Редагування та форматування даних у осередках робочих аркушів Excel. Редагування та форматування даних у осередках робочих листів Excel Редагування даних excel

Дані завжди вводяться в активну комірку, де знаходиться зелена рамка. При першому запуску програми Excel за замовчуванням активний осередок А1 (рис. 3.1). Для активізації іншого осередку необхідно помістити на неї рамку виділення. Це можна зробити, клацнувши на ній кнопкою миші або перемістивши рамку до потрібного осередку за допомогою клавіш керування курсором. Вибравши комірку, наберіть у ній текст, число або формулу (про введення складних формул з використанням вбудованих функцій Excel буде розказано в окремому параграфі).

Найпростіший приклад таблиці, створеної Excel, представлений нижче на рис. 3.2.

Рис. 3.1.

Рис. 3.2.

При введенні десяткових дробів використовуйте кому. Числа, що містять точку, дефіс або сліш, Excel сприймає як дати. Так, якщо ви наберете в осередку 1.5, 1/5 або 1-5, система розпізнає цей запис як перше травня поточного року, трансформувавши його на 01.травень. Повну дату (у форматі «ДД.ММ.ЕЕЕГ» - 01.05.2013) можна побачити у рядку формул, виділивши

осередок. Для введення дати, що містить інший рік, наберіть послідовно через точку, дефіс або слєш, число, місяць та рік. Двокрапка використовується для введення часу. Так, якщо ви наберете в осередку 3:15, Excel розпізнає цей запис як час 3:15:00.

Щоб завершити введення та переміщення до наступної нижньої комірки, натисніть клавішу Enter, а для переходу до комірки, розташованої праворуч від поточної, натисніть клавішу Tab або використовуйте мишу або клавіші керування курсором для переходу до інших комірок.

Якщо ширина тексту, що вводиться, перевищує ширину комірки, він буде накладатися на порожні комірки праворуч, але не заповнювати їх. Якщо ж у осередках, що знаходяться праворуч, є дані, то текст, що набирається, не буде перетинатися з ними. При видаленні з комірки рамки виділення текст буде обрізаний по ширині, але побачити його цілком можна в рядку формул, клацнувши на комірці. Однак існує простий спосіб позбутися накладання - змінити ширину стовпця з цим осередком. Для цього наведіть вказівник миші на праву межу заголовка стовпця і, коли він набуде вигляду двонаправленої стрілки, натисніть ліву кнопку миші і перетягніть межу вправо доти, доки не відобразиться весь текст. Саме таким чином було збільшено ширину першого стовпця на рис. 3.2. Для точної ширини стовпця слідкуйте за значенням у підказці під час перетягування кордону. Для зміни ширини стовпця автоматично по найдовшому вмісту осередку, що знаходиться в цьому стовпці, просто виконайте подвійне клацання по правій межі заголовка стовпця.

Візуалізувати текст, що не вміщується по ширині комірки, можна й іншим способом – перенесенням за словами за рахунок збільшення висоти рядка. Виділіть клацанням кнопки миші необхідний осередок і на вкладці Головна у групі Вирівнювання натисніть кнопку Перенести текст Ш 1 Перенести текст. При цьому висота рядка, в якому знаходиться осередок, буде збільшена так, щоб її прихований вміст повністю відобразився. Для перенесення тексту за словами висоту комірки можна міняти і вручну: перетягуванням за кордон заголовка, як у випадку стовпця.

Для введення простих формул, що містять лише арифметичні знаки (+, -, *, /), виконайте такі дії:

• виділіть клацанням осередок, в який потрібно помістити формулу;
• введіть знак рівності = (це потрібно робити завжди при наборі формул);
• введіть адреси осередків, значення яких братимуть участь у розрахунку. Для цього натисніть на першій з них. При цьому осередок буде виділено рамкою, що біжить, її адреса з'явиться в осередку введення (рис. 3.3);
• наберіть з клавіатури арифметичний знак (множення позначається зірочкою - *, поділ слішем - /, а зведення в ступінь знаком циркумфлекс- Л) і клацніть виділіть другий осередок для вставки її адреси (мал. 3.3) або ж наберіть адресу з клавіатури, переключившись на англійську розкладку;
• натисніть на клавіатурі Enter, щоб завершити введення.

У результаті в осередку відобразиться результат обчислення.

Рис. 3.3.

Ви можете поєднувати в одній формулі кілька арифметичних операцій. За необхідності використовуйте дужки, як і у разі стандартного записуматематичних виразів. Наприклад, якщо потрібно скласти значення двох осередків, потім результат поділити на число, що знаходиться в третьому осередку, у вигляді формули це виглядатиме таким чином: =(B2+C2)/D2. При введенні формули адреси осередків вказуйте клацання або набирайте вручну.

Щоб видалити вміст клітинки, виділіть її клацанням і натисніть клавішу Delete; якщо потрібно набрати в заповненому осередку нові дані, попередні видаляти не обов'язково - просто виділіть її та почніть введення. Старі дані будуть автоматично замінені.

Осередок може містити великий текстовий фрагмент або складну формулу, які повністю видаляти для внесення змін нераціонально. Слід двічі клацнути кнопкою миші на комірці, встановити курсор у потрібне місце для редагування або клацнути у рядку формул у потрібній частині арифметичного виразу, внести необхідні зміни та натиснути клавішу Enter.

Ви можете відмовитись від редагування осередку, навіть якщо вже почали виконувати його. Для цього просто натисніть клавішу Esc. При цьому в осередку буде відновлено вихідні дані. Щоб скасувати вже досконалу дію, натисніть стандартне поєднання клавіш Ctrl+Z або кнопку Скасувати на Панелі швидкого доступу.

При зміні значень у осередках, на які посилається формула, результат обчислень у осередку, що містить формулу, буде автоматично перерахований.

Автозавершення. Часто при заповненні таблиці доводиться набирати той самий текст. Функція автозавершення, що є в Excel, допомагає значно прискорити цей процес: якщо система визначить, що частина тексту, що набирається, збігається з тим, який був введений раніше в іншому осередку, вона підставить недостатню частину і виділить її сірим кольором (рис. 3.4).

Рис. 3.4.

Можна погодитись із запропонованим варіантом та перейти до заповнення наступного осередку, натиснувши клавішу Enter , або продовжити набирати потрібний текст, не звертаючи уваги на виділення при збігу перших кількох літер.

Автозаповнення. Механізм автозаповнення зручно застосовувати, коли в комірки потрібно ввести будь-яку послідовність даних.

Автозаповнення можна використовувати при введенні часу, дат, днів тижня, місяців, також комбінацій тексту з числом. Для цього достатньо ввести лише перше значення. Принцип заповнення інших клітинок Excel визначить самостійно, збільшуючи поточне значення на одиницю (рис. 3.5). При необхідності ввести ці ж величини з певним інтервалом надійде описаним вище чином, ввівши два перші значення, щоб Excel визначив різницю між ними.

Працюючи з осередками важливо розділяти поняття: «вміст осередки» і «формат осередки». Вміст – це введені дані. До формату відноситься не тільки форматування, застосоване до осередку (вирівнювання вмісту, параметри шрифту даних, заливка, межа), а й формат даних у випадку, коли осередки містять числа. Про числові формати прийомів форматування осередків буде розказано нижче, а зараз розглянемо питання копіювання форматів за допомогою автозаповнення.

Для того, щоб використовувати можливість автозаповнення встановіть курсор миші на нижній правий кут комірки, щоб курсор набув вигляду чорного «хрестика», далі натисніть ліву кнопку миші і не відпускаючи її, перемістіть курсор у потрібному напрямку (копіювати можна вниз, вгору, вправо і ліворуч).

При такому способі автозаповнення з числами, датами та часом Excel виконує арифметичну прогресію (збільшення чи зменшення початкового значення на кілька одиниць). А щоб зробити геометричну прогресію потрібно натисніть та утримуйте праву кнопку миші, після виділення потрібного діапазону осередків відкриється контекстне меню в якому виберіть пункт Прогресія... та у діалоговому вікні виберіть тип прогресії геометрична , а також вкажіть крок або увімкніть прапорець Автоматичне визначенняьіага.

Припустимо, ви відформатували комірку, задали певний формат числа і хочете поширити формат даної комірки на інших без вставки вмісту. Для цього виділіть комірку та виконайте операцію автозаповнення протягуванням рамки за нижній маркер. Після того як ви відпустите кнопку миші, у правому нижньому кутку ряду з'явиться кнопка т * Параметри автозаповнення. Натиснувши на ній, ви відкриєте меню, у якому можна вибрати спосіб заповнення осередків (рис. 3.6).

Рис. 3.5.

з різними типамиданих автозаповнення

В даному випадкудля копіювання формату слід вибрати пункт Заповнити лише формати.

При необхідності застосувати автозаповнення лише до вмісту осередків без збереження формату виконайте команду Заповнити лише значення. За умовчанням копіюються вміст комірок (зі створенням послідовності, якщо це можливо) та їх формат.

Excel дозволяє вводити до осередків три типи даних: числа, текст, формули. Текст може бути використаний для заголовків таблиць, пояснення або позначок на робочому аркуші. Якщо Excel не розпізнає тип даних як числовий чи формулу, то дані сприймаються як текст.

Числа використовуються для представлення цифрової інформаціїі можуть бути введені в різних форматах: загальному, грошовому, фінансовому, відсотковому і т. д. Дата та час можуть також розглядатися як числа.

Формули, введені в комірку, виробляють обчислення, управляють роботою бази даних, перевіряють властивості та значення осередків та використовуються для завдання зв'язку між комірками та масивами за допомогою адресних посилань.

Будь-яка формула починається зі знака (=). Якщо в комірку введено формулу, то за умовчанням комірка показуватиме результат розрахунку.

Введення даних у осередок

Дані набираються безпосередньо в активному осередку, при цьому вони відображаються у рядку формул. Також дані можуть набиратися і рядку формул.

Ввід данних

1. Клацніть по осередку.
2. Введіть дані, наприклад Звіт за 2001 рік.
3. Натисніть клавішу Enter.
4. Щоб скасувати введення, натисніть Esc.

Якщо ввести рядок формул, натисніть кнопку Enter-√для підтвердження, а для скасування введення натисніть кнопку Скасування - ×.

Натискання клавіш переміщення курсору або клацання по іншому осередку Збуде завжди призводити до збереження набраних даних в активному осередку перед переміщенням до наступного.

Текст, ширина якого занадто велика, щоб уміститися в поточний осередок, візуально накладатиметься на сусідні осередки, хоча фактично він буде міститися в одному осередку. Excel обмежує текст або формули в осередку завдовжки 255 символів.

Числа, які надто великі, щоб бути показаними всередині поточного осередку, будуть відображатися як послідовність символів # # # #. Щоб показати числове значення в осередку, треба збільшити ширину стовпця (див. розділ Форматування осередків).

Видалити вміст осередку можна за допомогою кнопки Delete.

Виділення осередків

Багато операцій, таких як вставка рядків або стовпців, видалення, копіювання або переміщення осередків, вимагає виділення однієї або декількох осередків перед початком операції.

Область виділення може бути як окремим осередком, і займати цілу робочу книгу. Активний осередок завжди є частиною виділеної області. Область виділення має бути прямокутною і може бути визначена як:

• один або кілька осередків;
• один або кілька стовпців;
• один або кілька рядків;
• один або кілька робочих листів.

Табл. 17 ілюструє деякі з можливих комбінацій.

Таблиця 17. Позначення областей таблиці

Осередки можуть бути виділені за допомогою миші або клавіатури або їх комбінації (табл. 18). Виділені осередки відрізнятимуться кольором.

Таблиця 18. Виділення областей таблиці

Щоб скасувати виділення, клацніть на будь-якому осередку. Для виділення області за допомогою миші, якщо область виділення перевищує розмір вікна, як і в інших програмах, використовується автопрокрутка. Це означає, що якщо вказівник миші виходить за межі вікна, то лист автоматично прокручуватиметься в цьому напрямку.

Редагування вмісту комірки

Редагування вмісту осередку може здійснюватися або в осередку, або рядку формул. Режими Введення та Правка відображаються в рядку стану.

Для редагування слід двічі клацнути у комірці, яку потрібно відредагувати, або клацнути у рядку формул.

Вказівник миші може бути використаний для переміщення до місця редагування. Крім того, в режимі редагування можуть використовуватись такі клавіші:

Так само як і в Word, натискання клавіші Insert здійснює перемикання між режимами вставки та заміщення.

Скасування та повторення дій

Excel дає змогу скасувати зміни, зроблені в робочій книзі. Хоча ця функція застосовна до більшостікоманд, для неї існують винятки (наприклад, не можна скасувати видалення та перейменування аркуша).

Команда Скасувати (Undo) у меню Правка (Edit)контекстно залежна. Коли користувач набирає або редагує дані в рядку формул, меню Правкабуде запропоновано команду, відповідну останньої операції.

На стандартній панелі для скасування останньої командислід натиснути кнопку або скасувати кілька команд, обравши їх зі списку.

Після вибору команди Скасувати в меню Правкакоманда зміниться на команду Повернути (Redo).

Вставка рядків та стовпців

Додаткові рядки або стовпці можуть бути вставлені за необхідності в будь-якому місці таблиці. Команда Вставити (Insert) у меню Правка (Edit)може використовуватися для вставки нового стовпця ліворучвід поточного стовпця або нового рядка надпоточним рядком.

Декілька стовпців і рядків може бути додано при виділенні області, яка включає більше ніж один стовпець або рядок.

1. Виділіть стільки стовпців або рядків, скільки потрібно вставити.
2. Оберіть Вставка, Рядки (Insert, Rows) або Вставка, Стовпці (Insert, Columns)або натисніть комбінацію клавіш Ctrl та +на цифрову клавіатуру.

Для видалення рядків або стовпців:

1. Виберіть рядки або стовпчики для видалення.
2. Оберіть Правка, Видалити (Edit, Delete) або натисніть комбінацію клавіш Ctrl та -на цифрову клавіатуру.

При вставці та видаленні стовпців або рядків зміщуються адреси даних, що залишилися в таблиці, тому при вставці або видаленні потрібно бути особливо уважними.

Переміщення та копіювання даних

Переміщення та копіювання даних є однією з основних операцій, що використовуються при роботі з табличними даними, при цьому копіюється на нове місце не тільки вміст осередків, але і їх форматування.

Переміщення та копіювання вмісту осередків можна здійснити двома способами:

• командами меню Правка (Edit);
• перетягуванням за допомогою миші.

Як тільки користувач виділить комірку та вибере команду Вирізати або Копіювати (Cut або Сміття)в меню Правка (Edit), Excel здійснить копіювання вмісту осередку в буфер обміну.

При переміщенні дані вихідних осередків буде вставлено на нове місце.

Копіювання даних використовується для дублювання інформації. Як тільки вміст однієї комірки скопійовано, він може бути вставлений в окрему комірку або область комірок неодноразово. Крім того, обрана область оточується рухомим пунктирним кордоном, який залишатиметься доти, доки операція не буде завершена або скасована.

Кордон виглядає як пульсуюча точкова рамка, що оточує виділений об'єкт. Вставлення вмісту осередків можливе лише тоді, коли існує ця межа.

Використання команди Вставити (Paste) у меню Правка (Edit)після вибору команди Вирізати (Cut) відключатиме кордон.

Використання команди Вставити після команди Копіювати (Сору)нічого очікувати відключати кордон, тобто. користувач може продовжувати вказувати інші місця призначення для вставки даних та застосовувати команду Вставитизнову.

Натискання клавіші Enterвставлятиме виділену область на нове місце, вказане мишею, і відключатиме кордон.

Натискання клавіші Escскасовуватиме операцію копіювання в буфер і відключатиме кордон.

Коли вставляються дані з більш ніж одного осередку, потрібно вказати лише лівий верхній кутобласті осередків на робочому аркуші, в яку здійснюється вставка.

Переміщення та копіювання за допомогою меню

Можливість Перетягування (Drag and Drop)дозволяє переміщувати або копіювати вміст виділених осередків за допомогою миші. Ця можливість особливо корисна при переміщенні та копіюванні на невеликі відстані(В межах видимої області робочого листа).

Переміщення та копіювання перетягуванням

1. Виберіть область комірок для переміщення.
2. Перемістіть вказівник на обрамлення виділення.
3. Перетягніть виділення за допомогою вказівника на нове місце. Область осередків буде переміщенанове місце.
4. Якщо під час перетягування утримувати клавішу Ctrl,область осередків буде скопійовано на нове місце.

Спеціальне копіювання даних

Спеціальне копіювання даних між файлами включає команду Спеціальнавставка (Paste Special) у меню Правка (Edit).На відміну від звичайного копіювання даних за допомогою команди Вставити (Paste), команда може бути використана для обчислень та перетворення інформації, а також для зв'язування даних робочих книг (ці можливості будуть розглянуті в наступному розділі).

Команда Спеціальна вставка (Piste Special)часто використовується для копіювання атрибутів форматування осередку.

1. Виділіть комірку або комірки для копіювання.
2. Виділіть комірку або комірки, в які будуть поміщені вихідні дані.
3. Оберіть Виправлення, Спеціальна вставка (Edit, Paste Special).Діалогове вікно Спеціальна вставка містить кілька параметрів для вставки даних (мал. 83).

Рис. 83. Спеціальна вставка

1. Встановіть потрібні параметри, наприклад формати (у разі колірування форматів змінюється тільки форматування, а не значення комірок).
2. Оберіть ОК.

Перша група параметрів діалогового вікна Спеціальна вставка (Paste Special)дозволяє вибрати вміст або атрибути форматування, які потрібно вставляти. При виборі параметра Все (АІ) вставляються вміст і атрибути кожного осередку, що копіюється, на нове місце. Інші варіанти дозволяють вставляти різні комбінації вмісту та/або атрибутів.

Друга група параметрів застосовується тільки при вставці формул або значень і описує виконувані операції над інформацією, що вставляється в комірки, які вже містять дані (табл. 19).

Таблиця 19. Параметри команди Спеціальна вставка

Вибір Ні (None)означає, що копіювана інформація просто замінює вміст осередків. Вибираючи інші варіанти операцій, отримаємо, що поточний вміст буде об'єднано з інформацією, що вставляється, і результатом такого об'єднання буде новий вміст осередків.

Вправа

Виконання обчислень за допомогою команди "Спеціальна вставка"

Введіть дані, як показано в табл. 20.

Таблиця 20. Вихідні дані

1. Виділіть область для копіювання А2: А4.
2. Виберіть Правка, Копіювати (Edit, Copy).
3. Натисніть комірку В2 (верхній лівий кут області, в яку будуть розміщені дані).
4. Виберіть Правка, Спеціальна вставка (Edit, Paste Special).
5. Встановіть параметр Помножити.
6. Натисніть ОК.Зверніть увагу, що на екрані залишилася межа області виділення.
7. Клацніть осередок С2, який буде початком області вставки.
8. Оберіть Правка, Спеціальна вставка (Edit, Paste Special) тавстановіть Транспонувати.
9. Скопіюйте самостійно формати стовпця G у стовпець Н та отримайте табл. 21.

Таблиця 21. Результат команди Спеціальна вставка

Тема 2.3. Програмні засоби презентацій та основи офісного програмування

Тема 2.4. Системи управління базами даних та експертні системи

2.4.11. Навчальна база даних із головною кнопковою формою"Training_students" - Завантажити

Прикладна програма Excel

2.2. Процесори електронних таблиць

2.2.2. Редагування та форматування робочих листів Microsoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення на комп'ютер. В електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних та формули.

Введення даних здійснюється у три етапи:

• виділення осередку;
• ввід данних;
• підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).

Після того, як дані введені, їх потрібно подати на екрані у певному форматі. Для представлення даних у MS Excel є різні категорії форматних кодів.

Для редагування даних в клітинці необхідно двічі клацнути на клітинці і провести редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

• видалення та вставка рядків, стовпців, осередків та листів;
• копіювання та переміщення осередків та блоків осередків;
• редагування тексту та чисел у осередках.

До операцій форматування відносяться:

• зміна числових форматів чи форми представлення чисел;
• зміна ширини стовпців;
• вирівнювання тексту та чисел у осередках;
• зміна шрифту та кольору;
• Вибір типу та кольору кордону;
• Заливка осередків.

Введення чисел та тексту

Будь-яку інформацію, що обробляється на комп'ютері, можна подати у вигляді чисел або тексту. Числа та текст за промовчанням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту

Текст - це будь-яка послідовність введених у осередок символів, яка може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю.

Щоб ввести текст, виділіть комірку та наберіть текст із клавіатури. Осередок може вміщувати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділіть комірки, а потім виберіть команду Формат/Комірки. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку форматів виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту - ввести перед числом символу апострофа.

Якщо текст не поміщається в комірку, необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенесення за словами (Формат / Комірки, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел

Числові дані – це числові константи: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, крапка та кома. При роботі з числами необхідно вміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.

Excel самостійно визначає чи належить введена інформація до числа. Якщо введені в комірку символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в комірку вони вирівнюються по лівому краю комірки, а якщо символи утворюють число, то по правому краю комірки.

Введення послідовних рядів даних

Для створення рядів даних необхідно виконати таке:

1. Ввести в комірку перший член ряду.
2. Виділити область, де буде розташовано ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркеру заповнення, і в цей момент, коли білий хрестик переходить у чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи кнопку миші, потрібно виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.

Формат даних

Дані у MS Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація відображається у форматі Загальний. Можна змінити формат представлення інформації у виділених комірках. Для цього виконайте команду Формат / Осередки.

З'явиться вікно діалогу "Формат осередків", в якому потрібно вибрати вкладку "Число". У лівій частині вікна діалогу “Формат осередків” у списку “Числові формати” наведено назви всіх форматів, що використовуються в Excel.

Рис. 1.

Для формату кожної категорії наводиться перелік його кодів. У правому вікні “Тип” можна переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди MS Excel або ввести свій (користувацький) код формату. Щоб ввести формат коду, виберіть рядок (всі формати) та введіть символи формату у полі введення “Тип”.

Стиль представлення даних

Одним із способів упорядкування даних Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат/Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу Стиль.

Вступ

Для користувача Windowsнайбільший інтерес представляють «потужні» додатки, які останнім часом стали надзвичайно популярними. До них належать, насамперед, текстовий процесор MS Word, табличний процесор MS Excel, СУБД MS Access. Популярність цих програм особливо зросла з початком 1994 р. поширенням русифікованої версії пакета MS Office.

Однією з найоригінальніших ідей у ​​галузі комп'ютерних інформаційних технологійстала ідея електронної таблиці. Багато фірм - розробників програмного забезпечення для персональних комп'ютерів створили свої версії табличних процесорів. З них найбільшої популярності здобули Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, SuperCalc фірми Computer Associates, Multiplan фірми Microsoft. Одним із лідерів у ряду електронних таблицьсьогодні є табличний процесор MS Excel.

1. Введення та редагування даних

Можна вводити текст, числа або формули в будь-яку комірку робочого листа. Для цього виділяю комірку та набираю з клавіатури те, що потрібно. Наприклад, заголовки можуть бути такими: « Склав», «Дата» тощо. (Див. рис. 1)

Рис. 1 (приклад заголовків)

Заголовки у робочих аркушах роблять зрозумілим зміст документа та полегшують його використання.

Все, що набирається на клавіатурі, з'являється в поточному осередку, і рядку формул. (Див. мал. 2) Внести набраний текст у поточний осередок можна, натиснувши клавішу ENTER або клацнувши мишею на іншому осередку. Скасувати введення даних можна за допомогою клавіші ESC.

Рис. 2 (відображення даних в осередку та рядку формул)

1 .1 Редагування даних в осередку

Дані можна редагувати декількома способами:

1. Виділяю комірку і, клацнувши на рядку формул, редагую дані у рядку формул або редагую дані прямо в комірці.

2. Для редагування даних в осередку двічі клацаю на ній, а потім поміщаю текстовий курсор на місце, куди вношу зміни. Можете внести нову інформацію або змінити.

3. Також можна, виділівши комірку натиснути F2 .

1 .2 Копіювання та вставка вмісту осередків

Команди «Копіювати» та «Вставити» з меню «Правка» можна використовувати для копіювання вмісту та форматів виділених осередків в іншу область робочого аркуша із збереженням вмісту вихідних осередків. Команда «Копіювати» означає копіюваний діапазон рухомою рамкою. Після вказівки області вставки команда «Вставити» поміщає копії осередків. (Див. рис. 3)

Рис. 3 (приклад копіювання даних)

Замість вибору команди "Вставити" можна скористатися клавішею "Enter", але в цьому випадку можна вставити лише одну копію. Натискання «Enter» після вибору команди «Копіювати» вставляє одну копію та видаляє копіювані осередки з буфера обміну. Команда «Вставити» вставляє з копіюваних осередків усі значення, формати та примітки.

1 .3 Переміщення та копіювання за допомогою миші

Щоб швидко перемістити осередок або діапазон осередків на нове місце, достатньо її виділити і перетягнути. Наприклад:

Створюю новий документ(«Файл» – «Створити»);

Переходжу на «Лист 1»;

У осередок «А1» вводжу місяць, а в осередок «А2» день тижня;

Виділяю осередки "А1", "А2";

Встановлюю вказівник миші на рамці, яка оточує осередки А1, А2. Коли з'являється вказівник у вигляді стрілки, клацаю на рамці та перетягую її до стовпця «С». Коли сіра рамка опиниться над осередками "С1", "С2", відпускаю кнопку миші.

За допомогою перетягування маркера заповнення осередку можна копіювати її в інші осередки того ж рядка або того ж стовпця.

Маркер заповнення-Це невеликий чорний квадрат у куті виділеного діапазону. Потрапивши на маркер заповнення, покажчик набуває вигляду чорного хреста.

Щоб скопіювати вміст виділеного діапазону в сусідні осередки, натискаю ліву кнопку миші і переміщаю мишу в потрібному напрямку.

Встановлюю вказівник миші у правий нижній кут обрамлення осередку «В1»;

Виділяю комірку «В1», що містить дані, які потрібно скопіювати;

Перетягую маркер заповнення через осередки, що заповнюються, до осередку «В5». (Див. рис. 4)

Рис. 4 (копіювання даних за допомогою маркера заповнення)

1 .4 Вставка та видалення осередків, стовпців та рядків. Видалення осередків, стовпців та рядків

Видалення осередків, стовпців та рядків

Для видалення осередків із робочого аркуша можна використовувати команду «Видалити». На відміну від команди «Очистити», яка очищає формати, вміст або примітку в осередку, але самі осередки залишає на своєму місці, команда «Видалити» видаляє виділений осередок або діапазон з аркуша. Команда «Очистити» працює подібно до гумки, а команда «Видалити» - як ножиці.

Виділяю стовпець «С» (клацнувши на заголовку стовпця), який слід видалити;

У меню "Правка" вибираю команду "Видалити".

Видаляю необхідні дані. (Див. рис. 5)

Рис. 5 (Використання команди «Видалити комірки»)

Вставка осередків, стовпців та рядків

Команди з меню«Вставка» можна використовувати для додавання осередків, стовпців та рядків у робочому аркуші.

Виділяю стовпець «В» (клацнувши на заголовку стовпця);

Вибираю команду "Стовпці" в меню "Вставка". Вміст стовпця "В" переміститься в стовпець "С" , залишаючи вставлений стовпець "В" порожнім і готовим для введення нової інформації. (Див. рис. 6 (а, б))

Рис. 6 (а) (Використання команди «Вставити стовпці»)

Рис. 6 (б) (Використання команди «Вставити стовпці»)

Виділяю рядок «3», над яким хочу вставити новий;

Вибираю в меню "Вставка" команду "Рядки". (Див. мал. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Використання команди «Вставити рядки»)

Рис. 7 (б) (Використання команди «Вставити рядки»)

Виділяю діапазон осередків «А2: В8»;

Вибираю в меню "Вставка" команду "Отвори".

У діалоговому вікні «Додавання осередків», що з'явилося, встановлюю прапорець на команді «осередки, зі зсувом вправо» . Натискаю на копію «ОК» .
(Див. мал. 8 (а, б))

Рис. 8 (а) Мал. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Використання команди «Вставка осередків»)

1 .5 Створення списків та рядів за допомогою Автозаповнення. Заповнення та створення рядів за допомогою миші

За допомогою перетягування «маркера заповнення» осередку можна копіювати її в інші осередки того ж рядка або того ж стовпця. Якщо осередок містить число, дату або період часу, який може бути частиною ряду, то при копіюванні відбувається збільшення її значення.

Маркер заповнення є невеликий чорний квадрат в куті виділеного діапазону. Потрапивши на маркер заповнення, покажчик набуває вигляду чорного хреста. (Див. мал. 9)

Рис. 9 (Маркер заповнення)

Щоб скопіювати вміст виділеного діапазону в сусідні осередки або заповнити їх подібними даними (наприклад, днями тижня), затискаю ліву кнопку миші та переміщу мишу в потрібному напрямку.

Подаю кілька прикладів рядів, створених з використанням маркера заповнення на основі різних виділених значень. Значення в стовпці "А" ввів, а значення праворуч від стовпця "А" набув за допомогою автозаповнення з використанням маркера заповнення. Приклад 1:

Створюю новий файл;

На «Листі 1», в осередок «А1» вводжу дані – «01.01.01»;

Виділяю комірку, що містить дані, які потрібно скопіювати;

Перетягую маркер заповнення через осередки, що заповнюються, до осередку «Н 1».(Див. рис. 10)

Рис. 10 (Копіювання даних за допомогою маркера заповнення)

Стовпці "А" і "В" містять значення з різними інтервалами, а стовпці від "С" до "Н" показують, як автозаповнення може екстраполювати ряд, ґрунтуючись на виділеному інтервалі, навіть тоді, коли осередки містять одночасно текст і числа.

Створюю новий файл;

В осередок «А1» вводжу «19:00», а в осередок «В1» вводжу «19:30»;

Виділяю осередки "А1", "В1", що містять дані, які необхідно скопіювати;

Перетягую маркер заповнення через осередки, що заповнюються, до осередку «Н1».

Рис. 11 (Заповнення осередків за допомогою маркера заповнення)

При створенні рядів я перетягував маркер заповнення праворуч і значення зростали. Але можна перетягувати маркер заповнення вниз, і значення будуть зростати. Можна також створити ряд із спадними значеннями, перетягуючи маркер заповнення вгору або вліво. Приклад 3:

Створюю новий файл;

Вводжу будь-які початкові значення в комірку праворуч наприкінці діапазону, який хочу заповнити;

Перетягую маркер заповнення назад на початок діапазону.

Рис. 12 (Заповнення осередків за допомогою маркера заповнення)

Однак можна задати свої послідовності даних.

1 .6 Введення низки дат

Впорядкований ряд дат у рядку або стовпці можна задати декількома способами, але найлегше це можна зробити за допомогою команди «Прогресія». Користуючись цією командою, можна створити ряд дат з кроком, кратним дню, тижню, місяцю або року.

У осередок «С2» вводжу дату «01.04.02» . Натискаю "Enter". Повертаюся до осередку «С2»;

Виконую команду "Правка" "Заповнити" "Прогресія". У діалоговому вікні «Прогресія», що відкрилося, в полі «Розташування» вказую «по стовпцям».

У полі "Тип" вказую "Дати" . У полі "Одиниці" вказую "день". У полі "Крок" вказую "1" . У полі Граничне значення вводжу 07.04.02; (Див. рис. 13)

Рис. 13 (Використання команди «Прогресія»)

Натискаю кнопку "ОК" . (Див. мал. 14)

Рис. 14 (Введення ряду дат з використанням команди «Прогресія»)

2 . Завдання форматів кордонів і лініям

Для виділення заголовків, підсумків, елементів таблиці застосовують межі.

Виділяю діапазон осередків "A1: G7";

У меню «Формат» вибираю команду «Комірки», а потім у діалоговому вікні «Формат осередків» (Див. рис. 15) переходжу до вкладки «Кордон»;

Вибираю необхідні межі, тип ліній. Натискаю "ОК". (Див. мал. 16)

Рис. 15 (Діалогове вікно «Формат осередків)

Рис. 16 (Результат застосування кордонів)

2.1 Використання діагональних кордонів

Іноді виникає необхідність використовувати ліву верхню комірку таблиці ефективніше, наприклад, для одночасного відображення заголовка рядка та стовпця. В «Excel» за допомогою діагональної межі, що є на вкладці «Кордон» діалогового вікна «Формат осередків», можна створити осередок з двома заголовками.

Для цього виконую такі дії:

Виділяю осередок «А3» і вводжу приблизно 13 прогалин;

Вводжу в осередок «А3» «Іспит №», напис для заголовків стовпців таблиці .

При натиснутій клавіші Alt двічі натискаю Enter, щоб ввести в комірку два розриви рядка;

Вводжу «Студент» , напис для заголовків рядків таблиці;

Натискаю клавішу Enter;

Знову виділяю цей осередок, потім у меню «Формат» вибираю команду «Отвори»;

На вкладці «Кордони» вибираю тип лінії та натискаю кнопку з кордоном по діагоналі вниз;

Переходжу на вкладку «Вирівнювання» та встановлюю прапорець «Переносити за словами»;

Натискаю кнопку ОК . (Див. мал. 17)

Рис. 17 (Використання діагональних кордонів)

3 . Елементарні функції. Створення формул за допомогою Майстра функцій

Функції виконують найпоширеніші математичні обчислення; виконують стандартні обчислення та інші дії з даними, працюючи з формулами та значеннями. Імена функцій завжди закінчуються дужками, наприклад СУММ(), СРЗНАЧ()… Кількість аргументів функції може бути різним. Аргументи, якщо вони є, полягають у дужках. Наприклад, функція СУУМ() обчислює суму будь-яких значень, зазначених у списку аргументів цієї функції (СУМ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - це значення, над яким виконує функцію. Аргументи функції полягають у дужках.

Функції можна вводити вручну, а можна використовувати "Майстер функцій".

Висновок

Я вважаю, що кожен користувач персонального комп'ютера повинен працювати в електронній таблиці Microsoft Excel. Ця програма надає можливість роботи з бухгалтерськими даними, дозволяє швидко та правильно проводити обчислення.

При написанні роботи я намагався розкрити та описати основні принципи роботи з електронним табличним процесором: введення та редагування даних, створення списків, завдання форматів, використання функцій та формул.

Використовувана література

1. С.В. Глушаків; Д.В. Ломотько; В.В. Мельників. "Робота в табличному процесорі" Навчальний курс. Харків "Фоліо", Москва "Аст" 2001 р.

2. А.Ю. Гаєвський «Інформатика 7-11 кл. 2-ге видання. Київ "Видавництво АСК" 2004 р.

3. В.В. Федько; В.І. Плоткін "MS Office" Харків видавництво "Ранок", "Веста" 2003 р.

4. С.В. Глушаків; А.С. Сурядний « Персональний комп'ютер» Видання 5-те. Харків «Фоліо»

Подібні документи

Введення, редагування та форматування даних у табличному редакторі Microsoft Excel, форматування вмісту осередків. Обчислення в таблицях Excelза допомогою формул, абсолютні та відносні посилання. Використання стандартних функційпід час створення формул.

контрольна робота , доданий 05.07.2010


Запуск процесора Excel. Введення та редагування даних. Дії з робітничими книгами. Упорядкування елементарних формул. Копіювання формату в іншу комірку. Форматування за допомогою стрічки Головна. Перевпорядкування вмісту осередків. Експрес-стилі таблиць.

навчальний посібник, доданий 07.12.2010


склад Microsoft Office. Windows: призначення та виклик контекстного меню. Створення списків таблиць. Вставлення малюнку в документ. Структура вікна Excel. Редагування вмісту комірки. Основні елементи дисплея Excel. Вставте вміст графічного файлу.

реферат, доданий 05.04.2014


Створення таблиці "Купівля товарів із передсвятковою знижкою". Концепція формули та посилання в Excel. Структура та категорії функцій, звернення до них. Копіювання, переміщення та редагування формул, автозаповнення осередків. Формування тексту функції у діалозі.

лабораторна робота , доданий 15.11.2010


Основні функції та методи роботи в табличному процесорі Microsoft Excel. Створення та редагування найпростіших таблиць та діаграм. Характеристика вбудованих функцій програми. Використання формул та правил введення, їх комбінування та редагування.

курсова робота , доданий 08.06.2014


Введення та редагування формул. Створення абсолютного чи змішаного посилання. Режими перерахунку формул. Присвоєння, зміна та видалення імен осередків. Посилання на листи та книги. Створення імен із заголовків рядків або стовпців. Присвоєння імен константам та формулам.

курсова робота , доданий 02.01.2012


Створення електронних таблиць у MS Excel, введення формул за допомогою майстра функцій. Використання відносної та абсолютної посилань у формулах. Логічні функціїу MS Excel. Побудова діаграм, графіків та поверхонь. Сортування та фільтрація даних.

контрольна робота , доданий 01.10.2011


Обробка текстової інформаціїна комп'ютері. Знайомство з текстовим процесором Microsoft Word. Створення, форматування текстових документіввиконання операцій з фрагментами тексту. Копіювання, переміщення, видалення. Створення та редагування таблиць.

лабораторна робота , доданий 19.12.2013


Загальна характеристиката призначення табличного редактора Excel, оцінка його переваг та можливостей. Правила роботи з даними програмним забезпеченням, порядок введення даних у комірки. Редагування даних в осередку, його автозавершення та автозаповнення.

реферат, доданий 12.06.2011


Використання майстрів Word. Збереження, закриття, створення, редагування документа. Введення, додавання нового, видалення, виділення, копіювання, вирівнювання та переміщення тексту. Перевірка, друк документа. Додаткові можливості. Створення таблиці.

Для того щоб в комірку ввести якісь дані необхідно:

1) Клацнути по комірці, щоб виділити її.

2) Ввести дані у виділений осередок з клавіатури.

Текст відобразиться як у самій комірці, так і в рядку формул.

3) Для завершення введення можна натиснути клавішу Enterна клавіатурі або клацанням лівої кнопки миші на піктограму галочки в рядку формул. Якщо ви помилилися або передумали вводити дані, то для скасування можна натиснути клавішу Escабо клацнути по значку хрестика у рядку формул.

Введення чисел

Слід пам'ятати, що в російській версії Excel роздільником цілої та дробової частини є кома, в англійській – точка.

Числові значення в осередку можуть містити цифри, так і спеціальні символи: + - Е е () . , %/

Існують деякі особливості введення чисел з використанням спеціальних символів:

1) Для введення негативного числа перед числом встановлюється знак "-" (мінус).

2) Число, яке укладено у дужки сприймає програмою як негативне. Тобто. (7) – для Excel означає -7.

3) Для відображення числа в експоненційному вигляді використовується символ Е або е. Наприклад, 7е2 означає 7*100, записується в Excel як 7,00E+02 в експоненційному форматі, а в числовому форматі означає 700.

4) Для зручності введення великих чисел між розрядами можна ставити пробіл (987 654,00). Після натискання клавіші Enter, в осередку число відобразиться з пробілами, а рядок формул пробілу нічого очікувати.

5) Знак відсотка використовується для введення відсоткового формату.

6) Для введення дробових значень можна використовувати знак Сліш (/) . Якщо програма може розпізнати введене число як дату, наприклад 14/11, то осередку відобразиться дата - 14 листопада. Якщо треба уявити це число як дріб, то перед числом, що вводиться, необхідно ввести нуль - 0 14/11, і тоді в осередку відобразиться 1 і 3/11.

Число, яке Excel не може розпізнати як дату, наприклад, 14/28, буде представлено як дріб.

Введення часу.

Для того щоб в Excel ввести в комірку час необхідно ввести годинник, хвилини і секунди, використовуючи як роздільник двокрапка. При введенні даних можна використовувати всі три компоненти, так і два (коли секунди не потрібні). Якщо час було введено як годинник і хвилину, то в рядку формул все одно час відобразитися з секундами.

Введення дати.

Дата складається із трьох частин: день, місяць, рік. В Excel використовуються такі роздільники: дефіс(- ), сліш (/ ), крапка (. ). Якщо ввести тільки день і місяць, Excel автоматично поставить поточний рік, а в рядку формул дата буде відображатися повністю.

В Excel рання дата - 1 січня 1900 року, починаючи з неї всім датам присвоюється порядковий номер від 1 і далі, так дати 01.01.2015 відповідає число 42005. Завдяки цьому є можливість виконувати обчислення між датами, дізнатися яка дата буде або була через певне кількість днів. Дати до 1900 року сприймаються як текст.

Введення тексту.

Excel можна записувати текст у кілька рядків. Для цього потрібно натиснути клавіші Alt+Enter.

Якщо текст занадто довгий і не влазить у комірку, можна скористатися командою Перенести текст.Для цього потрібно:

1) Виділити осередок із вмістом, який не влазить

2) На вкладці Головна, у групі Вирівнюваннянатиснути кнопку Перенести текст

Зверніть увагу, що, на відміну від попереднього випадку, у рядку формул текст залишився написаним в один рядок.

3) За необхідності можна змінити висоту рядка або ширину стовпця.

Для введення символу, якого немає на клавіатурі, потрібно:

1) На вкладці Вставка, у групі Символи, вибрати команду Символ.

2) У діалоговому вікні можна вибрати потрібний шрифт. Щоб полегшити пошук, виберіть необхідний набір символів. Також Excel показує останні символи, які ви використовували для вставки.

Для вставки вибраного символу потрібно двічі клацнути на ньому або натиснути кнопку Вставити.

Редагування даних.

Існує кілька способів редагування даних в осередку: редагування безпосередньо в осередку або рядку формул.

Для редагування в осередку необхідно:

1) Двічі клацнути лівою клавішею миші по комірці, яку ви збираєтеся редагувати.

2) Внести необхідні зміни в осередку.

3) Щоб зберегти зміни, потрібно натиснути клавішу Enterдля скасування - клавішу Esc

Для редагування даних у рядку формул:

1) Виділити комірку, один раз клацнувши по ній лівою кнопкою миші.

2) У рядку формул клацнути лівою кнопкою миші у місці редагування.

3) Повторити дії пункту 2 та пункту 3 попереднього способу.

Крім того, для збереження та скасування внесених змін можна використовувати клавішу Введеннята клавішу Скасуватиу рядку формул.