Як надіслати роботодавцю заяву на звільнення поштою, зокрема електронним способом? Як безпомилково визначити дату звільнення, якщо працівник надіслав заяву поштою Як написати заяву на звільнення поштою

Головна / Оптимізація роботи

Чинне законодавство дає змогу співробітнику розірвати договір працевлаштування з організацією з власної волі. Про своє рішення необхідно завчасно повідомити керівника фірми. Для цього може бути направлена заява на звільнення електронній пошті. Судова практика показує, що дистанційне звільнення може призвести до серйозних наслідків для кожної із сторін через те, що не було враховано численних нюансів.

Чи можна

Чинне законодавство, зокрема ч.2 статті 80 ТК Росії,зобов'язує працівника завчасно оповістити керівника організації про бажання припинити співробітництво. Для цього складається заява про звільнення, в якій працівник має виявити прохання про розірвання раніше укладеного контракту. Зробити це необхідно за 2 тижні до настання бажаної дати звільнення.

За законом, як надіслати заяву, обирає сам працівник. Це право затверджено листом Роструда № 1551-6. Найкращим варіантомбуде особиста передача документа до відділу кадрів, оскільки такий спосіб гарантує повне дотримання термінів звільнення. Однак, бувають ситуації, коли громадянин не може особисто бути присутнім в організації для передачі заяви, наприклад, через перебування у відпустці, на лікарняному або з інших поважних причин. У таких ситуаціях працівник може подати заяву дистанційно.

Відразу виникає запитання – чи можна надіслати заяву електронною поштою. На законодавчому рівні було встановлено, що заява, надіслана до електронному вигляді, має рівну юридичну чинність з документом, поданим на паперовому носії. Це право передбачено ФЗ №63. Головною вимогою є наявність цифрового підпису, завіреного у нотаріуса.

Важливо знати! Якщо працівник спочатку склав заяву в письмовій формі та завірив її своїм підписом, а після цього відсканував та відправив електронною поштою, то в такій ситуації звільнення буде неправомірним. Для того, щоб припинення співробітництва було цілком законним, працівник повинен надати у найкоротші терміни керівнику оригінал заяви.

Як скласти заяву

Заява має бути складена в документі Microsoft World у форматі doc. На законодавчому рівні встановлено єдиний зразок, що дозволяє працівникові скласти їх у довільній формі. При цьому в документі обов'язково має бути відображена така інформація:

точне найменування організації;
посаду та ПІБ особи, на чиє ім'я складається документ. Зазвичай вказується директор організації;
структурний підрозділ, посада та ПІБ особи-заявника;
найменування документа - "Заява";
прохання співробітника припинити трудові відносини на його бажання. У цьому пункті працівник може зазначити бажану дату звільнення. Крім цього, якщо співробітник має поважні причини, що дозволяють не проходити відпрацювання, то він може проінформувати про це керівника. Наприклад, «Прошу звільнити мене за власним бажанням 14.08.2020 без відпрацювання у зв'язку з необхідністю догляду за дитиною».

Важливо знати! Якщо співробітник знає, що не зможе особисто бути присутнім під час звільнення, то він може у заяві висловити прохання про надсилання всіх документів поштою. У такій ситуації роботодавець в останній день має надіслати трудову книжку та інші документи поштою за допомогою листа на замовлення з повідомленням про отримання.

Наприкінці документа обов'язково має стояти дата його складання, а також цифровий, нотаріально засвідчений підпис працівника, без якого заява не має юридичної сили.

Перед пересиланням документа працівник повинен переконатися про наявність в організації електронної пошти, а також дізнатися про точну адресу для відправки.

Важливо знати! Протягом усього двотижневого періоду працівник має право на відкликання заяви. Зробити це можна також електронною поштою, шляхом подання ще однієї заяви з проханням анулювання попереднього документа. У цій ситуації також необхідна завірена цифровий підписзаявника.

дата звільнення

При надсиланні заяви про звільнення працівник повинен дотримуватися строків, передбачених на законодавчому рівні. Так сповістити директора організації про свій відхід необхідно щонайменше за 2 тижні до дати звільнення. Відлік цього терміну починається з наступного дня після отримання від працівника заяви та її реєстрації. У разі надсилання документа електронною поштою дату його отримання можна дізнатися у вхідних повідомленнях.

За наявності зазначених поважних причин термін відпрацювання може бути скорочений.

Важливо! Будь-яка поважна причина підкріплюється документом, який є доказом необхідності скоротити або усунути термін відпрацювання.

Нюанси

Головним нюансом є правильне складання документа. Це стосується як заяви, так і доказової бази, яка регламентує поважну причину. Серед основних особливостей, які працівники упускають при надсиланні електронною поштою:

всі документи, що надсилаються спільно із заявою, також повинні бути закріплені електронним друком або завірені нотаріально;
для відправки документів під час звільнення, потрібно вказати яким чином це роботодавець може зробити, оскільки за умовчанням вся документація, у тому числі трудова, видаються на руки;
також можна вказати спосіб розрахунку, наприклад, розписати необхідний рахунок, який переказати гроші.

Всі ці моменти можуть спростити процедуру. Варто врахувати, що за умовчанням основним є особисте одержання документаційного пакета та розрахунку у останній робочий день.

Якщо працівник не може особисто з'явитися до відділу кадрів або скористатися послугами поштового зв'язку, то законом передбачено надсилання заяви на звільнення електронною поштою. Важливими моментамивважаються правильне заповнення всіх даних, а також використання підпису цифрового типу. За будь-яких порушень у заповненні документа роботодавець має право не приймати такий документ.

Онлайн відстежила трек листа-вже як тиждень прийшло найближчим до юр.адреси поштове відділення, а за ним просто не приходять. Підкажіть як мені бути: на мене з 20.07 вже чекають на іншій роботі…
Людмила

Доброго дня.

Тут неважливо отримають вони його чи ні. Вам повернеться повідомлення - у ньому буде вказано термін доставки, якщо навіть листа за фактом не було отримано (про це буде позначка в повідомленні).

"Трудовий кодекс Російської Федерації» від 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. Від 30.12.2015) (з ізм. І доп., Набрання чинності з 01.07.2016) ТК РФ, Стаття 80. Розірвання трудового договору з ініціативи працівника (за власним бажанням )
Працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши про це роботодавця в письмовій формі не пізніше ніж за два тижні, якщо інший термін не встановлений цим Кодексом чи іншим федеральним законом. Перебіг зазначеного терміну починається наступного дня після отримання роботодавцем заяви працівника про звільнення.
За угодою між працівником та роботодавцем трудовий договір може бути розірвано і до закінчення строку попередження про звільнення.
У випадках, коли заява працівника про звільнення за його ініціативою (за власним бажанням) зумовлена неможливістю продовження ним роботи (зарахування до освітньої організації, виходу на пенсію та інші випадки), а також у випадках встановленого порушення роботодавцем трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, локальних нормативних актів, умов колективного договору, угоди або трудового договору роботодавець зобов'язаний розірвати трудовий договір у строк, зазначений у заяві працівника.
До закінчення терміну попередження про звільнення працівник має право будь-коли відкликати свою заяву. Звільнення в цьому випадку не проводиться, якщо на його місце не запрошено в письмовій формі інший працівник, якому відповідно до цього Кодексу та інших федеральних законів не може бути відмовлено у укладенні трудового договору.
Після закінчення строку попередження про звільнення працівник має право припинити роботу. В останній день роботи роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку, інші документи, пов'язані з роботою, за письмовою заявою працівника та зробити з ним остаточний розрахунок.
Якщо після закінчення терміну попередження про звільнення трудовий договір не було розірвано і працівник не наполягає на звільненні, то дія трудового договору продовжується.

З повагою,
Васильєв Дмитро.

Проте нерідко присутність працівника на момент звільнення неможлива з об'єктивних причин. У цьому випадку Трудовий кодекс має на увазі й інші формати оповіщення керівництва про бажання припинити співпрацю. Зокрема, подана заява на звільнення поштою.

Важливо пам'ятати, що такі документи слід надсилати лише в тому випадку, якщо інший спосіб недоступний.

Чи можна надіслати заяву поштою

Алгоритм доведення до керівництва рішення про припинення трудових відносин прописано у частині 1 статті 80 ТК. Обов'язковими для дотримання умов є:

письмове вираження волі працівника;
термін подання заяви — пізніше двох тижнів досі звільнення.

При цьому структура та зміст письмового документа ніяк не регулюються нормами кодексу та іншими підзаконними актами. Коректно оформлений документ має містити такі обов'язкові реквізити:

дані посадової особи та організації, до якої звертається той, хто звільняється;
П.І.Б. та посаду працівника;
Назва документу;
текст повідомлення;
дату формування паперу;
особистий підпис працівника.

Текст паперу можна написати від руки або надрукувати. У надрукованому документі місце для підпису та його розшифрування заповнюється вручну.

Як надіслати заяву поштою? Найпростіший і доступний спосіблистом, але не звичайним, а рекомендованим з обов'язковим повідомленням про доставку та передачею до рук адресату. На руки відправнику видається квитанція, що підтверджує факт відправлення, а також дату та час приймання листа у поштовому відділенні. Також слід скористатися опцією «опис вкладення».

Коли починається відлік термінів

Обов'язкові два тижні до дня звільнення рахуються не з моменту написання заяви, а з дати, коли лист отриманий адресатом.

У разі особистого вручення заяви адміністрації компанії працівник може знати дату його ухвалення, а ось відправляючи документ поштою, спрогнозувати час доставки, а також ймовірність та тривалість затримки практично неможливо (її можна спробувати обчислити за датою вручення на повідомленні, яке повертається відправнику). Щоб уникнути проблем у цьому випадку, варто надсилати повідомлення заздалегідь або замість дати вказувати «по закінченні 2 тижнів з моменту отримання». Таким чином, звільнення поштою відбудеться у встановлені законом строки. Двотижневу норму можна проігнорувати у разі, якщо працівник неспроможна продовжувати виконувати трудові обов'язки з які залежить від нього причин.

Що робити, якщо лист повернувся

Заява про звільнення поштою роботодавцю може не дійти. Нерідко лист повертається до адресата. Що робити у цьому випадку? Така ситуація може виникнути у таких випадках:

повернення конверта під час пересилання;
помилка операторів поштового відділенняодержувача;
навмисне ухилення роботодавця від отримання листа.

Перше, що потрібно зробити, уточнити у роботодавця та працівників пошти причини повернення конверта та спробувати вирішити питання з керівником на свою користь. Якщо ж колишній начальник відмовляється входити в положення, надсилайте вашу заяву телеграмою або знову листом із позначкою про отримання. Якщо роботодавець відмовляється ставити візу в отриманні повідомлення, пошта сама поставить позначку, коли доставила телеграму. Але відлік мінімальних 14 днів, протягом яких ви повинні бути на робочому місці, йде не з дати вручення повідомлення, а з наступного дня.

Якщо після 14 днів роботодавець не повертає вам трудову книжку та грошовий розрахунок, ви можете подавати на нього до світового суду, вже не перебуваючи на робочому місці, оскільки процесуально ви вже не є працівником цієї організації.

Відповідно до норм цього законодавства, заява про звільнення від службовця може бути надіслана поштою роботодавцю. Така процедура призначена для ситуацій, коли сторони припиняють трудові правовідносини через сильний конфлікт, або коли працівник неспроможна самостійно прибути оформлення всіх паперів. Звільнитися поштою можливо, але необхідно дотримуватись строго окресленої процедури, щоб процес припинення трудових правовідносин не порушив юридичні норми.

Форма клопотання

Як зазначено у нормах Трудового кодексу до заяв про звільнення від працівника висуваються дві основні вимоги. Це:

письмова форма клопотання (бажано від руки, але допускається і друкований текст на комп'ютері);
подання документа, як мінімум, за 14 календарних днів (з урахуванням вихідних та свят) до бажаної дати припинення трудових правовідносин.

Щодо змісту документа, то конкретного формулювання законодавець не пропонує. Замість звернення прийнято керівництвом фірми, потрібно відобразити ряд обов'язкових реквізитів:

найменування юридичної особи з точною адресою розташування, на ім'я якого надсилається заява;
персональні дані службовця фірми;
найменування клопотання (заява про звільнення);
текст (максимально короткий та зрозумілий, без двозначних фраз);
особистий підпис та дата заповнення паперу.

Необхідно пам'ятати, що на загальних підставах службовця буде звільнено лише через два тижні після отримання заяви адміністрацією підприємства. Коли документ передається особисто через канцелярію фірми, то копії заяви одержувач залишає відмітку з датою направлення заяви роботодавцю.

Важливо! У випадках, коли заява на звільнення поштою надсилається, у формулюванні клопотання слід уникати вказівки конкретного дня розірвання угоди, оскільки передбачити оперативність роботи поштових служб неможливо. Потрібно прописати, що прохання розірвати контракт через 15 днів із дня отримання паперу.

Порядок спрямування

Надіслати заяву поштовим шляхом можна у кілька способів:

у звичайному конверті;
заказним листом;
цінним повідомленням;
телеграмою;
по електронній пошті.

Відправляти заяву про звільнення у звичайному конверті – небажано. Це з тим, що відправлення звичайного конверта ніде не фіксується, як і неможливо довести, що роботодавець його отримав. До того ж, зміст звичайного конверта відомий лише відправнику, тому керівництво підприємства, за небажання припиняти трудовий договір, може заперечувати не лише факт отримання документа, а й те, що в конверті була саме заява.

Замовний лист – це надійніший варіант передачі свого клопотання адміністрації фірми. Замовний лист має на увазі, що при надсиланні листа відправнику буде вручено квитанцію про оплату поштових послуг. А при отриманні від роботодавця вимагатимуть підпис у бланку отримання паперу. Але, знову ж таки, як довести, що всередині конверта було саме звернення з проханням розірвання контракту? Для цього з відправленням потрібно оплатити функцію «складання опису». Ця опція передбачає, що конверт передається службовцю пошти відкритим і працівник фіксує, які папери перебувають у листі. Таким чином, роботодавець не зможе заперечувати, що йому було надіслано саме заяву про звільнення від працівника.

Щоб бути впевненим, що лист надійшов до адресата, надішліть цінну посилку, при отриманні якої роботодавець поставить дату отримання документів. Звіт про отримання документів буде надіслано на адресу відправника.

Телеграма – один із найпоширеніших способів відправлення клопотань на роботу. При складанні телеграми відправник пред'являє свій паспорт, тим самим фіксуючи, що документ надсилається особисто. Також текст заяви відкритий, тому роботодавець не зможе спростувати факт отримання клопотання.

Часто виникає запитання, чи можна надіслати документи електронною поштою? Законом ця можливість не обмежена, але у разі необхідності судового позову працівникові складно буде довести, що саме керівника підприємства було ознайомлено з текстом клопотання, і коли це сталося.

Юридичні наслідки

Після того, як працівник надіслав заяву на звільнення керівництву фірми, запускається механізм, що передує розірванню трудових правовідносин. При цьому припинення контракту відбувається на загальній підставі, тобто виходячи з того, яку дату керівник поставить на документах про отримання поштового звернення, буде відраховуватись двотижневий термін.

Працівник має можливість протягом цього часу до завершення 15 днів відкликати свою заяву. Це можна зробити, як особисто, так і шляхом надсилання поштової телеграми. Але якщо наказ про звільнення вже видано, то працівника до виконання праці повернуто не буде.

Законні терміни

Отримавши поштою заяву від працівника з проханням припинити дію трудового контракту, роботодавець повинен уточнити у працівника, чи лист надсилався, дійсно, їм особисто. Це можна зробити простим телефонним дзвінком. Коли факт особистого спрямування клопотання підтверджено, можна розпочинати процедуру звільнення.

Відповідно до ТК порядок припинення трудових правовідносин має на увазі, що після закінчення терміну у два тижні працівнику мають бути видані всі документи, а також виплачено грошову допомогу в повному обсязі. Але як розрахувати цей контрольний день? Все залежить від тієї дати отримання листа, яку ставитиме роботодавець у розписці про отримання поштового відправлення. І законні терміни можна умовно поділити на дві групи:

якщо конкретна дата вже вказана працівником у клопотанні;
коли дату розірвання контракту прямо у заяві не прописано.

Якщо у клопотанні не зазначено строгу дату розірвання контракту, роботодавець повинен відрахувати 15 календарних днів без урахування дати отримання листа. І лише після закінчення зазначеного терміну видати наказ про звільнення. Вказівка дати у документі пропонує такий порядок розрахунку дати звільнення:

коли між зазначеним днем та датою отримання листа більше двох тижнів, слід дотримуватися зазначеного працівником числа, оскільки до закінчення відміреного ним терміну особа може відкликати свою заяву;
коли між двома датами менше двох тижнів, то потрібно задовольнити прохання співробітника, незважаючи на вимоги двотижневого відпрацювання;
якщо день отримання пізніше зазначеної дати, то розірвання контракту відбувається через кілька днів, і підставою припинення трудових правовідносин буде згода сторін.

Фактичне припинення

Відповідно до норм ТК у день припинення трудових правовідносин, роботодавець повинен видати наказ про звільнення особи, а також вручити до рук звільненій особі її документи та повний розміргрошових компенсацій Коли звільнення відбувається у поштовому порядку, то ця процедура дещо інша. Отже, алгоритм дій керівника фірми передбачає такі кроки:

видача наказу про звільнення у двох примірниках, один з яких призначається звільненій особі;
підготовка трудової книжки та довідки з місця роботи співробітнику;
направлення офіційного повідомлення звільненому про необхідність прибути до закладу для ознайомлення з наказом та отримання всіх документів;
якщо працівник прибув у обумовлений термін, то під підпис вручити йому трудову книжку та копію наказу (якщо особа не з'явилася, але надіслала заяву з проханням переслати усі папери) поштовим сервісом, то готується цінний лист із описом і передається звільненому співробітнику);
в примірнику наказу, що залишається для підприємства, робиться відмітка, що звільнений не прибув у обумовлений термін;
переказ грошової допомоги та виплат на банківський рахунок службовця.

Найбільше питань під час розірвання контрактів, коли заява подається поштою, виникає з ідентифікацією відправника клопотання. Роботодавцю, щоб уникнути тривалих судових суперечок, потрібно переконатися, що лист надіслано саме зазначеним співробітником, і що працівник бажає припинити трудові правовідносини.

Заява на звільнення поштою може направити будь-який працівник, який бажає припинити трудові відносини з роботодавцем за власним бажанням. Розглянемо, як надіслати заяву за допомогою поштового зв'язку, щоб уникнути будь-яких можливих проблем.

Підготовка заяви на звільнення з метою її подальшого відправлення роботодавцю поштою

Право на звільнення з власної ініціативи надано працівникові з ст. 80 ТК РФ. Звільнення провадиться шляхом подання співробітником заяви на ім'я роботодавця.

Форма заяви та її зміст законодавчо не визначено, відповідно до службовця дається певна свобода при заповненні документа. Він може заповнюватись як від руки, так і на комп'ютері. Головна умова, щоб заява була завірена підписом того, хто звільняється, який підтверджує факт його написання саме ним. В іншому випадку заява є анонімною і не може бути підставою для звільнення.

Про те, як оформити заяву, читач може , яка присвячена питанню звільнення за власним бажанням. У публікації також міститься посилання на завантаження зразка заяви.

Єдиною особливістю заповнення заяви, яка надсилається поштою, буде зазначення іншого порядку обчислення строку попередження керівництва організації про звільнення працівника. Це пов'язано з тим, що заява передається роботодавцю не відразу, термін з моменту надсилання листа до дати його отримання адресатом займає певний час.

Важливо! Іноді термін попередження роботодавця про звільнення помилково називають термін відпрацювання. Такого поняття ТК РФ не містить, тому термін відпрацювання — термін не юридичний. Правильно говорити: термін попередження про звільнення.

Рекомендується вказувати дату звільнення у заяві так: «прошу звільнити мене за власним бажанням після закінчення 14 днів з моменту отримання заяви поштою». Нагадаємо, що термін для попередження починає протікати з наступного дня після доставки заяви роботодавцю.

Другий варіант – зазначення дати звільнення «із запасом», наприклад, конкретною датою, яка настане через місяць після надсилання листа.

Як надіслати заяву поштою. Чи потрібно надсилати його рекомендованим листом?

Закон не містить вимог до порядку передачі заяви про звільнення керівництва фірми. Таким чином, не заборонено як особисту передачу документа роботодавцю, так і направлення його за допомогою поштового зв'язку.

Якщо вирішено надіслати заяву поштою, зробити це необхідно рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення. Вибір саме такого порядку направлення документа пов'язаний із тим, що працівник має одержати підтвердження отримання заяви керівництвом. Роль документа, що підтверджує, виконує повідомлення про вручення. Опис вкладення, своєю чергою, дозволяє довести, що у листі містилася саме заяву звільнення.

Важливо! До закінчення терміну попередження роботодавця трудящий немає права припинити працювати.

З огляду на п.п. "б" п. 10 Правил, затверджених Наказом Мінкомзв'язку Росії від 31.07.2014 № 234, лист реєструється, а його відправнику передається квитанція. Після одержання листа одержувач розписується про це. Повідомлення з розписом повертається відправнику (працівнику). Таким чином, співробітник отримує повідомлення про те, що заяву роботодавцем отримано, і з наступного дня починає текти строк попередження про звільнення. Лист може бути надісланий і під час лікарняного, чи відпустки — жодних заборон у цій частині закон не містить.

Коли можна припинити працювати, надіславши заяву поштою?

Припинити роботу можна після того, як термін повідомлення роботодавця про звільнення закінчився. Як уже згадувалося, цей термін починає текти з наступного дня з моменту отримання адресатом листа.

За загальним правилом, припинити роботу та отримати розрахунок можна через 2 тижні з моменту отримання листа із заявою роботодавцем. Цього ж дня можна забрати документи, пов'язані з роботою, зокрема трудову книжку.

Таким чином, порядок направлення заяви на звільнення поштою є досить простим. У цьому випадку необхідно направити відправлення рекомендованим листом, дочекатися його отримання роботодавцем, додати до дати отримання строку попередження (за загальним правилом 14 днів), та отримати розрахунок. Надсилання листа поштою дозволить уникнути ухилення роботодавця від прийняття заяви працівника про звільнення.