Як в visio вставити схему з word. Як конвертувати, переробити, перетворити схему з Visio на графічний файл. Вставка у документ

Створені у Visio 2010 схеми можна використовувати по-різному:

1. Вставте документ для подальшого друку.
2. Використовувати як електронний документ.
3. Зберегти передачі третім особам.
4. Роздрукувати на окремому аркуші.

Можливо, ви придумаєте інші призначення. Давайте подивимося, як відбувається робота із готовими схемами.

Вставка у документ

Розглянемо вставку схеми Visio 2010 у документ Word 2010 як найбільш поширений варіант використання. Освоївши його, ви легко впораєтеся і з іншими програмами Microsoft Office 2010.

Отже, у вас є документ із текстом, для якого ви намалювали спеціальну схему. У вікні Visio 2010 перейдіть на сторінку з потрібною схемою та натисніть . Зауважте, виділяти елементи не потрібно, інакше при вставці можлива поява надмірностей, наприклад у вигляді габаритних підписів до стін. Тепер перейдіть у вікно Word і натисніть . Схема буде вставлена, і ви можете використовувати її, як робите це зі звичайними впровадженими зображеннями: змінювати пропорції, положення, кут повороту і т.д.

Однак це не проста картинка. Двічі клацнувши по ній мишею, ви відкриєте редактор Visio у вікні Word (див. рис. 1). Навіть стрічка інструментів Word замінюється на стрічку Visio 2010 і лише вкладка "Файл"з відповідним набором команд немає.

Рисунок 1 - Редагування схеми Visio безпосередньо у вікні Word

Створювати схему цілком тут буде не дуже зручно, але для внесення швидких змін цей спосіб підходить ідеально. Щоб повернутися до редагування тексту, клацніть на будь-якій доступній частині вікна Word 2010.

Якщо в один із документів ви хочете вставити не всю схему, то створювати у Visio дублікат із виділеною частиною не потрібно. Виділіть потрібні елементи, скопіюйте їх та вставте в документ. Усі невиділені елементи зображення не будуть задіяні.

Рисунок 2 - Надмірності вставленої схеми

Як я й казав, при виділенні деяких елементів можуть виникнути надмірності (див. мал. 2). Так, біля стін з'явилися підписи. Чи можна їх уникнути, не створюючи нову схему? Так, спосіб є. Після вставки елементів, відкрийте вбудований редактор Visio 2010, двічі клацнувши мишею по впровадженому об'єкту, потім виділіть складові схеми ( ) і зніміть виділення. Підписи пропадуть.

Для вставки схеми повністю запускати Visio 2010 не обов'язково. У Word 2010 на вкладці "Вставка"виберіть кнопку "Об'єкт"та вкажіть шлях до збереженого документа *.vsd (див. мал. 3).

Рисунок 3 – Вставка схеми Visio через меню «Об'єкт»

Розмір файлу Word збільшиться на розмір файлу Visio. Якщо ви бажаєте цього уникнути, використовуйте опцію «Зв'язок із файлом». Однак, при передачі документа Word або при зміні шляху до схеми, впроваджене зображення буде втрачено. Щоб зберегти зв'язок під час передачі файлів, використовуйте відносний шлях. Наприклад, ваш документ збережено в певній папці під ім'ям document. docx. У тій же папці збережено і схему під назвою schema. vsd. Тоді відносний шлях буде schema. vsd. Введіть ім'я файлу у відповідний рядок, не натискаючи кнопку «Огляд»,та збережіть результат. Тепер під час передачі або переміщення обох файлів зв'язок збережеться.

Описані способи працюють і в PowerPoint, ось тільки швидке редагування в ньому неможливе - схема вставляється як растрове зображення.

Ви можете впроваджувати таким чином схеми Visio 2010 прямо в тіло повідомлення електронної пошти Outlook 2010, але я вважаю це найоптимальнішим варіантом. Адресат, який не використовує поштову програму Outlook, отримає не схему Visio, а набір файлів image001. emzі oledata. mso. І якщо перегляд векторного зображення у форматі EMZне важко, то редагувати схему не вийде. Краще прикріплюйте схему Visio 2010 як файл VSD, щоб надати можливість редагування, або зберігайте її як растрове зображення. Про збереження файлів у різні формати і йтиметься у наступному розділі.

Збереження файлу для передачі

Навіть якщо у користувачів ваших схем не буде встановлено Visio 2010, швидше за все, вони зможуть побачити малюнки, т.к. у дистрибутив Microsoft Office за замовчуванням включено засіб перегляду схем Visio. Якщо його там немає, знайти його можна на сайті Microsoft:

• Засіб перегляду Visio 2007 (7.7 МБ) + Пакет оновлень 2 (до 10 МБ)
• Засіб перегляду Visio 2010 beta (16.7 МБ для 32-розрядної та 29.5 МБ для 64-розрядної версії)

Але ці дистрибутиви досить об'ємні та вимагають додаткових зусиль для встановлення. Можливо, кінцевому користувачеві не захочеться зайвий раз рухати мишкою. Але ви можете експортувати свої схеми до множини графічних форматів, які будуть відкриватися на будь-якому комп'ютері. Розглянемо найбільш уживані їх ближче.

Малюнок 4 - Підтримувані формати файлів для збереження

Короткий висновок:використовуйте формати PNGабо GIFдля передачі схем, що не містять повнокольорові фотографії та градієнти. Для схем із фотографіями та градієнтами краще підійде JPEGз налаштуваннями якості вище 75%. Інші формати (за винятком рідної VSD) вам будуть потрібні досить рідко.

Зауважте, що вам потрібно повторити процедуру збереження в растровому форматі (PNG, GIF, JPEG та ін.) кожноюсторінки вашого документа.

Отримані зображення можна використовувати в Інтернеті, в документах, або якось інакше. Для їх відображення не потрібно ні Visio 2010, ні засіб перегляду файлів.

Друк схем

Відкрийте розділ "Печатка"на вкладці "Файл". Visio 2010 пропонує не такий великий набір опцій, як Word 2010. Тут є лише "Печатка", «Швидкий друк»і "Попередній перегляд".

При виборі «Швидкого друку» Visio 2010 виведе схему на принтер за замовчуванням із стандартними налаштуваннями. Ця опція існує для тих людей, кому не хочеться розумітися на діалогових вікнах. "Печатка"відкриє стандартне вікно друку, де можна керувати драйвером принтера. Але ми намалювали досить складну ілюстрацію і бажаємо отримати очікуваний результат, а не кота в мішку, тому виберемо "Попередній перегляд"(Див. рис. 6).

Рисунок 6 - Вікно попереднього перегляду перед друком

Тут відображається схема так, як вона виглядатиме на аркуші паперу. Зрозуміло, що монохромний принтер не зможе передати кольори, і ви повинні про це пам'ятати.

Натисніть кнопку «Колонтитули», щоб додати інформацію по верхньому або нижньому краю аркуша. У вікні можна вказати до шести таких елементів з різним розташуванням. Натиснувши кнопку з трикутником, можна вставити службову інформацію (див. мал. 7).

Рисунок 7 - Додавання колонтитулів

Натисніть кнопку "Параметри сторінки", щоб викликати діалогове вікно з налаштуваннями (див. мал. 8).

Рисунок 8 - Вікно налаштувань друку

За друк тут відповідає тільки одна вкладка з назвою, що говорить. «Налаштування друку». Ви можете вказати розмірпапери, орієнтаціювисновку та змінити масштаб. Якщо у вас є принтер формату більше, ніж А4, ви можете роздрукувати схему на відповідному аркуші, обравши його в списку «Папір у принтері», але найімовірніше принтер у вас стандартний - формату А4. Не маючи доступу до принтера великого формату, ви можете отримати велику схему, вказавши значення масштабупонад 100%, або збільшивши кількість сторінок завширшки чи висоту. Так, вказавши по 4 сторінки у кожному напрямку, ви зможете отримати схему формату А0 на принтері формату A4. Ось тільки обрізати та склеїти 16 листів доведеться самостійно. Але це вже окрема історія (див. мал. 9).

Рисунок 9 - Результат склеювання листів збільшеної схеми

Вибравши великий масштаб, у вікні попереднього перегляду ви побачите збільшене зображення. Для перемикання між частинами схеми використовуйте кнопки «Наступна/попередня плитка»(Див. рис. 6). Також ці кнопки відповідають за перемикання сторінок.

Зауважте, що якість Векторна ілюстрація не страждає від збільшення масштабу. Якщо ви спробуєте збільшити растрове зображення (JPEG-фотографію, наприклад), то неминуче отримайте розмитий відбиток з укрупненими артефактами стиснення (квадратна сітка, ореол на контрастних областях та ін.).

На друк можна вивести сіткудокумента, позначивши відповідний параметр. За промовчанням сітка не відображається.

Висновок

Visio 2010 досить тісно інтегрований з програмами Microsoft Office 2010. Це дає можливість зручного використання схем у документах різного роду (текстових, табличних та ін.). При цьому викликати програму для внесення невеликих правок немає потреби.

Незважаючи на те, що до складу офісного пакета входить засіб перегляду схем Visio 2010, досить часто виникатиме привід для збереження зображення в растровому форматі. Використовуйте формати GIF, PNG і JPEG, щоб досягти малого розміру файлу за великої універсальності. Подальше редагування експортованих схем буде утруднено, але часто в цьому немає потреби. У будь-якому випадку для себе слід залишати копію схеми у рідному форматі Visio 2010. VSD.

Схеми знаходять широке застосування в різних документах, але можуть бути роздруковані і окремо. У Visio 2010 вбудована можливість друку зображень як стандартного формату, так і на збільшеному, що в деяких випадках дозволяє обходитися без послуг типографії.

Іноді користувачам під час підготовки схем у програмі Microsoft Visio потрібно перетворити в різні графічні формати: BMP, PCX, GIF тощо. Вирішити це завдання стандартними засобами неможливо. Тому доводиться користуватися додатковими інструментами, наприклад програмою Universal Document Converter. Дана утиліта є віртуальним принтером, за допомогою якого можна швидко і просто конвертувати схему з Visio в графічний файл одного з поширених форматів.

Порядок перетворення схем з Visio на графічні файли:

«У нашому відділі ми використовуємо Microsoft Access та Microsoft Visio. Раніше для підготовки документів до здачі до архіву нам доводилося спочатку друкувати їх на принтері, а потім використовувати сканер для отримання файлів TIFF. В даний час ми використовуємо Універсальний конвертер документів, який заощаджує наш час та гроші. Для нас дуже важливо, що Універсальний конвертер документів дозволяє експортувати документи з різних додатків до одного багатосторінкового TIFF.»

Створені у Visio 2010 схеми можна використовувати по-різному:

1. Вставте документ для подальшого друку.
2. Використовувати як електронний документ.
3. Зберегти передачі третім особам.
4. Роздрукувати на окремому аркуші.

Можливо, ви придумаєте інші призначення. Давайте подивимося, як відбувається робота із готовими схемами.

Вставка у документ

Розглянемо вставку схеми Visio 2010 у документ Word 2010 як найбільш поширений варіант використання. Освоївши його, ви легко впораєтеся і з іншими програмами Microsoft Office 2010.

Отже, у вас є документ із текстом, для якого ви намалювали спеціальну схему. У вікні Visio 2010 перейдіть на сторінку з потрібною схемою та натисніть . Зауважте, виділяти елементи не потрібно, інакше при вставці можлива поява надмірностей, наприклад у вигляді габаритних підписів до стін. Тепер перейдіть у вікно Word і натисніть . Схема буде вставлена, і ви можете використовувати її, як робите це зі звичайними впровадженими зображеннями: змінювати пропорції, положення, кут повороту і т.д.

Однак це не проста картинка. Двічі клацнувши по ній мишею, ви відкриєте редактор Visio у вікні Word (див. рис. 1). Навіть стрічка інструментів Word замінюється на стрічку Visio 2010 і лише вкладка "Файл"з відповідним набором команд немає.

Рисунок 1 – Редагування схеми Visio безпосередньо у вікні Word

Створювати схему цілком тут буде не дуже зручно, але для внесення швидких змін цей спосіб підходить ідеально. Щоб повернутися до редагування тексту, клацніть на будь-якій доступній частині вікна Word 2010.

Якщо в один із документів ви хочете вставити не всю схему, то створювати у Visio дублікат із виділеною частиною не потрібно. Виділіть потрібні елементи, скопіюйте їх та вставте в документ. Усі невиділені елементи зображення не будуть задіяні.

Рисунок 2 – Надмірності вставленої схеми

Як я й казав, при виділенні деяких елементів можуть виникнути надмірності (див. мал. 2). Так, біля стін з'явилися підписи. Чи можна їх уникнути, не створюючи нову схему? Так, спосіб є. Після вставки елементів, відкрийте вбудований редактор Visio 2010, двічі клацнувши мишею по впровадженому об'єкту, потім виділіть складові схеми ( ) і зніміть виділення. Підписи пропадуть.

Для вставки схеми повністю запускати Visio 2010 не обов'язково. У Word 2010 на вкладці "Вставка"виберіть кнопку "Об'єкт"та вкажіть шлях до збереженого документа *.vsd (див. мал. 3).

Рисунок 3 – Вставка схеми Visio через меню "Об'єкт"

Розмір файлу Word збільшиться на розмір файлу Visio. Якщо ви бажаєте цього уникнути, використовуйте опцію «Зв'язок із файлом». Однак, при передачі документа Word або при зміні шляху до схеми, впроваджене зображення буде втрачено. Щоб зберегти зв'язок під час передачі файлів, використовуйте відносний шлях. Наприклад, ваш документ збережено в певній папці під ім'ям document. docx. У тій же папці збережено і схему під назвою schema. vsd. Тоді відносний шлях буде schema. vsd. Введіть ім'я файлу у відповідний рядок, не натискаючи кнопку «Огляд»,та збережіть результат. Тепер під час передачі або переміщення обох файлів зв'язок збережеться.

Описані способи працюють і в PowerPoint, ось тільки швидке редагування в ньому неможливе - схема вставляється як растрове зображення.

Ви можете впроваджувати таким чином схеми Visio 2010 прямо в тіло повідомлення електронної пошти Outlook 2010, але я вважаю це найоптимальнішим варіантом. Адресат, який не використовує поштову програму Outlook, отримає не схему Visio, а набір файлів image001. emzі oledata. mso. І якщо перегляд векторного зображення у форматі EMZне важко, то редагувати схему не вийде. Краще прикріплюйте схему Visio 2010 як файл VSD, щоб надати можливість редагування, або зберігайте її як растрове зображення. Про збереження файлів у різні формати і йтиметься у наступному розділі.

Збереження файлу для передачі

Навіть якщо у користувачів ваших схем не буде встановлено Visio 2010, швидше за все, вони зможуть побачити малюнки, т.к. у дистрибутив Microsoft Office за замовчуванням включено засіб перегляду схем Visio. Якщо його там немає, знайти його можна на сайті Microsoft:

• Засіб перегляду Visio 2007(7.7 МБ) + Пакет оновлень 2(До 10 МБ)
• Засіб перегляду Visio 2010 beta(16.7 МБ для 32-розрядної та 29.5 МБ для 64-розрядної версії)

Але ці дистрибутиви досить об'ємні та вимагають додаткових зусиль для встановлення. Можливо, кінцевому користувачеві не захочеться зайвий раз рухати мишкою. Але ви можете експортувати свої схеми до множини графічних форматів, які будуть відкриватися на будь-якому комп'ютері. Розглянемо найбільш уживані їх ближче.

Рисунок 4 – Підтримувані формати файлів для збереження

Короткий висновок:використовуйте формати PNGабо GIFдля передачі схем, що не містять повнокольорові фотографії та градієнти. Для схем із фотографіями та градієнтами краще підійде JPEGз налаштуваннями якості вище 75%. Інші формати (за винятком рідної VSD) вам будуть потрібні досить рідко.

Зауважте, що вам потрібно повторити процедуру збереження в растровому форматі (PNG, GIF, JPEG та ін.) кожноюсторінки вашого документа.

Отримані зображення можна використовувати в Інтернеті, в документах, або якось інакше. Для їх відображення не потрібно ні Visio 2010, ні засіб перегляду файлів.

Друк схем

Відкрийте розділ "Печатка"на вкладці "Файл". Visio 2010 пропонує не такий великий набір опцій, як Word 2010. Тут є лише "Печатка", «Швидкий друк»і "Попередній перегляд".

При виборі «Швидкого друку» Visio 2010 виведе схему на принтер за замовчуванням із стандартними налаштуваннями. Ця опція існує для тих людей, кому не хочеться розумітися на діалогових вікнах. "Печатка"відкриє стандартне вікно друку, де можна керувати драйвером принтера. Але ми намалювали досить складну ілюстрацію і бажаємо отримати очікуваний результат, а не кота в мішку, тому виберемо "Попередній перегляд"(Див. рис. 6).

Рисунок 6 – Вікно попереднього перегляду перед друком

Тут відображається схема так, як вона виглядатиме на аркуші паперу. Зрозуміло, що монохромний принтер не зможе передати кольори, і ви повинні про це пам'ятати.

Натисніть кнопку «Колонтитули», щоб додати інформацію по верхньому або нижньому краю аркуша. У вікні можна вказати до шести таких елементів з різним розташуванням. Натиснувши кнопку з трикутником, можна вставити службову інформацію (див. мал. 7).

Рисунок 7 – Додавання колонтитулів

Натисніть кнопку "Параметри сторінки", щоб викликати діалогове вікно з налаштуваннями (див. мал. 8).

Рисунок 8 – Вікно налаштувань друку

За друк тут відповідає тільки одна вкладка з назвою, що говорить. «Налаштування друку». Ви можете вказати розмірпапери, орієнтаціювисновку та змінити масштаб. Якщо у вас є принтер формату більше, ніж А4, ви можете роздрукувати схему на відповідному аркуші, обравши його в списку «Папір у принтері», але найімовірніше принтер у вас стандартний – формату А4. Не маючи доступу до принтера великого формату, ви можете отримати велику схему, вказавши значення масштабупонад 100%, або збільшивши кількість сторінок завширшки чи висоту. Так, вказавши по 4 сторінки у кожному напрямку, ви зможете отримати схему формату А0 на принтері формату A4. Ось тільки обрізати та склеїти 16 листів доведеться самостійно. Але це вже окрема історія (див. мал. 9).

Рисунок 9 – Результат склеювання листів збільшеної схеми

Вибравши великий масштаб, у вікні попереднього перегляду ви побачите збільшене зображення. Для перемикання між частинами схеми використовуйте кнопки «Наступна/попередня плитка»(Див. рис. 6). Також ці кнопки відповідають за перемикання сторінок.

Зауважте, що якість Векторна ілюстрація не страждає від збільшення масштабу. Якщо ви спробуєте збільшити растрове зображення (JPEG-фотографію, наприклад), то неминуче отримайте розмитий відбиток з укрупненими артефактами стиснення (квадратна сітка, ореол на контрастних областях та ін.).

На друк можна вивести сіткудокумента, позначивши відповідний параметр. За промовчанням сітка не відображається.

Висновок

Visio 2010 досить тісно інтегрований з програмами Microsoft Office 2010. Це дає можливість зручного використання схем у документах різного роду (текстових, табличних та ін.). При цьому викликати програму для внесення невеликих правок немає потреби.

Незважаючи на те, що до складу офісного пакета входить засіб перегляду схем Visio 2010, досить часто виникатиме привід для збереження зображення в растровому форматі. Використовуйте формати GIF, PNG і JPEG, щоб досягти малого розміру файлу за великої універсальності. Подальше редагування експортованих схем буде утруднено, але часто в цьому немає потреби. У будь-якому випадку слід залишати копію схеми в рідному форматі Visio 2010 – VSD.

Схеми знаходять широке застосування в різних документах, але можуть бути роздруковані і окремо. У Visio 2010 вбудована можливість друку зображень як стандартного формату, так і на збільшеному, що в деяких випадках дозволяє обходитися без послуг типографії.