код товару

Ім'я поля: = Прийшло / Тип даних = числовий / Опис = кількість од. товару

Збереження об'єкта таблиці в: = Накладна / як таблиця / ОК

ні

Закрити : Накладна: таблиця / Відкрити таблицю «Накладна»

Номер

Дата

Код

Прийшло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ З ДОПОМОГЮ МАЙСТРА:

• У вікні база даних / Створення таблиці за допомогою майстра

Ділові / Зразки таблиць / Відомості про замовлення

Зразки полів / Дата продажу / > / Перейменувати поле: = Дата

Зразки полів / Код Замовлення / > / Перейменувати поле: = Код / OK

Зразки полів / Кількість / > / Перейменувати поле: = Пішло / OK / Далі

Ім'я нової таблиці: = Вимоги

Користувач визначає ключ самостійно / Далі

Виберіть поле з унікальними для кожного запису даних / Дата

Зв'язки … / Таблиці не зв'язкові / ОК / Далі

Змінити структуру таблиці / Готово / (У вікні, що з'явилося)

У рядку " Дата» скасуйте ключове поле / Виправлення / Ключове поле

Додати порожній рядок / Вставка / Рядки

Ім'я поля: Номер / Тип даних: числовий

Ім'я поля: Дата / Тип даних: дата час

Ім'я поля: Код / Тип даних: текстовий

Ім'я поля: Пішло / Тип даних: числовий / Файл / Зберегти

Ім'я поля: Номер / Тип даних: лічильник / Файл / Зберегти

Закрити /Відкрити таблицю « Вимога »

Номер

Дата

Код

Пішло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ШЛЯХОМ ВВЕДЕННЯ ДАНИХ:

• Створення таблиць шляхом введення даних

Виділіть стовпець Поле1 / Формат / Перейменувати стовпець / код товару

Поле2 / Перейменувати стовпець / Товар

Поле3 / Перейменувати стовпець / Найменування

Поле4 / Перейменувати стовпець / Ціна

На питання створити ключове поле зараз / Ні / Зберегти / Закрити

Виділіть таблицю « Товари» / Конструктор

Ім'я поля: Код товар / Тип даних: Текстовий

Ім'я поля: Товар / Тип даних: Текстовий

Ім'я поля: Найменування / Тип даних: Текстовий

Ім'я поля: Ціна / Тип даних: Грошовий / Властивості поля / Загальні

Формат поля / Грошовий

Виділіть поле «Код товар» / Виправлення / Ключове поле

Код товару

Товар

Найменування

Ціна

00001

Стіл 1П

Дерев'яний письмовий

2500

00002

Стіл 5Кр

Дерев'яний обідній круглий

1300

24982

Стілець

М'який для офісу

08652

Табурет

Дерев'яний складаний

09632

Крісло 4МОФ

М'яке для офісу

1650

09633

Крісло 1МО

М'яке для відпочинку

1500

00003

Стіл 2Ж

Дерев'яний журнальний

00004

Стіл 6УнС

Універсальний складаний

1150

08521

Шафа 1УС

Дерев'яний навісний

1620

08522

Шафа 2Пл

Дерев'яний плательний

2100

08523

Шафа 4Кн

Дерев'яний книжковий

1950

55546

Полиця

Навісна книжкова

Контрольні питання:

Що таке СУБД Access?

Як створити нову базу даних у СУБД Access?

З якими об'єктами працює СУБД Access?

Навіщо даним задаються різні типи?

Практична робота №2Створення зв'язків між об'єктами бази даних. Форми

Мета роботи: Навчитися створювати зв'язки між об'єктами бази даних. Навчитися створювати форми за допомогою майстра форм, встановлювати властивості форми та її об'єктів.

Завдання роботи:

Навчитися пов'язувати дані різних таблиць.

Практика створення форм за допомогою Майстра.

Навчитися встановлювати властивості форми.

Забезпечуючі засоби:

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 30.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

ВСТАНОВЛЕННЯ ЗВ'ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ:

Об'єкти бази даних / Таблиці

Сервіс / Схеми даних / У вікні «Додавання таблиці»

Таблиці / Накладна / Додати

Вимога / Додати

Товари / Додати / Закрити

Зв'язки / Змінити зв'язки / Нове…

Ліва таблиця / Накладна / Права таблиця / Товари

Лівий стовпець / Код / Правий стовпець / Код товару / ОК

(Зверніть увагу на те, щоб «Тип відносини» був одним-багатьом )

Об'єднання… / Об'єднання лише тих записів, у яких пов'язані поля обох таблиць збігаються / ОК / Створити

Зв'язки / Змінити зв'язки / Нове…

Ліва таблиця / Товари / Права таблиця / Вимога

Лівий стовпець / Код товару / Правий стовпець / Код / Об'єднання…

Об'єднання тільки тих записів , в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються

ОК / Тип відносини: одним-багатьом /Створити

Наочно переконатись у наявності зв'язку вам допоможе таблиця «Товари», для цього: увійдіть до таблиці « Товари»; ліворуч перед кожним рядком з'явився знак « + », якщо ви на ньому клацнете лівою кнопкою миші, то відкриється підтаблиця із даними з «Накладної», саме для цього товару. Щоб полегшити користування інформацієюможна написати кілька запитів, але іноді зручніше створити зв'язок, що ви зробили.

ФОРМИ

Форми дозволяють вводити дані в таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць, тобто – цей засіб для введення даних . Сенс форми в тому, щоб надати користувачеві ті поля, які йому потрібно заповнити. Цим і зручна форма. За допомогою форм дані можна не тільки вводити, а й відображати, тобто ви можете переглядати вже існуючі записитаблиці.

СТВОРЕННЯ ФОРМИ З ДОПОМОГЮ МАЙСТРА ФОРМ

Об'єкти бази даних / Форми / Створення форми за допомогою майстра

Таблиці та запити / Товари

Доступні поля / Код товару / > / Товар / > / Найменування / > / Ціна / > /

Ім'я форми: = новий товар

Позначити: Відкрити форму для перегляду або введення даних

Готово (див. рис. 3.2)

Рис. 3.2

Встановіть властивості форми, які дозволяють додавати записи.

ВСТАНОВЛЕННЯ ВЛАСТИВОСТЕЙ ФОРМИ:

Виділіть форму «Новий товар» / конструктор

Вид / Властивості / Дані

Дозволити зміни / Ні

Дозволити видалення / Ні

Дозволити додавання / Так

Закрити форму / Зберігши зміни/ Відкрити форму «Новий товар»

Ця форма дозволяє лише додавати записи у таблиці «Товари». У формі «Новий товар» введіть такі дані (див. нижче).

Код товару

Товар

Найменування

Ціна

00005

Стіл 11ОС

Дерев'яний офісний

2750

24983

Стілець 13ОФК

М'який обертовий для офісу

00011

Стелаж 1Кн

Дерев'яний книжковий

2600

08653

Табурет 2Кр

Дерев'яний круглий

Контрольні питання:

Навіщо служить структура Форми?

Як у формі здійснюється перехід між записами?

Як викликати діалогове вікно властивостей об'єкта?

Практична робота №3Створення форм у режимі конструктора

Мета роботи: Навчитися створювати форми як конструктора.

Завдання роботи:

Практика конструювання форм.

Закріпити навички створення форм у режимі конструктора.

Забезпечуючі засоби: Збірник описів практичних робіт з MS Access; персональний комп'ютер, програмне забезпечення: СУБД MS Access

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 31.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

СТВОРЕННЯ ФОРМИ У РЕЖИМІ КОНСТРУКТОРА:

Рис. 3.4

Дата

Код

Прийшло

00001

00002

00005

00011

08653

Форма «Нова вимога» має містити:

вільні поля

поле зі списком

малюнок

дату та час

заголовок «Вимога» (Вигляд / Заголовок…)

лінії прокручування

У цю форму ви введете дані, але так щоб попередні записибули змінені.

Дата

Код

Пішло

00001

00002

00005

00011

08653

Контрольні питання:

Які елементи можна вставляти у форму як конструктора?

Навіщо служить Конструктор форм?

Які типи даних можуть зберігатись у полях. Навести приклади.

Практична робота №4Запити: основні поняття та створення простих запитів

Мета роботи:навчиться створювати прості запити як конструктора і з допомогою майстра. Перегляд результатів.

Завдання роботи:

Навчитися створювати простий запит у різний спосіб.

Навчитися переглядати результуючі дані.

Забезпечуючі засоби: Збірник описів практичних робіт з MS Access; персональний комп'ютер, програмне забезпечення: СУБД MS Access.

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 32.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

Запити витягують потрібні дані з таблицьта надають їх користувачу у зручному вигляді. Запит можна зберігати, щоб скористатися цією інформацією в подальшій роботі. За допомогою запитів можна перетворювати дані за заданим алгоритмом, створювати нові таблиці з виконанням у них найпростіших обчислень, у своїй первинні дані залишаються незмінними. Щоб дізнатися, що на даний момент знаходиться на складі, необхідно створити два прості запити: « Прийшло на склад» та « Пішло зі складу», які просто сумуватимуть інформацію про рух товарів з таблиць Накладна» та « Вимога».

СТВОРЕННЯ ЗАПИТУ «НАДІЛО НА СКЛАД» :

Таблиці / Накладна / Додати / Закрити

Вид / Групові операції

Поле / Код

Групові операції / Угруповання

Сортування / за зростанням

Поле / Прийшло / Угруповання /

1. Створіть запит за допомогою майстра.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТУ «ПІЙШЛО З СКЛАДУ»:

Об'єкти бази даних / Запити

Створення запиту за допомогою майстра

Таблиці та запити / Вимога

Доступні поля / Код / > / Пішло / > / Далі

Підсумковий / Підсумки … / Sum / Далі

Ім'я запиту / Пішло зі складу / Змінити макет запиту / Готово

Сортування / за зростанням

У другому стовпці поле / Пішло / Закрити / Зберегти зміни

Після того, як ви збудували ці запити, необхідно переконатися в тому, що вони працюють. Для цього в таблиці «Накладна» та «Вимога» внесіть такі дані:

Дата

Код

Прийшло

00001

00002

24982

08652

09632

Дата

Код

Пішло

00001

00002

24982

08652

09632

Контрольні питання:

Що називають запитом?

Які типи запитів є?

Навіщо в запиті вибирають доступні поля?

Практична робота № 5
Створення «складних» запитів

Мета роботи: навчиться створювати запити над кількома таблицями та запитами.

Завдання роботи:

Навчитися будувати математичні вирази у структурі запит.

Практика роботи із контекстним меню.

Вивчення групових операцій на запитах.

Забезпечуючі засоби: Збірник описів практичних робіт з MS Access; персональний комп'ютер, програмне забезпечення: СУБД MS Access.

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 33.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

СТВОРЕННЯ СКЛАДНОГО ЗАПИТУ НАД ТАБЛИЦЮ І ЗАПИТами:

Об'єкти бази даних / Запити

Створення запиту в режимі конструктора

Додавання таблиці / Таблиці / Товари / Додати

Запити / Прийшло на склад / Додати

Пішло зі складу / Додати / Закрити

Вид / Параметри об'єднання / Створити

Ліва таблиця / Товари / Права таблиця / Прийшло на склад

Лівий стовпець / Код товару / Правий стовпець / Код / ОК

Вид / Параметри об'єднання / Позначити другу опцію / ОК

Вид / Параметри об'єднання / Створити

Ліва таблиця/ Прийшло на склад / Права таблиця / Пішло зі складу

Лівий стовпець / Код / Правий стовпець / Код / ОК

Зв'язок, що з'явився виділити (лівою кнопкою миші)

Вид / Параметри об'єднання / Позначити другу опцію / ОК

Поле: Код товару / Ім'я таблиці: Товари / Сортування: по зростання

Поле: Найменування / Ім'я таблиці: Товари

Поле: Ціна / Ім'я таблиці: Товари

У наступному полі клацніть правою кнопкою мишки / Побудувати …

Усього прийшло:= »

У другому вікні подвійним клацанням відкрийте « Запити »

Виберіть " Прийшло на склад » / Sum-прийшло / Вставити

Усього прийшло: = [Прийшло на склад]!

У п'ятому полі клацніть правою кнопкою мишки / Побудувати …

У верхній частині «Побудовача виразів» введіть « Разом пішло: = »

Запити / « Пішло зі складу» / Sum-пішло / Вставити

Повинен вийти такий вираз:

Разом пішло: = [Пішло зі складу]!

Шосте поле / Побудувати … / « Залишилось товару:= »

Запити / « Прийшло на склад » / Sum-прийшло / Вставити / « – »

« Пішло зі складу» / Sum-пішло / Вставити / ОК

Сьоме поле / Побудувати … / « На суму:= »

Запити / « Прийшло на склад » / Sum-прийшло / Вставити / « – »

« Пішло зі складу» / Sum-пішло / Вставити

Вираз, що вийшов візьміть у круглі дужки / « * »

Таблиці / Товари / Ціна / Вставити

Повинен вийти такий вираз:

На суму:= ([Прийшло на склад]!-[Пішло зі складу]!

)*[товари]![ціна]

Запит « На складі» дозволить вам наочно побачити, скільки і якого товару прийшло на склад, пішло зі складу та на яку суму залишилося того чи іншого товару. Дані у запиті ви можете відсортувати, наприклад, за кодом товару.

Контрольні питання:

Навіщо існують запити на вибірку?

Як викликається контекстне меню?

Як створити поле, що обчислюється?

Практична робота № 6Звіти: створення, модифікація та використання

Мета роботи: засвоїти, що таке звіти, навчитися створювати звіти за допомогою майстра та в режимі конструктора.

Завдання роботи:

Навчитися створювати автозвіт.

Навчитися створювати звіт, який виводить дані таблиці як документа, з допомогою Майстра.

Навчитися створювати звіт у режимі конструктора.

Забезпечуючі засоби: збірник описів практичних робіт з MS Access; персональний комп'ютер, програмне забезпечення: СУБД MS Access.

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 34.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

Access дозволяє створювати звіти та поштові наклейки. За своїми властивостями та структурою звітибагато в чому схожі на форми, але призначені для виведення данихне на екран, а на друкувальний пристрій, тобто. принтер. Відмінність звітів у тому, що дані в них групуються та виводяться на папір із спеціальними елементами оформлення, характерними для друкованих документів, наприклад, колонтитули, номери сторінок, час створення звіту тощо.

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ:

Найпростіший і легкий спосібстворення звітів, це автозвіт. Він буває двох варіантів: автозвіт у стовпецьі автозвіт стрічковий.

СТВОРЕННЯ АВТОЗВІТУ У СТІЛКУ:

Вікно «База даних» / Звіти / Створити

Автозвіти: у стовпець

Як джерело даних вибрати таблицю « Накладна » / ОК

Ваш звіт готовий. Автозвіт стрічковим способом створюється аналогічно, тільки як джерело даних виберіть таблицю « Вимога » та збережіть як « Звіт вимога ».

СТВОРЕННЯ ЗВІТУ З ДОПОМОГЮ МАЙСТРА ЗВІТІВ:

Вікно «База даних» / Звіти

Створення звітів за допомогою майстра

Таблиці та запити / Таблиця « Товари »

Доступні поля / Код товару / > / Товар / > /

Таблиці та запити / Запит: "На складі"

Доступні поля / Всього прийшло / > / Разом пішло / > / Залишилося на суму / > /Далі

Доступні рівні угруповання / Код товару / > / Товар / > /

Всього прийшло / > / Разом пішло / > /

Угруповання … / Інтервали угруповання / Звичайні / ОК / Далі

Ім'я звіту « Підсумковий звіт » / Готово

СТВОРЕННЯ ЗВІТУ У РЕЖИМІ КОНСТРУКТОРА:

За допомогою конструктора звіт можна розробити «з нуля» або доопрацювати існуючий, створений попередніми способами.

Звіти / Створити / Конструктор

Як джерело даних вибрати запит « На складі »

Файл / Параметри сторінки… / Сторінка / Альбомна

Вид / Заголовок / На панелі елементів вибрати « Напис »

Зробіть заголовок 15 розміром шрифту синього кольору « Звіт по складу на 2001 р. .»

В області верхнього колонтитулу зробити шість написів по вертикалі (14 розміром шрифту, синього кольору, курсивом) Код товару », « Найменування », « Ціна », « Усього прийшло », « Разом пішло », « Залишилось на суму ».

Вид / Сортування та угруповання

Поле/вираз / Код товару / Порядок сортування / за зростання

Властивості групи / Заголовок групи / Так

У наступному рядку

Поле/вираз / Найменування Так

Поле/вираз / Ціна / За зростанням / Заголовок групи / Д а

Поле/вираз / Усього прийшло Так

Поле/вираз / Разом пішло / За зростанням/ Заголовок групи / Так

Поле/вираз / Залишилось на суму / За зростанням/ Заголовок групи / Так

У сфері даних Намалюйте табличку за допомогою ліній, що складається з шести стовпців та одного рядка. Потім у кожному осередку створіть по полю в результаті чого має вийти наступна таблиця (див. нижче).

Код товару

Найменування

Ціна

Усього прийшло

Разом пішло

Залишилось на суму

Виділити поле « Ціна » / Вид / Властивості / Макет / Формат поля / Грошовий

В область нижнього колонтитулу вставити дату і номер сторінки .

Вставка / Номери сторінок

Сторінка N з M / нижній колонтитул / Вирівнювання / Праворуч / ОК

Вставка / Дата і час… / повний формат дати без часу / ОК

Дата з'явиться у заголовку звіту, виріжете його та вставте в ділянку нижнього колонтитулу у верхній лівий кут.

В область примітки звіту вставте діаграму "Рух товару"

Вставка / Діаграма … / Запити / На складі / Далі

Поля діаграми: / Код товару / Усього прийшло / Разом пішло / Залишилось товару / Далі

Вибрати гістограму / Далі

Натисніть лівою кнопкою мишки на « Разом пішло » і не відпускаючи перенесіть його в область поля « Сума_Усього прийшло », в результаті чого до цієї області має додатися нове поле «Сума_Разом пішло».

Повторіть цю операцію для «Залишилось товару» / Далі

Поле звіту / Відсутнє / Поля діаграми / Відсутнє / Далі

Назвіть діаграму « Рух товару » / Готово

Щоб отримана діаграма відповідала вибраним даним необхідно:

Перейти у вікно бази даних / Вікно / база даних / Запити / « на складі » / Відкрити

Виправлення / Виділити всі записи / Виправлення / Копіювати / Закрити запит «На складі»

Перейти у вікно звіту / Вікно / Звіт / Подвійний шовчок на діаграмі

З'явиться таблиця з даними / Виділіть дані та видаліть їх

Встаньте в перший осередок / Правка / Вставити

Видаліть непотрібні стовпці : « Найменування », « Ціна » та « На суму »

Закрити вікно "Таблиця даних"

Перетворіть діаграму на ваш смак

Контрольні питання:

Що називають звітом?

Як змінити вигляд звіту?

Як відредагувати розміри та розташування полів та написів у звіті?

Як оформити звіт кольором, ефектами?

Практична робота № 7

Робота з підтаблицями та встановлення фільтрів

Мета роботи: навчиться встановлювати підтаблиці, засвоїти, що таке фільтр, навчитися створювати фільтри та змінювати їх.

Завдання роботи:

Навчитися створювати підтаблиці та видаляти їх.

Навчитися створювати та застосовувати фільтр для відбору необхідної інформації.

Навчитися будувати вираз у структурі фільтр.

Забезпечуючі засоби: збірник описів практичних робіт з MS Access; персональний комп'ютер, програмне забезпечення: СУБД MS Access.

Вимоги до звіту:Підсумки практичної роботи подати у вигляді файлу LAB 35.doc на диску (при необхідності вивести на друк) та оформити звіт з практичної роботи, що містить відповіді на контрольні питання

Технологія роботи:

З підтаблицями ви вже зустрічалися при встановленні зв'язків між таблицями, але підтаблиця з'явилася автоматично, тепер ви створите її самостійно. Підтаблиця може створюватися як таблиць і запитів, а як і існуючих подтаблиц. Він призначений для виведення конкретних даних на екран.

СТВОРЕННЯ ПІДТАБЛИЦІ:

Об'єкти бази даних «Таблиці » / « Товари » / Відкрити

Ця таблиця вже містить підтаблицю, про що говорить знак (+) на початку кожного рядка.

Відкрийте підтаблицю / Клацніть лівою кнопкою мишки на значок (+)

Вставка / Підтаблиця… / Таблиці / «Вимога»

Підлеглі поля / Код / Основні поля / Код / ОК

На питання створити зв'язок зараз дайте відповідь, « Ні »

Ліворуч перед рядком має з'явитися знак (+). Тепер таблиця «Товари» містить дві підтаблиці, клацнувши на які ви можете переглянути, скільки прийшло та пішло того чи іншого товару. У підтаблицю ви також можете вносити дані, які автоматично заноситимуться у відповідні таблиці, щоб переконатися в цьому внесіть у другу підтаблицю для товару під кодом 00005 наступні дані:

Дата

Пішло

Завдання 1: Видаліть підтаблицю.

ВИДАЛЕННЯ ПІДТАБЛИЦЬ:

Об'єкти бази даних «Запити» / Прийшло на склад / Відкрити

Вставка / Підтаблиця… / Запити / Пішло зі складу

Підлеглі поля / Код / Основні поля / Код / ОК

Перегляньте дані, потім закрийте підтаблицю

Формат / Підтаблиця / вилучити

Закрити, зберігши зміни

Фільтрипризначені для пошуку та відбору записів у таблицях або формах, які Ви переглядаєте в даний момент часу. Існує кілька різновидів фільтрів: це фільтр виділення, виключити виділення, розширений фільтр, фільтр для і т.д.

Завдання 2: Створіть фільтр та змініть його.

СТВОРЕННЯ ФІЛЬТРУ З ВИДІЛЕННЯ:

Об'єкти бази даних «Таблиці » / « Накладна » / Відкрити

Наприклад, вам необхідні дані щодо товару під кодом «00001»

Виділіть код товару 00001

Записи / Фільтр / Фільтр по виділеному

У накладній залишилися записи, характерні тільки даному товаруЦе не означає, що всі інші дані були видалені. Для приведення накладної у початковий вигляд необхідно видалити фільтр.

Записи / Видалити фільтр

ВИКЛЮЧИТИ ВИДІЛЕННЯ:Аналогічно попередньому тільки на екран будуть виводитися всі дані, крім тих, що були виділені.

КНОПКА ЗМІНИТИ ФІЛЬТР:За допомогою цієї кнопки можна відбирати записи за даними кількох полів.

Записи / Фільтр / змінити фільтр

Виберіть дані кількох полів і подивіться, що вийде

Фільтр /Застосувати фільтр

Записи / Видалити фільтр

ФІЛЬТР ДЛЯ:

Клацніть правою кнопкою мишки в області таблиці

Фільтр для : [Код] = 00001 and [Прийшов] = (50) / Натисніть Enter

Записи / Видалити фільтр

Завдання3: Створіть розширений фільтр.

СТВОРЕННЯ РОЗШИРЕНОГО ФІЛЬТРУ:

Записи / Фільтр / Розширений фільтр…

Поле: Дата / У полі умови відбору клацніть правою кнопкою мишки.

Побудуйте наступний вираз:

[Накладна]![Дата] > #01.04.01# And [Накладна]![Дата]< #30.04.01#

Фільтр /Застосувати фільтр

Закрити, зберігши зміни

Контрольні питання:

Як визначити, що таблиця чи запит уже містять підтаблицю?

Навіщо призначений фільтр?

Як створити фільтр таблиці за яким-небудь полем?

Як в об'єкті Фільтр побудувати вираз?

1.1 Лабораторна робота №1: Створення бази даних, що складається з однієї таблиці

Цілі роботи:

1. ознайомитися з основними поняттями бази данных;

2. навчитися створювати таблицю бази даних як Конструктор;

3. освоїти перехід із режиму Конструктор у режим таблиці;

4. освоїти основні прийоми заповнення та редагування таблиць бази даних;

5. познайомитися з простим сортуванням значень таблиці;

6. ознайомитися з пошуком записів за зразком,

7. навчитися зберігати та завантажувати базу даних;

8. навчитися друкувати таблиці.

Етапи роботи

Припустимо, що треба виготовити найпростіший варіант бази даних, коли вся інформація зберігається у одній таблиці.

2. Конструювання структури майбутніх таблиць бази даних.

Таблицю створюватимемо в режимі Конструктор. У ній – 5 полів (номер декларації, найменування товару за ТНЗЕД, кількість, ціна за одиницю товару) та 7 записів.

3. Створення схеми бази данных.

За наявності однієї таблиці схема бази даних також проста: складається з однієї цієї таблиці, тобто. її можна спеціально не робити.

4.Введення даних у таблиці.

У цьому варіанті буде лише одна таблиця. Таблицю створюватимемо в режимі Конструктор, а заповнюватимемо в режимі Таблиці, пересуваючись по осередках за допомогою стрілок, клавіші табуляції або мишки.

Завдання 1. Відкрийте нову базу даних та створіть структуру таблиці з інформацією про товари митних органів РФ.

Викличте Access. Для цього двічі клацніть по піктограмі Microsoft Access . Перед вами відкриється вікно системи керування базами даних, наведене на рис. 1.

Рис. 1 Вікно системи управління базами даних

Для створення порожньої БД необхідно зробити такі дії:

1. У розділі Нова порожня база данихвибрати Нова база даниху центральній частині початкового вікна (Рис. 1) або скористатися кнопкою , у меню вибрати пункт Створити.

2. У лівій частині вікна з'явиться область Нова база даних. У полі Ім'я файлу потрібно ввести ім'я нової бази даних, як ім'я бази даних введіть своє прізвище. (Мал. 2).

Рис. 2 Розділ Нова база даних

Для вибору папки, в якій зберігатиметься файл бази даних, необхідно скористатися кнопкою .

Натиснути кнопку Створити. Відкриється нова БД з єдиною порожньою таблицею і програма перейде в режим редагування таблиці, представлений на рис. 3.

Рис. 3 Вікно нової БД

3. У режимі Конструктор. Для цього натисніть у верхньому лівому куті значок Режими – Конструктор. Введіть назву таблиці Інформація про товар. Переключення режиму роботи здійснюється за допомогою кнопки Режим, що знаходиться на стрічці, на вкладці Головна: Режим таблиці або Конструктор.

4. Введіть слово Номер декларації та натисніть .

5. Зробіть його ключовим – тип даних Лічильник. Будь-який інший вибирається за допомогою спадного меню.

Нагадування. Перехід від осередку до осередку здійснюється одним із способів: мишкою; натисканням на клавішу; стрілками; кнопкою .

6. Заповніть поля у Конструкторі даними з табл. 1. Загальні властивості поля залишаємо за замовчуванням (які задає сама програма).

Таблиця 1.

8. Перейдіть до режиму таблиці. Для цього скористайтеся одним із способів:

Клацніть по кнопці Режим – Режим таблиці;

Закрийте вікно Конструктора, відкрийте таблицю «Інформація про товар» – подвійне клацання по значку таблиці «Інформація про товар»;

Натисніть лівою кнопкою миші на таблиці «Інформація про товар» та виберіть Режим Таблиця.

Введіть дані в цьому режимі, заповнюючи комірки таблиці. Значення поля Номер деклараціїзмінюватиметься автоматично.

9. Заповніть базу даних значеннями табл. 2. Стовпець ціна за одиницю товарузаповніть самостійно.

Таблиця 2

10. Збережіть введені дані, натиснувши кнопку «Зберегти». В результаті ви отримали таблицю, з якою можна буде працювати.

Завдання 2. Ознайомтеся з функціями: зберегти, закрити, відкрити.

2. Натиснувши на нижню кнопку Закрити в правому верхньому куткувікна таблиці, закрийте таблицю.

3. Відкрийте таблицю Інформація про товар.

Завдання 3. Відсортуйте значення таблиці.

Зауваження. Щоб зробити сортування значень, потрібно поставити курсор в будь-яку комірку стовпця, що сортується, і клацнути по кнопці: за зростанням або за спаданням. (Мал. 4)

Рис. 4 Сортування та фільтрація

Сортування можна здійснити, клацнувши на стрілку поруч із найменуванням поля (Мал. 5).

Рис. 5 Сортування по полю Найменування товару за ТНЗЕД

Відсортуйте:

1. Дані у полі Найменування товару за ТНЗЕД– по алфавіту (поставте маркер на будь-яке найменування у стовпці з назвою Найменування товару за ТНЗЕД та клацніть мишею по потрібній кнопці).

2. Дані у полі Кількість.

Завдання 4. Виконайте пошук записів за зразком.

1. Встановіть текстовий курсор у полі Кількість.

2. Натисніть кнопку Знайти, яка дозволяє знайти запис за введеним значенням. Внаслідок цього з'явиться діалогове вікно, представлене на рис. 6.

Рис. 6. Вікно Пошуку та заміни

3. Наберіть у полі Зразок число 5 і натисніть кнопку Знайти.

Зауваження. Якщо потрібно знайти такий запис, то клацніть мишкою по кнопці Знайти далі. Пошук у поточному полі, якщо встановлено відповідний прапорець. В іншому випадку пошук йде по всіх полях. У цьому можна враховувати регістр.

Після закінчення роботи клацніть по кнопці Закрити.

1.2 Лабораторна робота №2: Створення бази даних, що складається із двох таблиць

Цілі роботи:

1. навчитися видаляти таблиці;

2. навчитися створювати таблиці бази даних як таблиці;

3. навчитися створювати самостійно ключове поле;

4. навчитися створювати форми для введення даних:

5. закріпити навички щодо заповнення та редагування таблиць бази даних.

Етапи роботи:

1. Проектування структури бази данных.

Створимо складніший варіант бази даних. У ній будуть дві таблиці: Інформація про товар та Декларант.

2. Конструювання порожніх таблиць бази даних.

Скористаємося іншим способом створення таблиць, а саме – Режим таблиці. У таблиці Інформація про товар будуть такі поля: номер декларації, номер декларанта, найменування товару за ТНЗЕД, кількість, ціна за одиницю товару. Поля Код декларанта, Прізвище, Ім'я, По-батькові, адреса зберігатимуться в окремій таблиці Декларант.

3. Створення схеми бази данных. У даному випадкутаблиці пов'язані зв'язком «один-багатьом». Зв'язки слід встановлювати за порожніх таблицях. Якщо таблиці заповнені, можуть виникнути проблеми під час створення зв'язків та властивостей полів.

4. Введення даних у таблиці.

Створимо форму для введення даних. За наявності пов'язаних таблиць має значення порядок заповнення їх даними.

Хід роботи

Завдання 1. Відкрийте навчальну базу даних, виготовлену на минулому занятті

1. Викличте програму Access.

2. Відкрийте базу даних.

Завдання 2. Видаліть таблицю Інформація про товар

1. Виділіть назву таблиці.

2. Натисніть .

3. На запитання про підтвердження видалення таблиці дайте відповідь Так.

Завдання 3. Створіть таблицю Декларант

1. Виберіть вкладку Виробництво – Таблиця.

Перейменуйте поля. Для перейменування стовпця необхідно двічі клацнути кнопкою миші на його назві, ввести нову назву стовпця та натиснути клавішу Enter. Нова назва буде збережена автоматично, а посилання на перейменований стовпець оновлені.

2. Введіть назву полів: Код декларанта, Прізвище, Ім'я, По-батькові, адресу.

Декларант,клацнувши по кнопці Зберегти.

Таблиця буде виглядати так (Мал. 7).

Рис. 7 Вікно створення таблиці

4. Перейдіть у режим Конструктор,клацнувши по кнопці Конструктор, і подивіться, як задані поля: поле Код декларанта- Тип даних лічильник, Прізвище, Ім'я, По-батькові, Адреса- Текстовий

Завдання 4. Створіть таблицю Інформація про товар

1. Клацніть мишкою на кнопці Створення – Таблиці.

2. Введіть назву полів: номер декларації, номер декларанта, найменування товару за ТНЗЕД, кількість, ціна за одиницю товару.

3. Збережіть таблицю з ім'ям Інформація про товар,натиснувши кнопку Файл – Зберегти.

4. Перейдіть у режим Конструкторі подивіться, як задані поля. Поле Номер деклараціївже автоматично заданий ключовим, тип поля – числовий, поле Найменування товару за ТНЗЕД– текстовий, поля Номер декларанта, кількість– числові, поле ціна за одиницю товару- Фінансовий. З полем Номер декларантарозмова особлива. Його тип – числовий. Загальні властивості поля не змінюємо. Крім того, значення цього поля треба не набивати вручну, а вибирати зі списку, що міститься в таблиці Декларант.Для цього в режимі Конструкторв Властивості поляслід зазначити, що тут має місце підстановка за такою схемою: виберіть закладку Підстановка,тип елемента керування – Поле зі спискомджерело рядків – Декларант.Отримайте значення елементів, як показано на рис. 8.

Рис. 8 Таблиця в режимі конструктора

Змініть Число стовпцівна 2, щоб бачити як номер декларанта, а й прізвище.

5. Збережіть зміни.

6. Закрийте таблицю.

В результаті цієї роботи ви отримаєте дві незв'язані таблиці.Потрібно створити схему даних із зв'язками.

Завдання 5. Створіть схему даних

Для встановлення зв'язку між таблицями використовують загальні поля цих таблиць. Перегляд, створення, редагування та видалення зв'язків здійснюється на схемі даних. Щоб відкрити схему даних, потрібно скористатися кнопкою Схема данихна вкладці Робота з базами даних.

1. Натисніть кнопку – Схема даних.

2. У вікні, що з'явилося Додавання таблицівиділіть таблицю Декларантта клацніть по кнопці Додати.Виділіть таблицю Інформація про товарта клацніть по кнопці Додати. У вікні Схема данихз'явиться умовний вигляд цих таблиць. Клацніть по кнопці Закритивікна Додавання таблиці.

3. Збільште вікно таблиці Інформація про товартак, щоб було видно всі поля.

4. Поставте мишку на ім'я поля Код декларантав таблиці Декларанті, не відпускаючи кнопку мишки, перетягніть її на поле Номер декларантав таблиці Інформація про товар. Відпустіть мишку. З'явиться діалогове вікно Зв'язку, представлене на рис. 9.

Рис. 9 Вікна Зміна зв'язків

5. Увімкніть піктограму Забезпечення цілісності даних. Це неможливо буде зробити, якщо типи обох полів не однаково задані.

6. Увімкніть піктограму Каскадне видалення пов'язаних поліві Каскадне оновлення пов'язаних полів. Це призведе до того, що при видаленні чи оновленні запису Код декларанта у таблиці Декларантбудуть видалені або оновлені всі записи з таблиці Інформація про товар, де стояли відповідні номери.

7. Натисніть кнопку Створити. З'явиться зв'язок «один-багатьом». Схема даних представлена ​​рис. 10.

Рис. 10 Схема даних «один-багатьом»

8. Закрийте схему даних, натиснувши кнопку Закритиу верхньому правому куті вікна і ствердно відповівши на питання про збереження схеми даних.

Завдання 6. Заповніть таблицю Декларант значеннями

1. Відкрийте таблицю Декларантв режимі таблиці.

2. Заповніть записами з табл. 3. Поле Код декларантазаповнюється автоматично.

Таблиця 3

3. Збережіть таблицю та закрийте її.

Завдання 7. Створіть форми для введення даних

Для створення форми за допомогою інструмента Форма потрібно виконати такі дії:

1. Відкрити таблицю Інформація про товариу режимі таблиці.

2. Перейти на вкладку створіннята у групі Формиклацнути кнопкою миші на інструменті Форма. Автоматично створена форма з'явиться у режимі макета (Мал. 11).

Рис. 11 Автоматично створена форма

3. Закрити форму. Перед закриттям з'явиться вікно про збереження форми.

4. Натиснути кнопку Так.

5. У вікні, що з'явилося Збереженняввести ім'я макета форми Інформація про товарта натиснути кнопку ОК.

Завдання 8. Додайте до бази даних запису, використовуючи форму

1. Заповніть форму даними, наведеними в табл. 4.

Зауваження. Перехід від поля введення до наступного поля виконується кнопкою , або мишкою. Для переходу до нового записуслід клацнути на кнопці .

Таблиця 4

2. Збережіть введені дані.

3. Закрийте форму.

4. Відкрийте таблицю Інформація про товар.Переконайтеся, що в таблиці з'явились нові записи.

6. Натиснувши нижню кнопку Закритиу верхньому правому кутку, закрийте таблицю.

Завдання 9. Перевірте каскадне оновлення пов'язаних полів

1. Відкрийте таблицю Декларант.

2. Виправте прізвище Петровська О.П. на Петрова.

3. Збережіть таблицю.

4. Закрийте таблицю Декларант.

5. Відкрийте таблицю Інформація про товар.

6. Переконайтеся, що зміни змінилися.

7. Закрийте таблицю Інформація про товар.

Завдання 10. Перевірте каскадне видалення пов'язаних полів.

1. Відкрийте таблицю Декларант.

2. Видаліть перший запис (усі рядки виділіть та натисніть ).

3. Погодьтеся з перевірочним питанням.

4. Закрийте таблицю Декларант.

5. Відкрийте таблицю Інформація про товар.

6. Переконайтеся, що записи зникли.

7. Закрийте таблицю Інформація про товар.

Пред'явіть викладачеві:

Відкрийте таблиці Інформація про товар , Декларант і форму Інформація про товарна екрані.

Завдання 11. Завершіть роботу з Access.

1. Виконайте команду Файл - Вихід.

2. Якщо ви редагували базу даних, з'явиться питання про збереження змін. Дайте відповідь на нього ствердно.

1.3 Лабораторна робота №3: ​​Створення бази даних, що складається із трьох таблиць

Цілі роботи:

навчитися проектувати та створювати складніші бази даних.

Етапи роботи:

1. Проектування структури бази данных.

2. Конструювання порожніх таблиць бази даних. Створіть складніший варіант бази даних, що складається з трьох таблиць: і Реквізити декларанта.

3. Створення схеми бази данных. У цьому випадку таблиці Інформація про товар, Декларантоб'єднані зв'язком «один-багатьом», таблиці Декларанті Реквізити декларанта- Зв'язком «один-до-одному».

4. Введення даних у таблиці. Створіть форму для введення даних.

5. Використання бази даних для практичних завдань.

Хід роботи

Завдання 1. Відкрийте навчальну базу даних, створену на минулому занятті

Завдання 2. Видаліть усі записи таблиці Декларант, залишивши її структуру

1. Відкрийте таблицю.

2. Перейдіть до всіх записів.

3. Натисніть . Натисніть кнопку Так у питанні про підтвердження видалення. (Можна виконати команду Головна- Вкладка Записиі натиснути на кнопку – Видалити запис).

4. Закрийте таблицю, зберігши її.

Зауваження.Якщо вводити дані в таблицю, в якій ключове поле має тип лічильник, то лічильник змінюватиметься з того номера, який було присвоєно останній запис. Щоб нумерація знову починалася з 1, виконайте команду Файл – Управління–Стиснути та відновити базу даних.Зачекайте, щоб програма відпрацювала.

Завдання 3. Створіть таблицю Реквізити декларанта

1. У режимі Конструкторвведіть такі поля: Код(тип данихлічильник) - ключове поле , Поля сім'ями місце народження, громадянство, країна постійного проживання, тип документа, що посвідчує особу, серія № – тип даних текстовий, а дата народження – Дата час.

3. Перейдіть в режим Таблиці, натиснувши кнопку Режим таблиць.

4. Закрийте таблицю, попередньо збережіть її. В результаті ви отримаєте три таблиці, дві з яких пов'язані, а третя ні.

Завдання 4. Виправте схему даних

1. Увійдіть до розділу Робота з базами даних, натисніть на кнопку Схема даних.З'явиться діалогове вікно – Схема даних.

2. Клацніть правою кнопкою – Додати таблицю. У вікні Додавання таблиці, що з'явиться, виділіть таблицю Реквізити декларантата клацніть по кнопці Додати,а потім – за кнопкою Закритивікна Додавання таблиці.

3. Поставте мишку на ім'я поля Коду таблиці та, не відпускаючи кнопку мишки, перетягніть її на поле Код декларантав таблиці Декларант.Відпустіть мишку. З'явиться діалогове вікно Зв'язки.

4. Увімкніть прапорець Забезпечення цілісності даних.Це неможливо зробити, якщо типи обох полів задані неоднаково.

5. Натисніть кнопку Створити.З'явиться зв'язок один до одного. Це означає, що одного запису в таблиці Декларантвідповідає один запис у таблиці Реквізити декларанта.Схема даних представлена ​​рис.12.

Рис. 12 Схема даних

6. Закрийте схему даних, зберігши її.

Пояснення.Тепер постає завдання введення записів одночасно у різні таблиці: Декларанті Реквізити декларанта.Можна, звичайно, спробувати ввести значення в кожну таблицю окремо, але зручніше бачити комірки обох таблиць для введення даних одночасно. Це завдання легко вирішити уведенням значень через спеціально створену форму, в якій присутні поля всіх необхідних таблиць. Дані вводимо у форму, а результаті заповнюються таблиці.

Завдання 5. Створіть форму для введення даних

1. Перейти на вкладку створіннята у групі Форминатиснути кнопку Інші форми. У списку, що розкривається (Мал. 13) вибрати інструмент Майстер форм.

Рис. 13 Список Інші форми

2. Відкриється вікно Створення форм(Мал. 14).

Рис. 14 Вікно створення форм

3. Виберіть усі поля з таблиць Декларанті Реквізити декларанта.Для цього виберіть ім'я таблиці Декларантв полі Таблиці/запити.У результаті з'являється список полів у вікні Доступні поля.Натисніть кнопку >>, яка переносить всі поля зі списку.

4. Потім виберіть назву таблиці Реквізити декларантав полі Таблиці/запитиі знову клацніть по кнопці >>.

6. Залишіть зовнішній виглядформи в один стовпець(вибраний за замовчуванням).

8. Виберіть потрібний стиль (наприклад, Звичайна).Клацніть по кнопці Далі.

9. Введіть ім'я форми: Загальна форма.Клацніть по кнопці Готово.В результаті ви отримаєте форму, в якій можна змінювати наявні дані та вводити нові значення. Ці значення потраплятимуть у ту таблицю, яку потрібно (частина значень – в одну таблицю, частина – до іншої).

Завдання 6. Заповніть таблиці даними

Зауваження.Поля Код та Код Декларанта заповнюються автоматично.

1. Дані таблиці Декларантнаведено у табл. 5, а дані таблиці Реквізити декларантау табл. 6.

Таблиця 5

Таблиця 6

2. Закрийте таблицю, попередньо зберігши її.

Відкрийте таблицю Декларант та Реквізити декларантаі переконайтеся, що в них з'явилися дані. Закрийте таблиці. Заповніть таблицю Інформація про товар.

Завдання 7. Навчіться використовувати фільтр

1. Відкрийте таблицю Реквізити декларанта.

2. Для керування фільтрами служить група команд Сортування та фільтрна вкладці Головна(Мал. 15). Для увімкнення та вимкнення створеного фільтра служить кнопка Застосувати фільтр. Для видалення фільтра служить кнопка Додатковота пункт Очистити всі фільтри.

Рис. 15 Група команд Сортування та фільтр вкладки Головна

3. Для створення простого фільтра потрібно виконайте таку дію: клацніть по кнопці – Застосувати фільтр

4. Активуйте стовпець, для якого потрібно створити фільтр. Клацніть мишкою по полю Рік народження.В активного поля з'явиться стрілка вибору. Клацніть по стрілці.

5. У списку всіх значень поля потрібно зняти прапорець Виділити все. Далі необхідно встановити прапорці тих значень поля, які необхідно включити у фільтр.

6. Встановіть прапорці на 1952 та 1987.

7. Натиснути кнопку ОК. В результаті будуть відібрані записи, в яких значення поля збігається з одним із значень, позначених прапорцем.

8. Скасуйте вибір. Для цього необхідно віджати цю кнопку, яка тепер називається Видалити фільтр.

9. Натисніть на кнопку – Змінити фільтр.

10. Змініть фільтр.Допустимо вказувати межі зміни значень. В полі Рік народженняклацніть на стрілочку . У полі, що відкрилося, виберіть Фільтри дат – Після…і наберіть 1.01.1985 .Клацнувши по кнопці ОК,ви отримаєте таблицю, в якій присутні записи з роками народження більше 1985 року.

11. Щоб отримати записи декларантів, у яких Місце народження починаються на літеру «І», потрібно натиснути на стрілку, що знаходиться поруч із полем Місце народження. У вікні виберіть Текстові фільтри – Починається з – Наберіть літеру «І».

12. Самостійно виберіть Місце народження, які не починаються на літеру "К".

Довідкова інформація.Вирази у фільтрі можуть складатися з точних значень, які Access використовує для порівняння у тому вигляді, в якому вони вводяться. Числа вводяться без обмежувачів, наприклад, 22. Текст має бути укладений у лапки, наприклад, «Городецький». Дати обмежуються символами #, наприклад #10.01.99#. Елементи виразу можуть бути пов'язані операторами:

арифметичними: * +, -, /^:

порівняння:<, <=, >, >=, =, <>;

логічними: And (І), Not (Ні), Or (Або);

Like – для використання логіки заміни у виразах;

In – для визначення, чи міститься елемент даних у списку значень;

And – для вибору значень із певного інтервалу.

Тема:

Створення бази даних.

Побудова таблиці у базі даних.

Мета роботи:

Навчити формувати структуру таблиці, вводити та редагувати дані, визначати ключ для зв'язування двох таблиць.

Виконання роботи:

Основним структурним документом у Accessє таблиці. Кожна таблиця містить записи опре діленого виду, наприклад про студентів. Кожен запис таблиці містить усю необхідну інформацію про окремий елемент бази даних.

На основі таблиць здійснюється побудова форм, звітів та запитів.

База даних може містити кілька таблиць.

У вікні відкритої бази даних натисніть на вкладці "Таблиці" та натиснути кнопку "Створити".

Вибрати у списку діалогового вікна "Нова таблиця"спосіб створення таблиці:

Режим таблиці- Створення таблиці в режимі таблиці;

Конструктор- Створення таблиці за допомогою конструктора таблиць;

Майстер таблиць- Створення таблиці за допомогою майстра таблиць;

Імпорт таблиць- Створення таблиці шляхом імпортування даних із зовнішнього файлу або іншої бази даних;

Створюватимемо таблицю за допомогою Конструктори.Виділити у вікні "Конструктор"та натиснути "ОК".

У вікні ввести назву полів, вибрати тип даних і визначити властивості полів.

У колонці Ім'я поля задаються імена полів:

1. Номер; 5. Підлога;

2. Прізвище; 6. Дата народження;

3. Ім'я; 7. Група;

4. По батькові;

У таблиці має бути двох полів з однаковими іменами.

Для кожного поля, що включається до запису, слід вказати тип даних.

Тип данихвизначає вид інформації, що зберігатиметься у цьому полі. Тип даних вибирається у колонці Тип даних .

За замовчуваннямвстановлюється тип даних Текстовий.

Щоб змінити тип даних, потрібно клацнути в одному з осередків колонки Тип даних . У правій частині комірки з'явиться кнопка списку, при натисканні на яку з'явиться список з доступними типами даних.

У колонку Описможна довільно ввести коментарі до кожного поля. Ця операція необов'язкова.

Завдання показників полів необхідно виконувати послідовно, тобто. для кожного поля спочатку необхідно ввести ім'я, потім тип даних та, за необхідності, коментар.

Для переходу до потрібного осередку можна використовувати мишу, клавішуTabі в кінці введення можна натиснути клавішу Enter .

Чорний трикутнику стовпці маркування зліва вказує на той рядок, у якому знаходиться курсор.

Після визначення всіх полів таблиці слід вказати одне поле для використання як поле первинного ключа. Це не дозволить вводити в таблицю записи, що повторюються.

Первинний ключ може бути визначено лише як конструктора таблиць.

У цій таблиці полем первинного ключа оголосимо поле"Номер".

Для цього потрібно:

виділити поле "Номер"чи просто поставити туди курсор;

натиснути на кнопку Ключове поле на стандартній панелі інструментів із зображенням ключа або

меню "Правка" "Ключеве поле"

З

ліва від даного поляз'явиться маленьке зображення ключа – ознака поля первинного ключа.

Ключове поле

Підготовлену при проектуванні специфікацію таблиці слід зберегти, оскільки її основі будуватися вся таблиця.

Для цього потрібно:

меню "Файл" "Зберегти"

Якщо таблиця зберігається вперше, на екран виводиться діалогове

вікно "Збереження". У цьому вікні необхідно ввести ім'я таблиціСТУДЕНТ .

Введення та редагування даних у режимі таблиці.

У створену таблицю дані можуть бути введені як безпосередньо в табличній формі за умовчанням, так і з використанням спеціально розробленої екранної форми користувача. Редагування записів та виправлення помилок у даних таблиці можливе також у кожному із двох зазначених режимів.

Для введення даних у таблицю необхідно відкрити базу даних.

У вікні бази даних клацнути за назвою таблиці СТУДЕНТ .

У

вікні з'являється порожня таблиця для введення даних.

Уздовж верхнього краю вікна розташовані імена полів таблиці.

Кожне поле відповідає певному стовпцю таблиці.

Кожен запис займає один рядок у таблиці.

Введення даних у комірку таблиці здійснюється з клавіатури. Після закінчення введення даних у останнє поле запису Accessсам переходить на перше поле нового запису і чекає на введення даних.

Після введення даних таблицю слід закрити.

Для цього потрібно ввести двічі команду

меню "Файл" "Закрити"

Вступ

У сучасному світіобсяги інформації, що потребує зберігання, збільшуються щомиті. Тому використання баз даних є невід'ємною частиною професійної діяльностілюдини.

Найпростіші бази даних можна створювати, не вдаючись до спеціальних програмних засобів: наприклад, в електронних таблицях Excel. Але є кілька відмінностей між ними. По-перше, системи управління базами даних (СУБД) розробляються з метою забезпечення ефективної обробкибільших обсягів інформації, набагато більших, ніж ті, з якими справляються електронні таблиці. По-друге, СУБД може легко зв'язувати дві таблиці так, що для користувача вони представлятимуться однією таблицею. Реалізувати таку можливість у електронних таблицях практично неможливо. І, по-третє, СУБД мінімізує загальний обсяг бази даних. Для цієї ж мети таблиці, що містять дані, що повторюються, розбиваються на кілька пов'язаних таблиць.

Незважаючи на те, що у світі існує безліч систем управління базами даних, усі вони мають деякі подібності. Тому для вивчення ми вибрали СУБД Microsoft Access 2007, що входить до пакету Microsoft Office. Ос-

нове призначення Access – дати користувачеві простий і доступний засіб створення таких баз даних, які йому потрібні. Незважаючи на простоту цієї СУБД, вона дозволяє створювати додатки доволі складної структури. За бажанням систему можна розвивати та налаштовувати власними силами, використовуючи мову програмування Visual Basic.

Ще однією перевагою Access є її інтегрованість із Word, Excel та іншими програмами пакету Microsoft Office. Дані легко імпортуються та експортуються з одного додатка до іншого.

Методичні вказівки включають п'ять лабораторних робіт.

Лабораторна робота №1 Знайомство з Access. Створення таблиць

База даних (БД) – упорядкована сукупність даних, призначених для зберігання, накопичення та обробки за допомогою ЕОМ. Для створення та ведення баз даних (їх оновлення, забезпечення доступу за запитами та видачі даних за ними користувачу) використовується набір мовних та програмних засобівзваних системою управління базами даних (СУБД) 1 .

Об'єкти бази даних Access

До об'єктів бази даних Access відносяться:

1. Таблиці – призначені для впорядкованого зберігання даних.

3. Форми – призначені для зручного перегляду, зміни та додавання даних у таблицях.

4. Звіти – використовуються для аналізу та друку даних.

5. Сторінки доступу до даних– призначені для перегляду, введення, оновлення та аналізу даних через мережу або з будь-якого місця на комп'ютері.

6. Макроси - використовуються для виконання часто зустрічається набору макрокоманд, що здійснюють обробку даних.

7. Модулі – призначені для опису інструкцій та процедур мовою VBA.

Основним об'єктом бази даних є таблиця, яка складається із записів (рядків) та полів (стовпців). На перетині запису та поля утворюється осередок, в якому містяться дані.

Кожному полю таблиці надається унікальне ім'я , яке може містити більше 64 символів. У кожному полі містяться дані одного типу.

Текстовий

Поле МЕМО

Числовий

Дата час

Грошовий

Логічний

Майстер підстановок

Типи даних

Опис

Використовується для зберігання символьних чи числових даних, які не потребують обчислень. У властивості Розмір поля визначається максимальна кількість символів, які можуть бути введені в

це поле. За замовчуванням розмір встановлюється у 50 знаків. Максимальна кількістьсимволів, які можуть міститись у текстовому полі, – 255 Призначено для введення текстової інформації, за обсягом пре-

що висить 255 символів; може містити до 65536 символів Призначений для зберігання числових даних, що використовуються в математичних розрахунках. На вкладках Загальні та Підстановка можна встановити властивості числового поля, серед яких -

мір поля, Формат поля, Число десяткових знаків

Використовується для представлення дати та часу. Вибір конкретного формату дати або часу встановлюється у властивості

Формат дати

Призначений для зберігання даних, точність подання яких коливається від 1 до 4 знаків після коми. Ціла частина може містити до 15 десяткових знаків Призначений для автоматичної вставки унікальних послідовностей.

вальних (збільшуються на 1) або випадкових чиселяк номер нового запису. Номер, записаний, не може бути видалений або змінений. Поля з цим типом даних використовуються як ключові поля таблиці Призначений для зберігання одного з двох значень, інтерпре-

тованих як «Так / Ні», «Істина / Брехня», «Увімк. / Вимк.» Містить дані, створені в інших програмах, які використовують протокол OLE. Це може бути, наприклад, документи Word, електронні таблиці Excel, малюнки, звукові та відеозаписи та ін. Об'єкти OLE зв'язуються з базою даних Access або впроваджуються до неї. Сортувати, групувати та індексувати поля об'єктів OLE не можна

Спеціальний тип, призначений для зберігання гіперпосилань автоматичного визначенняполя. З його допомогою буде створено поле зі списком, з якого можна вибирати дані, що містяться в іншій таблиці або набору постійних значень

Створення бази даних

2. Натисніть на кнопку.

3. Введіть ім'я нової бази даних – «Записна книжка.accdb».

4. На вкладці стрічкиСтворення на панелі інструментів Таблиці натисніть кнопку К онструктор таблиць.

5. Введіть імена полів та вкажіть типи даних, до яких вони належать.

6. Вийдіть із режиму Конструктора, попередньо зберігши таблицю під ім'ям«Друзі»; ключові поля не ставте.

7. Відкрийте таблицю«Друзі» подвійним клацанням миші та заповніть у ній 10 рядків.

8. Додайте поля «По батькові» та «Дата народження» для цього:

1) встановіть курсор на полі, перед яким потрібно вставити новий

2) виконайте команду: вкладка стрічкиРежим таблиці → панель інст-

рументів Поля та стовпці → Вставити;

3) клацнувши двічі наПоле1, перейменуйте його на «По батькові», а По-

ле2 - "Дата народження".

9. Перейдіть в режим Конструктора командою: вкладка стрічкиГлав-

ная → Режими → Конструктор.

10. Для поля «Дата народження» встановіть тип даних Дата/час; в

властивості поля виберіть Короткий формат дати.

11. Відформатуйте таблицю так: 1) колір сітки –темно червоний; 2) колір фону – блакитний;

3) колір тексту – темно-червоний, розмір – 12 пунктів, зображення – курсив.

12. Перейменуйте поле"Хобі" в "Захоплення".

13. Видаліть запис під номером 8.

14. Змініть розмір осередків так, щоб було видно всі дані. Для цього достатньо двічі клацнути лівою кнопкою миші на межі полів.

15. Розташуйте поля у такому порядку:"№", "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Телефон", "Дата народження", "Захоплення", "Адреса", "Індекс", "Фото", "Ел_пошта".

16. Заповніть порожні комірки таблиці.

17. У режимі Конструктора додайте поле"Сімейний стан", В якому буде міститися фіксований набір значень - одружена, незаміжня, одружений, не одружений. Для створення списку, що розкривається, будемо використовувати-

вати Майстер підстановок:

1) встановіть тип даних Майстер підстановок; 2) у діалоговому вікні виберіть рядок «Буде введено фік-

сірований набір значень» та натисніть кнопкуДалі ; 9) число стовпців – 1;

10) введіть дані списку - одружена, незаміжня, одружений, не одружений; 11) натисніть кнопку Готово.

18. За допомогою розкривного списку заповніть новий стовпець. Оскільки таблиця вийшла широка, то при заповненні даного стовпця виникають деякі незручності: не видно прізвища людини, для якої заповнюється поле"Сімейний стан". Щоб прізвище було постійно видно під час заповнення таблиці, необхідно скористатися командою Закріпити стовпціз контекстного меню поля "Прізвище" .

19. Покажіть роботу викладачеві.

Лабораторна робота № 2 Створення зв'язків між таблицями

1. Запустіть Microsoft Access 2007.

2. Створимо базу даних "Фірма". Співробітники цієї організації працюють із клієнтами та виконують їх замовлення.

Якщо всі відомості помістити в одній таблиці, вона стане дуже незручною для роботи. У ній розпочнуться повтори даних. Щоразу, коли співробітник Іванов буде працювати з будь-якою фірмою, доведеться прописувати дані про співробітника і клієнта заново, внаслідок чого можна припуститися безліч помилок. Щоб зменшити кількість помилок, вихідну таблицю можна розбити на кілька таблиць і встановити зв'язок між ними. Це буде раціональніше, ніж раніше.

Таким чином, необхідно створити 3 таблиці: Співробітники, Клієнти та Замовлення.

3. Окремі таблиці, що містять інформацію з певної теми, необхідно зв'язати на єдину структуру бази даних. Для зв'язування таблиць слід задатиключові поля. Ключ складається з одного або декількох полів, значення яких однозначно визначають кожен запис таблиці. Найбільш підходящим як ключове поле є «Лічильник» , так як значення

в даному полі є унікальними (тобто виключають повтори).

4. Відкрийте таблицюСпівробітники у режимі Конструктора.

5. Клацніть правою кнопкою миші на поліКод співробітника і в контекстному меню виберіть команду Ключове поле . Якщо в таблиці необхідно встановити кілька ключових полів, то можна виділити їх, утримуючи клавішу Ctrl .

6. Для таблиці Клієнти встановіть ключове поле Код клієнта , а таблиці Замовлення – Код замовлення.

7. Таблиця Замовлення містить поля Код співробітника та Код клієнта. При їх заповненні можуть виникнути деякі труднощі, тому що не завжди вдається запам'ятати всі підприємства, з якими працює фірма та всіх співробітників

з номером коду. Для зручності можна створити списки, що розкриваються, з допомогою

щью Майстри підстановок.

8. Відкрийте таблицюЗамовлення у режимі Конструктора.

9. Для поля Код співробітника виберіть тип данихМайстер підстановок.

10. У вікні виберіть команду «Об'єкт «стовпець підста-

новки» використовуватиме значення з таблиці або запиту » та клацніть на кнопціДалі.

11. У списку таблиць виберіть таблицюСпівробітники та клацніть на кнопці

12. У списку Доступні поля виберіть поле Код співробітника та натисніть кнопку зі стрілкою, щоб ввести поле до списку Вибрані поля . Так само додайте поля Прізвище та Ім'я та клацніть на кнопці Далі.

13. Виберіть порядок сортування списку по полюПрізвище.

14. У наступному діалоговому вікні задайте необхідну ширину стовпців списку, що розкривається.

15. Встановіть прапорецьПриховати ключовий стовп»та натисніть кнопку

16. На останньому кроціМайстри підстановокЗа потреби замініть напис для поля підстановок і натисніть кнопку Готово .

17. Аналогічно створіть список, що розкривається, для поля

Код клієнта

18. Після створення ключових полів можна розпочати створення зв'язків. Існує кілька типів відносин між таблицями:

1) щодо «один-к-одному» кожного запису ключового поля у першій таблиці відповідає лише одне запис у пов'язаному полі інший таблиці, і навпаки. Відносини такого типу використовуються дуже часто. Іно-

їх можна використовувати для поділу таблиць, що містять багато полів, для відділення частини таблиці з міркувань безпеки;

2) щодо «один-до-багатьом»кожному запису у першій таблиці відповідає кілька записів у другій, але запис у другій таблиці не може мати більше одного пов'язаного запису у першій таблиці;

3) щодо «багато хто до багатьох»одного запису у першій таблиці можуть відповідати кілька записів у другій таблиці, а одного запису у другій таблиці можуть відповідати кілька записів у першій.

19. Закрийте всі відкриті таблиці, оскільки не можна створювати або змінювати зв'язки між відкритими таблицями.

20. Виконайте команду: вкладка стрічкиРобота з базами даних →

21. Якщо раніше жодних зв'язків між таблицями бази не було, то під час відкриття вікнаСхема даних одночасно відкривається вікно Додавання таблі-

ци , у якому виберіть таблиці Співробітники, Клієнтита Замовлення.

22. Якщо зв'язки між таблицями вже були задані, то для додавання до схеми даних нової таблиці клацніть правою кнопкою миші на схемі даних

і у контекстному меню виберіть пунктДодати таблицю.

23. Встановіть зв'язок між таблицямиСпівробітники та Замовлення , для цього виберіть поле Код співробітника у таблиці Співробітники та перенесіть його на відповідне поле у ​​таблиці Замовлення.

24. Після перетягування відкриється діалогове вікноЗміна зв'язків

(мал. 1), у якому увімкніть прапорець Забезпечення умови цілісності. Це дозволить запобігти випадкам видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку.

Рис. 1. Створення зв'язку між таблицями

25. Прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів та Каскадне видалення пов'язаних записів забезпечують одночасне оновлення чи видалення даних у всіх підлеглих таблицях за її зміни у головній таблиці.

26. Можна змінити параметри зв'язку, натиснувши кнопкуОб'єднання.

27. Після встановлення всіх потрібних параметрів натисніть кнопку

ОК.

28. Зв'язок між таблицямиКлієнти та Замовлення встановіть самостійно.

29. В результаті повинна вийти схема даних, представлена ​​на

Рис. 2. Схема даних

Лабораторні роботи з Ms Access

Лабораторна робота №1: "Створення бази даних "Накладні"

Частина I. Створення бази даних.

Хід роботи

1) Запустіть СУБД MS Access 2007, виконавши команду: ПускПрограмиMicrosoft OfficeMicrosoft Office Access 2007.

2) Виберіть «Нова база даних».

3) Задайте новій БД ім'я «Накладні» та створіть її.

4) Відкрийте таблицю в режимі Конструктора, для цього на вкладці «Головна» виберіть потрібний режим.

5) Заповніть бланк, ввівши імена полів, вибравши з списку типи полів, і вказати розміри полів.

$- ключове поле в таблиці

6) Визначте ключі таблиць, для чого виділіть ключове поле (поля) і клацніть на кнопці «Ключове поле» на вкладці «Конструктор». Закрийте бланк та надайте таблиці ім'я «Отримувачі».

7) Виконайте команду: Створення  Конструктор таблиць.

8) Створіть ще три таблиці бази даних: "Товар", "Накладні", "Відпущено".

Таблиця "Товар"

Таблиця«Накладні»

Таблиця«Відпущено»

Зверніть увагу:

9) Для редагування потрібної таблиці необхідно виділити в списку таблиць і вибрати режим «Конструктора».

10) Виконайте команду: Робота з базами даних  Схема даних.

11) Додайте всі таблиці бази даних "Накладні".

12) Для встановлення зв'язку між двома таблицями: встановити курсор на поля зв'язку в головній таблиці та, утримуючи ліву кнопку миші, перетягнути його на відповідне поле зв'язку в підпорядкованій таблиці.

13) У вікні діалогу перевірити тип зв'язку і встановити прапорець.

14) Створіть всі необхідні зв'язки БД, як показано на схемі.

Редагування схеми даних:

Щоб додати таблицю, викличте контекстне меню на порожній області та виберіть «Додати таблицю».

Для видалення таблиці виділіть таблицю та натисніть кнопку Delete на клавіатурі

Щоб видалити зв'язок, виділіть зв'язок і натисніть кнопку Delete на клавіатурі

Щоб змінити тип зв'язку, перейдіть до зв'язку та натисніть контекстне меню.

При зміні типу зв'язку слід врахувати, що тип визначається автоматично та встановлюється

"один-до-одному" - якщо зв'язуються два ключові поля або унікальні індекси

"один-до-багатьом" - якщо одне з полів ключ або унікальний індекс

"багато хто до багатьох" - у всіх інших випадках.

15) Закрийте та збережіть схему даних.

16) Для автоматизації введення даних організуйте списки, що розкриваються, для деяких полів. Створіть для поля «ІПН» таблиці «Накладні» підстановку з поля «ІПН» таблиці «Одержувачі». Для цього відкрийте таблицю «Накладні» у режимі Конструктора, виділіть поле «ІПН» та виберіть вкладку «Підстановка». Заповніть всі необхідні параметри, як показано на малюнку:

17) Аналогічно виконайте ще дві підстановки: у полі "Номер" таблиці "Відпущено" з поля "Номер" таблиці "Накладні"; у полі "Товар" таблиці "Відпущено" з поля "Товар" таблиці "Товар".

18) Збережіть зміни.

Частина ІІ. Створення форм та заповнення бази даних.

Хід роботи

1) Виділіть таблицю «Отримувачі» та виконайте команду: СтворенняКілька елементів.

2) Нова форма для введення та редагування даних з'явиться у режимі Конструктора. Закрийте та збережіть її під назвою «Отримувачі».

3) Відкрийте нову форму у режимі форми.

4) Введіть інформацію про одержувачів.

5) Також створіть форму для таблиці "Товари".

6) Тепер створимо форму «Накладна», яка матиме складнішу структуру. Користувач звик мати справу з паперовими документами, а не з таблицями. Тому розробник має наблизити вигляд екрана під час введення інформації до паперового документа. Для цього є форми, які зручніше створювати Майстром, а редагувати Конструктором.

7) Виконайте команду: Створення Інші формиМайстер форм.

8) Виберіть таблиці та поля в тому порядку, в якому вони зустрічаються у паперовій накладній:

9) Вкажіть необхідну таблицю (або запит) та перелік необхідних полів, дайте відповідь на питання Майстра.

Номер, дата, ІПН з таблиці Накладна

Одержувач, адреса з таблиці Одержувач

Товар, кількість із таблиці Відпущено

Од. вимірювання, ціна з таблиці Товар

10) Після натискання кнопки «Далі» виберіть вид подання «Накладна» та підлеглі форми.

11) Вкажіть зовнішній вигляд підлеглої форми – табличний.

12) Стиль – Стандартна.

13) За допомогою конструктора наведіть форму до потрібного вигляду.

Частина ІІІ. Обробка даних. Створення запитів та звітів.

Хід роботи

1) Виконайте команду: Створення  Конструктор запитів.

2) До схеми даних запиту додайте всі необхідні таблиці та запити. Встановіть за потреби між ними зв'язки. У бланк запиту (нижня частина вікна) перетягніть мишею потрібні поля з таблиць. Сформуйте додаткові умови. Збережіть запит. Щоб переглянути результат запиту, відкрийте його. В результаті відкриття запиту на екран виводяться тільки записи, які відповідають поставленій умові.

3) Виконайте запити на вибір.

Запит 1. Вибрати товари, які вимірюються в штуках.

Запит 2. Список накладних, виписаних у 2009 році.

Запит 3. Список московських фірм, які купили сметану. Запит складається з трьох таблиць: Одержувачі, Відпущено, Накладні.

Запит 4. Список товарів, що увійшли до накладної з номером, що вводиться з клавіатури.

4) Виконайте запит з полями, що обчислюються. Для створення нового поля, значення якого обчислюється за формулою, необхідно у пусковому стовпчику бланка запиту побудувати вираз, використовуючи контекстне меню або вводячи формулу з клавіатури.

5) Створіть підсумкові запити, які служать для обчислення максимального та мінімального значення поля за всіма відібраними записами, суми поля за всіма записами, кількості відібраних записів тощо. Для створення підсумкових запитів використовується кнопка Групові операції на панелі інструментів.

Запит 6. Кількість московських фірм

Запит7. Список усіх накладних із підсумковими сумами за накладною. Запит складається з урахуванням трьох таблиць: Товар, Відпущено, Накладні.

Частина IV. Виведення інформації, створення звітів.

Хід роботи

1) Створення звітів краще проводити за допомогою Майстра, а потім за необхідності редагувати звіт Конструктором. Дані для звіту запитуються в діалозі Майстра і можуть бути отримані як таблиці, так і запити. Дані у звіті можуть бути згруповані, відсортовані, а також можуть бути підбиті підсумки щодо окремих полів.

2) Створіть звіт, що містить перелік накладних із підсумковими сумами.

3) Перейдіть до Запиту 7 і запустіть Майстер звітів.

4) За допомогою Майстра виберіть усі поля Запиту 7, а потім встановіть усі необхідні параметри.

5) Створений звіт скоригуйте у Конструкторі, виправивши заголовок на «Список накладних».

6) Створіть такі звіти: список товарів, список покупців, дані про накладний номер 1.