Як у пошті аутлук налаштувати сповіщення про прочитання. Додавання та запит повідомлень про прочитання та повідомлень про доставку. Зміна способу обробки запитів на сповіщення про прочитання

У цій нотатці я хочу знову торкнутися теми програм для роботи з електронною поштою. Багато людей вважають за краще використовувати поштовий клієнт замість того, щоб користуватися веб-інтерфейсом пошти. І на це є явні причини.

Налаштувати підключення до поштового сервера досить просто. Раніше в нотатках блогу я згадував про налаштування безкоштовного поштового клієнта outlook express для підключення до яндекс пошти, а також підключення outlook 2010 до яндексу. У цих нотатках досить докладно розказано також переваги використання поштових клієнтів.

Поштові програми мають одну чудову функцію, про яку я хочу розповісти зараз. Ця функція дуже корисна, якщо ви хочете бути точно впевнені, що ваше повідомлення було доставлено одержувачу і одержувач його прочитав.

У доставці та прочитанні можна налаштувати двома різними способами.

Налаштування повідомлень для кожного листа окремо

Щоб налаштувати повідомлення для якогось конкретного листа, потрібно:
1. створити повідомлення в outlook 2010
2. Перейти до меню Параметри
3. У групі команд Відстеження позначте прапорцем потрібну опцію
3а. Повідомити про доставку, якщо ви хочете дізнатися, що повідомлення було успішно доставлено на поштовий сервер одержувача
3б. Повідомити про прочитання, якщо ви хочете дізнатися про прочитання вашого повідомлення

Налаштування повідомлень для всіх повідомлень

Якщо ви бажаєте ввімкнути повідомлення про доставку та прочитання для всіх своїх повідомлень, виконайте такі дії:
1. Перейдіть до меню Файл та виберіть Установки. Відкриється вікно параметрів outlook
2. Виберіть Пошта
3. Прокрутіть повзунок до параметрів відстеження.
3а. Встановіть прапорець на Повідомлення про доставку, щоб отримати підтвердження про доставку електронного повідомлення на сервер одержувача.
3б. Встановіть прапорець на Повідомлення про прочитання, якщо ви хочете отримувати підтвердження про прочитання ваших повідомлень.

Ложка дьогтю в бочку меду

Хочу заздалегідь попередити, що не всі поштові сервери підтримують сповіщення про доставку. Це залежить від установок конкретного сервера. Хоча більшість поштових систем підтримують цю корисну опцію.

Я записав спеціальне відео, де показую, як включити в outlook 2010 повідомлення про доставку та прочитання. Перегляньте це відео, щоб дізнатися докладно, як включаються і як працюють повідомлення.

Бажаю приємного перегляду!

Програма outlook 2010 є дуже потужною програмою для роботи з великими обсягами пошти. У неї вбудовані механізми розподілу пошти з урахуванням правил. Зручний графічний інтерфейс дозволяє помічати листи різними кольорами, створюючи тим самим категорії. Також у outlook 2010 дуже зручно створювати та зберігати свої контакти.

Це лише невеликий список можливостей outlook 2010. У майбутніх нотатках я розповім вам про цю програму докладніше. Слідкуйте за оновленнями.

Бажаю успіхів і до зв'язку!

P.S. Чи все було вам зрозуміло? А що не зрозуміло чи що хочете дізнатись ще?
Пишіть свої запитання у коментарях.

Щоб отримувати нові нотатки, як тільки вони з'являються на блозі, підписуйтесь на розсилку сайту та стрічку twitter на панелі передплати праворуч.

Адміністратори систем електронної пошти, які працюють безпосередньо з користувачами, добре знають про те, як вони дбають про доставку своїх повідомлень і найголовніше – повідомлення про прочитання. Звичайною справою є надсилання всіх вихідних повідомлень з повідомленнями про доставку та прочитання, а також створення правила Outlook для копіювання повідомлень до спеціальної папки. Якщо одержувач довго не відповідає, то робиться форвард повідомлення про прочитання і питанням: "Ну коли вже відповісте?"

З такими дбайливими користувачам проблем зазвичай немає, т.к. вони звикли все самі контролювати і при поштовій системі, що справно функціонує, зайвих питань не ставлять.

Проблеми ж виникають із користувачами, яким дізнатися про стан листа потрібно рідко. Саме від них йдуть часті запити про те, що листа не було доставлено одержувачу. У 99% випадків його було доставлено, просто отримувач не відповідає.

Для того, щоб скоротити кількість подібних запитів від користувачів Microsoft Exchange 2010 користувач може сам контролювати стан повідомлень.

Наприклад, можна в OWA вибрати відправлене повідомлення, натиснути праву кнопку миші та переглянути звіт про доставку.

Звіт має такий вигляд.

Це означає, що повідомлення ще перебуває у черзі.

І це означає, що повідомлення було успішно доставлено зовнішній сервер одержувача й у найчастіше дійшло до одержувача.

Подібний функціонал буде і в Outlook 2010, але я поки що не перевіряв.

Також користувач може перевірити статус надісланих повідомлень через ECP.

Я думаю, що досить довго доведеться переконувати користувачів, що статус повідомлень вони зможуть дивитися самі, але рано чи пізно вони перестануть турбувати адмінів із простих проблем доставки.

Повідомлення про доставку підтверджує доставку електронної пошти до поштової скриньки одержувача, але не гарантує, що воно було переглянуто або прочитано. Повідомлення про прочитання підтверджує відкриття надісланого повідомлення.

В Outlook одержувач повідомлення може відмовитися від надсилання повідомлень про прочитання. Існують і інші сценарії, в яких сповіщення про прочитання не надсилаються, наприклад, якщо поштова програма одержувача не підтримує сповіщення про прочитання. Неможливо змусити одержувача надіслати повідомлення прочитання.

Запит повідомлень про прочитання та доставку всіх надісланих повідомлень

Відстеження одного повідомлення

Відстеження відповідей на квитанцію про приймання

Відкрийте вихідне повідомлення, надіслане із запитом про доставку або сповіщення про прочитання. Це повідомлення зазвичай знаходиться у папці " Надіслані ".

На вкладці повідомленняу групі Показатинатисніть кнопку Відстеження.

Примітка: Відстеженняне відображається, доки не буде отримано хоча б одне надходження. Після отримання першого чека у поштовій скриньці може пройти кілька хвилин, перш ніж кнопка відстежуватибуде доступним.

У Microsoft Outlook є можливість стежити за ходом доставки відправлених вами повідомлень та їх прочитання адресатами, отримуючи повідомлення про доставку або прочитання кожного повідомлення. Потім вміст повідомлення автоматично записується на вкладку Відстеження вихідного повідомленняу папці «Надіслані». Може бути задано автоматичне видалення повідомлень з Список повідомлень. Список повідомлень – це правий бік головного вікна Microsoft Outlook, в якому відображається вміст вибраної папки.

Зміна правил позначки повідомлень як прочитаних

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри, а потім – вкладку Додатково;

Області читанняпоряд зі списком повідомлень.

Приховування заголовка повідомлення

1. В меню Видвиділіть пункт Впорядкувати за, а потім виберіть команду Налаштовується.
2. Сховати колонтитули.

Сховати колонтитули.

Видкоманду Область читання, а потім клацніть варіант праворуч або знизу.

Область читанняв меню Виді натисніть Вимкнено.

Області читання

Зміна виду та функціональності області читання

Для зміни правил позначки повідомлень як прочитаних:

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри, а потім – вкладку Додатково.
2. Натисніть кнопку "Область читання".
3. Виберіть потрібні параметри.

Щоб швидко викликати контекстне меню панелі читання, клацніть правою кнопкою миші на кордон Області читанняпоряд зі списком повідомлень.

Для приховування заголовка повідомлення:

1. В меню Видвиділіть пункт Впорядкувати за, а потім виберіть команду Налаштовується.
2. Натисніть кнопку «Інші установки».
3. У полі «Область читання» встановіть прапорець Сховати колонтитули.

Щоб відобразити заголовки повідомлень, зніміть прапорець Сховати колонтитули.

Щоб змінити положення області читання, виберіть меню Видкоманду Область читання, а потім натисніть варіант Праворучабо Знизу.

Щоб вимкнути область читання та бачити більшу частину списку повідомлень, виберіть команду Область читанняв меню Виді натисніть Вимкнено.

Щоб змінити розмір області читання, помістіть вказівник на лівий кордон Області читання, а потім, коли курсор набуде вигляду двонаправленої стрілки, перетягніть межу вправо або вліво.

За промовчанням у вхідних HTML-повідомленнях Outlook блокує зовнішній вміст, такі як посилання на зображення або звуки. Ці посилання у вихідному HTML-коді пов'язані із зовнішньою адресою в Інтернеті. Під час відкриття або перегляду повідомлення комп'ютер завантажує зовнішній вміст таким чином, щоб можна було відобразити зображення або відтворити звук. Іноді відправники небажаної пошти використовують завантаження зовнішнього вмісту для перевірки активності адреси електронної пошти та додавання цієї адреси до листа розсилки. За винятком параметрів, встановлених у діалоговому вікні Область читання(в меню Файлвиберіть команду Параметри, перейдіть на вкладку Додатковоі натисніть кнопку «Область читання»), зміни в області читання не можна зробити для всіх папок одночасно, а необхідно виконувати для кожної папки окремо.

Перегляд повідомлень

Як то кажуть, ну куди ж без цього. Власне для перегляду трьох перших рядків повідомлень у головному вікні Microsoft Outlook достатньо вибрати меню Видкоманду Автоперегляд. Щоб переглянути перші три рядки лише непрочитаних повідомлень, у меню Видвиділіть пункти Впорядкувати заі Поточна вистава, а потім виберіть команду Змінити поточне уявлення. Натисніть кнопку «Інші налаштування» та встановіть перемикач Непрочитанихелементів.

Також в Outlook ви можете переглядати вміст будь-якого елемента в області читання. Зокрема, можна читати вміст елементів, відкривати вкладення, переходити за гіперпосиланнями, використовувати кнопки голосування, переглядати відомості до виконання на інформаційній панелі Панель відомостей. Панель інформації – це область у верхній частині вікна повідомлення, зустрічі, контакту або завдання. У ній містяться відомості про те, чи було надіслано відповідь на повідомлення, чи було воно надіслано, відомості про стан підключення контакту, що використовує миттєві повідомлення, і так далі.) і відповідати на запрошення на збори.

В меню Видвиберіть команду Область читання, а потім – параметр «Праворуч або знизу». Щоб приховати область читання у меню Видвиберіть команду Область читання, а потім натисніть кнопку «Вимкнути». Якщо читати повідомлення в області читання для отримання інформації про електронну пошту для імені, двічі клацніть це ім'я в полі «Від», «Кому» або «Копія».

Читання звичайних текстових повідомлень

Якщо є підозра, що у повідомленнях формату HTML можуть міститися віруси, у Microsoft Outlook можна задати автоматичне відображення повідомлень, що відкриваються у форматі звичайного тексту. Однак це не гарантує повного захисту від вірусів чи сценаріїв. Сценарії виконуються без попередньої компіляції у повідомленнях електронної пошти.

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри, а потім – вкладку Налаштування.
2. Натисніть кнопку «Параметри електронної пошти» та встановіть прапорець навпроти Читати звичайні листи як звичайний текст. Щоб врахувати повідомлення з цифровим підписом, установіть прапорець навпроти Читати листи з цифровим підписом як звичайний текст.

Під час читання повідомлень із цифровим підписом у звичайному форматі цифровий підпис не працюватиме. Повідомлення можна прочитати, проте перевірка підпису для з'ясування відправника та автентифікації повідомлення буде неможлива. Якщо потрібно переглянути текстове повідомлення у вихідному форматі, перейдіть на інформаційну панель і виберіть або "Відобразити у вигляді HTML", або "Відобразити у вигляді форматованого тексту (RTF)".

Позначка повідомлень як прочитаних або непрочитаних

Заголовки непрочитаних повідомлень виділяються у папці «Вхідні» напівжирним шрифтом. Кількість непрочитаних повідомлень відображається поруч із ім'ям папки в області переходів.

Щоб виконати позначку повідомлень вручну:

1. Виберіть повідомлення, які потрібно змінити:
   • щоб виділити сусідні елементи, клацніть на першому елементі, натисніть клавішу Shift і, утримуючи її, клацніть по останньому елементу;
   • щоб виділити елементи, розташовані вразки, натисніть клавішу Ctrl і, утримуючи її, клацніть по потрібних елементах;
   • Щоб виділити всі елементи, у меню Правка виберіть команду Виділити все.

Вибір певних елементів можна спростити, змінивши поточне уявлення (Уявлення служать для перегляду одних і тих же даних у папці в різному порядку та в різних форматах. Для кожної папки є стандартні уявлення. Є також можливість створювати власні уявлення.) Наприклад, якщо потрібно знайти все повідомлення з однією темою, відкрийте папку, яка містить ці повідомлення, виберіть меню Видкоманду Впорядкувати за, а потім – команду Предмет. Виберіть потрібні повідомлення.

2. У меню Правка виконайте одну з таких дій:
   • Щоб позначити повідомлення як прочитане, виберіть команду Позначити як прочитані;
   • Щоб позначити повідомлення як непрочитане, виберіть команду Позначити як непрочитані;
   • Щоб позначити всі повідомлення в папці, виберіть команду Позначити всі як прочитані.

Якщо повідомлення, на яке було надіслано відповідь або яке було перенаправлено, позначається як непрочитане, як його символ, як і раніше, відображається відкритий конверт. Однак при сортуванні, угрупованні та фільтрації воно розглядається як непрочитане.

Щоб виконати автоматичну позначку повідомлень в області читання:

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри, а потім – вкладку Додатково.
2. Натисніть кнопку "Область читання".
3. Встановіть прапорець навпроти Позначити як прочитане під час перегляду в області читання, а потім введіть число у полі «Позначити як прочитане через n секунд».

Зміна способу обробки запитів на сповіщення про прочитання

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри.
2. Натисніть кнопку «Параметри відстеження».
3. Виконайте одну з таких дій:
   • надсилання повідомлень про прочитання під час їх запиту – встановіть перемикач Завжди надсилати відповідь;
   • відмови від надсилання повідомлень під час їх запиту – встановіть перемикач Ніколи не надсилати відповідь;
   • увімкнення повідомлення про запит повідомлення про прочитання – встановіть перемикач Запитувати, перед тим як надіслати відповідь.

Вибір дії після переміщення або видалення повідомлення

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри.
2. Натисніть кнопку "Параметри пошти".
3. У списку Після переміщення або видалення відкритого елемента виберіть потрібну дію.
4. Встановіть або зніміть прапорець навпроти Закривати вихідне повідомлення під час відповіді або пересилання.

Отримання повідомлень про доставку або прочитання повідомлень

Щоб настроїти повідомлення для всіх повідомлень:

1. В меню Файлвиберіть команду Параметри.
2. Натисніть кнопку "Параметри пошти".
3. Натисніть кнопку "Параметри відстеження".
4. Встановіть прапорець навпроти Повідомлення про прочитання або Повідомлення про доставку.

Щоб налаштувати отримання повідомлень для одного повідомлення:

1. У вікні повідомлення натисніть кнопку "Параметри".
2. У групі «Параметри» голосування та відстеження встановіть прапорець навпроти Повідомити про доставку цього повідомлення або Повідомити про прочитання цього повідомлення.