Якою є структура електронних таблиць excel. Загальні відомості щодо excel. Що таке табличний процесор Excel

Електронні таблиці (або табличні процесори) - це прикладні програми, призначені щодо табличних розрахунків.

У електронних таблицях вся оброблювана інформація розміщується в осередках прямокутної таблиці. Відмінність електронної таблиці від простої у тому, що у ній є «поля» (стовпці таблиці), значення яких обчислюються через значення інших «полів», де розміщуються вихідні дані. Це відбувається автоматично при зміні вихідних даних. Поля таблиці, у яких розташовуються вихідні дані, називається незалежними полями. Поля, де записуються результати обчислень, називають залежними або полями, що обчислюються. Кожен осередок електронної таблиці має свою адресу, яка утворюється від імені стовпця та номера рядка, де вона розташована. Рядки мають числову нумерацію, а стовпці позначаються літерами латинського алфавіту.

Електронні таблиці мають великі розміри. Наприклад, електронна таблиця Excel, що найчастіше застосовується в IBM-сумісних комп'ютерах, має 256 стовпців і 16 384 рядків. Зрозуміло, що таблиця такого розміру не може поміститися на екрані. Тому екран – це лише вікно, через яке можна побачити лише частину таблиці. Але це вікно переміщається, і за його допомогою можна зазирнути у будь-яке місце таблиці.

Розглянемо, як міг би виглядати таблиця до підрахунку витрат школярів, які зібралися поїхати екскурсію до іншого міста.

Усього на екскурсію їдуть 6 школярів, у музей збирається піти 4 з них, а до цирку – 5. Квитки на потяг стоять 60 р., але можна поїхати і на автобусі, заплативши по 48 р. Тоді з'являється можливість або збільшити витрати на обід, або купити квитки в цирк дорожче, але на найкращі місця. Існує і безліч інших варіантів розподілу бюджету, відведеного на екскурсію, і всі вони можуть бути прораховані за допомогою електронної таблиці.

Електронна таблиця має кілька режимів роботи: формування таблиці (введення даних у комірки), редагування (зміна значень даних), обчислення за формулами, збереження інформації в пам'яті, побудова графіків та діаграм, статистична обробка даних, впорядкування за ознакою.

Формули, якими обчислюються значення залежних полів, включають числа, адреси осередків таблиці, знаки операцій. Наприклад, формула, за якою обчислюється значення залежного поля в третьому рядку, має вигляд: ВЗ * СЗ - число в комірці ВЗ помножити на число в комірці СЗ, результат помістити в комірку D3.

Працюючи з електронними таблицями користувач може використовувати і звані вбудовані формули (в Excel їх є близько 400), т. е. заздалегідь підготовлені певних розрахунків і внесені у пам'ять комп'ютера.

Більшість табличних процесорів дозволяють здійснювати впорядкування (сортування) таблиці за якоюсь ознакою, наприклад, за спаданням. При цьому в нашій таблиці на першому місці (у другому рядку) залишиться витрата на покупку квитків (максимальне значення - 360 р.), потім (у третьому рядку) виявиться витрата на відвідування цирку (100 р.), потім витрати на обід (60 р.) та нарешті в останньому рядку – витрати на відвідування музею (мінімальне значення – 8р.).

У електронних таблицях передбачено також графічний режим роботи, який дає можливість графічного представлення (як графіків, діаграм) числової інформації, що міститься в таблиці.

Електронні таблиці прості у спілкуванні, швидко освоюються непрофесійними користувачами комп'ютера й у багато разів спрощують і прискорюють роботу бухгалтерів, економістів, учених, конструкторів та людей цілого ряду інших професій, діяльність яких пов'язана з розрахунками.

Електронні таблиці. Призначення та основні функції.
Однією з найпродуктивніших ідей у ​​галузі комп'ютерних інформаційних технологій стала ідея електронної таблиці. Багато фірм розробники програмного забезпечення для ПК створили свої версії табличних процесорів – прикладних програм, призначених для роботи з електронними таблицями. З них найбільшої популярності набули Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, Supercalc фірми Computer Associates, Multiplan та Excel фірми Microsoft. Вітчизняні шкільні комп'ютери також оснащені спрощеними (навчальними) версіями табличних процесорів.

Табличні процесори (ТП) – зручний інструмент для економістів, бухгалтерів, інженерів, науковців – усіх тих, кому доводиться працювати з великими масивами числової інформації. Ці програми дозволяють створювати таблиці, які (на відміну реляційних баз даних) є динамічними, тобто містять так звані поля, значення яких автоматично перераховуються за заданими формулами при зміні значень вихідних даних, що містяться в інших полях. Працюючи з табличними процесорами створюються документи - електронні таблиці (ЕТ). Електронна таблиця (документ) створюється у пам'яті комп'ютера. Надалі її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний диск для зберігання, друкувати на принтері.

Середовище табличного процесора
Робочим полем табличного процесора є екран дисплея, у якому електронна таблиця представляється як матриці. ЕТ, подібно до шахівниці, розділена на клітини, які прийнято називати осередками таблиці. Рядки та стовпці таблиці мають позначення. Найчастіше рядки мають числову нумерацію, а стовпці - літерні (літери латинського алфавіту) позначення. Як і на шахівниці, кожна клітина має своє ім'я (адреса), що складається з імені стовпця і номера рядка, наприклад: А1, С13, F24 і т.п.

Але якщо на шахівниці всього 8х8 = 64 клітини, то в електронній таблиці осередків значно більше. Наприклад, у табличного процесора Excel таблиця максимального розміру містить 256 стовпців та 16384 рядки. Оскільки в латинському алфавіті всього 26 літер, то починаючи з 27-го стовпця використовуються дволітери, також в алфавітному порядку: АА, АВ, AC,..., AZ, ВА, ВВ, ВС,..., BZ, СА. .. Останній, 256-й стовпець має ім'я IY. Отже, існують осередки з такими, наприклад, іменами: DL67, HZ10234 тощо.

Електронні таблиці Excel. Основні відомості.

Подання даних як таблиць істотно спрощує аналіз інформації. Для вирішення завдань, які можна подати у вигляді таблиць, розроблені спеціальні пакети програм, які називаються електронними таблицями або табличними процесорами. Вони орієнтовані насамперед вирішення економічних завдань, проте з допомогою можна вирішувати математичні, фізичні та інженерні завдання, наприклад, здійснювати розрахунки за формулами, будувати графіки і діаграми.

Програма Excel входить до офісного пакета програм Microsoft Office і призначена для підготовки та обробки електронних таблиць під керуванням операційної оболонки Windows. Версії програми Excel 4.0 та Excel 5.0 призначені для роботи у Windows 3.1, а Excel 7.0 та 97 – для Windows-95/98. Є Excel-2000, що входить до пакета програм Office-2000, що працює в Windows-2000. Чим старша № версії Excel, тим вона досконаліша.

Програма Excel відноситься до основних офісних комп'ютерних технологій обробки числових даних.

Документом Excel є файл із довільним ім'ям та розширенням XLS. Такий файл *.xls називається робочою книгою (Work Book). У кожному файлі *.xls може розміщуватись від 1 до 255 електронних таблиць, кожна з яких називається робочим листом (Sheet). Одна електронна таблиця складається з 16384 рядків (row) та 256 стовпців (column), розміщених у пам'яті комп'ютера. Рядки пронумеровані цілими числами від 1 до 16384, а стовпці позначені літерами латинського алфавіту A,B,C,...,Z,AA,AB,AC,...,IY.

На перетині стовпця і рядка розташовується основний елемент таблиці – осередок (cell). У будь-яку комірку можна запровадити вихідні дані - число, текст, і навіть формулу до розрахунку похідної інформації. Ширину стовпця чи рядка можна міняти за допомогою миші. При введенні даних у осередок це відбувається автоматично, тобто. електронні таблиці є "гумовими". Для вказівки конкретного осередку використовується адреса, що складається з позначення стовпця та номера рядка, на перетині яких знаходиться осередок, наприклад: A1, B2, F8, C24, AA2 тощо.

Щоб зробити осередок активним, треба вказати в нього мишею і натиснути ліву клавішу миші. Осередок при цьому буде виділено прямокутною рамкою. При введенні формули треба спочатку вводити знак =, оскільки знак є ознакою формули. Прямокутна група осередків, задана першим і останнім осередком, що поділяються двокрапкою називається інтервалом. Приклад: C5: D10. Виділення групи осередків проводиться мишею.

Електронні таблиці Excel можна використовувати для створення баз даних. Програма Excel є багатовіконною. Вікнами є робочі листи Excel. Для сортування даних необхідно вказати мишею

Меню Дані, Сортування.

Для запуску Excel спочатку потрібно запустити Windows, потім знайти іконку Excel на робочому столі або меню кнопки Пуск і двічі клацнути по ній. Для старого Windows 3.1 необхідно відкрити вікно програмної групи MS Office (Excel 5.0) або Програми (Excel 4.0). У зазначених вікнах міститься програмний елемент Excel 4.0 або 5.0. Запуск Excel здійснюється подвійним клацанням миші за програмним елементом Excel.

Вгорі розташоване Головне (горизонтальне) меню, що випадає, що складається з 8 пунктів. Нижче меню розташована панель інструментів (кнопки із спеціальними значками).

Отримання допомоги, виклик довідкової системи Excel – клавіша F1 або знак? в меню. У довідковій системі Excel 5.0 є програма "Швидке знайомство".

Для створення файлу треба вказати мишею пункт меню Файл, потім пункт Зберегти Як, знайти на диску каталог, де буде файл, задати ім'я файлу. Можна використовувати клавішу F12 (Excel 4.0). Розширення файлу буде xls. Ім'я файлу, якщо його не встановити, буде book1.xls (Excel 5.0, Excel-97) або sheet1.xls (Excel 4.0).

Для оновлення (очищення) вікна в Excel потрібно вказати мишею пункт Файл і потім Створити файл або Ctrl-N в Excel 5.0-97. Для збереження файлу - п. меню Файл, Зберегти або Ctrl-S (Excel 5.0-97), або Shift-F12 (Excel 4.0).

Для того, щоб завантажити (рахувати) файл з диска - п. меню Файл, Відкрити файл або Ctrl-O (Excel 5.0-97), або Ctrl-F12 (Excel 4.0). Роздрук файлу - п. меню Друк або Ctrl-P (Excel 5.0-97) або Ctrl-Shift-F12 (Exel 4.0). Перед роздруком треба зробити виділення та обрамлення тієї ділянки таблиці із заповненими осередками, яку слід роздрукувати.

Для завершення (виходу з) Excel - пункт меню Файл і потім Вихід або Alt-F4. Якщо у вікні незбережений файл, його треба зберегти або вийти без збереження, але тоді інформація буде втрачена.

Файл, створений у Excel 4.0, можна прочитати в Excel 5.0 або Excel-97, але з навпаки. В Excel можна швидко заповнювати таблиці цифрами за формулою, наприклад, за допомогою Меню Правка, Заповнити Вниз.

В Excel можливе використання вбудованих інструментів: Майстри Діаграм для побудови графіків, Майстри Функцій для математичних обчислень, програми для створення малюнків (як і в Word).

Щоб викликати Майстра Функцій, потрібно взяти Меню Вставка, Функція, вибрати необхідну функцію зі списку вбудованих функцій.

Для виклику Майстра Діаграм треба взяти Меню Вставка, Діаграма. Але спочатку виділяють стовпець чисел.

Для виклику програми створення малюнків треба взяти Меню Вставка, Об'єкт, вибрати MS Draw у списку об'єктів. Для виклику зазначених об'єктів також можна використовувати відповідні кнопки на панелі інструментів. Excel є власна програма створення малюнків.

Для вставки в електронну таблицю Excel графічного файлу *.bmp, *.wmf та ін треба вказати мишею Меню Вставка, Малюнок, вибрати на диску необхідний графічний файл, що містить малюнок, та ОК.

В Excel, як і Word, можливий обмін інформацією (текст, графіка, формули, діаграми тощо) з іншими програмами (Word, MS Works, PaintBrush та інших.) через Буфер Обміну Windows.

Копіювання, вирізання та вставка виділеного вмісту осередків здійснюється також як і в Word 6.0 через пункт меню Вставка або відповідних кнопок на панелі інструментів.

Microsoft Excel (надалі просто – Excel) – це програма виконання розрахунків та управління так званими електронними таблицями.

Електронна таблиця-основний засіб, що використовується для обробки та аналізу цифрової інформації засобами обчислювальної техніки. Хоча електронні таблиці в основному пов'язані з числовими або фінансовими операціями, вони також можуть використовуватися для різних завдань аналізу даних, надаючи користувачеві великі можливості автоматизації обробки даних.

Excel дозволяє виконувати складні розрахунки, в яких можуть використовуватися дані, розташовані в різних сферах електронної таблиці і пов'язані між собою певною залежністю. Для виконання таких розрахунків у Excel існує можливість вводити різні формули в комірки таблиці. Excel виконує обчислення та відображає результат у комірці з формулою. Доступний діапазон формул - від простого складання та віднімання до фінансових та статистичних обчислень.

Важливою особливістю використання електронної таблиці є автоматичне перерахунок результатів при зміні значень осередків. Наприклад, можна використовувати Excel для виконання фінансових розрахунків, обліку та контролю кадрового складу організації тощо. Excel також може будувати та оновлювати графіки, засновані на введених числах.

Файл, із яким працює Excel, називається книгою. Книга зазвичай складається з декількох робочих аркушів, які можуть містити таблиці, тексти, діаграми, малюнки.

Книга є добрим організаційним засобом. Наприклад, можна в одній книзі зібрати всі документи (робочі аркуші), що належать до певного проекту (завдання), або всі документи, які проводяться одним виконавцем. Основа робочого листа (рис. 79) є сіткою з рядків і стовпців. Осередок утворюється перетином рядка і стовпця. Виділений мишею осередок (осередки) називається активним (на рис. 77 активний осередок виділено рамкою).

Рис. 79. Елементи таблиці

Рядок у робочому аркуші ідентифікується ім'ям (цифрою), яке з'являється на лівій стороні робочого аркуша.

Стовпець у робочому аркуші також ідентифікується ім'ям (літерами латинського алфавіту), яке з'являється вгорі робочого аркуша.

Робочий лист книги Excel може містити до 65536 рядків і 256 стовпців.

Осередок – основний елемент таблиці – має свою унікальну адресу, що складається з номера стовпця та рядка, наприклад Е4.

Кожна комірка містить один елемент інформації, чи це цифрове значення, текст або формула.

Команди запуску програм Office описані в попередньому розділі. При вході в програму відкривається вікно Excel і на екрані виводиться порожня робоча книга з ім'ям Книга 1.

При відкритті раніше створеного файлу у вікні Excel з'являється книга із введеними даними.

Робоча книга в Excel - це файл, у якому зберігаються та аналізуються дані. Файл робочої книги складається з кількох робочих аркушів, які можуть містити таблиці, тексти, діаграми чи малюнки. Кожен робочий лист ідентифікується ім'ям, яке з'являється на ярлику листа.

Загальні елементи вікна програм Office описані в попередніх розділах. Розглянемо докладніше специфічні елементи вікна Excel (рис. 80).

Рис. 80. Вікно Excel

Рядок стану містить інформацію про активний документ, вибрану команду меню, індикатори режимів клавіатури. У ній користувач отримує повідомлення про те, як виконати розпочату команду до кінця та переглянути проміжні результати деяких обчислень.

Рядок формул показує формулу (якщо вона присутня в осередку) або дані, що містяться в активному осередку. У рядку формул можна вводити та редагувати текст, числа та формули.

В активну комірку можна вводити і редагувати дані безпосередньо в комірці або рядку формул.

Ярлики використовуються для ідентифікації листа в робочій книзі, За замовчуванням листи нумеруються Аркуш 1, Аркуш 2 і т.д.

Кнопки прокручування зліва внизу вікна використовуються для перегляду ярликів аркушів та для переміщення між аркушами в робочій книзі, що містить велику кількість аркушів.

Створення нової робочої книги

Так само як і в Word, кожна робоча книга, створена Excel, ґрунтується на деякій моделі, яка називається шаблоном. За промовчанням Excel створює нову робочу книгу на шаблоні з ім'ям КнижкаШаблон зберігає інформацію про форматування осередків і робочих аркушів, а також панелях інструментів, що використовуються.

Натиснувши кнопку Створити (New)на стандартній панелі інструментів можна створити нову, порожню робочу книгу на базі шаблону, прийнятого за замовчуванням.

Створення книги на основі вибраного шаблону

1. Виберіть команду Створити (New)з меню Файл,

1. Виберіть потрібну закладку, щоб визначити категорію шаблону створюваної робочої книги.
2. Потім виберіть шаблон або майстер, на якому буде ґрунтуватися нова робоча книга.

Шаблони можуть бути створені заздалегідь і можуть містити елементи форм для звітів, що включають накладні, боргові зобов'язання, фінансові звіти та ін, прийняті в конкретній організації (рис. 81).

Рис. 81. Шаблон Платіжні форми (лист Накладна)

Переміщення всередині робочої книги

Вікно робочої книги показує лише частину аркуша відкритої електронної таблиці. Щоб переглянути різні частини аркуша, використовуються вертикальні або горизонтальні бігунки для прокручування аркуша по вертикалі та по горизонталі відповідно. Положення бігунка Показує відносне розташування вікна екрана всередині робочого аркуша. Використання бігунків змінює область перегляду, але не переміщує активну комірку.

У великих таблицях дані можуть бути і поза видимого вікна екрана. Для переміщення активного осередку з одночасним прокручуванням вікна використовуються клавіші та клавіатурні поєднання.

Таблиця 16. Клавіші та клавіатурні поєднання переміщення активного осередку

Щоб перейти до будь-якої комірки в робочій книзі, можна використовувати посилання на комірку (мал. 82).

Рис. 82. Діалогове вікно Перехід

1. Виберіть команду Перейти з меню "Правка" (Edit, Go To)або натисніть на клавіатурі клавішу F5.
2. Введіть посилання на осередок (наприклад, осередок С2) та натисніть OK.

Цю операцію зручно використовувати для переходу до осередку з відомою адресою у великих таблицях, що містять кілька десятків рядків або стовпців.

Для переміщення між аркушами в робочій книзі використовуються ярлики аркушів та кнопки прокручування ярликів. Щоб перейти на інший аркуш, потрібно клацнути по ярлику цього аркуша.