Системи інформаційної підтримки функціонування будівельної галузі. Розробка інформаційної системи ремонтно-будівельної фірми. Надсилання звітності через Інтернет

Будь-який власник компанії замислюється над тим, чи ефективно працює його підприємство. Однозначну відповідь це питання можна дати, проаналізувавши безліч показників. Отримувати ці дані вручну важко і надто дорого. Сучасна інформаційна система може за кілька хвилин сформувати будь-який показник по заздалегідь визначеному алгоритму розрахунку.

Саме ефективність технологій і підштовхує керівників прийняти рішення про . Але перед тим, як закуповувати ліцензії та наймати відому компанію-інтегратора для впровадження, необхідно отримати основні поняття про цей процес, щоб контролювати хід впровадження на власному підприємстві.

З чого розпочинати впровадження інформаційної системи?

Після думки, що компанії необхідно впровадження інформаційної системи управління підприємством, потрібно визначитися, хто цим займатиметься. Існує кілька підходів до запуску таких проектів на підприємстві:

• Укладання договору з великою компанією, яка впроваджує ІВ. До переваг можна віднести досвід компанії-аутсорсера та окремих фахівців, а також наявність власних проектних напрацювань. До недоліків відносять вартість робіт, можливу плинність кадрів та можливість того, що за гучним ім'ям можуть стояти не найкращі фахівці;
• Запрошення невеликої, регіональної IT-компанії. Однозначним плюсом є висока ймовірність того, що впровадження автоматизованої інформаційної системи стане пріоритетним проектом для неї. Якщо проект має бути великий, а значить довгий, варто побоюватися раптових змін керівництва, фахівців та пріоритетів невеликих фірм-впроваджувачів;
• Використання силами власного IT-відділу. У цьому варіанті приваблює відсутність додаткових витрат, постійний зв'язок із фахівцями та можливість особисто керувати проектом. Однак тут криється і велика небезпека - фахівці IT-відділу, які часто залежать від користувачів та керівництва, повністю орієнтуються їх рішення, у тому числі не завжди правильні;
• Запрошення експерта. Відмінний спосіб заощадити та отримати фахівця у потрібній області. До недоліків можна віднести необхідність високої організованості всіх співробітників компанії, залежність успіху від однієї людини та формальну відповідальність за проект.

Практика показує, що управління використанням інформаційних систем краще довірити досвідченим фахівцям. Саме тому, який варіант команди впровадження ви не обрали, обов'язково перевіряйте досвід - і не тільки кількісний, але і якісний. Перевіряйте відгуки про роботу IT-компаній та експертів, стежте за кваліфікацією власних фахівців.

Такий важливий момент, як стратегічний план впровадження та вибір типу взаємин із впроваджувачами інформаційної системи, важливий, але не є єдиним критерієм. Ефективність впровадження інформаційної системи для підприємства залежить від кількох чинників і готовності персоналу враховувати в роботі. Фахівці виділяють кілька основних правил, ігнорування яких з великою ймовірністю призведе до сумних наслідків:

• Усвідомлення необхідності впроваджувати сучасні технологічні інструменти та готовність до впровадження всіх працівників;
• Вивчення основ побудови системи;
• Грамотний вибір відповідної системотворчої програми та команди, що відповідає за її впровадження;
• Виділення кваліфікованих кадрів контролю проекту з боку замовника;
• Послідовна та чітка організація проекту;
• Бажання змінюватися на краще.

Важко визначити якісь часові рамки запуску корпоративної інформаційної системи. Багато залежатиме від того, чи існувала раніше розробка інформаційних систем підприємства, чи доведеться починати з нуля. Слід підготуватися до того, що впровадження займе досить багато часу і істотно змінить деякі бізнес-процеси в компанії. p align="justify"> Технологія впровадження інформаційних систем може істотно відрізнятися у різних фахівців, але певні етапи виділяються практично в кожному успішному проекті.

Успішні впровадження інформаційних систем включають досить багато важливих і корисних для підприємства етапів. Крім безпосередньо початку роботи в ІВ, вони допомагають компанії впорядкувати ключові бізнес-процеси та виявити проблемні місця. Чим більша компанія, тим більше прийнято співробітників, чиї функції та кваліфікація викликають питання. Грамотне використання інформаційної системи виявить їх.

Якщо компанія хоче не просто «для галочки» впровадити ІВ, а дійсно ефективно користуватися всіма її можливостями, чекають наступні етапи:

1. Насамперед необхідно визначити мету впровадження. Багато керівників вищої ланки поверхово ставляться до цього етапу, але насправді він задає напрямок усьому впровадженню ІС;
2. Обстеження бізнес-процесів компанії. У цей етап входять інтерв'ю з менеджментом, рядовими співробітниками, складання схем щодо кожного процесу. На виході виходить уточнення цілей впровадження та можливість попередньо оцінити обсяг робіт та вартість;
3. Складання проекту, технічного завдання та регламенту. У цих документах мають бути описані всі бізнес-процеси, які беруть участь у впровадженні ІС. Намагайтеся складати проект застосування максимально докладно, із зазначенням необхідних даних, їх структури, алгоритмів дій, робочих місць;
4. Підготовка спеціалістів. Співробітники компанії на початку впровадження повинні знати, що від них потрібно, щоб не затримувати виконання роботи. Також адміністратори та розробники компанії мають почати розбиратися в інформаційній системі. Тобто співробітники розширюють свої знання на благо компанії;
5. Налаштування інформаційної системи відповідно до специфіки підприємства. У цей етап включається:
   • Розмежування прав на функціонал системи для працівників;
   • Початкове заповнення даних;
   • Налагодження алгоритмів розрахунків, створення необхідних звітів.
6. Тестування інформаційної системи. На цьому етапі можуть виявитися проблеми впровадження у розрізі алгоритмів або необхідність нових звітів;
7. Досвідчена експлуатація з реальними даними. Найчастіше на цьому етапі багато співробітників компанії виконують більше роботи. Їм доводиться не лише працювати, як раніше, а й відбивати свої дії в інформаційній системі. Потрібна максимальна дисципліна та зосередження зусиль усіх учасників впровадження. Кінцевим результатом має стати збіг даних інформаційної системи із реальним станом справ;
8. Промислова експлуатація. На цьому етапі здійснюється перехід працівників на повноцінну роботу в інформаційній системі. Повинна бути організована технічна підтримка користувачів;
9. Завершення проекту. Основним результатом етапу є підписані посадові інструкції, розмежування обов'язків підрозділів та їх взаємодії. Корпоративну інформаційну систему запущено на підприємстві.

Тільки злагоджені зусилля співробітників компанії на всіх рівнях гарантують тривалу успішну роботу інформаційної системи на підприємстві.

При розробці рішення фахівцями IBS були використані найкращі світові практики управління будівельними проектами, реалізовані в зарубіжних інформаційних платформах та весь досвід впровадження систем управління у будівельних організаціях, з урахуванням потреб російських замовників та локальних вимог у галузі капітального ремонту та будівництва.

Унікальна відмінність IBS БМР IMполягає в тому, що фахівцям IBS вдалося ув'язати в єдиний інформаційний контур усі функціональні підрозділи, задіяні в реалізації проектів з капітального ремонту та будівництва (бухгалтерію, економічну службу та виробничі підрозділи) по всьому циклу будівництва об'єкта – від інвестиційної фази, планування робіт до забезпечення ресурсами та контролю робіт, їх обліку та закриття.

Зокрема, на інвестиційній фазі система дозволяє вести основні характеристики об'єктів робіт, договори щодо цих об'єктів (у тому числі генпідряду, субпідряду), бачити календарний графік виконання робіт за договором.

На етапі планування робіт користувачі можуть вести в єдиній системі календарно-мережеві графіки, що складаються з урахуванням інформації про доступність ресурсів, а також з урахуванням кошторисних обмежень. Система дозволяє завантажувати кошториси (реалізована інтеграція з основними кошторисними системами) та формувати на їх основі ресурсні відомості, технологічний план-графік, потреби в персоналі, будівельних машинах та механізмах. Інтеграція процесів та даних у єдиній системі дозволяє виключити конфлікти диспетчеризації з погляду доступності техніки та персоналу під час виконання планів.

У процесі будівництва система дає можливість контролювати, а також аналізувати хід робіт та досягнення економічних показників, дозволяючи зіставляти витрати на будівництво у трьох основних ракурсах – кошторисному, плановому (на основі календарно-мережевого графіка), а також за фактичними витратами. Система відстежує процес закупівель, надходження та списання матеріалів на конкретному об'єкті у прив'язці до виконаних будівельних робіт. Форми списання матеріалів (М-29) у системі формуються відповідно до актів виконаних робіт (КС-2), що дозволяє відстежувати ненормативну витрату матеріалів (відхилення від кошторису в натуральному та вартісному вираженні), контролювати дисципліну обліку та економічні показники об'єкта у процесі реалізації проект будівництва.

Відстежувати реальне завантаження техніки на об'єктах, враховувати її під час планування будівельних робіт можливо завдяки спеціалізованій функціональності системи. Рішення дозволяє проводити планування, диспетчеризацію та облік роботи будівельних машин на конкретних об'єктах будівництва у прив'язці до конкретних операцій, аналізуючи відповідність потреб кошторисним розрахункам, і, таким чином, вести деталізований облік витрат на машини та механізми (у той час як зазвичай будівельні компанії враховують витрати на будівельні машини та механізми «котловим методом»). Також ведеться облік витрати паливно-мастильних матеріалів та його контроль з урахуванням пробігу, сезону тощо.

В цілому досвід впровадження системи показує, що її використання здатне дати реальний економічний ефект, як за рахунок покращення інформаційного обміну, так і за рахунок більш ефективної організації бізнес-процесів, оскільки рішення містить ефективну операційну модель управління будівельно-монтажними роботами.

«Досвід великих будівництв останніх років показав, що є величезний потенціал покращення якості управління будівництвом у Росії. Рішення, яке ми пропонуємо, дозволяє за рахунок контролю за процесом будівництва підвищувати економічну ефективність проектів. IBS БМР IMдопомагає побачити відхилення від кошторисних норм, пов'язані з перевитратою матеріалів, будівельних машин та механізмів, персоналу, контролювати терміни робіт, проводити коригування кошторисних розрахунків у процесі виконання робіт за проектом. Це не просто система обліку – ми пропонуємо певну модель бізнес-процесів, яка побудована на вимогах Мінбуду, держстандартах, традиціях раціонального управління та передових практик будівельних компаній та нашої експертизи», – пояснив Петро Сичов, провідний консультант Департаменту виробництва компанії IBS.

Рішення, перш за все, буде корисним організаціям, які ведуть роботи з капітального ремонту та будівництва на кількох об'єктах власними силами або із залученням субпідрядників, та які використовують кошторисні розрахунки для визначення вартості цих робіт. У тому числі це можуть бути компанії галузей будівництва, промислового виробництва, мережевого рітейлу, енергетики, зв'язку та ін.

«Це рішення високого ступеня готовності і потребує невеликих донастроїв під час діяльності кожного замовника. Проте, за досвідом, разом із впровадженням потрібне проведення організаційних змін у компанії замовника – удосконалення методології управління будівельно-монтажними роботами та впровадження нової виробничої культури, яку несе наше рішення. Для будівельних компаній система дозволить підвищити прозорість та вийти на новий рівень економічної ефективності», – зазначила Марина Денисенко, керівник відділення EAM та MES рішень Департаменту виробництва компанії IBS.

ПІДПИСАЙТЕСЯ НА НАШІ СТОРІНКИ.
МИ Є В

4.1. Управління будівельним холдингом із використанням інформаційних технологій

Розвиток інформаційних систем в організаціях усіх галузей та сфер діяльності в останні 30 років зазнав значних змін. Від централізованої моделі обробки інформації на базі мейнфреймів до технології клієнт/сервер, що ефективно поєднує переваги своїх попередників. Сучасний етап економічного розвитку будівельних організацій у всьому світі характеризується розширенням та вдосконаленням форм та методів їх управління з використанням корпоративних інформаційних систем.

Інформаційна система – це набір механізмів, методів та алгоритмів, спрямованих на підтримку життєвого циклу інформації та включають три основні процеси: обробку даних, управління інформацією та управління знаннями.

Багато холдингових компаній широко використовують сучасну потужну інформаційну базу. У Росії проблема проектування автоматизованих інформаційних систем управління стоїть особливо гостро, оскільки донедавна економічна теорія обслуговувала, як правило, державні органи влади різного рівня, а сама економіка була самозамкнутою, з мінімальною участю у міжнародному поділі праці. У зв'язку із цим склалася стійка система інформаційного забезпечення державного сектору.

Дослідження показали, що у сучасних умовах ефективність інформатизації визначається якістю інформаційних зв'язків, рівнем спілкування різних учасників процесу комунікацій, зумовленим проникненням інформатизації у всі сфери суспільного життя.

В умовах зростання попиту на інформатизаційні ресурси велике значення надається розробці та проектування корпоративних інформаційних систем, що обслуговують сфери з високим рівнем споживання обчислювальної техніки. Об'єктивною необхідністю цього стає інформація, пов'язана з динамічності проведення економічних реформ та появою нових форм господарської діяльності, створенням інформаційних систем, що реагують на зміну стану кон'юнктури ринку та інших.

Більшість будівельних холдингів при організації маркетингової діяльності проводять: аналіз споживчого попиту, моделювання розвитку суспільних потреб та можливостей їх задоволення, автоматизації процесів укладання договорів на постачання продукції та контролю за їх виконанням. Багато корпоративних структур, пов'язані стабільними договірними відносинами, створюють інформаційні системи, дозволяють замовнику контролювати хід виконання замовлення підрядника. Високоавтоматизовані системи ринкових взаємодій висувають підвищені вимоги до інформаційного забезпечення економічних структур. Корпоративні структури, які не матимуть розвинених інформаційних систем у сфері маркетингу, не зможуть нормально функціонувати на внутрішньому та зовнішньому ринках. Наявність таких систем є необхідною умовою ринкової інтеграції та ефективної економічної діяльності.

Комплекс технічних засобів системи управління корпоративною структурою складається з окремих видів технічних засобів та пристроїв – компонентів технічного забезпечення управління проектами, які у процесі функціонування корпоративної інформаційної системи взаємодіють між собою. Виділивши основні компоненти, що містять програмні модулі певного класу, можна збудувати структурну модель інформаційної системи (Рис. 4.1).

Найнижчим рівнем інформаційної системи є сховище, де міститься вся інтелектуальна власність будівельної організації (документи, довідники, структурні таблиці, ділові правила тощо.). Прямий доступ до сховища має лише система управління знаннями, яка є своєрідним шлюзом для інших систем і формує інформаційне оточення корпорації. Система управління знаннями поєднує ідеї, знання, зміст документів та ділові правила, автоматизуючи процеси, що базуються на знаннях, як усередині самого будівельного холдингу, так і між його структурними підрозділами (дочірніми організаціями).

Для цього потрібен шлюз, що дозволяє проводити обмін даними із зовнішніми системами. Це необхідна умова, оскільки сучасні економічні процеси спрямовані на об'єднання будівельних організацій корпоративні структури, і передача знань дуже важлива.

Мета розробки (а й удосконалення) інформаційних систем управління, спрямовану досягнення кінцевого результату, то, можливо представлена ​​як ієрархічної структури, що включає у собі також створення якісної документації, формування та ведення баз даних, і розробку процедур роботи із системою. Проектування інформаційних систем має проводитися на системній основі з метою мінімізації як вартості проектування, так і часу, що витрачається на розробку.

Передумовами впровадження корпоративної інформаційної системи у будівельному холдингу є:

Відсутність оперативного доступу та обробки інформації, необхідної для оперативного прийняття рішень;

Відсутність засобів аналізу, моделювання та підтримки прийняття рішень;

Недостатнє використання інформаційних технологій в управлінні процесами та ресурсами;

Впровадження різних, не пов'язаних між собою систем обліку та управління за окремими напрямками діяльності;

Необхідність ведення чи періодичність отримання фінансової звітності відповідно до західних стандартів;

Використання інформаційних систем, що не відповідають сучасним вимогам, незадовільний результат впровадження інформаційних систем та ін.

Корпоративні інформаційні системи останнього покоління, що застосовуються в багатьох корпоративних структурах у Росії та за кордоном, мають свої особливості та переваги, а саме:

Повне використання потенціалу настільних комп'ютерів; безпаперовий процес обробки документів;

Модульна побудова системи, наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованих баз даних, що передбачають єдину уніфіковану форму подання, зберігання, пошуку, відображення, відновлення та захисту даних, ліквідація внутрішньофірмових бар'єрів, зручність та простота роботи;

Економія ресурсів системи за рахунок централізації зберігання та обробки даних на верхніх рівнях;

Наявність ефективних засобів мережного та системного адміністрування, що контролюють функціонування мережі та управління на всіх рівнях ієрархії, та забезпечують необхідну гнучкість та динамічну зміну конфігурації системи;

Моделювання бізнес-процесів, можливості колективного виконання документів на основі мережевої технології клієнт-сервер, об'єднаних засобами комунікації, інтерактивний режим розв'язання задач;

Доступ до міжнародних інформаційних мереж.

Створення автоматизованої системи управління у будівельному холдингу дозволяє:

Прискорити обробку інформації за рахунок максимального наближення засобів обробки даних до місць її виникнення та використання (що дуже актуально для розрізнених будівельних об'єктів на території Крайньої Півночі та Сибіру);

Забезпечувати працівників управлінської сфери та фінансово-економічних служб оперативною інформацією;

Ефективніше задовольнити різноманітні інформаційні потреби управлінського персоналу, що часто змінюються, отримувати комплексну інформацію на основі даних усіх підсистем управління господарською та комерційною діяльністю;

Створити багаторівневий інтегрований банк даних та забезпечити діалоговий режим спілкування користувача із системою через автоматизовані робочі місця;

Скоротити час пошуку інформації в системі, а також її опрацювання, підготовки та випуску різної організаційно-розпорядчої документації;

знижувати витрати на утримання всієї обчислювальної системи, скоротити обсяг вихідних паперових документів у три-чотири рази;

Збільшувати гнучкість та підвищувати живучість систем;

Автоматизувати функції контролю за виконанням на всіх рівнях управління та економічної діяльності;

Автоматизувати ведення локальної інформації кінцевих користувачів та створювати локальні бази даних;

Безпосередньо брати участь виконавцям у процесі управління, підвищувати якість та надійність у прийнятті рішень.

Дати можливість користувачам працювати з наявною у банку даних інформацією як у складі загальної мережі, так і автономно.

Дослідження показують, що у сучасних умовах можливі чотири форми організації стратегії функціонування інформаційних систем у корпорації:

1) централізоване зберігання та обробка інформації при централізованому управлінні економіко-виробничими об'єктами;

2) централізоване зберігання та обробка інформації при децентралізованих чи незалежних системах управління;

3) розподілене зберігання та обробка інформації при централізованому управлінні;

4) розподілена обробка та зберігання при децентралізованому управлінні.

Дві останні організаційні форми і визначають концепцію нової інформаційної технології, основу якої складають розподілена комп'ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення та розвинені засоби комунікації.

Аналіз програмного забезпечення корпоративної інформаційної системи, представленого на ринку, свідчить про те, що його функціональні можливості поряд з використанням Інтернету дозволяють керувати практично всією виробничо-господарською та соціально-економічною, у тому числі й фінансовою діяльністю будівельного холдингу.

Впровадження корпоративної інформаційної системи у будівельному холдингу – комплексний процес, у якому задіяні керівництво компанії, співробітники відділу автоматизації компанії, постачальник програмного забезпечення, фахівці з впровадження системи, системні інтегратори.

В даний час існує три підходи до вирішення завдання комплексної автоматизації діяльності будівельного холдингу та його структурних підрозділів (дочірніх організацій):

1) поетапна розробка корпоративної системи власними силами (включаючи використання готових чи замовних програмних продуктів сторонніх фірм та організацій, що дозволяють автоматизувати окремі робочі місця чи виробничі процеси). Перевага підходу у тому, що у створюваної власними силами системі найбільше можна враховувати потреби та специфіку роботи конкретної будівельної організації. Однак цей шлях вирішення проблеми автоматизації може бути надто розтягнутий у часі і часто перетворюється на постійний процес.

2) використання готової інформаційної системи корпоративного рівня. Частина будівельних холдингів віддають перевагу готовим програмним системам, успіх від впровадження яких значною мірою залежить від готовності (і можливості) холдингу працювати за «правилами», що диктуються інформаційною системою, що купується.

3) створення корпоративних інформаційних систем, заснованих на «складання» систем із програмних «компонентів» різних фірм-виробників. Компонентна технологія створення корпоративних інформаційних систем виглядає найбільш привабливою та перспективною, оскільки вона поєднує гнучкість у виборі необхідних компонент інформаційної системи, властиву розробці системи власними силами, з надійністю коду та функціональною повнотою, перевіреними багаторазовим використанням, характерним для комерційних програмних продуктів, а також дозволяє оперативно вносити зміни до існуючої інформаційної системи, не порушуючи її працездатності.

При вдосконаленні систем управління будівельним холдингом та його структурними підрозділами (дочірніми організаціями) та інформаційних систем їх підтримки виділяються два основні підходи: структурний та процесний.

Структурний підхідзаснований на використанні організаційної структури компанії, коли вдосконалення системи йде структурними підрозділами. Технології діяльності у своїй описуються через технології роботи структурних підрозділів, а взаємодія структурних підрозділів – через модель верхнього рівня. Якщо будівельна компанія являє собою складну структуру типу холдинг, то необхідно мати модель взаємодії всіх елементів, що входять до нього, в якій будуть відображені не тільки технологічні, а й фінансові, і юридичні моменти.

Процесний підхідорієнтований на бізнес-процеси, які, на відміну організаційної структури, змінюються рідше. Зазвичай, основних бізнес-процесів зазвичай трохи більше десяти.

Для успішного створення та впровадження корпоративної інформаційної системи у будівельному холдингу необхідно забезпечити реалізацію п'яти її основних взаємопов'язаних складових:

1) технології, що визначають бізнес-процеси в інформаційній системі та формалізують їх з урахуванням усіх взаємозв'язків у будівельній компанії;

2) програмне забезпечення, яке реалізує необхідну функціональність інформаційної системи;

3) апаратура, що забезпечує функціонування інформаційної системи;

4) інформація;

5) персонал, який би експлуатацію інформаційної системи.

6) Інформаційна безпека та захист інформаційних ресурсів

Інтегрована інформаційна система будівельного холдингу є розгалуженою мережею, що поєднує локальні та віддалені робочі місця користувачів.

У світі розроблено чотири базові стандарти, закладені в основу розробки корпоративних інформаційних систем, кожен з яких доповнює попередній стандарт досконалішими методами управління.

1.MRP (Material Requirement Planning) є вихідним стандартом. Ці системи можуть швидко підрахувати можливість виконання нового замовлення до потрібного терміну при завантаженні виробництва. За умов неможливості виконання цього замовлення до конкретного терміну, система здатна відповісти на питання, у що обійдеться замовнику виконання нового замовлення, якщо він все ж таки на терміні наполягає. На чолі системи класу MRP стоїть блок MPS (Master Production Scheduling) складання основного плану виробництва. З даних про стан попиту виробляються плани випуску кінцевої продукції. Наступний блок системи дозволяє описувати склад виробу – BOM (Bill-of-Material, або сертифікація виробу). Крім складу сюди можна запроваджувати будь-яку довідкову інформацію: властивості матеріалу, виробник, постачальник, терміни поставки, чи виготовлення, обсяг замовлення тощо. Замикаючим є блок контролю стану запасів.

2. MRP II (Manufacturing Resource Planning) – основна суть зводиться до того що, що прогнозування, планування і контроль виробництва здійснюються по всьому циклу, починаючи від закупівлі сировини і закінчуючи здаванням (продажем) будівельного об'єкта споживачеві.

У системі класу MRP II виділяються три базові блоки:

Формування основного плану на основі замовлень клієнтів та прогнозу попиту;

Планування потреб, тобто формування плану-графіка завершення будівництва об'єктів та плану-графіка закупівлі матеріалів та комплектуючих;

Оперативне керування.

Системи класу MRP II забезпечують вирішення завдань планування діяльності підприємства у натуральних одиницях, фінансове планування у грошах.

3. Наступним етапом у розвитку інформаційних систем стала поява з кінця 1980-х років. систем класу ERP (Enterprise Resource Planning) – систем планування ресурсів організації. Ці системи охоплюють всю фінансово-господарську та виробничу діяльність фірми. До них пред'являються такі вимоги, як централізація даних в єдиній базі, режим роботи, близький до реального часу, збереження загальної моделі управління для підприємств будь-яких галузей, підтримка територіально розподілених структур, робота в широкому колі апаратно-програмних платформ і СУБД. При правильному впровадженні та експлуатації таких систем ефективність бізнес-процесів організації підвищується, що дає конкурентну перевагу подальшому розвитку.

Концепція ERP є більш досконалою, ніж MRP II, і є фактичним стандартом для сучасних інформаційних систем управління підприємством у світі. Сучасна інформаційна система на основі концепції ERP включає:

Управління ланцюжком поставок (Supply Chain Management - SCM);

Удосконалене планування та складання розкладів (Advanced Planning and Scheduling – APS);

Модуль автоматизації продажу (Sales Force Automation - SFA);

Автономний модуль, який відповідає за конфігурування (Stand Alone Configuration Engine – SCE);

Остаточне планування ресурсів (Finite Resource Planning - FRP);

Інтелект бізнесу, OLAP-технології (Business Intelligence - BI);

модуль електронної комерції (Electronic Commerce – EC);

Управління даними про виріб (Product Data Management – ​​PDM);

Власне головне завдання ERP-системи – домогтися оптимізації (за часом та ресурсами) всіх перерахованих процесів.

4. Зараз інформаційними системами, визначальними ефективну орієнтацію ринку, є системи CRM (customer relationship management – ​​управління з клієнтами). Дані системи спрямовані на створення великої бази «вірних» клієнтів, яка якраз і стає для будівельного холдингу довгостроковою конкурентною перевагою.

При чітко налагодженій організаційній схемі функціональної експлуатації корпоративної інформаційної системи у будівельному холдингу кожен виконавець виконує суворо визначені йому дії, отримуючи інформацію обсягом, необхідному і достатньому реалізації своїх посадових обов'язків. Поширеною корпоративною інформаційною системою в обстежених будівельних організаціях (і не лише) є комплексна система «Галактика».

Внаслідок роботи всіх користувачів системи відбувається наповнення бази даних будівельного холдингу оперативною інформацією про хід виконання робіт на конкретних об'єктах. Обробка оперативної інформації дозволяє, з одного боку, проаналізувати взаємовідносини з контрагентом на основі відомостей про рух матеріальних цінностей, послуг, робіт та фінансових засобів, а з іншого боку оцінити ефективність діяльності будівельного холдингу з різних напрямків господарської діяльності.

Управлінський персонал холдинг-компанії та її структурних підрозділів (дочірніх організацій), використовуючи для управління виробничо-господарськими процесами комплексну інформаційну систему «Галактика», отримує можливість:

Оперативний доступ до достовірної інформації про поточну діяльність холдингу;

Оперативного управління фінансами;

Контроль за ходом виконання договірних відносин;

контролю взаємних зобов'язань;

Контролю та управління матеріальними, трудовими та технічними ресурсами;

Формування та контролю бізнес-плану;

Планування та обліку виконання внутрішнього бюджету.

Кожен проект у галузі інформаційних технологій має розглядатися керівництвом будівельного холдингу як стратегічні інвестиції коштів, що окупляться за рахунок покращення управлінських процесів, підвищення ефективності виробництва, скорочення виробничих витрат.

Для опису будь-яких планованих дій над об'єктами планування використовуються плани та заявки. Об'єктами планування виступають різні об'єкти системи управління будівельною організацією: матеріальні цінності, будівельно-монтажні роботи та послуги, основні засоби, будівельні об'єкти, професії, одиниці штатного розкладу, співробітники, партнери, дочірні організації, каси, розрахункові рахунки, маршрути перевезень, інші плани та заявки.

Плани та заявки можуть містити по кожному об'єкту планування різні чисельні характеристики, наприклад: кількість, сума, ціна, вартість, потужність та ін. у розрізі різних аналітик. План, на відміну заявки, крім аналітик має ще один обов'язковий розріз – період планування.

Поняття «аналітики» та «період планування» аналогічні модулю «управління фінансами». Заявка, на відміну від плану, характеризується датою прийому та датою виконання. Для об'єктів планування, сукупність показників та аналітик визначають тип плану (заявки). Різні дії над планами та заявками виконуються за допомогою алгоритмів. Алгоритми дозволяють заповнювати плани та заявки автоматично і при цьому враховувати різні кількісні характеристики, що містяться в системі, наприклад, залишки та обороти за активами різного виду, ціни прайс-листів, а також інші плани та заявки. Для кожного типу планів (заявок) налаштовується інтерфейс.

Для обліку виконання планів та заявок служать рухи виконання (ДВ). Кожен рух виконання обов'язково відноситься до характеристики та значення аналітик, що відповідають типу плану (заявки). Для перегляду та редагування рухів слугує журнал руху виконання. Механізм типових операцій виконання забезпечує можливість автоматичного формування руху виконання документів Системи.

Система звітів щодо планів та заявок забезпечує отримання виконання за різними характеристиками, аналітиками та періодами планування різних планів та заявок у натуральному вираженні та у відсотках від планових характеристик. Крім того, за кожним виконанням можна отримати картку руху виконання з інформацією про пов'язані з рухом документи, тобто дізнатися, які події забезпечили виконання плану.

Запропонована у дослідженні єдина система корпоративного планування у будівельному холдингу передбачає використання комп'ютерної програми «Галактика», яка працює з багатьма об'єктами та передбачає можливість поетапного автоматичного розкладання кошторису з використанням інформації про норми входження простих робіт у складніші. Для цього використовуються набори послуг або механізм входження одних планів до інших як об'єктів планування та відповідні системні алгоритми. При розкладанні кошторису повинна використовуватися інформація про діючі ціни на матеріально-технічні ресурси, що міститься в системі у вигляді прайс-листів, у розцінках роботи машин та механізмів, технологічного автотранспорту, розцінках на виконання роботи робітниками різних професій (зарплата та кадри).

План будівельно-монтажних робіт формується як результат декомпозиції об'єднання будівельних замовлень за періодами планування відповідно до плану фінансування будівництва.

Далі з плану будівельно-монтажних робіт формуються такі об'єкти типу «План» (у розрізі будівельних об'єктів), будівельні роботи, періоди планування, у сумовому та кількісному вираженні, з використанням діючих цін (розцінок)), а саме:

Потреба у будматеріалах;

Потреба у засобах механізації та технологічному автотранспорті;

Потреба у трудових ресурсах.

Наступний етап планування передбачає формування об'єктів: «потреба у будівельному інструменті», «потреба в матеріалах для тимчасових споруд (комунікацій)», які обираються з урахуванням плану виконання будівельних робіт та діючих цін.

З потреби у будматеріалах власного виробництва з урахуванням запасів (поточних і нормативних наприкінці періоду), з урахуванням планової собівартості формується «виробничий план», та якщо з нього, з урахуванням запасів і цін «потреба у сировину для виробництва».

На підставі потреби у засобах механізації та потреби у трудових ресурсах та відповідних розцінок створюються, відповідно, «план використання засобів механізації» та «план з праці».

З урахуванням виробничого плану та плану використання засобів механізації та технологічного автотранспорту, з використанням відповідних нормативів та діючих цін (розцінок), створюються «потреба в експлуатаційних матеріалах», «план планово-попереджувальних ремонтів (ППР)», «потреба в запчастинах».

«План закупівель» формується на підставі «потреби в покупних будматеріалах», «потреби в сировині для виробництва», «потреби в будівельному інструменті», «потреби в матеріалах для тимчасових споруд», «потреби в експлуатаційних матеріалах», «потреби в запчастинах» . При цьому також враховуються запаси матеріальних цінностей та існуючі ціни.

Загальний принцип планування.

ПП = РП + ЗКН-ЗНО (4.1)

ПП - прихід плановий за період;

РП - витрата планова за період;

ЗКН - запас на кінець періоду нормативний;

ЗНО - запас на початок періоду очікуваний.

Успіх планування полягає у достовірності визначення очікуваних запасів на початок періоду, при цьому слід враховувати:

запаси матеріальних цінностей, які будуть витрачені на початок періоду планування;

запаси матеріальних цінностей, які будуть недоступні для використання в плановий період.

Використання механізму партій для цільового обліку матеріальних цінностей може бути навіть із додаванням ще одного розрізу зберігання, аналогічного партії, пов'язаного з Корпоративним плануванням у будівельному холдингу. Це дозволяє проводити незалежний цільовий облік матеріалів.

Крім описаних вище об'єктів у «Системі управління будівельною організацією» передбачається створювати разові та тижнево-добові заявки. Ці заявки повинні мати типи, подібні до описаних вище потреб. За допомогою разових заявок передбачається облік потреб, не врахованих для формування планів. Тижнево-добові заявки передбачається використовуватиме оперативного планування забезпечення ресурсами. За структурою разові та тижнево-добові заявки можуть не відрізнятися.

Таким чином, корпоративне планування у будівельному холдингу має забезпечувати вихідну інформацію у вигляді наступних об'єктів:

план будівельно-монтажних робіт;

План виконання будівельних робіт;

План використання послуг субпідрядників;

Виробничий план (для допоміжного виробництва будматеріалів);

План використання засобів механізації та технологічного автотранспорту;

План ремонтів будівельної техніки та автотранспорту;

План закупівлі;

Разові та тижнево-добові заявки.

У цій розробці передбачено механізм формування на основі планів (заявок), уніфікацій договорів та пунктів календарного плану, у тому числі пакетне планування пунктів календарного плану зі специфікаціями. При цьому передбачається можливість враховувати вже існуючі договори та пункти календарного плану, створені за даними об'єкта та періодами плану. У процесі розроблення передбачено і механізм формування на основі планів (заявок) тарифікацій різних договірних відділів: на закупівлю, на продаж, на відпустку у виробництво та інші; також і на зароблені відповідно до цього документа: на внутрішнє переміщення, на поповнення будівельних робіт. При цьому передбачена можливість зчитувати документи, які вже сформовані за даними об'єктами та періодами плану.

Якщо у холдингу вдалося реалізувати доопрацювання, зумовлене потребами управлінського обліку, тоді пропонується запровадити модуль «управління капітальним будівництвом», який забезпечує роботу з об'єктами «будівельне замовлення», «будівельна робота», «договірний відділ виконання будівельних робіт».

«Будівельне замовлення» є певним типом заявки, об'єктами планування якої є «будівельні роботи». До певної міри деталізації об'єкта «будівельне замовлення» є будівельний кошторис. Кожна «будівельна робота» характеризується кількістю, одиницею вимірювання, ціною (вартістю за одиницю виміру), вартістю та аналітиками: матеріально-технічні ресурси, використання машин та механізмів, зарплата та ін. Повна сукупність аналітик будівельного замовлення визначається в процесі налагодження «системи» . Між «будівельним замовленням» та будівельними об'єктами в більшості випадків є однозначна відповідність.

У роботі під терміном «будівельна робота» розуміється специфічний «будівельний» об'єкт системи. Кожна «будівельна робота» є унікальною в рамках повної сукупності «будівельних замовлень». Перелік «будівельних робіт» має явну ієрархічну структуру, крім того, кожна «будівельна робота» має однозначно ставитись до «будівельного замовлення».

Договірний відділ будівельних робіт аналогічний до договірного відділу на закупівлю (продаж) за винятком деяких особливостей. Договірний відділ будівельних робіт має однозначне відношення до будівельного замовлення. Для кожної будівельної роботи вказується кількість, одиниця виміру та ціна, які відповідають аналогічним позиціям у будівельному замовленні, вартість розраховується з ціни та кількості.

Результати нашої дослідницької та практичної роботи свідчать про необхідність створити засіб синхронізації каталогу «матеріальні цінності» та «прайс-лист», що дозволяє додавати позиції до деяких певних прайс-листів при поповненні каталогу матеріальних цінностей, та видаляти позиції з цих прайс-листів при видаленні відповідних матеріальних цінностей із каталогу. Також необхідно передбачити роботу з датою зміни ціни у прайс-листі (перегляд, фільтр за датою, автоматична зміна дати при зміні ціни); забезпечити доступ до операцій з прайс-листами, аналогічно до модуля «управління збутом». На всіх модулях Корпоративного планування будівельного холдингу для формування планів і заявок необхідно передбачити системні алгоритми використання прайс-листів.

Для оновлення прайс-листа з плановими цінами на продукцію власного виробництва передбачено процедуру перерахунку з використанням чинних трансфертних цін на сировину та матеріали.

У ряді нових об'єктів запропонованої нами системи управління «матеріальні цінності в дорозі» – документ «Відправка» – об'єкт, що зв'язує прибуткові та видаткові документи до одного відправлення (вагону, контейнеру, судну) та зберігає необхідну інформацію про цю відправку (вагону, контейнер, судно) ) (тип, номер, ім'я, марка, рейс, перевізник, пункт відправлення, пункт призначення та багато іншого, хоч умови страхування).

Особливості переміщення матеріальних цінностей між підрозділами (дочірніми організаціями) такі:

можливість використання накладної на внутрішнє переміщення для введення інформації щодо переміщення матеріальних цінностей між підрозділами (дочірніми організаціями);

вплив на розрахунки з контрагентами накладної на внутрішнє переміщення під час переміщення між підрозділами (дочірніми організаціями);

Автоматичний перерахунок цін у накладних на внутрішнє переміщення та у відповідних їм прибуткових ордерах, оновлення розрахунків із контрагентами при перерахуванні цін у видаткових ордерах.

Для забезпечення можливості роздільного бухгалтерського, податкового обліку за наявності єдиного управлінського обліку у будівельному холдингу нами запропоновано запровадити такі доробки:

Ввести ознаку структурного підрозділу холдингу (дочірньої організації), який автоматично проставлятиметься у головному плані рахунків для формування бухгалтерських проводок як у бухгалтерському обліку, і у податковому. Ця ознака надається кожному структурному підрозділу (дочірній організації);

Вибірка аналітики та оборотів у бухгалтерському контурі також повинна мати можливість перегляду інформації щодо підрозділів;

У модулях заробітної плати та кадрів також введено ознаки підрозділу;

У модулі заробітної плати має бути можливість формування проводок для різних планів рахунків;

Ввести ознаку можливості видачі заробітної плати через касу, через банк, через пластикові картки;

Віднесення нарахованої заробітної плати та нарахувань за єдиним соціальним податком на дані виплати має відноситися на одні витратні рахунки та на одну ознаку підрозділу;

При формуванні головної книги та оборотної відомості також необхідно запровадити ознаку підрозділу.

В основі викладених нами концептуальних положень щодо розробки системи управління у будівельному холдингу лежить автоматизована система «Галактика». Система «Галактика» відпрацьована та практично впроваджена у будівельному холдингу «Югорскрембудгаз».

Зарєнков, В. А.Проблеми розвитку будівельних компаній в умовах російської економіки / В. А. Заренков – СПб. Будвидав, 1999,-288с.

Асаул, А. н.Організація підприємницької діяльності: А. Н. Асаул, М. П. Войнаренко, П. Ю. Єрофєєв. -СПб.: Вид-во Гуманістика, 2004. 448с.

Економіка підприємства Основні економічні концепції функціонування підприємств. - СПб. : СПб ДІЕА. -2000. -1 год.

Вступ

Попередній аналіз створення ІВ

1 Організаційна структура

2 Відомості про об'єкт автоматизації

3 Обґрунтування необхідності створення інформаційної системи

Опис програмного продукту

1 Опис вхідної та вихідної інформації

2 Аналіз існуючих систем управління базами даних

2.4 Visual Basic

3 Вимоги до складу та параметрів технічних засобів

Опис основних проектних рішень

1 Структура програмної системи

2 Тестування системи

Висновок

Список літератури

Вступ

Цей курсовий проект виконано відповідно до завдання на курсове проектування. Темою проекту є розроблення інформаційної системи ремонтно-будівельної фірми.

З цієї мети випливають такі:

Аналіз предметної галузі та діяльності організації.

Вибір основного набору даних, необхідних для складання бази даних та складання інфологічної моделі;

Практична реалізація бази даних.

Створення допоміжних елементів для спрощення роботи з базою даних (створення форм, запитів та звітів).

Основними факторами, що впливають на ефективність роботи, підприємства такого типу є організація ефективної взаємодії із замовниками та заводами з виробництва комплектуючих.

У зв'язку з цим для автоматизації мною були обрані такі процеси: облік комплектуючих та накладних, прийом замовлення, облік фірм-партнерів та клієнтів.

База даних дозволяє здійснювати додавання, зміну, пошук та видалення даних, а також переглядати ці дані.

1. Попередній аналіз створення ІВ

1 Організаційна структура

Фірма виконує весь комплекс робіт з виробництва та монтажу металопластикових віконних систем. Основними видами діяльності є: виробництво та монтаж пластикових вікон та дверей, віконних порталів, жалюзі, а також металевих виробів від кованих решіток до протипожежних дверей та гаражних воріт.

Одним із напрямків діяльності компанії є виготовлення та монтаж пластикових вікон, а також скління балконів.

Виходячи зі своїх можливостей, цілей та завдань, кожен замовник може підібрати для себе оптимальний варіант вікон ПВХ:

кольорові вікна, що ламінують;

самоочисні вікна;

сонцезахисні вікна;

середньопідвісні вікна;

арочні вікна;

кольорові підвіконня;

укоси зовнішні, у тому числі укоси з металу;

засклення балконів.

Підприємство може продавати замовникам комплектуючі, які необхідні для ремонту віконних конструкцій, дверей, жалюзі.

Система управління підприємством побудована відповідно до лінійно-ієрархічного принципу. На кожному рівні чітко визначені зони відповідальності та зони підпорядкування.

Генеральний директор повністю відповідає за роботу фірми. На Генеральному директорі лежить обов'язок проведення основних переговорів із зовнішніми постачальниками і в ряді випадків - із зовнішніми замовниками (коли пропонується особливо значуще для фірми замовлення). Директор візує замовлення на купівлю комплектуючих, а узгоджене замовлення оплачується бухгалтерією. Він несе відповідальність за можливі рекламації від замовників на якість виконаних робіт.

Бухгалтерія відповідає за всю фінансову діяльність компанії. Основні функції бухгалтерії - нарахування заробітної плати та премій співробітникам з перерахуванням необхідних сум до пенсійного фонду, до податкових організацій. Через бухгалтерію проходять платежі за надані компанією послуги та виконані роботи. Через бухгалтерію ж оплачуються комплектуючі, що купуються компанією, і техніка.

Оператор зайнятий прийомом замовлень, розподілом замовлень у майстрів ремонтної бригади, працівників транспортної служби, визначенням терміну виконання замовлення, відстеженням виконання замовлення, оповіщенням клієнтів про виконання замовлення. Оператори ведуть документарний супровід замовлення, фіксують основні відомості про замовника та замовлення.

Ремонтна бригада приймає замовлення на ремонтні роботи, монтаж, демонтаж, встановлення та утеплення вікон та віконних порталів, дверей, скління балконів та інші роботи. Її фахівці також діагностують несправності, визначають обсяг необхідних робіт, комплектацію на заміну та час виконання робіт.

Транспортна служба здійснює доставку до замовників для ремонту, а також транспортування комплектуючих від постачальника.

2 Відомості про об'єкт автоматизації

Призначення ІС – автоматизація роботи наступних підрозділів:

Оператор (формування замовлень, облік робіт та облік комплектації замовлень, а також прийом заявок на закупівлю);

Ремонтна бригада (прийом та виконання замовлень).

Процес прийому та виконання замовлення можна коротко описати за такими кроками:

Визначення, чи є клієнтом постійним замовником компанії (постійні замовники отримують знижки на придбання товару);

Попереднє визначення сутності замовлення (замовлень) залежно від потреби клієнта;

Визначення виконавця замовлення. Оператор у своїй керується журналом замовлень. Він звертається до того майстра, який, на думку оператора, найменш зайнятий. Однак у разі фактичної зайнятості цього майстра оператор переадресує заявку іншому;

Оформлення замовлення за заданою формою; фіксація отримання передоплати; заповнення журналу замовлень;

Видача замовлення, оформлення оператором замовлення наряду.

3 Обґрунтування необхідності створення інформаційної системи

Одним із факторів, що визначають рівень розвитку сучасного суспільства та його інтелектуальні можливості, є оснащеність його засобами обчислювальної техніки – основи автоматизації розумової діяльності людини. Сфера використання ЕОМ нині настільки широка, що немає такої області, де застосування ЕОМ було б недоцільним. Особливо важлива роль ЕОМ у розвиток науки, зростання промислового виробництва та підвищення ефективності управління. Управління різними процесами за допомогою комп'ютера дозволяє досягти більш високої продуктивності праці та заощадити багато часу. Високоякісна автоматизація технологічних процесів значно полегшує роботу підприємства та виробництва загалом.

З розвитком комп'ютерних технологій зросла потреба зберігання та обміну інформацією. Її зберігання відіграє важливу роль у роботі людини та підприємства. Адже від достовірно правильної та доступної інформації залежить успіх його роботи. Деякі організації використовують для цього шафи з папками, але більшість віддають перевагу комп'ютеризованим способам - базам даних, що дозволяють ефективно зберігати, структурувати і систематизувати великі обсяги даних. І вже сьогодні без баз даних неможливо уявити роботу більшості фінансових, промислових, торгових та інших організацій.

Автоматизована система призначена для зручнішої роботи з даними. Коли обсяги інформації, з якими доводиться мати справу, досить великі, а сама вона має досить складну структуру, то за умови організації роботи з нею виникає чимало різних проблем. Для перешкоджання виникненню різних проблем, необхідно розробити таку систему роботи з інформацією, яка б дозволила реалізувати автоматизований збір, обробку та роботу з даними. Це можливо при застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення – систем управління базами даних (СУБД). Вони дозволяють на більш високому рівні вирішити цю проблему, забезпечити ефективність, надійність, швидкість і легкість у використанні як для фахівців, так і для розробників-початківців.

Основна перевага автоматизації - це скорочення надмірності даних, що зберігаються, а отже, економія обсягу використовуваної пам'яті, зменшення витрат на багаторазові операції оновлення надлишкових копій і усунення можливості виникнення протиріч через зберігання в різних місцях відомостей про один і той же об'єкт, збільшення ступеня достовірності інформації та збільшення швидкості обробки інформації; надмірна кількість внутрішніх проміжних документів, різних журналів, папок, заявок і т.д., повторне внесення однієї і тієї ж інформації до різних проміжних документів. Також значно скорочує час автоматичного пошуку інформації, що виготовляється зі спеціальних екранних форм, у яких вказуються параметри пошуку об'єкта.

Сучасні СУБД - розраховані на багато користувачів системи управління базою даних, які спеціалізуються на управлінні масивом інформації одним або безліччю одночасно працюючих користувачів.

Сучасні СУБД забезпечують:

Набір засобів підтримки таблиць і відносин між пов'язаними таблицями;

Розвинений інтерфейс користувача, який дозволяє вводити і модифікувати інформацію, виконувати пошук і представляти інформацію в графічному або текстовому режимі;

засоби програмування високого рівня, за допомогою яких можна створювати власні додатки;

Підвищення оперативності одержання звітної інформації для аналізу.

У сучасних умовах у великих організаціях створені та ефективно діють інформаційні системи, що обслуговують процес підготовки та прийняття бухгалтерських та управлінських рішень, та вирішальні такі завдання: обробка даних, обробка інформації.

Для визначення ефективності внутрішньофірмової системи управління на багатьох підприємствах в обліку та звітності став використовуватися показник ставлення одержуваного прибутку до витрат на технічні засоби та забезпечення функціонування внутрішньофірмової системи інформації.

Основними принципами та цілями внутрішньофірмових систем інформації є:

визначення вимог до змісту інформації та її характеру, залежно від цілеспрямованості;

вироблення системи зберігання, використання та надання інформації в централізованому та децентралізованому управлінні;

визначення потреб у технічних засобах (у тому числі у комп'ютерній техніці) на підприємстві в цілому;

розробка програмного забезпечення, створення та використання банків даних;

автоматизована обробка введеної та поточної інформації та видача інформації з бухгалтерського обліку та відділів технічного оснащення;

автоматизація адміністративно-управлінської праці з урахуванням використання комп'ютерної техніки.

Важливими завданнями внутрішньофірмової системи управління є:

координація діяльності зі збору та обробки даних фінансових звітів на найвищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою підвищення якості та своєчасності надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

визначення основних напрямів системи збирання, обробки та зберігання первинних даних;

визначення основних напрямів розвитку технології опрацювання інформації.

Оснащення електронною технікою дозволяє економити управлінські та накладні витрати, забезпечує ефективне внутрішньофірмове планування.

Розвиток систем телекомунікацій і, зокрема, технологій локальних обчислювальних мереж дозволило об'єднати всі технічні засоби обробки бухгалтерської інформації в єдину внутрішньофірмову інформаційну мережу.

Представники ремонтно-будівельної фірми використовують у своїй діяльності в основному програми пакета Microsoft Office, зокрема електронні таблиці Excel для ведення простих однотабличних баз обліку та пошуку інформації з цих баз. Дисципліна резервного зберігання не встановлена ​​корпоративними правилами, тому резервне зберігання здійснюється шляхом запису файлів на лазерний диск на розсуд керівника.

Потреба розробки автоматизованої інформаційної системи обліку діяльності підприємства обумовлена ​​конкуренцією над ринком ремонтно-будівельних послуг і необхідністю забезпечити вищу продуктивність праці, більшу надійність і достовірність інформації, кращу її безпеку.

Дослідження існуючої системи обробки інформації виявило необхідність удосконалення існуючої обробки даних, причому аналіз ситуації дозволив визначити такі потенційні напрямки вдосконалення існуючої системи обробки інформації:

усунення наявних організаційних та технічних недоліків, перелічених у попередньому розділі, дозволило б значно перевести існуючу обробку інформації на більш високий сучасний рівень;

впровадження єдиної інформаційної системи дасть змогу практично підвищити ефективність роботи, повністю відмовитися від "ручної" обробки інформації та перейти до автоматизованої її форми;

Використання індивідуальної ІВ усуває недоліки ПЗ, призначеного для автоматизації підприємства.

Оскільки розробка комплексної системи автоматизованого управління як розподіленої бази даних є складним і дорогим, що вимагає залучення значних ресурсів, у тому числі колективу виконавців, пропонується на першому етапі обмежитися проектом, що вирішує низку приватних завдань.

2. Опис програмного продукту

Об'єкт розробки – інформаційна система «Будівельна фірма», призначена для зберігання та роботи з інформацією про роботу, яку виконують співробітники фірми на замовлення клієнтів.

Основні етапи проектування ІВ «Будівельна фірма»:

загальне проектування системи;

Проектування структури даних: вибір полів включення до таблиці;

Проектування та зв'язування таблиць;

Проектування полів: правила введення даних та перевірки допустимості їх значення;

Проектування запитів;

Проектування форм та звітів;

Проектування засобів автоматизації: створення меню.

1 Опис вхідної та вихідної інформації

ІВ «Будівельна фірма» містить такі сутності:

Сутність «Постачальники» - містить інформацію про фірми: назву фірми, звертатися до, посада, адреса, телефон, місто, факс.

Сутність «Співробітники» - містить інформацію про співробітників: ПІБ, посада, дата народження, дата найму, зарплата, адреса та телефон;

Сутність «Замовлення» - містить інформацію про замовлення: найменування, колір, матеріал, опис, розмір, вартість, кількість, монтаж, демонтаж, доставка, знижка, разом;

Сутність «Клієнти» - містить інформацію про клієнтів: ПІБ, адреса та телефон, співробітник, дата замовлення, дата виконання, форма оплати;

Сутність «Комплектуючі» - містить інформацію про товари: найменування, марка, постачальник, колір, матеріал, одиниця виміру, ціна та опис;

Сутність «Тип» - містить інформацію про типи товарів, що надаються: найменування та опис;

Сутність «Форма оплати» - містить інформацію про способи оплати товару: форма оплати, опис;

Сутність «Витрати» - містить інформацію про витрати фірми, а саме: суму витрат та метод оплати.

Сутність "Прибуток" - містить інформацію про прибуток фірми за певний день.

Програмне забезпечення вирішує такі завдання: облік комплектуючих, надання даних про наявні замовлення, ведення звітності.

У режимі форми можливе додавання нового замовлення до інформаційної бази, додавання нових комплектуючих, редагування інформації, реалізація запитів упорядкування по полях, здійснює пошук відомостей про комплектуючі, замовлення та замовників.

Розроблене програмне забезпечення використовується для автоматизації обліку комплектуючих, зберігання та пошуку інформації у базі даних, а також для складання звітів.

До складу програми входять такі функції:

Формування та облік заявок;

вести облік комплектуючих;

Додавання, редагування та видалення інформації;

Складання звітів;

Друк звітів;

2.2 Аналіз існуючих систем управління базами даних

Сучасні СУБД переважно є додатками Windows, оскільки це середовище дозволяє повніше використовувати можливості персональної ЕОМ, ніж середовище DOS. Зниження вартості високопродуктивних персональних комп'ютерів зумовив не тільки широкий перехід до середовища Windows, де розробник програмного забезпечення може меншою мірою піклуватися про розподіл ресурсів, але також зробив програмне забезпечення ПК загалом і СУБД, зокрема, менш критичними до апаратних ресурсів елетронно-обчислювальної машини.

Серед найбільш яскравих представників систем управління базами даних можна відзначити: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а також баз даних Microsoft SQL Server та Oracle, які використовуються в програмах, побудованих за технологією клієнт -Сервер”. Розглянемо докладніше програмні продукти компанії Microsoft, зокрема Visual FoxPro, Paradox, Visual Basic, Visual З++, Access 7.0.

2.1 FoxPro (фірма Fox Software) мала виключно високі швидкісні характеристики і в цьому відношенні помітно виділялася серед інтерпретують систем. Порівняно з dBaseIV її швидкість у кілька разів вища і не поступається швидкістю систем-компіляторів. Практично за всіма показниками Fox-програми працюють значно швидше за Clipper-програми. Набір команд і функцій, запропонованих розробниками FoxPro, за потужністю та гнучкістю відповідає будь-яким вимогам до подання та обробки даних. Може бути реалізований максимально зручний і ефективний інтерфейс користувача. У FoxPro підтримуються різноманітні спливаючі та багаторівневі меню, робота з вікнами та мишею, реалізовані функції низькорівневого доступу до файлів, керування кольорами, налаштуваннями принтера, дані можуть бути представлені як «електронні таблиці» і багато ще приємностей і зручностей. У «довіндівську» епоху FoxPro був найшвидшою, найзручнішою та найпотужнішою СУБД для комп'ютерів стандарту IBM PC.

2.2 Paradox був розроблений компанією Ansa Software, і перша його версія побачила світ у 1985 році. Цей продукт було згодом придбано компанією Borland. З липня 1996 року він належить компанії Corel і є складовою Corel Office Professional. Наприкінці 80-х - початку 90-х Paradox, що належав тоді компанії Borland International.

Принцип зберігання даних у Paradox подібний до принципів зберігання даних у dBase - кожна таблиця зберігається у своєму файлі (розширення *.db), MEMO- і BLOB-поля зберігаються в окремому файлі (розширення *.md), як і індекси (розширення *. px).

Однак, на відміну від dBase, формат даних Paradox не є відкритим, тому для доступу до даних цього формату потрібні спеціальні бібліотеки. Наприклад, у додатках, написаних на C або Pascal, використовувалася популярна бібліотека Paradox Engine, яка стала основою Borland Database Engine. Ця бібліотека використовується нині в додатках, створених за допомогою засобів розробки Borland (Delphi, C++Builder), деяких генераторах звітів (наприклад, Crystal Reports) і в самому Paradox. Існують і ODBC-драйвери до баз даних, створених різними версіями цієї СУБД.

У порівнянні з аналогічними версіями dBase ранні версії Paradox зазвичай надавали розробникам баз даних істотно більш розширені можливості, такі як використання ділової графіки в DOS-додатках, оновлення даних у додатках при розрахованій на багато користувачів роботі, візуальні засоби побудови запитів, на основі інтерфейсу QBE - Query by Example (запит за зразком), засоби статистичного аналізу даних, а також засоби візуальної побудови інтерфейсів користувацьких додатків з автоматичною генерацією коду мовою програмування PAL (Paradox Application Language). зокрема dBase та даними, що зберігаються в серверних СУБД. Таку можливість користувачі Paradox отримали завдяки використанню бібліотеки Borland Database Engine та драйверів SQL Links. Це дозволило використовувати Paradox як універсальний засіб управління різними базами даних.

2.3 Access- у перекладі з англійської означає "доступ". MS Access – це функціонально повна реляційна СУБД. Крім того, MS Access є однією з найпотужніших, гнучких і найпростіших у використанні СУБД. У ній можна створювати більшість додатків, не написавши жодного рядка програми, але якщо потрібно створити щось дуже складне, то на цей випадок MS Access надає потужну мову програмування Visual Basic Application.

Популярність СУБД Microsoft Access зумовлена ​​такими причинами:

Access є однією з найдоступніших і зрозумілих систем як для професіоналів, так і для користувачів-початківців, що дозволяє швидко освоїти основні принципи роботи з базами даних;

система має повністю русифіковану версію;

Повна інтегрованість із пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail;

Ідеологія Windows дозволяє представляти інформацію барвисто та наочно;

можливість використання OLE технології, що дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншої програми або впровадити будь-які об'єкти в базу даних Access;

технологія WYSIWIG дозволяє користувачеві постійно бачити всі результати своїх дій;

Існує набір “майстрів” з розробки об'єктів, що полегшує створення таблиць, форм та звітів.

Призначений для створення звітів довільної форми на основі різних даних та розробки некомерційних додатків. Мінімальні ресурси ПК: процесор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, обсяг оперативної пам'яті 12 (16) Мб, об'єм, що займається на ЖМД 10-40 Мб.

2.4 Visual BasicBasic - це універсальна об'єктно-орієнтована мова програмування, діалекти якого вбудовані в Access, Visual FoxPro. Переваги: ​​універсальність, можливість створення компонентів OLE, невисокі вимоги до апаратних ресурсів ЕОМ. Використовується для створення програм середньої потужності, не пов'язаних з великою інтенсивністю обробки даних, розробки компонентів OLE, інтеграція компонентів Microsoft Office. Мінімальні ресурси ПК: процесор 368DX, Windows 3.1, 95, NT, обсяг оперативної пам'яті 6 (16) Мб, об'єм, що займається на ЖМД 8-36 Мб.

Зазначені програмні продукти мають можливості візуального проектування інтерфейсу користувача, тобто розробник із готових фрагментів створює елементи інтерфейсу, програмує лише їх зміни у відповідь на будь-які події.

Компанія Borland завжди була широко відома професійним розробникам як фірма, що пропонує компілятори С та Pascal, систему управління базами даних Paradox. Маючи по всьому світу близько шести мільйонів користувачів, dBASE залишається індустріальним стандартом, застосовним до різних операційних платформ, серед яких MS-DOS, UNIX, VAX/VMS та MS-Windows. Продукти, що розвиваються в класі мов програмування – Borland C++ 4.5 та Delphi – з унікальним поєднанням класичних принципів та сучасної технології.

Абсолютно новий продукт Borland Delphi for Windows - система швидкісної розробки програм, заснована на об'єктно-орієнтованому Паскалі. Delphi поєднує візуальні засоби швидкої розробки додатків, високопродуктивний компілятор об'єктно-орієнтованої мови, масштабований механізм доступу до даних та інші останні досягнення в галузі комп'ютерних технологій. C++ - найбільш потужна об'єктно-орієнтована мова програмування, має необмежену функціональність. Призначений для створення компонентів програм для виконання операцій, критичних за швидкістю.

Для створення бази даних, а також самого програмного засобу, що розробляється, що здійснює доступ до даних бази, обраний Microsoft Access 2007 за сукупністю його переваг.

База даних у складі автоматизованої системи, що розробляється, повинна відповідати наступним вимогам:

зберігання великих обсягів актуальної та достовірної інформації;

простота звернень користувачів до БД;

можливість внесення, зміни, видалення, сортування та інших маніпуляцій із даними БД;

пошук інформації з різних груп ознак;

можливість розширення та реорганізації даних у БД при змінах предметної області.

Все сказане вище говорить про необхідність використання БД і відповідно спеціалізованої системи управління базами даних (СУБД).

Грунтуючись на перелічених вище критеріях вибору СУБД, був зроблений вибір на користь MS Access 7.0, оскільки необхідна СУБД у відносно невеликій корпоративній мережі, обсяги інформації, що зберігається відносно невеликі (вимірюються мегабайтами), надійно працює на сервері з технічними характеристиками звичайного ПК. Також MS Access 7.0 визначає мінімальні складності при налаштуванні та адмініструванні системи.

3 Вимоги до складу та параметрів технічних засобів

Для роботи з ІВ «Будівельна фірма» необхідний комп'ютер із наступною мінімальною конфігурацією:

Процесор – 300 МГц або вище;

Оперативна пам'ять –128 МБ або вище;

Відеоадаптер та монітор - Super VGA (800×600);

Вільне місце на жорсткому диску – 1,5 ГБ або більше;

Оптичні накопичувачі – CD-ROM або DVD-ROM;

Клавіатура та миша;

Установлений пакет Microsoft Office 2007

Мінімальні системні вимоги для MS Access 2007:

Процесор: Частота не нижче 500 МГц;

Пам'ять: Не менше 256 МБ;

Місце на твердому диску: 2 ГБ;

Екран: Роздільна здатність не менше 1024x768 пікселів;

Операційна система Microsoft Windows XP SP2, Windows Server 2003 SP3, Windows Vista.

Для того, щоб розроблена ІВ функціонувала, слід скопіювати папку «Будівельна фірма» з диска в будь-яке вільне місце жорсткого диска, після чого відкрити цю папку і запустити на виконання файл «Будівельна фірма».

Враховуючи можливості сучасних комп'ютерів, ці вимоги можна назвати деклараційними. MS Access 2007 забезпечує ефективну роботу на будь-якому сучасному персональному комп'ютері, яким оснащено підприємство.

Зрештою для ІС були обрані: операційна система – Windows XP Professional, СУБД та середовище розробки програми – Microsoft Access 2007.

3. Опис основних проектних рішень

1 Структура програмної системи

При розробці програми дуже важливим етапом є визначення та розбір структури програмної системи. Програма повинна мати якийсь загальний план, за яким будувався програмний додаток. На цьому етапі слід керуватися такими міркуваннями:

Інформація в таблицях має дублюватися;

Бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише одну тему;

Інформація про об'єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці.

Структура бази даних є інформаційними таблицями: Співробітники (рис. 1), Постачальники (рис. 2), Комплектуючі (рис. 3), Форма оплати (рис. 4), Клієнти (рис. 5), Розстрочка (рис. 6) .

Малюнок 1 - Таблиця «Співробітники»

Таблиця «Співробітники» містить інформацію про людей, які працюють у організації.

Малюнок 2 - Таблиця «Постачальники»

Таблиця "Постачальники" містить інформацію про фірми, які співпрацюють з організацією.

Малюнок 3 - Таблиця «Комплектуючі»

Таблиця «Комплектуючі» містить інформацію про товари, які пропонують організацію.

Малюнок 4 – Таблиця «Форма оплати»

Таблиця «Форма оплати» містить інформацію про способи оплати, які надаються клієнтам.

Малюнок 5 - Таблиця «Клієнти»

Таблиця "Клієнти" містить інформацію про замовників.

Малюнок 6 - Таблиця «Розстрочка»

Таблиця «Розстрочка» містить інформацію про клієнтів, які купили товари на виплат.

Схема інформаційної системи з різними зв'язками представлена ​​малюнку 7.

Малюнок 7 - Схема даних

2 Тестування системи

Для проведення тестування необхідно спочатку вибрати методику тестування. Для тестування системи можна використовувати такі методи:

Метод "Білої скриньки". Тестування методом "білої скриньки" передбачає обробку системи як "прозорого об'єкта" і дозволяє заглянути всередину, фокусуючи увагу на використанні знань про конкретне програмне забезпечення для правильного підбору тестових даних.

Метод "Чорної скриньки". Тестування методом " Чорного ящика " передбачає обробку системи як " непрозорого об'єкта " , в такий спосіб, знання внутрішньої структури явно не використовується. Тестування цим методом зазвичай має на увазі перевірку функціональних можливостей.

Тестування ергономічності. Типовий тест на ергономічність полягає в тому, що користувачі виконують з прототипом (або іншою системою) низку операцій, тоді як спостерігачі документують все, що вони роблять та говорять. Таке тестування проводиться одночасно з одним або кількома користувачами, що працюють разом.

Тестування наростаючої інтеграції. Це безперервне випробування "застосовності" нових функціональних можливостей, які можуть бути додані; необхідно, щоб різні компоненти функціоналу були досить незалежні і працездатні, перш ніж всі необхідні частини будуть готові до інтеграції в систему; здійснюється програмістами чи тестувальниками.

Для тестування інформаційної системи «Будівельна фірма» було обрано метод "Чорної скриньки". Адже тестування програмного забезпечення методом "Чорної скриньки", на відміну від методу "Білої скриньки", передбачає знання лише набору параметрів, що вводяться, і очікувані на виході результати, яким чином програма досягає цих результатів невідомо. При такому тестуванні ніколи не перевіряється програмний код, і немає потреби в додатковому знанні програми, крім її технічному описі.

Тестування та налагодження програми проведено на основі даних, взятих із ремонтно-будівельної фірми. Отримані результати відповідають рішенням взятих завдань.

У роботі було проведено аналіз поставленої проблеми з послідовним її рішенням. Було розглянуто та засвоєно запропонований теоретичний матеріал, що дозволило більш якісно та швидко впоратися з поставленими цілями та завданнями.

Метою програми, що розробляється, була розробка бази даних будівельної фірми та її реалізація, використовуючи оболонку Access. Внаслідок проведення роботи вона була виконана.

Ціль була досягнута шляхом успішного виконання основних завдань курсової роботи: практичної реалізації бази даних в оболонці Microsoft Access і створенням допоміжних елементів для спрощення роботи з базою даних (створені форми, запити та звіти).

У процесі роботи було придбано навички аналізу виробництва, застосовано та вдосконалено отримані знання в галузі розробки систем управління базами даних для вирішення конкретного завдання.

Розроблена база даних може значно спростити роботу оператора, полегшити процедуру отримання довідкової інформації, необхідної співробітникам.

будівельне програмне управління ремонтний

Список літератури

1. Д. Дейт. Введення у систему баз даних. - М., СПб.: BHV - Санкт - Петербург 1977. - 312с.

С. Глушаков. Бази даних. – Х., Фоліо, 2001. – 504 с.

П. Кіммел. Освій самостійно програмування для Microsoft Access за 24 години., М: «Вільямс», 2000. - 448 с.

Ульман Д., Уїдом Д. «Основи реляційних баз даних», 2006

Баженова І.Ю. "Основи проектування додатків баз даних", 2009

Кирилов В.В., Громов Г.Ю. «Вступ до реляційних баз даних», 2009

Томас, Коннолі, Каролін, Бегг. Бази даних. Проектування, реалізація та супровід. Теорія та практика. - М: ВД «Вільямс»,2003.

Карпова Т.С. Бази даних: моделі, розробка, реалізація. - СПб.: Пітер, 2001.

Автоматизовані інформаційні технології економіки: підручник / за ред. І.Т. Трубіліна – М.: Фінанси та статистика, 2006. – 416 с.

Петров В.М. Інформаційні системи/В.М. Петров. – СПб.: Пітер, 2007. – 688 с.

Фосбі Дж. MS SQL Server 2008: управління та програмування / Дж. Фосбі. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 608 с.

Бурхливий розвиток будівельної індустрії та високі норми прибутковості дозволяли не звертати уваги на втрати у різних стадіях проекту, оскільки ринок за його зростання прощав усі помилки у сфері управління та фінансування.

Система управління — це, перш за все, добре налаштований інструмент для бізнесу. Але важлива не лише «скрипка Страдіварі», украй необхідний і майстер, який візьме інструмент та зіграє на ньому. Таким чином, ми поговоримо про мистецтво — мистецтво створення систем управління бізнесом та мистецтво їх застосування в будівельній індустрії, хоча ці правила стосуються будь-якої галузі після їхнього відповідного коригування. Адже важко придумати щось нове у проектному управлінні чи російському бухгалтерському обліку, у бюджетуванні та управлінському обліку. Відмінності — у деталях, які й формують специфіку кожної галузі та кожного підприємства. Розглянувши роль інформаційних систем на різних етапах будівельного процесу, перейдемо до конкретного досвіду девелоперської компанії "Система-Галс", що представляє бізнес-напрямок "Будівництво та нерухомість" АФК "Система".

Інформаційні системи на різних етапах будівництва

Структура організаційного побудови будівельного процесу дозволяє всіх учасників цього ринку поділити на кілька великих класів відповідно до їхньої спеціалізації. Причому великі будівельні концерни, зазвичай, охоплюють відразу кілька видів діяльності. Нас такий поділ насамперед цікавитиме з погляду потреб в інформаційних системах різних організаційних одиниць, що беруть участь у будівельному процесі. У цій статті ми зупинимося на наступному наборі класів: інвестор/керівна компанія, замовник, підрядник, компанія, що експлуатує, проектувальник. Теоретично в окремий клас можна виділити ріелторів, але для мети, що стоїть перед нами, - розповісти про інформаційні системи в будівництві та їх взаємодії - в цьому немає необхідності.

Інвестор/керівна компанія

Специфіка діяльності інвестора/керівної компанії полягає у розвитку проекту як бізнес-ідеї. Основним показником, що відстежують такі структури, є ефективність проекту як бізнесу. Тому інвестору передусім необхідні системи, що дозволяють ефективно вкладати гроші, контролювати та повертати свої інвестиції. Це стосується процесів бюджетування та управлінського обліку на верхньому рівні, казначейських операцій, договірної роботи, фінансового моделювання як компанії в цілому, так і окремих її проектів. Управління проектом для інвестора/керуючої компанії цікаве у сенсі портфельного управління або управління ключовими подіями проекту за умови, що замовники/підрядники працюють з інвестором у полі однієї ідеології, інакше виникають складнощі в інтерпретації первинних даних через різницю в їх деталізації та агрегації.

Замовник

Замовник по суті своєї діяльності керує рухом проекту на основній стадії виробничої — передпроект, проект, будівельно-монтажні роботи. Саме від замовника залежить комерційний образ проекту, його техніко-економічні показники та рух. З огляду на це особлива увага приділяється управлінню проектами, детальному відстеженню їх техніко-економічних показників, термінів та бюджетів, що накладає відповідні вимоги на деталізацію даних у системах. При тих же основних бізнес-процесах, що вимагають автоматизації, глибина деталізації може і повинна перевищувати деталізацію інвестора. І цілком природно, що система звітності замовника є складнішою і багаторівневішою, ніж звітність інвестора.

Підрядник

Основні процеси підрядника - це реалізація делегованого обсягу робіт у строки та бюджети, встановлені замовником. По суті, він працює за встановленим замовником лімітом вартості. Таким чином, проектне управління виходить на перше місце, бюджетування та управлінський облік ведуться строго в рамках обліку проектного. Графіки заходів, бюджети проектів та фактичне їх виконання, оперативне планування та казначейські операції – все це може проводитись у рамках системи управління проектами. Замовнику передається звітність у встановленому вигляді з необхідним рівнем деталізації.

Експлуатуюча компанія

У рамках своєї діяльності експлуатуюча компанія насамперед потребує добре поставленого управлінського обліку. Які-небудь додаткові бізнес-процеси відсутні (з розгляду виключено промислову автоматизацію, оскільки вона вважається частиною підсистеми бухгалтерського та управлінського обліку, наприклад, у сфері обліку витрати газу, води, світла тощо).

Проектувальник

Бізнес проектувальника заснований на наданні послуг з проектування та розробки документації та крім документообігу спеціалізованих систем, таких як AutoCad або ArchiCad, та бухгалтерської програми інших систем не потребує. Понад те, цей елемент процесу дуже специфічний і відокремлений з інших може працювати у межах єдиної системи лише області документооборота.

Взаємодія учасників будівельного ринку за допомогою інформаційних систем

Модель взаємодії підприємств представлена ​​на рис. 1. Нормативні та бюджетні, базові техніко-економічні показники спускаються від інвестора/керуючої компанії до замовника, який після уточнення та затвердження спускає їх у вигляді завдання підрядникам. У зворотному порядку як елемент системи контролінгу від підрядника до інвестора піднімається система звітності з повним розшифруванням понесених витрат та причин відхилення від початкових показників. Залежно від того, афілійований підрядник замовнику чи інвестору чи ні, розрізняється і модель інформаційної взаємодії: це може бути робота в єдиній системі з глибокою деталізацією інформації, а може бути випадок, коли генпідрядні організації лише подають відомості про закриття робіт у узгодженому форматі на регулярній основі.

Слід зазначити, що з великої кількості проектів та різної їхньої географії необхідна єдина служба замовника для координації територіальних замовників на місцях. Це дозволить встановити централізований контроль за портфелем проектів компанії, що управляє, або інвестора. Основна функція цього підрозділу - координаційно-аналітична. До завдання, яке воно вирішує, входить розподіл проектів між територіальними замовниками, формування виробничої програми та контроль її виконання, допомога у вирішенні проблемних ситуацій. Відповідно і інформаційну систему покладається певне коло завдань зв'язку портфельного управління проектами з управлінням реалізацією конкретного проекту. Але необхідно не тільки реалізувати механізм збирання інформації, найскладніше і важливіше запустити управлінський процес. У цьому випадку потрібно домогтися, щоб усі територіальні служби замовників вели проектний облік відповідно до затверджених форматів та регламентів. Понад те, формат і регламент подання щомісячної звітності має суворо виконуватися, оскільки містить основні контрольовані параметри проекту: виконання, фінансування, умови договорів. Але ці параметри особливо актуальні на стадії будівельно-монтажних робіт, на етапах передпроектних опрацювань і виконання проекту необхідно ще й відстежувати головні ключові події на рівні єдиної служби замовника, а також ключові події на рівні територіальної служби, необхідні для реалізації головних.

Основний механізм контролю над процесом — звітність, що має різні рівні деталізації залежно від специфіки підприємства. Взаємини замовника та підрядника будуються на базі щомісячної звітності щодо виконання та оплати, а також на підставі контролю за ключовими подіями та документацією.

Організація процесу девелопменту у ВАТ «Система-Галс»

ВАТ "Система-Галс" у своїй роботі покриває практично всі етапи будівельного процесу. У цій частині ми розповімо, які інформаційні системи забезпечують діяльність компанії та як вони взаємодіють між собою. Спочатку в «Системі-Галс» планувалося впровадити Oracle E-Business Suite як єдине рішення щодо бізнес-напрямку «Будівництво та нерухомість». Але проаналізувавши всю специфіку діяльності підприємства, розглянувши впроваджені у Росії системи управління для будівельного комплексу і оцінивши бюджети і поставлені терміни, ми вирішили рухатися у трьох напрямах: єдина система документообігу, єдина система проектного управління та єдина система фінансового управління. Усі три системи формують інформаційне рішення із загальними ключовими довідниками, потоком інформації та користувачами.

Впровадження почалося із системи документообігу. Нас цікавили такі блоки: контроль за дорученнями, канцелярія, архів документів, бізнес-процеси. Після детального аналізу представлених на ринку продуктів та проведеного тендеру було обрано систему Directum.

У результаті вже за два місяці запрацювала канцелярія, за три — контроль доручень і деякі бізнес-процеси, а архів документів можна було створювати практично відразу. Таким чином, менш ніж за півроку в системі вже працювало понад сто користувачів та понад тридцять компаній.

Основна проблема, з якою довелося зіткнутися, була з людським чинником: по-перше, звички і небажання їх змінювати, а по-друге, страх перебувати під постійним контролем. Саме ці дві причини гальмують експлуатацію системи документообігу.

Інші дві системи чітко поділяються на два блоки – проектний та фінансовий облік. Проектний облік стосується основної діяльності компанії – девелопменту. ВАТ «Система-Галс» реалізує велику кількість проектів, керує ними, і це повинно мати прозору, зрозумілу та сучасну основу. В якості такої основи була обрана система, яка, по суті, є промисловим стандартом у світовій практиці управління проектами з календарного планування, — Primavera, розширена модулем PMControlling з обліку договорів, створення первинної документації та бюджетування, що дозволило автоматизувати управління проектами. Спочатку планувалося провести дослідну експлуатацію на чотирьох пілотних проектах із подальшою передачею у промислову експлуатацію. Але після налаштування системи під бізнес-процеси компанії було вирішено запускати її не за пілотною схемою, а одразу в продуктивну експлуатацію. Таким чином, уже за два місяці в системі велося понад сотню проектів.

Окреме питання стосується початкових даних. Тут можливі два варіанти: введення залишків на певний період з подальшим щоденним введенням інформації, що надійшла, або введення всієї інформації за період життя проекту. Практично всі проекти були занесені до системи за другим сценарієм, з вивіркою всієї інформації, — це значно підвищило складність та терміни робіт, але дозволило отримати об'єктивні дані про стан проектів.

У цьому вся важливу роль грає навчання співробітників всіх проектних компаній принципам проектного управління. Правила складання графіків та бюджетів, щомісячна звітність – все це вимагало доведення, навчання та впровадження у щоденну діяльність компанії.

Крім того, при впровадженні системи велике значення надається методології, яка розвивається дещо випереджаючими темпами. Така паралельна технологія дозволяє реалізовувати необхідний функціонал і перевіряти методологію відразу на практиці, що суттєво знижує час впровадження, але збільшує ризики.

Основа всіх систем – це єдині довідники. Насамперед довідник проектних заходів, який обов'язково має містити понад тридцять робіт з кожного проекту. Подальша їх деталізація виробляється на розсуд дирекцій, але суворо єдиної структурі. Роботи щодо інвестиційного проекту пов'язані зі статтями бюджету, що дозволяє підвищити планування до якісно нового рівня. Практично ми реалізуємо правильну схему роботи: план заходів → бюджет виконання → бюджет фінансування. Саме така послідовність при спочатку вірній первинній інформації гарантує правильне планування з достатньою мірою точності.

Вибираючи фінансову систему, ми виходили з того, що нам необхідний досяжний результат за короткий час і розумні гроші. Ситуація сьогодні така, що практично всі великі системи пропонують однакові можливості. Але часто виявляється, що хоч і декларується наявність інструменту, наприклад, з бюджетування, це зовсім не означає, що ви отримаєте його через місяць. Тобто від вас знадобиться кропітка і складна робота з налаштування бюджетної моделі, її відпрацювання та доведення до промислового використання. Таким чином, головне в системі — не лише можливість щось реалізувати і наявність базового функціоналу (як правило, його треба переробляти під потреби компанії), а й швидкість, складність та вартість адаптації під бізнес-моделі.

Є чудовий приклад на цю тему, який демонструвався на системі Microsoft Dynamix AX (Axapta) зі збирання велосипеда. Чим не промислове виробництво? Однак дійсність така, що цей простий приклад дуже далеко від реальної системи, і знадобиться багато людино-днів для перетворення їх у справжній промисловий вид.

Таким чином, проаналізувавши світові та російські системи, ми схилилися до платформи «1С:Підприємство». До того ж компанія «1С» декларує підтримку методології ERP, що в принципі нас влаштовувало. Перерахуємо основні блоки, які зазнали автоматизації:

• бухгалтерський та податковий облік;
• облік та звітність за міжнародними стандартами;
• бюджетне планування;
• управлінський облік та звітність;
• казначейство та платіжна дисципліна;
• облік продажу, оренди, експлуатації нерухомості;
• розрахунок зарплати та управління персоналом;
• облік активів та структури юридичних осіб холдингу;
• інтеграція із суміжними системами.

Таким чином, ми отримали інтегровану систему (рис. 2), що складається зі спеціалізованих підсистем, що повністю задовольняють кінцевих замовників.

І як фінальний акорд у компанії було створено внутрішній інформаційний портал.

Як ми вже зазначали вище, найбільшою проблемою при впровадженні є небажання людей переходити на нову систему, оскільки для цього потрібно перебудовуватися, а люди здебільшого — консерватори. Але все залежить від керівництва. Якщо топ-менеджмент схвалює ідею та бере участь у політичних питаннях проекту, то перехід на нову систему має пройти гладко. Крім того, всередині компанії треба знайти менеджера, який має великі права з регулювання процесу. Така людина не повинна бути простим фахівцем — це менеджер не нижче за заступника фінансового директора або, наприклад, директора з автоматизації. І при цьому він не повинен мати жодних інших оперативних функцій, крім впровадження. Окремо питання про впровадження потрібно вирішити з основним бухгалтером, оскільки від нього залежить підсумковий перехід на нову систему. Головний бухгалтер — це або основний двигун впровадження, або основне його гальмо. Ще одну складність при впровадженні становить інтеграція різних систем. Ця робота спричиняє синхронізацію величезної кількості даних (як правило, довідників) між системами, що пов'язано з помилками, за якими доводиться стежити щодня. Як правило, інтеграція потрібна, якщо на момент впровадження великої системи вже є добре налагоджена система меншого масштабу, яку краще залишити. Наприклад, якщо при впровадженні інформаційного комплексу вже є працюючий блок виробничого обліку (білінгова система у стільникового оператора, система управління проектами у девелопера або складський облік у логістичній компанії), то в цьому випадку потрібно, по-перше, не зруйнувати його, а по- по-друге, дуже уважно знайти правильний ключ (код) до синхронізації та експорту-імпорту даних між системами.

Поточні ІТ-тенденції у будіндустрії

У сучасному будівельному комплексі намітилася чітка тенденція до використання інформаційних систем у своїй діяльності. Спочатку будівельні компанії не цікавилися інформаційними системами через власні високі доходи і нерозвиненість систем управління. Але з розвитком галузі, ускладненням схем фінансування, виходом на міжнародні ринки, зміною організаційних структур та зростанням бізнесу з'явилася потреба у таких рішеннях (у методології та інструментарії). В результаті багато компаній вступили на шлях автоматизації. Але, як це зазвичай буває, не проводився детальний аналіз потреби, а продукти розглядалися щодо змісту формальних блоків. Більше того, в галузі девелопменту та будівництва системи управління проектами почали розвиватися лише в нафтових компаніях із західним капіталом, що стосується цивільного та інфраструктурного будівництва, то тут розвиток методологій проектного управління та впровадження систем почався лише у 2007—2008 роках. Фінансові системи, включаючи управлінський та бухгалтерський облік, спочатку будувалися на різних платформах – на типізованих промислових рішеннях та власних розробках. Але останнім часом акцент став зміщуватися у бік ERP-систем як російського, і західного походження. Основних причин тут дві: побудова вертикально інтегрованих холдингів за участю виробничих підприємств та структуризація схеми управління компаніями, що ставить перед ІТ-системами найширше коло завдань, вирішення яких кустарними методами в таблицях Microsoft Excel вже неможливо. Це бюджетування та управлінський облік, оперативне планування та казначейство, міжнародна звітність, бухгалтерський та податковий облік, об'єднані єдиними довідниками та побудовані на єдиному плані чи пов'язаній групі рахунків. Таким чином, ми отримуємо складне завдання, яке потребує насамперед методологічного вирішення всіх перелічених питань. У цьому концепцію побудови всієї системи повинні розуміти як фахівці групи впровадження, а й управлінці виробничих і підтримуючих підрозділів.

На цьому полі конкурують лише чотири компанії: SAP, Oracle, «1С» та Microsoft. Вибір між ними є прерогативою підприємства, і радити тут щось складно, тим більше, що питання це часто буває політизовано. Варто зазначити лише, що останнім часом усі системи сильно просунулися у напрямі будівельної специфіки та управління проектами як на російському, так і міжнародному ринку. Але вони призначені для фінансового сектора, а в секторі виробничому все залежить від компанії та її бізнес-процесів. Величезному замовнику, в портфелі якого перебуває понад дві тисячі проектів в активній фазі, підійде хороша система управлінського обліку та бюджетування, побудована на будь-якій платформі. У той же час для середньої компанії, що має від ста до тисячі проектів, також необхідний індустріальний підхід до проектного управління, але в даному випадку розглядається докладніша деталізація подій, бюджетних статей та ін. У невеликих фірмах, які мають близько п'ятдесяти проектів, застосовується стандартний проектний підхід та відповідна методологія. Отже, маємо три рівні інформаційних систем: промислові, комбіновані, проектні. Інструмент реалізації інформаційної системи на кожному рівні може бути єдиним (наприклад, Primavera плюс PMControlling плюс «1C:Підприємство» або власна розробка плюс Microsoft Dynamix AX), але можуть застосовуватися і локальні інструменти типу Microsoft Project, які не вимагають трудомісткого впровадження.