Як у екселі сортувати за назвою. Сортування рядка стовпців у списках Excel. Сортування за іншими параметрами
Сортувати дані в Excel можуть навіть новачки. Важко не помітити одразу три кнопки на стрічці.
Але іноді запитують, як відсортувати дані в таблиці Excel за стовпцями, кольором і т.п. Всі ці завдання легко вирішуються в Excel.
Сортування в Excel за кількома стовпцями
Сортування рядків в Excel можна здійснити за кількома шпальтами одночасно. У цьому випадку спочатку відбувається сортування за першим зазначеним стовпцем. Потім ті рядки, де осередки у відсортованому стовпці повторюються, сортуються по другому стовпцю і т.д. Таким чином, звіт про продажі можна впорядкувати спочатку по регіону, потім в рамках кожного регіону менеджера, потім в рамках одного регіону і менеджера групи товарів.
Виділивши одну комірку чи всю таблицю, викликаємо на стрічці команду сортування. Якщо потрібно, ставимо галочку Мої дані містять заголовкита додаємо необхідну кількість рівнів.
Сортування за власним списком
Більшість користувачів знає, як відсортувати рядки в Excel за алфавітом чи зростанням чисел. Але іноді потрібно розставити рядки в заданому порядку, який не обов'язково відповідає алфавіту або послідовності, що зростає. Це може бути ієрархія елементів, міста та країни у зручній послідовності тощо. Загалом те, що має власну логіку.
Найпростіший (а, отже, вартий уваги) спосіб полягає в тому, щоб у стовпці поруч проставити числа відповідно до бажаних порядку рядків, а потім здійснити сортування таблиці по цьому стовпцю.
Спосіб хороший, але потребує створення додаткового тимчасового стовпця. При частому повторенні операції буде забирати час. Якщо доводиться сортувати одні й самі дані, можна створити спеціальний список, основі якого потім і відбудеться сортування. Це той же список, який використовується в .
Заходимо в Файл – Параметри – Додатково – Загальні – Змінити списки…
Тут створюємо вручну чи імпортуємо список, відсортований у потрібному порядку.
Тепер у вікні сортування у полі Порядокпотрібно вибрати Список, що налаштовується…
І в наступному вікні вказати потрібний список.
Створений список можна використовувати і в інших файлах Excel.
Сортування в Excel за кольором комірки, шрифту, значок
У налаштуваннях сортування також можна використовувати колір комірки, шрифту та значок (з ). Якщо для форматування окремих осередків використовувати заливку (наприклад, для вказівки проблемних товарів або клієнтів), то їх легко вивести вгору таблиці за допомогою сортування.
Сортування за стовпцями
Сортувати в Excel можна і стовпчиками. Для цього виділяємо таблицю разом із назвами стовпців. Потім у вікні сортування спочатку натискаємо Параметриі ставимо перемикач на стовпці діапазону.
Наступні налаштування звичайні: задаємо рядок (!) та порядок. Єдине, що тепер не можна використовувати назви рядків (за аналогією з назвою стовпців), будуть лише номери.
Сортування проміжних підсумків
В Excel є такий інструмент, як Проміжні висновки. Коротко він потрібен для того, щоб автоматично створювати проміжні підсумки під групою однорідних за деякою ознакою осередків.
Доброго дня, сьогодні ми поговоримо про такий поширений інструмент, як сортування даних в Excel. Сам інструмент знаходиться на вкладці "Дані"
Але для зручності користувачів швидке сортування винесено на вкладку "Головна" та в контекстне меню. 
Які ж можливості надає сортування?
- Сортування за зростанням та зменшенням.
Це швидкий і простий спосіб сортування, для її роботи достатньо стати в будь-яке місце таблиці, і вибрати з контекстного меню потрібний пункт і таблиця відсортується по стовпцю, де знаходиться виділений осередок.
- За кольором комірки або шрифту
У зв'язку з можливостями виділення тексту з'явилася і можливість сортувати таблицю згідно шрифту і кольору осередку. До речі, відразу скажу, що в контекстному меню слово "виділений" - мається на увазі той шрифт або колір, який належить виділенню, а не просто відрізняється від інших шрифт або колір. Наприклад, якщо у вас у стовпці є осередки з червоним кольором і звичайні, не форматовані осередки з чорним кольором, який автоматично задається при відкритті книги. Якщо ви встанете на комірку з неформатованим текстом і натиснете команду "Сортування з виділеним шрифтом", нічого не станеться. Причому це стосується лише кольору тексту чи комірки, жирний чи похилий текст до розгляду приймаються.
- Сортування за кількома стовпцями.
Одна з нововведень 2007-го Екселя в тому, що раніше можна було сортувати не більше ніж за трьома стовпцями, тепер їх більш ніж достатньо. Сенс у тому, що ви можете сортувати дані одразу за двома критеріями. Наприклад, у вас є таблиця з іменами баскетбольної команди, їх очками, підбираннями та передачами. Ви зможете відсортувати спочатку на ім'я, потім по окулярах і побачите, хто з, скажімо, Антонов у вашій команді забиває найбільше очок.
Алгоритм команди: Дані/Сортування/Додати рівень.
- За вашим довільним порядком
Список користувачів можна імпортувати за допомогою параметрів Office. Для цього створіть список, виділіть діапазон, потім Кнопка Office/Параметри Excel/Змінити списки/Імпорт. Якщо ж список невеликий, то його можна вручну забити при сортуванні Дані/Сортування/(при цьому сортування поля має бути за значенням, а не за кольором або шрифтом)/Порядок/Настроюваний список.
Сортування Excel - це вбудована функція аналізу даних.За допомогою неї можна виставити прізвища в алфавітному порядку, відсортувати середній бал абітурієнтів за зростанням або зменшенням, встановити порядок рядків залежно від кольору або значка і т.д. Також за допомогою цієї функції можна швидко надати таблиці зручний вигляд, що дозволить користувачеві швидше знаходити необхідну інформацію, аналізувати її та приймати рішення.
Відео щодо використання сортування Excel
Що можна сортувати?
Excel вміє сортувати дані за текстом (в алфавітному порядку або навпаки), числами (за зростанням або за спаданням), за датою і часом (від нових до старих, і навпаки). Сортувати можна як по одному стовпцю, так і одночасно за кількома. Наприклад, спочатку можна відсортувати всіх клієнтів в алфавітному порядку, а потім за загальною сумою їх покупок. Крім того, Ексель може сортувати за списками, що налаштовуються, або за форматом (колір комірки, колір тексту і т.д.). Зазвичай сортування застосовується тільки по колонках, але можна застосовувати цю функцію і до рядків.
Всі налаштування цієї опції зберігаються разом з книгою Excel, що дозволяє повторно сортувати інформацію при відкритті книги (якщо необхідно).
Сортування даних у Excel
Сортування в Екселі умовно можна розділити на просте та складне. Простим вважається сортування за зростанням або за спаданням.
Існує 2 основних типи сортування - за зростанням та за спаданням
Отже, перед тим, як почати, необхідно відкрити Excel і заповнити якоюсь інформацією. Наприклад, можна заповнити 10 осередків цифрами від 1 до 10. Тепер потрібно виділити весь стовпець (в даному випадку – всі 10 осередків) та вибрати в панелі меню пункти «Дані – Сортування». Відкриється нове вікно, в якому треба вказати, як відсортувати інформацію, за зростанням або зменшенням. Можна, наприклад, вибрати «за спаданням» і натиснути кнопку «ОК». Тепер числа будуть йти від 10 до 1. Можна знову відкрити вікно сортування і вибрати «за зростанням» — числа будуть йти від 1 до 10. Також ця процедура може виконуватися одночасно по 3 колонках. Хоча таке сортування краще виконувати.
Наприклад, можна створити таблицю, в якій зберігатиметься інформація про товар на складі. Таблиця складатиметься з трьох колонок: найменування, колір, кількість. Товари потрібно написати так, щоб однієї й тієї категорії було кілька. Наприклад, черевики чоловічі чорні (3 моделі), черевики чоловічі червоні (2 моделі), туфлі жіночі білі (4 моделі) і т.д. Кількість може бути будь-якою.
Отже, щоб увімкнути автофільтр, необхідно виділити весь аркуш і на панелі меню вибрати пункти «Дані — Фільтр — Автофільтр». У осередках з назвами стовпців (найменування, кількість тощо) повинен з'явитися невеликий значок, при натисканні на який відкриється список, що випадає. Наявність такої стрілочки означає, що автофільтр увімкнено правильно. У цьому списку можна відсортувати дані зі спадання або зростання, вказати, щоб у таблиці відображалися лише перші 10 найменувань (у даному прикладі ця опція не спрацює) або щоб показувало якийсь певний товар (наприклад, черевики чоловічі). Також можна вибрати пункт «Умова» та вказати, наприклад, щоб програма відобразила всі товари, кількість яких менша або дорівнює 10.
Якщо стрілка автофільтра пофарбована в синій колір, це означає, що ця колонка вже була відсортована.
Хитрощі сортування
Припустимо, що користувач має таблицю, в якій присутній стовпець з назвами місяців року. І коли потрібно відсортувати його, наприклад, за зростанням, виходить приблизно так: серпень, квітень, грудень і т.д. А хотілося б, щоб сортування відбувалося звичною послідовності, тобто. січень, лютий, березень тощо. Зробити це можна за допомогою особливого налаштування за аркушем користувача.
Для цього необхідно виділити всю таблицю, відкрити вікно сортування і в полі «Порядок» вказати пункт «Список, що налаштовується». Відкриється нове вікно, де можна вибрати потрібну послідовність місяців на рік. Якщо такого списку немає (наприклад, назва місяців англійською), його можна створити самому, вибравши опцію «Новий список».
Відсортувати дані дуже легко. Зате можна отримати зручну таблицю або звіт для швидкого перегляду необхідної інформації та прийняття рішення.
У цій статті я покажу Вам, як у Excel виконати сортування даних за кількома стовпцями, заголовками стовпців в алфавітному порядку та за значеннями у будь-якому рядку. Ви також навчитеся здійснювати сортування даних нестандартними способами, коли сортування в алфавітному порядку або за значенням чисел не застосовується.
Думаю, всім відомо, як виконати сортування за стовпцем в алфавітному порядку або за зростанням / спаданням. Це робиться одним натисканням кнопки А Я(A-Z) та Я-А(Z-A) у розділі Редагування(Editing) на вкладці Головна(Home) або у розділі Сортування та фільтр(Sort & Filter) на вкладці Дані(Data):
Однак, сортування в Excel має набагато більше параметрів і режимів роботи, що настроюються, які не так очевидні, але можуть виявитися дуже зручними:
Сортування за кількома стовпцями
Я покажу Вам, як у Excel сортувати дані за двома або більше стовпцями. Робота інструмента показана на прикладі Excel 2010 – саме цю версію встановлено на моєму комп'ютері. Якщо Ви працюєте в іншій версії програми, ніяких труднощів виникнути не повинно, оскільки сортування в Excel 2007 та Excel 2013 працює практично так само. Різницю можна помітити лише у забарвленні діалогових вікон та формі кнопок. Отже, почнемо…
Сортувати дані за кількома стовпцями в Excel виявилося зовсім не складно, правда? Однак у діалоговому вікні Сортування(Sort) криється значно більше можливостей. Далі в цій статті я покажу, як сортувати рядок, а не стовпчик, і як упорядкувати дані на аркуші в алфавітному порядку за заголовками стовпців. Ви також навчитеся виконувати сортування даних нестандартними способами, коли сортування в алфавітному порядку або за значенням чисел не застосовується.
Сортування даних в Excel за заголовками рядків та стовпців
Я вважаю, що у 90% випадків сортування даних у Excel виконується за значенням у одному чи кількох шпальтах. Однак іноді зустрічаються не такі прості набори даних, які потрібно впорядкувати по рядку (горизонтально), тобто змінити порядок стовпців зліва направо, ґрунтуючись на заголовках стовпців або на значеннях у певному рядку.
Ось список фотокамер, наданий регіональним представником або завантажений з Інтернету. Список містить різноманітні дані про функції, характеристики та ціни і виглядає приблизно так:
Нам потрібно відсортувати цей список фотокамер за важливими для нас параметрами. Для прикладу насамперед виконаємо сортування за назвою моделі:
В результаті сортування у Вас має вийти щось на кшталт цього:
У розглянутому нами прикладі сортування за заголовками стовпців не має серйозної практичної цінності та зроблено лише для того, щоб продемонструвати Вам, як це працює. Таким же чином ми можемо зробити сортування нашого списку фотокамер за рядком, в якому вказані розміри, роздільна здатність, тип сенсора або за будь-яким іншим параметром, який вважаємо важливішим. Зробимо ще одне сортування, цього разу за ціною.
Наше завдання – повторити описані вище кроки 1 – 3. Потім на кроці 4 замість рядка 1 вибираємо рядок 4 , у якій зазначені роздрібні ціни (Retail Price). В результаті сортування таблиця виглядатиме ось так:
Зверніть увагу, що відсортовані виявилися дані не лише у вибраному рядку. Цілі стовпці міняються місцями, але дані не перемішуються. Іншими словами, на знімку екрана вище представлений список фотокамер, розставлений в порядку від найдешевших до найдорожчих.
Сподіваюся, тепер стало зрозуміло, як працює сортування рядка в Excel. Але що якщо наші дані мають бути впорядковані не за алфавітом і не за зростанням / спаданням?
Сортування в довільному порядку (за списком, що настроюється)
Якщо потрібно впорядкувати дані в якомусь особливому порядку (не за абеткою), то можна скористатися вбудованими в Excel списками, що налаштовуються, або створити свій власний. За допомогою вбудованих списків, що настроюються, Ви можете сортувати, наприклад, дні тижня або місяці в році. Microsoft Excel пропонує два типи таких готових списків – зі скороченими та повними назвами.
Припустимо, у нас є список щотижневих справ по дому, і ми хочемо впорядкувати їх за днем тижня або за важливістю.
Готово! Тепер домашні справи впорядковані днями тижня:
Примітка:Якщо Ви плануєте вносити зміни до цих даних, пам'ятайте, що додані нові або змінені існуючі дані не будуть відсортовані автоматично. Щоб повторити сортування, натисніть кнопку Повторити(Reapply) у розділі Сортування та фільтр(Sort & Filter) на вкладці Дані(Data).
Як бачите, сортування даних в Excel за списком, що настроюється - завдання зовсім не складне. Ще один прийом, якому ми повинні навчитися - сортування даних за власним списком, що налаштовується.
Сортування даних за власним списком
У нашій таблиці є стовпець Priority– у ньому вказані пріоритети завдань. Щоб упорядкувати з його допомогою щотижневі завдання від важливих до менш важливих, виконаємо такі дії.
Повторіть кроки 1 та 2 з попереднього прикладу. Коли відкриється діалогове вікно Списки(Custom Lists), в однойменному стовпці зліва натисніть НОВИЙ СПИСОК(NEW LIST) і заповніть потрібними значеннями поле Елементи списку(List entries). Уважно введіть елементи Вашого списку саме в порядку, в якому вони повинні бути розташовані в результаті сортування.
Натисніть Додати(Add), і створений Вами список буде додано до існуючих. Далі натисніть ОК.
Ось так виглядає наш список домашніх справ, упорядкованих за важливістю:
Сортування в Excel - це функція, вбудована в офісний пакет Microsoft Office, що дозволяє здійснювати аналітичні дослідження, швидко шукати необхідні показники. Якщо досконало вивчити, як зробити сортування в Excel, багато завдань, що супроводжуються аналізом даних, виконуватимуться швидко та з абсолютною точністю.
Для пошуку потрібної інформації застосовують спеціальні фільтри
Аналіз виконаної роботи, обсягів продажу, зростання прибутку, успішності учнів, закупівлі додаткових матеріалів супроводжуються виділенням параметрів, що мають максимальний та мінімальний показники. Звичайно, якщо таблиця невелика, то користувач зможе просто так знайти найкращий показник. Але в тих випадках, коли Excel має надмірно велику кількість рядків і стовпців, без застосування вбудованих функцій, що дозволяють відсортувати таблицю, знайти бажаний показник можна, але доведеться витратити велику кількість робочого часу.
Можна зробити набагато практичніше, ознайомитися з інформацією, як сортувати в Excel, і відразу приступити до практичного закріплення отриманих знань.
Фільтр по зростанню та спаданню
Відсортувати дані щодо зростання або спадання дуже просто. Необхідно лише з'ясувати, чи таблиця супроводжується численними формулами . Якщо це так, то найкраще перед тим, як сортувати дані, перенести таблицю на новий лист, що дозволить уникнути порушень у формулах або випадкового розриву посилань.
Крім цього, запасний варіант таблиці ніколи не завадить, оскільки іноді, заплутавшись у власних міркуваннях, бажаючи повернутися до початкового варіанту, здійснити це буде важко, якщо не буде створено попередньої копії.
Отже, спочатку необхідно виділити таблицю, яка підлягає проведенню аналізу. Далі слід перейти на новий аркуш, клацнути правою кнопкою миші, а потім клацнути по рядку «Спеціальна вставка». Перед користувачем з'явиться вікно з параметрами, серед яких потрібно вибрати параметр «Значення», після чого натиснути «Ок».
Тепер дублюючий варіант створено, тому можна розпочинати подальші дії. Щоб повністю зрозуміти, як відсортувати таблицю в Excel за зростанням, необхідно виділити знову всю таблицю, потім перейти у вкладку «Дані», там серед кількох інструментів буде і бажаний «Сортування», яким потрібно клікнути.
У вікні параметрів є рядок «Мої дані містять заголовки». Біля неї розташоване маленьке віконце, в якому слід поставити галочку. Залишається виставити в вікнах, що відкрилися, стовпець, який підлягає аналізу, а також варіант бажаного сортування: за зростанням або спаданням. Далі погоджуємося з виставленими параметрами, після чого таблиця продемонструє миттєво бажаний результат, позбавляючи багатогодинної виснажливої роботи.
Якщо необхідно здійснити сортування не у всій таблиці, а лише в одному стовпці, дії будуть практично такими ж, за винятком двох моментів. Спочатку слід виділити не всю таблицю, а лише бажаний стовпчик, а згодом, коли Excel запропонує автоматично розширити діапазон, щоб здійснити сортування, потрібно відмовитись від цього, встановивши галочку поряд із фразою «Сортувати в межах зазначеного діапазону».
Сортування за іншими параметрами
Іноді, працюючи в Excel, виникає необхідність відсортувати не числові значення за зростанням або зменшенням, а дещо інші параметри, тому можна ознайомитися з практичними порадами досвідчених користувачів, завдяки яким легко розібратися, як Excel відсортувати за датою або за форматом осередків.
Встановлення фільтра за датою та форматом
Принцип сортування залишається практично тим самим. Користувачеві потрібно виділити таблицю, вказати стовпець, який підлягає аналізу, після чого натиснути на одну з запропонованих дій: «Сортувати від старих до нових» або «Сортувати від нових до старих». Після таких дій таблиця відсортує всю інформацію чи дані за датою.
Іноді дуже важливо здійснити такі дії повторно. У таблиці вбудовано таку можливість. Немає необхідності повторно вводити кілька бажаних параметрів, достатньо у фільтрі натиснути на елемент «Повторити повторно».
Іноді фільтр може дати збій, але причиною, швидше за все, буде некоректне відображення деяких форматів. Зокрема, якщо в деяких осередках дані будуть внесені не у форматі дати, сортування буде здійснено не зовсім правильно.
Якщо виникла проблема відсортувати таблицю за форматом осередків, спочатку також бажано її перенести на новий аркуш, тільки тепер після натискання правою кнопкою миші по рядку «Спеціальна вставка» необхідно вибрати параметр «Формати». Тоді на новий лист будуть перенесені не тільки всі дані, а й формати, що застосовуються, а формули знову будуть виключені.
Залишається знову зайти у фільтр, у його параметрах вибрати сортування за кольором осередків, далі у колірному вікні, що відкрилося, вибрати колір, який після сортування повинен знаходитися вгорі або внизу. Після натискання на Ок таблиця видасть миттєвий результат.
Якщо щось пішло не так, потрібно знати, як скасувати сортування в Excel, скориставшись однією з двох нескладних дій. Можна просто натискати кілька разів дві одночасно затиснуті клавіші (Ctrl + Z) до тих пір, поки таблиця не набуде початкового вигляду. Якщо ж дій було скоєно багато, простіше відмінити сортування другим способом, закривши таблицю без збереження, після чого знову її відкрити і почати працювати.
Отже, робота з фільтром в Excel не становить складності. Достатньо одного разу, спираючись на рекомендації, відсортувати дані, як згодом стане зрозумілим настільки, що вам вже буде легко самостійно освоїти й інші параметри фільтра.
