Редагування осередку в Excel та розбиття тексту на кілька рядків. Зміна вмісту комірки Вставка, видалення та заміна вмісту осередків

Головна / Додатковий функціонал

Практично кожен текст, який Ви набираєте у документі MS Word, має бути відредаговано та відформатовано належним чином. Виняток може бути тільки в тих випадках, якщо ви друкуєте щось для себе. Та й те, приємніше дивитись на грамотно написаний текст, у якому виділено важливі частини.

Редагування документа, надрукованого у Ворді – це зміна слів, фрагментів тексту, виправлення помилок, тобто зміна вмісту. Форматування допоможе розділити текст на абзаци, вирівняти його на аркуші, задати потрібний вигляд та розмір для літер, зробити списки в тексті, таблиці та інше, тобто зробити його легким для сприйняття.

Для різних документів, у різних організаціях правильно оформлений текст – це обов'язкова вимога. Це може бути і юридичні папери, і звіти фірм, реферати чи лабораторні, курсові чи диплом.

Саме про редагування та форматування йтиметься у цій статті.

Редагування документів у Ворді

Редагування тексту включає кілька етапів. Почнемо ми з редагування символів. Для цього використовуються клавіші Backspace або Delete. "Backspace" видаляє символ, розташований ліворуч від курсору, "Delete" - праворуч. Виділити слово, символ або цифру можна клацнувши по ньому двічі мишкою. Далі або наберіть інше слово, або натисніть одну із зазначених кнопок, щоб видалити його.

Тепер відредагуємо абзаци. Якщо потрібно, щоб пропозиція в тексті починалася з нового абзацу, поставте курсор перед першим словом у цій пропозиції та натисніть «Enter» . Щоб об'єднати два абзаци, поставте курсор після останнього першого слова і натисніть «Delete» .

Щоб редагувати фрагменти тексту, виділіть його мишкою: встановіть курсор на початку фрагмента, натисніть ліву кнопку миші та, не відпускаючи її, перемістіть курсор на кінець фрагмента. Виділіть текст можна й іншим способом: встановіть курсор на початку потрібного тексту, затисніть клавішу Shift і поставте курсор на кінець тексту, який потрібно виділити.

Виділений фрагмент можна видалити, натиснувши клавішу Backspace або Delete . Також можна клацнути по ньому лівою кнопкою миші і, не відпускаючи її, перемістити фрагмент у потрібну частину документа.

Якщо потрібно перетягнути фрагмент до іншого документ Word, відкрийте два документи так, щоб обидва вони були на екрані. Потім за допомогою миші перетягніть текст у другий документ.

Для роботи з фрагментом тексту можна використовувати і гарячі клавіші. Виділіть текст, натисніть Ctrl+C – скопіювати, або Ctrl+X – вирізати. Потім встановіть курсор в іншу частину документа та натисніть Ctrl+V – вставити.

Якщо вам потрібно скасувати останню дію, натисніть на кнопку «Скасувати введення» на панелі швидкого доступу. Там є кнопка у вигляді дискети, натисніть на неї, щоб зберегти документ. Виконати скасування можна, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl+Z» .

Якщо вам потрібно вставити спеціальні символи у текст документа, перейдіть на вкладку «Вставка» і натисніть на кнопку «Символ» , виберіть пункт «Інші символи».

У наступному вікні у полі «Шрифт» виберіть "(спеціальні знаки)", шукайте той, який потрібно вставити в документ, виділяйте його мишкою та натискайте «Вставити» . Знак буде додано до місця документа, де було встановлено курсор. Можете також перейти на вкладку «Спеціальні знаки». Потім закрийте вікно.

Наприклад, у документі часто повторюється слово "комп'ютер", а Вам потрібно, щоб замість нього було слово "ноутбук". Щоб не видаляти сто разів, і не писати те саме, скористаємося функцією заміни в документі. Як зробити заміну у Ворді, Ви можете прочитати, перейшовши за посиланням. Вікно «Знайти та замінити»викликається комбінацією клавіш «Ctrl+H».

Важливим моментом також є перевірка правописуу документі. Орфографічні помилки підкреслені у тексті червоною хвилястою лінією, граматичні – зеленою.

Перейдіть на вкладку «Рецензування»і клацніть по кнопці «Правопис» .

Для граматичних помилок Word запропонує можливі слова для заміни, для орфографічних, у вікні буде написано пояснення помилки.

Коли перевірка правопису в документі буде завершена, з'явиться відповідне діалогове вікно, клацніть по кнопці «ОК» .

Здійснювати редагування зручніше з увімкненими недрукованими знаками. Вони показують кінець абзацу, знаки табуляції, розриви сторінок та інше. Включити їх можна, натиснувши на кнопочку "Відобразити всі знаки"на вкладці "Головна" . Спочатку буде незвично, але згодом це значно спростить роботу з документами.

Форматування документів у Ворді

Тепер зробимо відредагований текст зручним для читання. Щоб інша людина, дивлячись на неї, могла вловити важливі слова, дані та іншу інформацію.

Перейдіть на вкладку "Головна" . Тут Ви знайдете велику кількість різних інструментів. У групі «Шрифт» можна вибрати необхідний шрифт та розмір літер, виділити текст жирним або курсивом, підкреслити або закреслити, вставити підрядковий, надрядковий знак. Можна налаштувати різні параметри анімації для тексту, вибрати фон або колір літер.

У групі "Абзац" є кнопочки для створення різних видівсписку та для вирівнювання тексту на аркуші. Тут можна вибрати фон для абзацу, налаштувати міжрядковий інтервалта інтервал між абзацами. Про те, як настроїти інтервали в Word, прочитайте, перейшовши за посиланням.

На вкладці «Вставка» можна зробити таблицю Word і зробити гіперпосилання Word . У групі «Колонтитули», клікнувши по кнопці "Номер сторінки"можна пронумерувати сторінки в документі Ворд.

На вкладці "Розмітка сторінки"можна змінити орієнтацію сторінок документа, розбити текст на стовпчики або розставити переноси .

У деяких групах праворуч внизу є маленька стрілочка, натиснувши на неї, відкриється діалогове вікно з додатковими параметрами.

Створення будь-якого документа складається з основних операцій:

· Редагування;

· Форматування.

Набір тексту здійснюється з клавіатури. Але часто документ створюється на основі вже наявного тексту (зразка, шаблон, відсканований фрагмент).

Під редагуванням розуміється доведення документа до прийнятної кондиції (виправлення граматичних та стилістичних помилок, заміна та вставка символів, переміщення та видалення фрагментів тексту та ін.)

Під форматуванням документа зазвичай розуміється перетворення його зовнішнього вигляду для поліпшення його зручності читання та інформаційної логічності.

Форматування– це зміна параметрів об'єкта з метою надання об'єкту певної форми.

Рис. 2. Вкладка Головна

Операції редагування та форматування є настільки важливими, що інструменти для виконання цих операцій у Office 2007 зосереджені на вкладці Головна у вигляді груп, призначених для виконання певних підзадач (мал. 2):

· Група Буфер обміну - для роботи з фрагментами тексту та графічними об'єктами;

· Група Редагування для пошуку в тексті за зразком та заміною.

· Група Шрифт – для налаштування параметрів тексту;

· Група Абзац для налаштування параметрів абзаців;

· група Стилі для використання готових стилів оформлення тексту та створення нових;

Перші дві групи в більш ранніх версіяхбули представлені в меню Редагування, а наступні за ними – в меню Формат.

У групах представлені інструменти, що найчастіше використовуються. Інформацію про повний набір інструментів групи можна отримати у звичному вигляді, клацнувши на кнопці зі стрілкою в правому нижньому кутку групи. Наприклад, при клацанні на стрілці групи Абзац відкривається звичне по попереднім версіямвікно Абзац (рис. 3):

Рис. 3. Вікно налаштування параметрів абзацу

Основне правило для форматування – виділити об'єкт та встановити для нього потрібні параметри.

Для виділення об'єктів текстового документаІснує кілька прийомів.

Універсальний прийом виділення будь-якого фрагмента – провести курсором миші з кнопкою по тексту. Так можна виділити і одну букву, і частину слова, і будь-яку частину абзацу, кілька абзаців і т.д. Текст виділяється смужкою контрастного кольору. Той самий ефект виходить при подвійному натисканні миші всередині слова і потрійному натисканні миші всередині абзацу.

Можна виділяти об'єкти та одинарним клацанням. Це дуже простий, швидкий та зручний прийом виділення. При цьому виділення об'єкт не виділяється смугою контрастного кольору.

Якщо ви клацніть десь усередині слова, то курсор одночасно перебуватиме і всередині слова, і всередині абзацу. При форматуванні параметри символу зміняться лише у слова, всередині якого знаходиться курсор тексту, а параметри абзацу – для всього абзацу. Це незручно, якщо потрібно змінити настройки всіх символів абзацу. У такій ситуації доведеться виділяти абзац традиційнішим способом.

У таблиці (таблиця 1) наведено кілька способів виділення об'єктів тексту.

Таблиця 1. Методи виділення об'єктів тексту

Якщо осередок містить великий текст чи складну формулу, але з помилками, немає сенсу видаляти їх вводити всі дані заново. Раціональніше їх просто відредагувати.

Для редагування значень Excel передбачено спеціальний режим. Він максимально простий, але гармонійно поєднав у собі лише найкорисніші функції. текстового редактора. Нічого зайвого у ньому немає.

Редагування рядка тексту в осередках

Редагувати вміст осередків можна двома способами:

Примітка. Під час редагування не забувайте про кнопки скасування/повтору дій на панелі швидкого доступу. Або про комбінації клавіш CTRL+Z та CTRL+Y.

Як зробити кілька рядків у комірці Excel?

У режимі редагування, комірки мають функціонал найпростішого текстового редактора. Головна відмінність – це розбиття тексту на рядки.

Увага!
Щоб розбити текст на рядки в одному осередку Excel, потрібно натиснути комбінацію клавіш Alt+Enter.Тоді ви зможете перейти на новий рядок у осередку. Там тексту, де знаходиться курсор клавіатури, з'явиться перенесення рядка і відповідно початок нової.

У звичайних редакторах текст ділиться на рядки натисканням клавіші Enter, але в Excel цедія виконує функцію підтвердження вода даних та перехід на наступну комірку. Тому як написати кілька рядків у комірці Excel натисніть Alt+Enter.

Зверніть увагу, що після розділення одного рядка в осередку на дві і більше за допомогою клавіш Alt+Enter, то автоматично активується опція «формат осередків»-«вирівнювання»-«перенесення за словами». При цьому сама ця функція не розбиває рядок на слова, а оптимізує її відображення.

Режим редагування

У режимі редагування працюють усі стандартні комбінації клавіш керування курсором клавіатури, як і в інших програмах Windows:

Клавіша DELETE видаляє символ праворуч, а Backspace ліворуч.
CTRL+ «стрілка вліво» перехід початку слова, а CTRL+ «стрілка вправо» – у кінець слова.
"HOME" зміщує курсор клавіатури на початок рядка, а "END" - в кінець.
Якщо в тексті більше одного рядка, то комбінації CTRL+HOME та CTRL+END переміщують курсор на початок або в кінець цілого тексту.

Примітка. Так само редагуються: формули, функції, числа, дати та логічні значення.

Варто відзначити, що простий режим редагування дозволяє задавати тексту свій стиль оформлення: напівжирний, курсив, підкреслений і колір.

Зверніть увагу, що стиль тексту не відображається в рядку формул, тому його зручніше задавати, редагуючи безпосередньо в осередку.

Основи роботи в Microsoft Excel

Для практичного освоєння прийомів роботи серед Excel пропонується зробити розрахунки з продажу товарів відео- і аудіотехніки фірмою «Техносервіс» через мережу магазинів «Техносила» і «Техношок», навіщо потрібно створення кількох таблиць.

Будь-яка таблиця за своєю структурою складається з 3 частин:

ü Заголовок таблиці.

ü Шапка таблиці (назви граф таблиці).

ü Інформаційна частина(вихідні та вихідні дані, розташовані у відповідних графах).

Введення заголовка, шапки та вихідних даних таблиці

Після завантаження Excel на екран виводиться стандартний шаблон таблиці, який має певну ширину стовпців та висоту рядків.

Введення даних здійснюється в активнуосередок, тобто. в ту комірку, в яку попередньо встановлений табличний курсор і який відрізняється від інших контрастною рамкою навколо неї.

Введення вихідних даних у комірку буде завершено в результаті виконання однієї з наступних дій:

v натискання клавіші Enter;

v натискання відповідних клавіш керування курсором на клавіатурі;

v клацання кнопкою миші по наступній комірці для введення даних;

v натискання кнопки табуляції.

При введенні даних у таблицю назви деяких граф можуть бути розташовані в комірці кілька рядків. Подібне введення даних може бути здійснене такими способами:

1. Натиснути клавішу Alt(ліву або праву) і, утримуючи її, коротко натиснути клавішу Enterпісля будь-якого введеного в комірку слова чи словосполучення. Одночасне натискання клавіш прийнято позначати символом "+", наприклад Alt+Enter.

2. Використовувати вкладку Головна, де у групі Осередкинатиснути кнопку Формат, у вікні вибрати команду Формат осередків, а потім у вікні Формат осередків, на вкладці Вирівнюваннявстановити перемикач Переносити за словамив області Відображення.

3. Натиснути кнопку Перенесення текстуу групі Вирівнюванняна вкладці Головна.

Введення заголовка, шапки та вихідних даних контрольного прикладу

Вправа. Здійснити введення заголовка, шапки та вихідних даних контрольного прикладу відповідно до рисунка 1, для чого:

· В осередок А1на Листі 1 ввести "Прайс-лист ТОВ "Техносервіс"" і натиснути клавішу Enter.

· В осередок А2ввести “Найменування”, одночасно натиснути клавіші Altі Enter,ввести "товару" і натиснути Enter.

· У комірку В2 ввести “Ціна”, натиснути одночасно Altі Enter, ввести "у у.о." та натиснути Enter.

Якщо введені дані не відповідають за розташуванням у осередках прикладу, наведеному на рис. 1, то слід змінити ширину стовпців, для цього необхідно:

· Встановити покажчик миші на межу позначень стовпців так, щоб він набув вигляду чорної двонаправленої стрілки.

· Утримуючи ліву кнопку миші, розширити (зменшити) стовпець на необхідну величину.

Увага!Введений текст заголовка таблиці зайняв кілька сусідніх із осередком А1 осередків. Однак якщо перевести курсор, наприклад, в клітинку В1, то в рядку стану, де обов'язково відображається вміст комірки, в якій знаходиться курсор, нічого не буде відображено. Це тим, що введений текст, ширина якого перевищує ширину осередку А1, розташувався у сусідніх осередках справа лише з екрані дисплея. Якби надалі знадобилося ввести в комірку В1 якісь дані, відбулося б усічення тексту до розмірів комірки А1, хоча насправді в комірці А1 сам текст залишився повністю.

Подальша робота із введення вихідних даних у контрольному прикладі здійснюється відповідно до рис 2.

Розширити стовпець Австановивши курсор миші на кордон стовпців Аі Уі розтягнути стовпець А. до необхідної величини.

Редагування вмісту комірки

Якщо під час перегляду таблиці було виявлено помилки, їх необхідно відредагувати.

Excel дозволяє редагувати вміст осередків кількома способами:

Ø набором в активному осередку нової інформаціїповерх помилковою (використовується, як правило, при повній заміні інформації);

Ø активізацією рядка формул клацанням миші для переходу в режим редагування;

Ø натисканням функціональної клавіші F2в активному осередку.

Видалення помилкової інформації здійснюється натисканням клавіші Deleteв активному осередку.

Вправа. Для зручності орієнтації серед електронних документіврекомендується давати листам робочої книжки відповідні назви. Пропонується назвати перший аркуш робочої книги "Прайс-лист". Для цього необхідно:

· Встановити вказівник миші на назву Аркуш1.

· Клацнути правою кнопкою миші.

· В контекстному менювибрати пункт Перейменувати.

· З клавіатури набрати нову назву аркуша.

· Натиснути Enter.

Примітка. Перейменувати робочий лист можна також шляхом подвійного клацання лівою кнопкою миші, попередньо встановивши курсор на його назву, після чого ввести нову назву.

Можна налаштувати його зовнішній вигляд. При налаштуванні змісту параметри застосовуються до наявної таблиці. Якщо вас влаштовує оформлення, натисніть кнопку ОК. В іншому випадку натисніть кнопку скасуванняі всі зміни будуть скинуті. Зміст залишиться на своєму місці.

Виберіть пункт Зміст, що налаштовується.

Зміст, що настроюється.

Налаштування існуючого змісту:

Виберіть пункт Зміст, що налаштовується.

Використовуйте параметри для відображення, приховування та вирівнювання номерів сторінок, додавання або зміни заповнювача, налаштування форматування та вказівки кількості рівнів заголовків, що відображаються.

Форматування тексту у змісті

Натисніть кнопку Змінити. Якщо кнопка Змінити Форматизначення З шаблону.

У списку Стилі Змінити.

Внесіть зміни до області Зміна стилю.

Налаштування існуючого або створення нової таблиці:

Налаштування будуть застосовані, якщо у вас вже є зміст. В іншому випадку буде додана нова таблиця, що настроюється.