Є різні за складністю бази даних, ми створимо найпростішу. Створювати базу даних ми будемо в Access, ця програма не вимагає багато часу для освоєння. Ми створюватимемо просту базу даних “Бібліотека фільмів”, на цій основі можна створювати й інші бази даних. І так, для початку встановіть на свій комп'ютер офісну програму, і почнемо працювати. Запускаємо програму та натискаємо на панелі інструментів "створити" нова база даних.

Відкривається вікно і нам пропонують створити нашу базу даних. Далі ви повинні визначитися, як ви назвете базу і в якій папці створюватимете, коли визначилися, натискаємо на кнопку "створити".

Тепер ми створюватимемо таблицю. Необхідно вибрати об'єкт “таблиці” створення таблиці як конструктора і клацнути лівою кнопкою миші.

Перед нами постала таблиця, яку ми маємо заповнити.

Я пропоную заповнити поля таким чином:

Ви можете заповнювати як завгодно. Тип даних повинен відповідати тому, що потрібно заповнювати. Наприклад, якщо рік це природно буде числової тип даних, якщо хочете прикріпити об'єкт (малюнок) це OLE. Далі натискаємо на "файл" "зберегти як" задаємо ім'я та зберігаємо таблицю.

Ключові поля ставити не треба, нам вони для цієї бази даних не потрібні. Тепер, коли таблицю створено, переходимо до створення форми. І тому вибираємо “форми” “створити”. Як джерело вибираємо нашу таблицю.

Перед нами з'явилася область даних, де ми конструюватимемо свою форму. Якщо ви хочете розтягнути область, піднесіть курсор до краю з'явитися хрестик, і ви можете розтягнути область.

Як ми бачимо, дані розташовуються не акуратно, щоб їх розташувати, як ви хочете, потрібно натиснути лівою кнопкою миші на об'єкт і нагорі перемістити за чорний квадратик.

Розташовувати об'єкти можна як завгодно, а також розтягувати та переміщати окремо. Далі нам потрібно надати нашій формі яскравого вигляду. Спочатку ми заллємо фон, для цього правою кнопкою миші відкриваємо меню, наводимо курсор на колір заливки та вибираємо колір. Тепер можна змінити колір тексту, для цього виділяємо об'єкт і на панелі інструментів натискаємо кнопку, яка змінить колір тексту. Колір тексту можна змінювати одразу або окремо для кожного об'єкта.

Виділення об'єктів для зміни кольору тексту відбувається при натиснутій лівій кнопці миші та розтягуванні області. Ви можете змінити розмір тексту, потрібно виділити об'єкти та змінити розмір або шрифт.

Можна змінити колір ліній, для цього виділіть об'єкт на панелі інструментів, натисніть на кнопку, що змінює колір ліній.

Зараз ми додамо у форму елемент прапорець, і коли заповнюватимемо, базу даних будемо ставити прапорець якщо фільм в наявності, а якщо немає в наявності, то прапорець залишати порожнім. Для додавання прапорця до панелі інструментів вибираємо прапорець і вставляємо його в область даних.

Додамо додаткові кнопки у формі, першими двома кнопками будуть перехід по запису. Для цього в панелі інструментів натискаємо кнопку і клацаємо на область даних.

З'являється вікно, де нам потрібно вибрати кнопку і дію, вибираємо попередній запис і натискаємо готово. Якщо ви хочете змінити в кнопки малюнок або ще щось тоді “далі”. Кнопки можна вільно переміщати по області даних і розташовувати на власний розсуд.

Другу кнопку робимо також тільки змінюємо дії. Міняти "наступний запис". Додамо пошук у базі даних. Натискаємо знову на кнопку і клацаємо по області. В результаті у нас повинні вийти три кнопки, якщо ви хочете, можете додати ще.

Наша форма готова до заповнення, але для початку давайте її збережемо. Наводимо курсор на панель інструментів "Файл" "Зберегти як" даємо назву нашій формі та зберігаємо її. Тепер можна розпочати заповнення бази даних. Переключаємося в режим форми та заповнюємо даними.

В результаті у нас вийти така база даних.

Для того щоб вставити об'єкт у поле OLE потрібно в панелі інструментів, в режимі форми, натиснути додати об'єкт, можна додавати малюнки, кліпи та багато іншого. Для переходу за записами використовуєте кнопки, які створили, або кнопки, які розташовані в низу форми. У наступних моїх статтях ми розберемо складні бази даних із запитами, макросами, звітами. Не забувайте, що бази даних це зручна річ, яка завжди може стати в нагоді у вашому житті. Існує безліч програм для створення бази даних, вони можуть стати в нагоді для тих, хто хоче створити свій інтернет магазин, і для інших цілей. Якщо ви оволоділи досвідом у створенні бази даних, ви можете пристойно на цьому заробити.

У сучасному світі потрібні інструменти, які дозволяли б зберігати, систематизувати та обробляти великі обсяги інформації, з якими складно працювати в Excel або Word.

Подібні сховища використовуються для розробки інформаційних сайтів, інтернет-магазинів та бухгалтерських доповнень. Основними засобами, що реалізують цей підхід, є MS SQL та MySQL.

Продукт від Microsoft Office є спрощеною версією у функціональному плані і більш зрозумілою для недосвідчених користувачів. Розглянемо покроково створення бази даних у Access 2007.

Опис MS Access

Microsoft Access 2007 – це система управління базами даних (СУБД), що реалізує повноцінний графічний інтерфейс користувача, принцип створення сутностей та зв'язків між ними, а також структурну мову запитів SQL. Єдиний мінус цієї СУБД – неможливість працювати у промислових масштабах. Вона не призначена для зберігання великих обсягів даних. Тому MS Access 2007 використовується для невеликих проектів та в особистих некомерційних цілях.

Але як показувати покроково створення БД, необхідно ознайомитися з базовими поняттями з теорії баз даних.

Визначення основних понять

Без базових знань про елементи управління та об'єкти, що використовуються при створенні та конфігурації БД, не можна успішно зрозуміти принцип та особливості налаштування предметної області. Тому зараз я постараюся простою мовою пояснити суть усіх важливих елементів. Тож почнемо:

1. Предметна область – безліч створених таблиць у базі даних, пов'язані між собою з допомогою первинних і вторинних ключів.
2. Сутність - окрема таблиця бази даних.
3. Атрибут – заголовок окремого стовпця у таблиці.
4. Кортеж – це рядок, який приймає значення всіх атрибутів.
5. Первинний ключ – це унікальне значення (id), яке надається кожному кортежу.
6. Вторинний ключ таблиці "Б" - це унікальне значення таблиці "А", що використовується в таблиці "Б".
7. SQL запит - це спеціальний вираз, що виконує певну дію з базою даних: додавання, редагування, видалення полів, створення вибірок.

Тепер, коли загалом є уявлення про те, з чим ми працюватимемо, можна приступити до створення БД.

Створення БД

Для наочності всієї теорії створимо тренувальну базу даних «Студенти-Іспити», яка міститиме 2 таблиці: «Студенти» та «Іспити». Головним ключем буде поле "Номер заліковки", т.к. Цей параметр є унікальним для кожного студента. Інші поля призначені для повнішої інформації про учнів.

Отже, виконайте таке:

Все тепер залишилося тільки створити, заповнити і зв'язати таблиці. Перейдіть до наступного пункту.

Створення та заповнення таблиць

Після створення БД на екрані з'явиться порожня таблиця. Для формування її структури та заповнення виконайте таке:

Порада! Для тонкого налаштування формату даних перейдіть на стрічці у вкладку «Режим таблиці» та зверніть увагу на блок «Форматування та тип даних». Там можна кастомізувати формат даних, що відображаються.

Створення та редагування схем даних

Перед тим, як розпочати зв'язування двох сутностей, за аналогією з попереднім пунктом потрібно створити та заповнити таблицю «Іспити». Вона має такі атрибути: "Номер заліковки", "Іспит1", "Іспит2", "Іспит3".

Для виконання запитів необхідно зв'язати наші таблиці. Іншими словами, це певна залежність, яка реалізується за допомогою ключових полів. Для цього потрібно:

Конструктор повинен автоматично створити зв'язок залежно від контексту. Якщо ж цього не сталося, то:

Виконання запитів

Що ж робити, якщо нам потрібні студенти, які навчаються лише у Москві? Так, у нашій БД лише 6 осіб, але що, якщо їх буде 6000? Без додаткових інструментів дізнатися це буде складно.

Саме в цій ситуації до нас на допомогу приходять запити SQL, які допомагають вилучити лише необхідну інформацію.

Види запитів

SQL синтаксис реалізує принцип CRUD (скор. від англ. create, read, update, delete – «створити, прочитати, оновити, видалити»). Тобто. за допомогою запитів ви зможете реалізувати всі ці функції.

На вибірку

І тут у хід вступає принцип «прочитати». Наприклад, нам потрібно знайти всіх студентів, які навчаються у Харкові. Для цього потрібно:

А що робити, якщо нас цікавлять студенти з Харкова, стипендії у яких понад 1000? Тоді наш запит буде виглядати так:

SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса = "Харків" AND Стипендія > 1000;

а результуюча таблиця набуде наступного вигляду:

На створення сутності

Крім додавання таблиці за допомогою вбудованого конструктора, іноді може знадобитися виконання цієї операції за допомогою запиту SQL. У більшості випадків це потрібно під час виконання лабораторних чи курсових робіт у рамках університетського курсу, адже у реальному житті потреби в цьому немає. Якщо ви, звичайно, не займаєтеся професійною розробкою програм. Отже, для створення запиту потрібно:

1. Перейти до вкладки «Створення».
2. Натиснути кнопку «Конструктор запитів» у блоці «Інші».
3. У новому вікні натисніть кнопку SQL, після чого введіть в текстове поле команду:

CREATE TABLE Викладачі
(КодВикладача INT PRIMARY KEY,
Прізвище CHAR(20),
Ім'я CHAR (15),
По-батькові CHAR (15),
Підлога CHAR (1),
Дата_народження DATE,
Основний предмет CHAR (200));

де "CREATE TABLE" означає створення таблиці "Викладачі", а "CHAR", "DATE" та "INT" - типи даних для відповідних значень.

Увага! Наприкінці кожного запиту має бути символ «;». Без нього виконання скрипта призведе до помилки.

На додавання, видалення, редагування

Тут все набагато простіше. Знову перейдіть у поле для створення запиту та введіть такі команди:

Створення форми

При величезній кількості полів у таблиці заповнювати базу даних стає складно. Можна випадково пропустити значення, ввести неправильне чи іншого типу. У цій ситуації на допомогу приходять форми, за допомогою яких можна швидко заповнювати сутності, а можливість припуститися помилки мінімізується. Для цього будуть потрібні такі дії:

Усі базові функції MS Access 2007 ми вже розглянули. Залишився останній важливий компонент формування звіту.

Формування звіту

Звіт – це спеціальна функція MS Access, що дозволяє оформити та підготувати для друку дані з бази даних. В основному це використовується для створення товарних накладних, бухгалтерських звітів та іншої офісної документації.

Якщо ви ніколи не стикалися з такою функцією, рекомендується скористатися вбудованим Майстром звітів. Для цього зробіть таке:

1. Перейдіть на вкладку "Створення".
2. Натисніть кнопку «Майстер звітів» у блоці «Звіти».
   
   
3. Виберіть таблицю та поля, що потрібні для друку.
   
   
4. Додайте потрібний рівень угруповання.
   
   
5. Виберіть тип сортування кожного поля.
   
   
6. Налаштуйте вигляд макету для звіту.

База даних – це сукупність структурованих та взаємопов'язаних даних та методів, що забезпечують додавання вибірку та відображення даних. Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних. В рамках цього файлу використовуються такі об'єкти:

таблиці для збереження даних;

запити для пошуку та вилучення лише необхідних даних;

форми для перегляду, додавання та зміни даних у таблицях;

звіти для аналізу та друку даних у певному форматі;

Успішна розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки. Дані слід зберігати в таблицях, причому кожна таблиця повинна містити інформацію одного типу, тоді достатньо буде оновити конкретні дані тільки в одному місці, щоб оновлена ​​інформація відображалась у всій базі даних.

База даних для вирішення поставленого завдання складається з:

1. Таблиця «Вироби» складається зі списку асортименту, що випускається, і містить найменування виробу та його код;

   Таблиця «Цеху» складається з переліку цехів, що випускають продукцію та містить найменування цеху та його код;

   Таблиця «Склади» складається з переліку складів, де зберігається продукція та містить найменування складу та його код;

   Таблиця «Одиниці виміру» складається зі списку мінімальних одиниць випуску асортименту та містить найменування одиниці виміру та її код;

   Таблиця «Місяць» містить номер та найменування місяця;

   Таблиця «План випуску» відображає асортимент та кількість планованого випуску продукції за місяцями та цехами;

   Таблиця «Цехові накладні» містить номери та дати накладних на випущену цехами продукцію;

   Таблиця «Специфікації цехових накладних» містить інформацію про кількість та асортимент продукції випущеної за конкретною накладною.

Запитів

1. Запит «План» виконує вибірку даних про кількість та асортимент запланованого випуску продукції за певний період на заданий склад;

   Запит «Факт» виконує вибірку даних про кількість та асортимент випущеної продукції за певний період на заданий склад;

   Запит «Відхилення» виконує вибірку даних про різницю кількості запланованого випуску продукції та фактичного за певний період на заданий склад.

2. Форма "Вироби" дозволяє редагувати таблицю "Вироби";

   Форма «Цехові накладні» дозволяє працювати з таблицею «Цехові накладні» та підпорядкованою їй таблицею «Специфікації цехових накладних».

3. Звіт «Надлишки продукції» є результатом запиту «Відхилення»

Структура таблиці.

Дані в базі даних зберігаються в таблицях, кожна з яких має унікальне ім'я в базі даних. У таблицях дані розподіляються по стовпцям (які називають полями) та рядкам (які називають записами). Всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати той самий тип. Кожне поле таблиці характеризується найменуванням, типом та шириною поля. При заданні типу даних поля можна вказати розмір, формат та інші параметри, що впливають на відображення значення поля та точність числових даних. Основні типи даних:

Текстовий.Текст чи числа не що вимагають проведення розрахунків.

МЕМО.Поле цього типу для зберігання невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу може бути ключовим чи проіндексованим.

Числовий.Цей тип даних містить багато підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень.

Лічильник.Унікальні числа, що послідовно зростають, автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю.

Логічний.Логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень.

Грошовий.Грошові значення та числові дані, що використовуються в математичних обчисленнях.

Дата час.Дата та час зберігаються у спеціальному фіксованому форматі.

Поле об'єктуOLE. Включає звукозапис, рисунок та інші типи даних. Поле цього типу може бути ключовим чи проіндексованим.

Гіперзв'язок.Містить адреси веб-сторінок.

Типи даних у полях таблиць

Таблиця одиниці виміру

Таблиця місяці

Таблиця план випуску

Таблиця специфікації цехових накладних

Таблиця цеху

Однією з основних вимог, які пред'являються СУБД, є можливість швидкого пошуку необхідних записів серед великого обсягу інформації. Індекси є найбільш ефективним засобом, який дозволяє значно прискорити пошук даних у таблицях.

Важливою особливістю індексів і те, що можна використовувати індекси до створення первинних ключів. У цьому випадку індекси мають бути унікальними. Первинні ключі та додаткові індекси використовуються при визначенні відносин між таблицями та умовами цілісності даних.

У базі даних міститься безліч таблиць, зв'язок між якими встановлюється за допомогою відповідних значень у ключових полях. У більшості випадків пов'язують ключове поле однієї таблиці з відповідним полем (часто має те ж ім'я), яке називають полем зовнішнього ключа в другій таблиці. Таблиця, що містить ключове поле, називається головною, а таблиця, що містить зовнішній ключ – пов'язаною.

Схема даних.

Враховуючи все вищесказане, намалюємо схему даних

Рис.3 Схема даних

Користувальницькі форми.

Форми Access дозволяють створювати інтерфейс для таблиць бази даних. Хоча для виконання тих самих функцій можна використовувати режим таблиці, форми надають переваги для представлення даних у впорядкованому та привабливому вигляді. Форми дозволяють також створювати списки значень для полів, у яких представлення безлічі допустимих значень використовуються коди. Правильно розроблена форма прискорює процес введення даних та мінімізує помилки.

Форми створюються з набору окремих елементів управління: текстові поля для введення та редагування даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, мітки полів, а також рамки об'єктів для відображення графіки та об'єктів OLE. Форма складається з вікна, в якому розміщуються два типи елементів управління: динамічні (що відображають дані з таблиць), та статичні (що відображають статичні дані, такі, як мітки та логотипи).

Форми Access є функціональними; вони дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати як таблиці. Форми дозволяють проводити перевірку коректності даних, які у таблиці. Access дозволяє створювати форми, які включають інші форми (форма всередині форми називається підлеглою). Форми дозволяють обчислювати значення та виводити на екран результат.

У роботі використовується головна кнопкова форма цехові накладні, що містить підлеглу форму Специфікації цехових накладних.

Рис.4 Форма «Цехові накладні»

Рис.5 Форма «Вироби»

Рис 6. Форма «План випуску»

Створення запитів.

Запити є важливим інструментом у будь-яких системах управління базами даних. Вони використовуються для виділення, оновлення та додавання нових записів до таблиць. Найчастіше запити використовуються виділення специфічних груп записів, щоб задовольнити певному критерію. Крім того, їх можна використовувати для отримання даних із різних таблиць, забезпечуючи єдине уявлення пов'язаних елементів даних. За допомогою цих потужних гнучких засобів можна:

Формувати складні критерії вибору записів з однієї чи кількох таблиць;

Вказати поля, які мають бути відображені для вибраних записів;

Виконувати обчислення з використанням вибраних даних.

У Access існує чотири типи запитів для різних цілей:

Запити на вибірку відображають дані з однієї або кількох таблиць у вигляді таблиці.

Перехресні запити збирають дані з однієї або кількох таблиць у форматі, схожому на формат електронної таблиці. Ці запити використовуються для аналізу даних та створення діаграм, заснованих на сумарних значеннях числових величин з деякої множини записів.

Запити на зміну використовуються для створення нових таблиць з результатів запиту та для внесення змін до даних існуючих таблиць. З їх допомогою можна додавати або видаляти записи з таблиці та змінювати записи відповідно до виразів, які в режимі конструктора запиту.

Запити з параметрами - це запити, властивості яких змінюються користувачем під час кожного запуску. Під час запуску запиту з параметром з'являється діалогове вікно, в якому потрібно ввести умову відбору. Цей тип запиту не є окремим, тобто параметр можна додати до запиту будь-якого типу.

У цій роботі запит було створено за допомогою майстра

Створення звітів.

Кінцевим продуктом більшості програм баз даних є звіт. У Access звіт є спеціальний тип безперервних форм, призначених для друку. Для створення звіту, який можна роздрукувати та розподілити між споживачами, Access комбінує дані у таблицях, запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може бути звітом.

Створювані Access звіти поділяються на шість основних типів:

Звіти в одну колонкує один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці або запиту. Напис вказує ім'я, а праворуч від нього вказується значення поля. Новий засіб Access Автозвіт дозволяє створити звіт в одну колонку клацанням по кнопці панелі інструментів Автозвіт. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат подання даних призводить до зайвої витрати паперу.

У стрічкових звітахдля кожного поля таблиці або запиту виділяється стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться за рядками, кожне у своєму стовпчику. Якщо в записі більше полів, ніж може поміститися на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкуватись доти, доки не будуть виведені всі дані; потім починається друк наступної групи записів.

Багатоколонні звітистворюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок "газетного" типу або колонок "змійкою", як це робиться у настільних видавничих системах та текстових процесорах. Інформація, яка не міститься в першому стовпці, переноситься на початок другого стовпця і так далі. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє заощадити частину паперу, але застосовується не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпців навряд чи відповідає очікуванням користувача.

В основному звіти найпростіше побудувати за допомогою Майстра звітів. Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звіту з першої спроби. Зазвичай майстер достатньо наближається до закінченого варіанту, так що витрачатися набагато менше часу на редагування базового звіту майстра, ніж пішло б на створення звіту з незаповненого шаблону.

У цій роботі звіт було створено за допомогою майстра звітів, а потім скориговано в конструкторі звітів.

Рис.8 Конструктор звітів

Внаслідок виконання звіту отримано його друкований вигляд.

Рис.9 Звіт

Висновок

У діловій чи особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний із певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних потрібні певні знання та організаційні навички. Microsoft Access об'єднує інформацію з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити та звіти дозволяють швидко та ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми та поштові наклейки.

У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються у окремій таблиці. Працюючи з даними з кількох таблиць встановлюються зв'язок між таблицями. Для пошуку та відбору даних, які відповідають певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють оновити або видалити одночасно кілька записів, виконати вбудовані та спеціальні повідомлення.

Для перегляду, введення або зміни даних прямо у таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран за допомогою стандартного або створеного користувачем макету.

Для аналізу даних або роздруківки їх певним чином використовуються звіти. Наприклад, можна створити звіт, що групує дані та підбиває підсумки, або звіт для роздруківки поштових наклейок.

У вікні бази даних можна працювати з її об'єктами. Щоб переглянути об'єкти певного типу, слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати та змінювати існуючі об'єкти та створювати нові.

Розроблена база даних дозволяє швидко та ефективно керувати відділом збуту готової продукції. Зручний інтерфейс програми, з одного боку, дозволяє легко орієнтуватися в програмі, не вимагаючи від будь-яких спеціальних навичок роботи з електронно-обчислювальними машинами, з іншого боку надає користувачеві оперативну інформацію.

У наш час бази даних дуже широко застосовують у різних сферах: на підприємствах, у компаніях, навчальних закладах і так далі. А працювати з ними дозволяє програма з пакету Office - Microsoft Access, яка дає користувачам дуже широкі повноваження взаємодії з таблицями. Навички роботи в Microsoft Access будуть корисні кожному сучасному користувачеві. У цій статті докладно розглянемо, як створити базу даних Access. Давайте розумітися. Поїхали!

База даних є сукупністю пов'язаної між собою інформації, об'єднаної у вигляді таблиці. Розібравшись із тим, що це взагалі таке, можна переходити безпосередньо до створення.

Приклад створення бази з багаторівневим списком

Запустивши Microsoft Access, виберіть "Створити" в меню "Файл". Потім натисніть кнопку "Нова база даних". Праворуч у вікні вкажіть ім'я файлу та місце, де він зберігатиметься. Після цього натисніть кнопку "Створити". Також можна скористатися одним зі списку шаблонів, запропонованих утилітою. У деяких випадках набагато зручніше буде просто відредагувати шаблон, ніж самостійно створити все заново.

Як розпочати створення бази даних

Перед вами з'явиться таблиця з єдиним полем. Наведіть курсор на вкладку та виберіть «Конструктор». У вікні, що з'явиться, буде запропоновано змінити назву. Тепер можна почати заповнювати осередки у стовпчику «Ім'я поля». Наступний стовпець «Тип даних» буде заповнюватися автоматично, залежно від того, чи ви вводили слова або числа. Тип даних у кожному осередку можна змінювати. Існують такі типи даних:

• текстовий;
• поле МЕМО (експлуатується для описів об'єктів, оскільки дозволяє вводити велику кількість символів >255);
• числовий;
• дата час;
• грошовий;
• лічильник;
• логічний (зручно застосовувати для полів, що містять «так» чи «ні»);
• поле об'єкта OLE (дозволяє вставляти мультимедійні файли: фото, відео);
• гіперпосилання;
• вкладення (використовується для зберігання декількох файлів в одному полі);
• обчислюваний (дозволяє розрахувати суму, різницю, твір на основі інших даних з таблиці);
• майстер підстановок.

У більшості випадків вам знадобляться лише «числовий», «текстовий», «грошовий», «обчислюваний» і «Дата/час», саме такі типи даних експлуатуються найчастіше. Нижче у розділі «Властивості поля» ви можете побачити розмір поля. У випадку, якщо у вас текстовий тип даних, там буде стояти 255. Це означає, що ви можете ввести в цьому осередку 255 символів. Зрозуміло, це занадто багато, тому слід скоротити розмір зазначеного поля до 30 (ви можете поставити будь-яке інше число, залежно від завдань, що стоять). Робиться це для того, щоб БД займала менше дискового простору.

Для різних атрибутів різний тип даних, приклад на скріншоті.

Вибравши числовий тип даних, можна встановити так звану маску введення. Потрібна вона для того, щоб певним чином відображати введені числові значення. Задається маска за допомогою пробілів та ґрат. Наприклад, якщо таблиця містить номери паспортів, то, щоб ці номери відображалися у відповідному форматі, задайте маску «####_######». Тобто 4 символи, потім пробіл і ще 6 символів. Для номерів телефону можна вказати маску «8(###)-###-##-##».

Для типу «Дата/час» можна вибрати різні формати відображення у розділі «Властивості поля».

Не забудьте зберегти створену таблицю. Зробити це можна, скориставшись комбінацією клавіш Ctrl+S. Якщо при збереженні з'являється вікно з попередженням, що ключові поля не задані, натисніть «Ні», оскільки їх можна створити пізніше.

Клавіша збереження знаходиться у верхньому лівому кутку.

Як ви можете переконатися, створення баз даних - нехитрий процес, з яким впорається навіть користувач-початківець. Пишіть у коментарях, чи допомогла вам стаття розібратися у питанні, та питайте, якщо щось із викладеного матеріалу залишилося незрозумілим для вас.

Технологія роботи створення однотабличної бази даних «Ательє» складається з наступних етапів:

• І етап.Створення таблиці.
• ІІ етап.Створення форми.
• ІІІ етап.Створення запиту.
• IVетап.Створення звіту.

Завдання 1. Запустіть Microsoft Access. У Області завданьвиберіть параметр Нова база данихабо клацніть по кнопці Створити.Створіть файл з ім'ям Ательє (Ф. І. клас)і збережіть його в папці Мої документи. Відобразиться вікно бази даних (рис.1). Панель у лівій частині вікна є видами об'єктів, з якими працює програма. Перш ніж розпочати безпосередню роботу зі створення бази даних, зупинимося на характеристиках основних об'єктів програми, з якими ми працюватимемо.

Таблиця - це об'єкт, призначений для зберігання даних у вигляді записів (рядків) та полів (стовпців). Зазвичай, кожна таблиця використовується для зберігання відомостей з одного конкретного питання.

Форма - об'єкт Microsoft Access, призначений в основному для введення даних. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення та зміни даних у полях таблиць.

Запит - об'єкт, що дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць.

Звіт - об'єкт бази даних Microsoft Access, призначений для друку даних у зручному та наочному вигляді.

Припустимо, що створена нами база даних Ательє містить такі відомості:

• Прізвище, ім'я, по-батькові працівника ательє
• Прізвище, ім'я, по-батькові замовника виробу, призначеного для пошиття

• Дата приймання замовлення
• Найменування виробу, призначеного для пошиття

• Вартість замовлення
• Чи зроблена передоплата за роботу

Створення бази даних розпочнемо з формування таблиці в режимі Конструктора, т.к. у цьому режимі можна самостійно задати імена полів, вибрати їх тип та налаштувати властивості. Щоб створити таблицю як конструктора, залишається тільки клацнути кнопку , т.к. у пункті Таблицівже виділено необхідне нам Текстове поле Створення таблиці як Конструктора.Відразу з'явиться вікно (рис.2) для вибору режиму створення нової таблиці. Виберіть Конструктор. Натисніть кнопку ОК.

Рис.2. Нова таблиця

З'явиться вікно Таблиця(рис. 3), що складається з трьох стовпців: Ім'я поля, Тип даних, Опис.Тут можна встановити імена полів, вибрати їх тип і налаштувати властивості.

Ім'я поля- Визначає ім'я поля в таблиці. Це ім'я не повинно збігатися з ім'ям іншого поля цієї таблиці. MicrosoftAccessрозрізняє поля за їхніми іменами.Після того, як ім'я поля задано в режимі таблиці, воно є заголовком стовпця таблиці.

Тип даних- Визначає тип даних, що зберігаються в полі таблиці. У кожному полі допускається введення даних лише одного типу. Microsoft Access пропонує кілька типів даних. Ось ті, які нам знадобляться під час роботи:

• текстовийодин рядок тексту (до 255 символів);

• числовий -числове значення будь-якого типу;
• грошовий -значення, виражене у грошових одиницях;

• дата час -значення, що містить дату чи час;

• логічний — значення true (істина) або false (брехня).

Опис -текст, що містить опис об'єкта, а також опис окремих полів таблиці.

Завдання 2. Створіть таблицю у режимі Конструктораіз заданими іменами полів, типами даних та описами відповідно до Мал. 4.

Щоб зберегти таблицю, натисніть кнопку Зберегти() або у меню меню програми виберіть пункт Файл - Зберегти як ….У вікні Збереження, що з'явилося (мал. 5), привласніть ім'я таблиці на свій розсуд. На пропозицію Створити ключове поледайте відповідь відмовою.

Мал. 5. Вікно збереження таблиці

Перейдіть до заповнення таблиці, обравши в пункті Горизонтальне меню пункт Вид - Режим таблиці(Рис. 6) .

Мал. 6. Вибір режиму таблиці

Завдання 3. Заповніть базу даних у вигляді таблиці (рис. 7) даними відповідно до вказаних полів (10-15 записів).

Примітка:В ательє працює лише п'ять осіб.

Якщо ширина стовпців не відповідає розміру введених у них записів, наприклад, стовпець нумерації занадто широкий, а текстові записи не проглядаються повністю, то ширину кожного стовпця можна змінити. Щоб змінити ширину стовпця, встановіть вказівник миші в рядку заголовка на праву межу стовпця і перемістіть межу стовпця або встановіть вказівник миші в рядку заголовка на праву межу стовпця і двічі клацніть лівою кнопкою миші. У цьому випадку ширина шпальти підганяється під найдовшу запис шпальти, враховуючи заголовок. Таблиця, що заповнюється, буде виглядати, як показано на Рис.7.

Але набагато зручніше заповнювати таблицю з використанням такого об'єкта СУБД, як Форма, т.к. вона є створеним користувачем графічним інтерфейсом для введення даних у базу.

Завдання 4. Створіть форму та введіть через неї ще 10-15 записів.

Щоб створити форму, виберіть об'єкт Формата клацніть кнопку . У вікні, що відкрилося Нова формавиберіть пункт Майстер форм(Рис. 8).

З'явиться вікно Створення формпризначене для вибору полів. Натисніть кнопку , для виведення всіх полів у форму, що створюється, а потім кнопку Далі.

З'явиться вікно Створення формдля вибору зовнішнього вигляду. Виберіть зовнішній вигляд форми «в один стовпець»та натисніть кнопку Далі.

З'явиться вікно Створення форм,призначений для вибору стилю. Введіть стиль форми Стандартний(можна вибрати довільно). Натисніть кнопку Далі.

З'явиться вікно Створення формдля завдання імені форми. Встановіть ім'я форми (або залиште запропоноване). Натисніть кнопку Готово.

З'явиться вікно форми заповнення бази (рис. 9).

Мал. 9. Форма

Після введення записів виконайте команду пункту меню Записи - Оновити. Відкрийте таблицю у режимі Таблиціта переконайтеся, що база даних поповнена введеними записами.

Приступаючи до другої частини нашої роботи, ми маємо створену нами у першій частині базу даних «Ательє» (рис. 10):

Рис 10. База даних «Ательє» із відредагованою шириною стовпців

Тепер вчитимемося працювати з нею, тобто. отримувати, редагувати, додавати інформацію з неї.

Завдання 5. Змініть ширину шпальт так, щоб вся база даних входила за розміром на екран (мал. 10).
І тому має бути необхідність, тобто. ширина стовпців відповідає розміру введених у яких записів. Наприклад, якщо стовпець ПІБ закрійника занадто вузький і текстові записи в ньому не проглядаються цілком, то в цьому випадку ширину кожного стовпця можна змінити. Для цього можна скористатися одним із двох способів:

Спосіб 1.Встановіть вказівник миші у рядку заголовка на праву межу стовпця та перемістіть межу стовпця.

Спосіб 2.Встановіть вказівник миші в рядку заголовка на праву межу стовпця і двічі клацніть лівою кнопкою миші. У цьому випадку ширина шпальти підганяється під найдовшу запис шпальти, враховуючи заголовок. Зміна ширини рядків виконується аналогічно до зміни ширини стовпців

сортувати . Для цього необхідно вказати поле ( Дата, вартість і т.д.) , за яким буде проводитись сортування та вид сортування ( За зростаннямабо За зменшенням ).

На рис. 11 наведено фрагмент таблиці, відсортованої по полю Вартість, причому, видно, як збільшується вартість виробу, і, отже, він був відсортований за зростанням.

Мал. 11. Фрагмент відсортованої таблиці

Щоб відсортувати записи у таблиці:

1. Виділіть стовпець, за яким буде проводитись сортування
2. Виберіть у меню Записикоманду Сортування
3. Виберіть вид сортування в підменю. Записи в таблиці змінять розташування.

Завдання 6.

1. Зробіть сортування поля ПІБзамовника за абеткою
2. Зробіть сортування поля Вартістьза зменшенням

Дані, що зберігаються у базі даних, можна відібрати за різними умовами . Для вибору даних використовується об'єкт Запити.На основі однієї і тієї ж таблиці можна створити безліч різних запитів, кожен з яких витягує з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту, яка в даний момент необхідна. В результаті роботи запиту із загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, що відповідає запиту.

Спробуємо створити запит на вибірку у режимі Конструктора:

1. Виберіть пункт Запити – Створити.З'явиться вікно вибору режиму створення нового запиту (рис.12)

Рис.12. Новий запит

2. Виберіть Конструктор – ОК.З'явиться два вікна: Додавання таблиці. Запит на вибірку(Рис.13)

Рис.13. Діалогові вікна для створення запиту

3. Виберіть у списку таблицю «Ательє»

4. Натисніть кнопку Додати. При цьому у верхню частину бланка запиту на вибірку автоматично заносяться поля вибраних таблиць. Натисніть кнопку Закрити.

Зверніть увагу, вікно Додавання таблицімає три вкладки Таблиці, Запити, Запити та таблиці.Вони говорять про те, що запит не обов'язково ґрунтувати лише на таблицях. Якщо раніше вже було створено запит, новий запит можна грунтувати і ньому. Вікно Додавання таблицізакриється. У вікні Запит на вибіркувідображається бланк запиту, що складається із двох панелей (рис. 14).

Мал. 14. Вікно Запит на вибірку

На верхній панелі розташовані списки полів таблиць, на яких ґрунтується запит. Рядки нижньої панелі визначають структуру запиту, тобто структуру результуючої таблиці, де містяться дані, отримані за результатами запиту. Рядок Полезаповнюють перетягуванням назв полів із таблиць у верхній частині бланка. Кожному полю майбутньої результуючої таблиці відповідає один стовпець бланка запиту на зразок. Рядок Ім'я таблицізаповнюється автоматично під час перетягування поля (рис. 15).

Мал. 15. Приклад заповнення запиту

Якщо клацнути на рядку Сортування, з'явиться кнопка списку, що розкривається, що містить види сортування. Якщо призначити сортування по якомусь полі, дані в результуючій таблиці будуть відсортовані по цьому полю. В рядку Умова відборузаписують той критерій, яким вибирають записи для включення в результуючу таблицю. По кожному полю можна створити свою умову відбору (логічний вираз). Рис. 16 наведено приклад запиту по полю Вартість на наявність виробів, вартість пошиття яких склала або перевищила 2500 рублів.

Виберіть у меню Видкоманду Режим таблиці.З'являється вікно результуючої таблиці (рис. 16). Щоб вийти з результуючої таблиці та повернутися до створеннязапиту в бланку запиту на зразок, потрібно виконати команду Вигляд - Конструктор.

Мал. 16. Приклад результуючої таблиці

Завдання 7. Створіть запити на вибірку з таблиці Ательє,містить лише дані про ті вироби, які були виконані протягом одного дня, тижня, двох тижнів.
Дані, що зберігаються в базі даних, можна подати у наочній формі у вигляді Звітів . Звіти багато в чому схожі на форми і теж дозволяють отримати результати роботи запитів, але не на екрані, а як роздруківки на принтері. Таким чином, у результаті звіту створюється паперовий документ.

Завдання 8. Створіть звіт із таблиці Ательє в режимі Майстер звітів.

Щоб створити звіт у режимі майстра:

1. Виберіть пункт Звіти - Створити. З'явиться вікно вибору режиму створення нового звіту (рис.17)

Мал. 17. Вікно Новий звіт

2. Виберіть Майстер звітів. Натисніть кнопку ОК.

3. Виберіть поля ПІБ закрійника, виріб, вартість, тобто. ті, які будуть включені до звіту (рис. 18). Натисніть кнопку Далі.

Мал. 18. Вікно Вибір полів

4. З'явиться вікно для зміни порядку полів. Додайте рівні угруповання, якщо це необхідно. Натисніть кнопку Далі.

5. З'явиться вікно, щоб встановити порядок сортування записів. Задайте в полі 1 (рис. 19) запис ПІБ закрійниката сортувати За зростанням,у полі 2 запис Вартістьта сортувати За зменшенням, а в полі 3 Вирібта сортувати За зменшенням.Натисніть кнопку Далі.

Мал. 19. Вікно Створення звітів для сортування записів

6. З'явиться вікно для вибору макету звіту (рис. 20). Виконайте налаштування необхідних параметрів. Натисніть кнопку Далі.

Мал. 20. Вікно Створення звітів для вибору макету

7. З'явиться вікно вибору стилю (рис.21). Виберіть потрібний стиль. Натисніть кнопку Далі.

Мал. 21. Вікно Створення звітів для вибору стилю

8. З'явиться вікно для визначення імені звіту. Введіть ім'я звіту (або залиште запропоноване). Натисніть кнопку Готово.

На екрані з'явиться вікно Звіту, фрагмент якого представлено на рис. 22.

Мал. 22. Приклад вікна звіту

Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи керування. Програма СУБД Access дозволяє відредагувати структуру готового звіту, відкривши його як Конструктори.

Для закріплення отриманих знань спробуйте самостійно створити Базу даних «Бібліотека», яка містить поля:

1. ПІБ автора книги
2. назва книги
3. рік видання книги
4. кількість сторінок
5. вартість книги
6. кому видано книгу
7. дата видачі
8. дата повернення
9. відмітка про повернення (так/ні)

Приклад створення бази даних "Поліклініка" у MS Office Access 2007

Як створити базу даних своїх покупців

Практичний приклад основних відомостей для створення бази даних купівлі виглядає приблизно так:

1) По горизонталі – перераховуються всі можливі покупці:

- фізичні особи – підприємці;

- Товариства з обмеженою відповідальністю;

- акціонерні товариства;

- державні структури тощо.

2) По вертикалі - колонки можуть мати таку інформацію (зліва направо):

- № п/п;

- юридична назва покупця;

- юридична адреса;

- назва покупця (тобто назва магазину чи іншої РТТ – роздрібної торгової точки);

- спеціалізація РТТ (наприклад: дит.харчування, хліб та випічка, мережа швидк.пит., виробництво напоїв тощо);

- адресу доставки товару;

- ПІБ керівника;

- контактна особа (продавець або товарознавець) для роботи з товаром;

- контактна особа (бухгалтер) для звіряння та взаєморозрахунків;

- телефони для зв'язку керівника, e-mail тощо;

- телефони зв'язку виконавця;

- графік роботи покупця (наприклад: з 08.00 до 19.00, перерва з 13.00 до 14.00);

- день і час, бажані для узгодження замовлення (наприклад: ПН. -протягом раб.дня або з 08.00 до 12.00);

- порядок погодження замовлення (наприклад: до 12.00, після 15.00, за місцем, дзвонять самі, нагадати тощо);

- день і час, бажані для поставки товару покупцю (наприклад: СР. з 08.00 до 18.00);

- Порядок розрахунку (наприклад: оплата за фактом, відстрочка платежу на 7дн.);

- Форма розрахунку (наприклад: готівковий розрахунок, за ордером, безготівковий розрахунок, за чеком);

- Додаткова інформація про покупця (захоплення, день народження тощо).

Хочу відзначити, що вся інформація формується не так вже й швидко. У процесі роботи вчасно коригуйте дані, вносите доповнення та інформацію, яка буде вам корисна. Повнота зібраної інформації підкаже яккраще для Вас створити базу данихдля якісного підтримання взаємовідносин з Покупцем.

Бажаю вам успіху.