Субд ms access: створення екранних форм та звітів. основи роботи з екранними формами та звітами в субд ms access. Субд ms access. звіти Створення звітів у програмі субд access

Звіти Access використовуються для представлення даних у легкому для розуміння та виразному вигляді і призначені в основному для виведення їх на друк, а не для відображення на екрані. Зазвичай звіти є кінцевими продуктами роботи з БД. Як і для створення форм, для створення звіту використовуються дані з таблиць та запитів (іноді і форм, проте цей випадок уже не стосується простих звітів).

Під час проектування звітів значною мірою використовуються самі технології, що й при проектуванні форм, проте, на відміну форм, користувачеві у звітах забороняється змінювати дані. Під час редагування звітів у режимі Конструктор(див. рис. 42) використовуються ті самі області інтерфейсу, що і при редагуванні форми – області Заголовкаі Примітки, області Верхньогоі Нижнього колонтитулів, Область даних.

Для створення звітів використовуються режими: Конструктор, Майстер звітів, Майстер діаграм, Поштові наклейки, а також Автозвіти: у стовпецьі стрічковий(Див. рис. 38).

Як і у випадку з формами, повністю готовий звіт, створений за допомогою Автозвітів,виходить відразу після завдання вихідної таблиці чи запиту. Майстер Поштові наклейкихоч і працює за кілька кроків, але не вимагає особливих пояснень. На основі ж використання Майстри звітівстворюється більшість звітів у Access, які можуть мати досить складну структуру. Нижче буде детально розглянуто роботу з цим Майстром.

Необхідно відзначити однак, що всі перелічені вище звіти називаються приєднаними(До джерела даних), так як всі вони, подібно до форм, використовують для своєї побудови таблиці або запити. Найбільш складну структуру мають звіти, створені «з нуля» самим користувачем у режимі Конструктор. Звіти, які можуть містити підлеглізвіти, використовувати спеціальні сортування, які не надаються Майстерами, а також використовувати різні функції Access тощо, відноситься до т.зв. вільнимзвітів. Однак створення складних звітів за допомогою Конструкторавимагає додаткових знань і не розглядається.

На основі Майстри звітів Access може бути підготовлений звіт, в якому дані вихідної таблиці або запиту об'єднуються за певними критеріями. Такі звіти створюються найчастіше, оскільки вони дозволяють обчислювати підсумкові значення для груп даних і надають інформацію у зручному для використання вигляді. Для створення таких підсумкових звітів використовується команда Угруповання…(див. рис. 39) та відповідні обчислення за згрупованими даними у діалоговому вікні Підсумки(Див. рис. 41). При цьому можна задати до чотирьох полів, якими буде проводитися угруповання даних.

Рис. 40. Вибір інтервалів угруповання для полів із угрупуванням

Відредагувати створений звіт можна завжди в режимі Конструктор(Див. рис. 42). Щоб визначити або змінити властивості окремих областей звіту, потрібно клацнути мишею по смузі назви відповідної області та вибрати команду Властивості.

Зауважимо, що у звітах деякі з керуючих елементів містять властивості Розширенняі Стиснення. Якщо їм встановити значення рівним True, то при друку Access автоматично підганятиме розмір відповідного елемента, завдяки чому довгий текст не обрізатиметься вікном цього елемента, а короткий не стискатиме вікно елемента, щоб воно не займало зайве місце при виведенні на друк.

На закінчення роботи з БД продемонструємо просту та корисну можливість, яку надає СУБД Access завдяки її сумісності з іншими програмними програмамипакету Microsoft Office(MS), – підготуємо розсилку серійних листів у тестовому редактору Word, використовуючи інформацію, що зберігається в таблицях бази даних

Підготуйте в текстовому редакторі Word шаблон серійного листа з подякою клієнтам за активну участь у укладанні контрактів на постачання та замовлення товарів на вашому складі.

Створіть новий запит «Подяки», до якого увімкніть назви організацій, які брали найактивнішу участь у укладанні контрактів з вашою фірмою, визначивши умову на вибірку за сумою укладених контрактів на постачання товарів (у вибірку мають потрапити три найкращі фірми). На основі сформованого запиту почніть створення нового звіту, використовуючи майстер Злиття з MS Word,навіщо необхідно послідовно виконати команди Зв'язки з Office/ Зв'язок із MS Word.

Після цього відкриється діалогове вікно Майстри складених документів. Ви можете працювати як із підготовленим раніше документом MS Word, так і створити новий, вибравши відповідну команду у діалоговому вікні. При створенні нового документа Access запускає Word, встановлює DDЕ-зв'язок між Word та Access та відкриває новий текстовий документ, В якому можна скласти новий лист.

Підготуйте серійний лист із змістом, наведеним на рис. 43. Назви полів, що виділені лапками, вводяться в послідовно відповідне місце тексту листа зі списку, який необхідно розкрити клацанням миші по піктограмі Додати поле злиття(Див. рис. 43). У списку повинні бути перераховані всі поля соз даного запиту«Подяки», у тому числі й необхідні нам поля «Клієнти» та «Товари». Після клацання мишею по піктограмі Поля/Даніта використовуючи кнопки прокручування значення полів з таблиці запиту БД, можна попередньо переглянути підготовлені до друку листи.

Під час друку листів вони замінюються даними відповідної таблиці БД. Кількість листів визначається числом записів у таблиці, з якої вставляють значення для керуючих полів у листі по черзі для кожного запису.

Збереживши та закривши текстовий документ, поверніться до Access. Завдяки DDE-зв'язку при зміні даних у таблиці Access, дані в серійному листі оновляться автоматично. Зауважимо, що при відкритті файлу із серійним листом у редакторі Word автоматично завантажується та Access із потрібною базою даних.

Контрольні питання

Призначення звітів.

Структура звітів.

Режими створення звітів.

Майстер звітів.

Обчислення у звітах.

Конструкторзвітів.

Створення спільних документів Access та Word.

ЛІТЕРАТУРА

Інформатика / Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Пітер, 1999.

Вейскас Д. Ефективна робота з Microsoft Access 2.0, 1996.

Двійн Г. Access 97. Енциклопедія користувача. Київ: DiaSoft, 1997.

Дженнінгс Р. Використання Microsoft Access 2000. Москва: Вільямс, 2000.

Новіков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 загалом. СПб.: БНВ, 1999.

Змітрович А.І. та ін Інформаційні технології в економіці. Мінськ: Веди,1998.

На формі з'являються Заголовок формиі Примітка форми:

У заголовку нашої форми знаходиться напис із назвою форми, а у примітці прізвище студента, який виконаємо роботу. Для цього на панелі елементів керування вибираємо значок Напис,

наводимо курсор на область форми та натискаємо ліву кнопку миші. Після цього вводимо текст:

Далі змінимо тло в Заголовки формиі Примітки форми. Для цього у вікні Властивість формипотрібно вибрати розділ ЗаголовокФорми (ПриміткаФорми). Після вкладка всіі в полі Колір фонувибрати потрібний колір:

Так само змінюємо фон і для Області даних:

У тому, що з'явилося Списку поліввибрати потрібні поля та перетягнути на форму та розмістити у потрібному місці:

Вибираємо «зовнішній» вигляд нашої кнопки та натискаємо Далі:

Задаємо ім'я кнопки та натискаємо Готово:

Аналогічним способом створюємо кнопку Закрити форму, тільки змінюємо дію для кнопки:

Після цього задаємо форму кнопці і розміщуємо в потрібному місці на формі:

Відкриваємо форму в «Режим форми»результат нашої роботи на екрані:

Таблиця «Призначення Оплат» до додавання даних:

Таблиця «Призначення Оплат» після додавання даних:

Наступні форми створюються аналогічним способом!

1.3 Створити стрічкову формудля введення та виведення даних про платежі багатьох студентів (джерело даних для форми - запит, що містить поля Прізвище, Ім'я, По-батьковіз таблиці «Студенти» та поля СумаОплати, ДатаОплати, ЦільОплатиз таблиці "Платежі").

Рішення «Завдання 1.3»:

Створюємо запит у режимі Конструктор, що містить поля Прізвище, Ім'я, По-батьковіз таблиці «Студенти» та поля СумаОплати, ДатаОплати, ЦільОплатиз таблиці «Платежі»:

Для створення стрічкової форми використовується Майстер форм:

У вікні, що з'явилося Створення формвибрати дані, які нам необхідні та натиснути Далі:

Вибрати вид подання даних та натиснути Далі:

Задаємо назву форми і тиснемо Готово:

Стрічкова форма в режимі Конструктор:

Стрічкова форма в «Режимі форми»:

1.4 Робота з формами, в які впроваджено підлеглі форми (розробка складних форм)

Створити складну форму для виведення даних про платежі обраного студента. Послідовність дій:

1) Створити просту форму «ПлатежіСтудента» з полями: КодСтудента, Прізвище, Ім'я, По-батьковіз таблиці «Студенти» як головну форму.

2) Створити табличну форму «ПідлеглаФормаПлатежіСтудента» з полями: КодСтудента, Сума оплати, Дата оплати, ЦільОплатиз таблиці «Платежі» як підлегла форма.

3) Впровадити другу форму в першу та зв'язати їх по полю КодСтудента.

Рішення «Завдання 1.4»:

Створюємо просту форму в режимі Конструктор. У Заголовок формиі Примітка формизаносимо необхідну інформацію. Змінюємо колір, текст шрифт. Змінюємо фон для форми. Далі заносимо на форму поля КодСтудента, Прізвище, Ім'я, По-батьковіз таблиці "Студенти" (це і є головна форма):

та розміщуємо підлеглу форму на головній. У вікні вибираємо нашу підлеглу форму:

Форма у режимі Конструктор:

Складна форма у «Режимі форми»:

1.5 Контрольнезавдання (варіант 13)

Створити складні форми, що містять відомості, вказані в таблиці (при необхідності, використовувати не таблиці, а запити як джерело даних для підлеглих форм):

Рішення контрольного завдання:

Створюємо табличну форму та заносимо потрібні поля (із запиту) на форму (підлегла форма):

Підлегла форма у режимі Конструктор:

Складна форма у режимі Конструктор:

Форма в «Режимі форми»:

Висновки:вивчили основи роботи з екранними формами та звітами в СУБД MS Access. Навчилися створювати прості форми, стрічкові форми, підлеглі форми

Ціль заняття.Вивчення інформаційної технологіїстворення запитів та звітів у СУБД Access.

Запустіть програму СУБД Microsoft Access і відкрийте створену БД «Моя порожня база даних».

Завдання 25.1. Розрахунок сумарного значення поля.

Порядок роботи

1. У таблиці "Студенти" за допомогою запиту підрахуйте сумарне значення по полях Стипендіяі Надбавка.

2. Для розрахунку сумарного значення полів створіть запит у Конструкторита у бланку запиту виберіть поля Стипендіяі Надбавка.

Рис. 25.1. Розрахунок сумарного значення по полях Стипендіяі Надбавка

3. Натисніть кнопку Групові операції(X) на панелі інструментів. У рядку «Групові операції», що з'явився, бланка запиту зі списку, що розкривається, виберіть функцію Sum (рис. 25.1). Запустіть запит на виконання. Збережіть запит під ім'ям «Запит – Сума».

Створіть по таблиці «Студенти та завдання» запит на вибір всіх студентів, яким треба подати курсові роботи(кінцева дата) з 01.05.04 до 25.05.04 (рис. 25.2). Задайте сортування за Початкової датиза зростанням. Збережіть запит під назвою «Запит – Підсумок».

Коротка довідка. Під час набору умови використовується логічний оператор AND. Умова цього запиту має вигляд

> = 01.05.04 AND< = 25.05.04.

Виведіть у запиті всіх студентів із сортуванням на прізвища, які навчаються за спеціалізацією «бухгалтер» і проживають у Москві (рис. 25.3). Збережіть запит під ім'ям "Бухгалтер - Москва".

Рис. 25.3. Вибір за Адресаі Спеціалізаціїз сортуванням по Прізвища

Коротка довідка. Звіт –це об'єкт бази даних, призначений для виведення (на екран, принтер або файл) інформації з БД.

Завдання 25.4. Створення автозвіту.

Створіть автозвіт у стовпець за таблицею "Студенти".

Коротка довідка. Після вибору джерела записів та макета (у стовпець, стрічковий) автозвіт створює звіт, який використовує всі поля джерела записів та застосовує останній використаний автоформат.

Рис. 25.4. Створення автозвіту в стовпець

Виберіть об'єкт бази – Звіти.Натисніть кнопку Створити,у вікні, що відкрилося Новий звітвиберіть вид звіту – «Автозвіт: до стовпця» (рис. 25.4).

Коротка довідка. При виборі виду автозвіту пам'ятайте, що у стрічковому звіті назви полів розташовані у рядок, як у таблиці. На кожній сторінці розміщено кілька записів, що зручно під час перегляду та порівняння даних. Однак не всі поля можуть поміститися в одному рядку, тому стрічковий автозвіт незручно використовувати при великій кількості полів.

Як джерело даних виберіть таблицю «Студенти». Натисніть кнопку ОКта дочекайтеся закінчення роботи майстра створення автозвітів.

Перегляньте звіт у режимі Попередній перегляд(Файл/Попередній перегляд).

Перейдіть у режим Конструкторі перегляньте, як виглядає звіт у цьому режимі.

Збережіть звіт під назвою «Студенти».

Завдання 25.5. Створення звіту за таблицею «Студенти та завдання» за допомогою майстра створення звітів.

Коротка довідка. Майстер ставить докладні питання про джерела записів, поля, макет, необхідні формати і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

Виберіть об'єкт бази – Звіти.Натисніть кнопку Створити,у вікні, що відкрилося Новий звітВиберіть вид звіту «Майстер звітів». Як джерело даних виберіть таблицю «Студенти та завдання», виберіть усі поля, задайте сортування по полю Опис завдання,вид макета – у стовпець.

Зразковий вид звіту наведено на рис. 25.5. Збережіть звіт під назвою «Студенти та завдання».

Рис. 25.5. Вигляд звіту в стовпець

Додаткові завдання

Завдання 25.6. У тій же БД у таблиці "Студенти" створити нове поле "Студент працює" з логічним типом поля.

Створіть запит на вибір працюючих студентів. Під час створення запиту у рядку відбору поля Студент працюєвведіть "Так".

Коротка довідка. Для створення поля з логічним типом відкрийте таблицю «Студенти» у режимі Конструктор(Рис. 25.6). Після цього введіть ім'я поля та введіть логічний тип поля.

Потім перейдіть у звичайний вид таблиці та заповніть даними створене поле таблиці, позначивши мишею приблизно половину студентів як працюючих (ви побачите у полі галочку).

Рис. 25.6. Завдання логічного типу поля

Завдання 25.7. За даними таблиці «Студенти» створити запит на вибірку студентів, які навчаються за спеціалізацією «технолог».

Практична робота 26

Під звітом розуміється спеціальним чином структуроване подання даних, що виводяться на друк.

Інтерфейс режиму конструювання звіту аналогічний режиму конструювання екранних форм.

Створення та форматування звіту може виконуватися як у режимі Майстра звіту, так і в режимі Конструктора.

У звіт можна вставляти і діаграми та ілюстрації, також у звіті дані можна сортувати, групувати за вмістом полів.

1. Створення звіту за допомогою Майстра звітів:

Виберіть вкладку Створення, а потім Звіти, а потім Майстер звітів.

Зі списку вибрати таблицю або запит, на основі яких буде створено звіт.

Після відкриття вікна Майстра звітів визначити поля;

Визначити поля угруповання та сортування;

Визначити макет та орієнтацію;

вибір потрібного стилю;

Ввести ім'я звіту, за промовчанням надається ім'я базової таблиці.

2. Створення звіту як конструктора.

Структура звіту складається з кількох розділів:

1. У верхній частині звіту знаходиться розділ Заголовок звіту. У ньому міститься напис із назвою звіту.

2. Верхній колонтитул. Містить написи, які відповідають елементам керування розділу Область даних.

3. Розділ Область даних. Містить елементи керування, пов'язані з включеними до звіту полями однієї чи кількох таблиць.

4. У нижній частині міститься розділ Нижній колонтитул. Містить формули, які призначені для відображення поточної датидруку та номери сторінки звіту.

5. Внизу знаходиться розділ Примітка звіту. Як правило, цей розділ порожній, але його можна використовувати для вставлення підсумкової формули або інших обчислень над даними, що відображаються в розділі Область даних.

25. Поняття алгоритму, властивості алгоритмів

Алгоритм - Описана деякою мовою точна кінцева система правил, що визначає зміст і порядок дій над деякими об'єктами, суворе виконання яких дає рішення поставленого завдання.

Будь-який алгоритм існує не сам собою, а призначений для певного виконавця (людини, робота, комп'ютера, мови програмування тощо). Сукупність команд, які цей виконавець вміє виконувати, називається системою команд виконавця. Алгоритм описується у командах виконавця, який його реалізовуватиме.

Алгоритм характеризується такими властивостями:

Дискретність (Розривність) - це властивість алгоритму, що характеризує його структуру: кожен алгоритм складається з окремих закінчених дій, кажуть «Діляється на кроки».

Результативність - властивість, яка полягає в тому, що будь-який алгоритм повинен завершуватися за кінцеве (можливо дуже велике) число кроків.

Визначеність (Детермінованість, точність) - властивість алгоритму, що вказує на те, що кожен крок алгоритму повинен бути суворо визначений і не допускати різних тлумачень; також суворо має бути визначено порядок виконання окремих кроків.

Масовість - застосовність алгоритму до всіх завдань розглянутого типу, за будь-яких вихідних даних.

Формальність – це властивість свідчить про те, будь-який виконавець, здатний приймати і виконувати інструкції алгоритму, діє формально, тобто. відволікається від змісту поставленого завдання і лише виконує інструкції. Міркувати «що, як і чому?» повинен розробник алгоритму, а виконавець формально (не думаючи) виконує запропоновані команди по черзі і отримує необхідний результат.

Звіти, як і форми, є похідними об'єктами Access, що ґрунтуються на таблицях або запитах. Форми – зручний засіб для оперативного перегляду даних, але основне їхнє призначення – забезпечити введення та редагування даних. Після введення даних у таблиці за допомогою форм, що полегшують введення, вам може знадобитися вивести дані в систематизованому вигляді. Для представлення даних у зручному та простому для сприйняття вигляді використовуються звіти. Виведення даних за допомогою звітів. загальні положення. Як і будь-який об'єкт Access, можна створити звіт вручну або за допомогою Майстра звітів (рекомендується створити чорновий варіант звіту). Звіт створюється з урахуванням таблиці (кілька таблиць) чи запиту. Процес створення нового звіту аналогічний до створення будь-якого об'єкта Access, тобто. потрібно просто вибрати об'єкт бази даних Звіт – Створити і далі у діалоговому вікні Новий звіт вибрати режим створення звіту.

Для захисту БД Ассеss використовує файл робочих груп systеm.mdw (робоча група - це група користувачів, які використовують ресурси мережі), до якого БД на робочих станціях підключаються за замовчуванням. Файл робочих груп містить облікові записикористувачів та груп, а також паролі користувачів. Облікові записиможуть бути надані права на доступ до БД та її об'єктів, причому самі дозволи на доступ зберігаються в БД. Для забезпечення захисту БД Ассеss необхідно створити робочу групу, використовуючи файл - адміністратор робочих груп wrkgаdm.еxе. При створенні унікальної робочої групи задається ім'я користувача, назва організації та код робочої групи. Файл робочої групи MS Ассеss містить такі вбудовані облікові записи: 1. Admins - стандартний обліковий запис користувача. Дані записи є однаковими всім екземплярів Мs Ассеss; 2. Аdmin - обліковий запис групи адміністратора - є унікальним у кожному файлі робочої групи; 3. Usеrs - містить облікові записи користувачів. Для створення файлу робочих груп необхідно вийти з Ассеss і в папці systеm або systеm32 у каталозі windоws знайти файл робочої групи та створити нову робочу групу (може бути до 20 цифрових або літерних позначень). Група Admins може містити довільну кількість користувачів, але власник об'єкта завжди один (власником об'єкта може бути обліковий запис, який створював об'єкт або який був переданий права на його використання). Так як читання запису Аdmin можливе для всіх робочих груп і дані облікові записи є однаковими, то користувача АDМIN необхідно видалити з групи адміністраторів, для чого слід створити новий обліковий запис адміністратора та задати пароль на його облікові записи та облікові записи власника. Зашифрувати та дешифрувати базу даних можуть лише її власник та члени групи Admins. Для шифрування Jet використовує алгоритм RSA (названий першими буквами прізвищ його винахідників: Rivest, Shamir, Adelman) з ключем з урахуванням ідентифікатора робочої групи. У шифрування бази даних є два негативні побічні ефекти. По-перше, знижується її швидкодія – за оцінками Microsoft, відсотків на 10-15. По-друге, зашифровану базу даних не можна стискати такими програмами, як PKZip, LHA, Stacker та DriveSpace. Точніше, стискати можна, тільки в цьому немає сенсу – її розмір зменшиться трохи. Розмежування прав доступу користувачів Дозволи доступу називаються явними, якщо вони належать або присвоєно облікового запису користувача.

Приклад створення захисту даних у MS Access:

Рис.4 Створення захисту даних

Створення звітів у СУБД MS Access. Оформлення звітної документації з MS Access. Захист проектів з СУБД MS Access.

Система безпеки БД повинна забезпечувати фізичну цілісність БД та захист від несанкціонованого вторгнення з метою читання вмісту та зміни даних. Захист БД проводиться на двох рівнях: - На рівні пароля; -на рівнікористувача (захист облікових записів користувачів та ідентифікованих об'єктів). Для захисту БД Ассеss використовує файл робочих груп systеm.mdw (робоча група - це група користувачів, які використовують ресурси мережі), до якого БД на робочих станціях підключаються за замовчуванням. Файл робочих груп містить облікові записи користувачів та груп, а також паролі користувачів. Облікові записи можуть надавати права на доступ до БД та її об'єктів, при цьому самі дозволи на доступ зберігаються в БД. Для забезпечення захисту БД Ассеss необхідно створити робочу групу, використовуючи файл - адміністратор робочих груп wrkgаdm.еxе. При створенні унікальної робочої групи задається ім'я користувача, назва організації та код робочої групи. Файл робочої групи MS Ассеss містить такі вбудовані облікові записи: 1. Admins - стандартний обліковий запис користувача. Дані записи є однаковими всім екземплярів Мs Ассеss; 2. Аdmin - обліковий запис групи адміністратора - є унікальним у кожному файлі робочої групи; 3. Usеrs - містить облікові записи користувачів. Для створення файлу робочих груп необхідно вийти з Ассеss і в папці systеm або systеm32 у каталозі windоws знайти файл робочої групи та створити нову робочу групу (може бути до 20 цифрових або літерних позначень).

Приклад створення звітів у MS Access:

Рис.5 Створення звітів

ВИСНОВОК

на навчальній практиці УП 04.01.і УП 04.02.мною були закріплені знання з дисциплін: МДК 04.01. «Робота з апаратним забезпеченням ЕОМ та ПК» та МДК 04.02. "Робота з програмним забезпеченнямЕОМ та ПК». Мною був повторений такий матеріал, як: зовнішня архітектура комп'ютера, підключення пристроїв, налаштування програм та інтерфейсів, робота з програмами-редакторамита ін.

На практиці були вивчені та розписані наступні теми:

1. Створення презентації