Програма реєстрації документів організації 4.2. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції до ас "електронний журнал кореспонденції"

Програма призначена для реєстрації та ведення вхідної, вихідної кореспонденції та внутрішніх документів (наказів, розпоряджень тощо).

Показати повністю &darr,

Реєстрація документів організаціїЗавантажити >>> безпечна завантаження free SOFT

5 2017-01-23 18:59:32

Дякую за програму. Два місяці тому встановив у нашу канцелярію, секретарі дуже задоволені, начебто завжди у ній працювали. Пошук, контроль термінів, звіти, зберігання сканів – все дуже зручно.

5 2016-08-27 13:24:05

Шановний Васяне, все функціональні можливостіпрограми докладно описані в Посібнику користувача на сайті програми, якщо у програмі не вистачає якихось можливостей, або щось на Вашу думку не коректно працює, Ви можете надіслати Ваші побажання на [email protected], намагатимемося реалізувати їх у наступних версіях. Якщо потрібні якісь розширені можливості, їх можна зробити на замовлення.

2 2016-08-02 17:29:53

Дякую! Дуже зручна та гарна програма!

5 2016-03-25 11:59:02

Мені дуже сподобалася програма реєстрації документів організації 4.0, все працює без проблем, а головне - зручно. Дякую.

5 2015-06-17 10:46:48

Нормальна програма, все працює, дуже зручно, до цього перепробувала багато програм, шукала безкоштовні (насправді безкоштовних программало) тут все зрозуміло, можна прикріплювати файли, що неоціненно зручно. Особливо у Вас немає у штаті секретаря. Ставлю 5

5 2015-05-19 22:20:05

Ви можете надіслати точний текст помилки на [email protected]надішлемо Вам на e-mail рекомендації щодо усунення помилки. Деякі варіанти вирішення проблем описані в розділі Підтримка на сайті розробників, підрозділ Рішення можливих проблемпри встановленні та роботі програм та бібліотек. Будь-які питання щодо встановлення або роботи програм можна поставити по e-mail або телефону, вказаному на сайті програми.

Завантажив програму та бібліотеки. Встановив на роботі за допомогою сис.адміна на сервер. Організував доступ 3-х користувачів. кількість рядків). Зависання усувається лише перезавантаженням комп'ютера.

Скачала програму, все нормально, АЛЕ вона чомусь не відкривається! взагалі ніяк, нічого не пише, просто нічого не відбувається і все! ((

Найважливішою частиною роботи секретаря є реєстрація документів. Вона полягає в обліку та фіксації відомостей про документи в обліковій формі з метою забезпечення їх збереження та пошуку необхідної інформації.

Найбільша економічна ефективність досягається при централізованій системі обліку, тобто при зосередженні всіх реєстраційних операцій в одному місці, Централізація обліку документів створює умови для одноразової реєстрації та механізації окремих операцій. Централізована система дає змогу створити єдиний інформаційний центр підприємства, а також вести оперативний контроль за широким колом документів. Структурні підрозділи у своїй звільняються від численних дублюючих операцій.

Обов'язкову реєстрацію підлягають документи, що надходять із вищих організацій, заяви та скарги громадян, кореспонденція від інших організацій, що потребує рішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання. До цієї групи належить найважливіша внутрішня документація – накази, протоколи, доповіді тощо. Реєструється також цінна і замовна кореспонденція

На документи, які не підлягають реєстрації, має бути складений спеціальний перелік. У перелік документів, що не реєструються, включають: документи, що надсилаються для відома; первинну документацію бухгалтерського обліку всі документи, що фіксуються у функціональних підрозділах в особливих облікових формах і т. д. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, затверджується керівником установи та включається як додаток до інструкції з діловодства.

Раціональній роботі з реєстрації документів сприяє застосування єдиних способів ведення облікових форм фіксації облікових даних та індексації документів.

Основу індексації документів складають умовні позначення структурних підрозділів, номери справ за номенклатурою, порядкові вхідні вихідні номери. Так, індекс 01/05/56 вхідного документа включає: 01 – індекс структурного підрозділу; 05 – номер справи за номенклатурою; 56 – індивідуальний порядковий номер вхідного документа, наданий під час реєстрації.

В організаціях з великою кількістю кореспондентів можна використовувати кодові позначення кореспондентів.

Внутрішні розпорядчі документи та протоколи, що мають індивідуальний облік, як правило, отримують як індекс лише порядкові номери з початку року. Ініціативні та відповідні документи мають один індекс, який присвоюється ініціативному документу, а потім переноситься на документ у відповідь.

У практичній діяльності найбільшого поширення набули 2 форми реєстрації документів – карткова та журнальна.

При журнальному способі реєстрації багаторазово враховується той самий документ під час його проходження інстанціями (через канцелярію, підрозділ тощо. буд.), що призводить до помітних втрат робочого дня. За його використання неможлива механізація процесів обліку, довідкової роботи та контролю виконання. Тому журнальна система може бути ефективно використана лише в організаціях з невеликим документообігом – до 1000 документів на рік, а також для обліку спеціальних видів документації, яка потребує особливої ​​безпеки.

Карткова форма дозволяє застосовувати принцип одноразовості реєстрації шляхом заповнення на машинці необхідної кількості карток на кожен документ. Крім того, облік на картах може вести кілька осіб одночасно. Перевагою цього є також можливість механізації процесів роботи з картами починаючи від їх заповнення і закінчуючи сортуванням.

Кількість екземплярів карток, що заводяться на кожен документ, визначається його змістом та маршрутом руху. Ініціативні та відповідні документи, пов'язані єдністю індексу, реєструються на одній карті, тобто дані документа у відповідь будуть зафіксовані в карті, на якій раніше був зареєстрований ініціативний документ.

Після обліку документів реєстраційні картки розміщуються у контрольних та обліково-інформаційних картотеках, що становлять основу довідкового апарату до службових документів.

Довідкова картотека ділиться на 2 частини: на невиконані та виконані документи. Перша частина картотеки служить для пошуку документа у його виконання по кореспондентам, виконавцям чи термінам виконання. Друга частина будується за виробничо-галузевою схемою, що відображає напрямок, функції, питання та ділянки роботи цієї організації. Схемою систематизації карток може бути номенклатура справ. Така картотека повинна охоплювати сукупність реєстрованої вхідної, вихідної та внутрішньої документації організації чи структурного підрозділу. Головна пошукова ознака документа – його зміст. Розділи та рубрики картотеки відповідатимуть розділам та статтям номенклатури справ. Послідовність поділів картотеки також визначається номенклатурою справ.

Карти з розділів першої частини у міру виконання документів із проставленими в них необхідними відмітками переміщуються у відповідний розділ та рубрику другої частини картотеки. На деякі специфічні групи документів можна заводити окремі картотеки, наприклад, картотеки наказів.

Підбиваючи підсумки:Оскільки найважливішою частиною роботи секретаря є реєстрація документів, що полягає в обліку та фіксації відомостей про документи в обліковій формі з метою забезпечення їх збереження та пошуку необхідної інформації, необхідно володіти цією процедурою досконало.

04.02.2016 Реєстрація кореспонденції на комп'ютерімає ряд безперечних переваг у порівнянні зі звичайними неелектронними журналами. Ось лише кілька з них, які суттєво спрощують реєстрацію документів і підвищують ефективність ведення внутрішнього діловодства компанії.
1. Єдина довідкова система. Сформовані спочатку довідники (співробітників, видів кореспонденції, адресатів та ін.) дозволяють ефективно використовувати їх надалі: виключають неоднозначне трактування однакових значень, використовуються при пошуку та відборі документів за певними ознаками (документи на конкретного виконавця, за видами кореспонденції, за номенклатурою) та ін), використовуються у підсумковій звітності з діловодства.
2. Вхідні та вихідні документи(кореспонденція) знаходиться в єдиній картотеці, на відміну від паперових журналів при звичайній реєстрації. Ця картотека може мати необмежений (порівняно зі звичайними журналами) розмір і зберігати у собі документи за історію компанії. Це дозволяє оперативно знаходити необхідні документи в електронному архіві.
3. Можливість зберігання електронної картотеки кореспонденціїкопій паперових документів(Сканованих, електронних файлів, підписаних ЕЦП (електронним підписом). При колективному використанні такого електронного журналу кореспонденції (у комп'ютерної мережікомпанії) кожен співробітник відповідно до свого рівня доступу (роллю) може мати миттєвий доступ до потрібного зареєстрованого вхідного/вихідного документа, а також його електронної копії. При використанні ЕЦП усередині компанії існує можливість відмовитися від звичайних паперових носіїв, що суттєво знижує фінансові витрати.
4. Контроль за виконанням вхідних документів. Ефективність проти звичайним журналом також очевидна. Це швидкість відбору документів, що знаходяться на контролі, можливість здійснення не лише поточного контролю, а й попереднього (майбутніх періодів). Детально про контроль за виконанням вхідної кореспонденції
5. Друк вихідних документів: реєстрів зареєстрованої вхідної/вихідної кореспонденції, реєстрів документів, які знаходяться на контролі (мають строки виконання), резолюції документа, реєстраційної картки, відомостей про рух документа. У всіх випадках під час друку документів використовуються готові шаблони. Це дозволяє в автоматичному режиміза секунди отримувати готові документи.
Наведені переваги електронних журналів, порівняно з паперовими, далеко не повні.
Метою цієї статті є познайомити читача з можливостями програми АС "" під час реєстрації вхідних/вихідних документів. Описані вище переваги також реалізовані у ній.

В програмі Електронний журнал кореспонденціїреєстрація вхідних та вихідних документів здійснюється у картотеці документів. Активація режиму електронної картотеки документів здійснюється вибором пункту головного меню програми "Реєстрація - Картотека документів":

Зовнішній вигляд картотеки документів АС Електронний журнал кореспонденції має вигляд:


Детально інтерфейс картотеки документів (призначення окремих елементів панелі інструментів картотеки, контекстне менюкартотеки, таблиця даних) описаний у посібнику користувача п. 3.2.1 - 3.2.3. ().
Для реєстрації вхідного або вихідного документа в електронній картотеці документів АС "Електронний журнал кореспонденції" необхідно натиснути кнопку "Функції - Новий" на панелі інструментів. Програма відкриє вікно для реєстрації документа:

Залежно від вибору поля "Класифікація кореспонденції" буде продовжено реєстрацію вхідного або вихідного документа.

Для вхідного документа реєстраційна картка має зовнішній вигляд:


Після введення відомостей про вхідний/вихідний документ до реєстраційної картки для завершення реєстрації документа необхідно в панелі інструментів натиснути на кнопку "Зберегти F2" (є альтернативний спосібзбереження документів – клавіша клавіатури F2).
Після збереження документа, відомості про нього будуть відображені в таблиці даних електронної картотеки.
Детальнішу інформацію про реєстрацію кореспонденції у програмі АС Електронний журнал кореспонденції див. Посібник користувача п.3.2.4-3.2.10 (