Matnli fayllarni saqlash uchun format o'zgartiriladi. Matn formatlari

Katerina Kolesnikova, rossiya Federatsiyasi davlat xizmatining 3-darajali radnik.

Ayniqsa, taksi kompaniyasi uchun.

Hisob-fakturalarning elektron formatlari, schyot-fakturalarning ko'rinishi va ko'rinishi jurnali, xaridlar va savdo kitoblari, ularga qo'shimcha ro'yxatlar o'sha paytdan beri bizga ma'lum, Rossiya Federal Soliq Xizmatining 05.03.2012 y. MMV-7-6 / [elektron pochta himoyalangan] 23.05.2012 dan zastosovuvavsya qilingan va 2015 yil 13 yanvarda Rossiya Federal Soliq xizmati organlari bilan 03.04.2015 yildagi MMV-7-6-sonli havolada ritsarlikka kirgan. [elektron pochta himoyalangan]

2012 yil 21 martda bizga taqdim etilgan asl hujjatlarning formati Rossiya Federal Soliq xizmatining 2012 yil 21 martdagi MMV-7-6/-son buyrug'i bilan belgilanadi. [elektron pochta himoyalangan](02.02.2015 y. tahririyatda o'zgartirilgan). Ushbu buyruq bilan elektron yuk xati (TORG-12) va ishlarni (xizmatlarni) qabul qilish dalolatnomasi shakli tasdiqlandi. Prote, aftidan, 2013 yildan boshlab 06.12.2011 yil 402-FZ-sonli Federal qonun birinchi oblique hujjatlarda dalillar ombori, shuningdek, ularni topshirish shakllari, xo'jalik yurituvchi sub'ektning qog'ozga qo'yish tayinlangan. Qonun hujjatlariga kiritilgan o'zgartirishlar munosabati bilan, Rossiya Federatsiyasining FNP formatlari va obov'yazkovíst zastosuvannyada qo'llanilgan birlashtirilgan shakllar albomlaridan birlamchi qiyshiq hujjatlar shakllarini tasdiqlash ahamiyatsiz bo'lib qoldi.

Qonun chiqaruvchi darajasida ushbu formatlar bo'yicha uzoq vaqtdan beri ish olib borildi elektron hujjatlar vídpovídníst da hozirgi vimoggacha. TORG-12 schyot-fakturalari formatini "modernizatsiya qilish" va qabul qilish va etkazib berish aktlari bizga, masalan, 2015 yilda Rossiya Federal Soliq xizmatining 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10-son buyrug'iga binoan taqdim etilgan. [elektron pochta himoyalangan] 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10-son/ [elektron pochta himoyalangan]

Rossiya FNP tomonidan ta'kidlanganidek, TORG-12 schyot-fakturalarining eski formati va ishni sotib olish va etkazib berish aktivlari 2016 yil kelajagi uchun samarali bo'ladi. Shu tarzda, elektron hujjatlarni qayta ishlash ishtirokchilari yangi formatlarni o'zlashtirish va qayta sozlash uchun bir soat vaqt sarflashlari kerak. axborot tizimlari ular bilan ishlash bo'yicha majburiyatlar.

01.01.2016 dan boshlab tovarlar, ishlar, xizmatlarni topshirish bo'yicha hujjatlarni taqdim etishning yangi shakllari

Rossiya FNPning 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10-sonli jazosi. [elektron pochta himoyalangan] 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10-son/ [elektron pochta himoyalangan], yangi hujjat formatlarini (keyingi o'rinlarda - yangi formatlar) tasdiqlagan, elektron hujjatlarni qayta ishlash ko'lamini kengaytirish tugmasini bosish orqali. Narazi hujjatlarni o'tkazish, yakí soliq to'lovchilar san'atning 7-bandiga qadar vydpovídno. 80 va San'atning 2-bandi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 93-moddasi soliq deklaratsiyasidan da'vo arizasi berish tartib-qoidalari doirasida TCS uchun soliq organlariga taqdim etilishi mumkin, sezilarli darajada ko'proq.

Rossiya Federal Soliq Xizmatining 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10/-son buyrug'i bilan tasdiqlangan format. [elektron pochta himoyalangan], Rossiya Federatsiyasi "Sotib olish va sotish" DCning 30-bobi bilan tartibga solinadigan vikonanny shartnomalaridan tovarlarni qabul qilish va topshirishni rasmiylashtiradigan asosiy oblikovy hujjatning TCSni o'tkazishda xml-faylni bildiradi. ". Bunday elektron "yo'l varaqasi" bir ob'ektning har qanday qiymatini boshqasiga o'tkazish uchun ishlatilishi mumkin. Tovarlarni o'tkazish to'g'risidagi hujjat ê ikkita fayl. Ulardan biri, sotuvchining tasdiqlangan shaxsning to'g'riligi va elektron imzosi haqidagi ma'lumotlaridan qasos olishdir. Ikkinchisi - birinchi fayl to'g'risidagi identifikatsiya ma'lumotlari, xaridorning foydasi to'g'risidagi ma'lumotlar, shuningdek yangilangan shaxsning elektron imzosi.

Menda Rossiya Federal Soliq xizmatining 2015 yil 30 noyabrdagi MMV-7-10-son buyrug'i bilan tasdiqlangan o'z yo'lim, formatim bor. [elektron pochta himoyalangan], birlamchi hujjatning TCS-ni o'tkazishda xml-fayllarning imkoniyatlarini tavsiflovchi elektron shakl, g'alabali ish natijalarini qabul qilish va topshirishni tuzadi (ularga xizmat ko'rsatish). Vin ham ikkita fayldan iborat. Bir joyda ma'lumot to'planadi: o'tkazuvchi tomonning iltimos haqidagi ma'lumotlari va elektron imzo. Aks holda - fayl vykonavtsya haqida identifikatsiya ma'lumotlar, deputat tomoni va yogo elektron imzo ne'matiga haqida ma'lumotlar. Ushbu yangi format bilan vaziyat o'tkaziladi, bu holda bir tomonlama aktni shakllantirishda ayblash kerak, iltimos, yoki kontragentga qarash orqali. Har bir holatda, elektron hujjatda uni tahrirlovchi tomonning malakali elektron imzosi bo'lgan bir nechta fayl bo'ladi.

Ilgari tavsiya etilgan formatlarga o'xshash yangi formatlar va rekvizitlar dastlabki hujjatlardan oldin 06.12.2011 yildagi 402-FZ-sonli Federal qonuni bilan qo'llab-quvvatlanishi mumkin. Barcha yangi formatlar bilan, g'alabalar ularda erkin axborot maydonlarining mavjudligi uchun g'alabalar bilan qaytariladi, chunki tashkilot hukmron sudga zapovnyuvaty qilishi mumkin.

Shunday qilib, maydonning sarlavhalari qayta ishlanayotgan operatsiyaning o'ziga xos xususiyatlarini, shuningdek ushbu tafsilotlarning ma'nosini (2000 belgi) ta'minlashga imkon beradigan qo'shimcha tafsilotlar (50 belgi) bo'lsin, tashkilotlar bilan to'ldirilishi mumkin. . Bundan tashqari, soliq to'lovchilar faylning asosiy hujjatini, uni kattaroq hujjatda ko'rsatishga imkon beradigan tuzilma bo'ladimi yoki yo'qligini kiritishlari kutilmoqda. yangi ma'lumotlar davlat hayotining haqiqati.

Bundan tashqari, yangi formatlarda yaxshilangan tuzatishlar bilan hujjatning turli xil versiyalarini shakllantirish mumkin. Yangi shakllarning yana bir ortiqcha tomoni - bu elektron hujjat turining nomini o'zgartirish imkoniyati. Masalan, "Vikonanih robit akti" ning o'rinbosari "Robit natijasini qabul qilish va topshirish akti" ni yozishi mumkin, uning shakli tashkilotda bo'linadi.

Asl hujjatlar uchun o'rnatilgan oldingi formatlar (torg'a TORG-12 va qabul qilish-topshirish aktlari) kabi yangi formatlar robotga yopishib qolmasdan oldin bizga tavsiya etilmaydi va ularning tasdiqlanishi til versiyasiga bog'liq emas. . Aks holda, tashkilotlar hujjatlarni har qanday formatda, ochiq va mustaqil ravishda almashishi mumkin. Va yana bir bor ta'kidlashni istardimki, Rossiya Federal Soliq xizmati tomonidan bunday elektron hujjatlarning hujjatlari soliq inspektsiyasidan oldin hujjatlarni topshirishda yordam berish uchun mehnat xarajatlarisiz taqdim etilishi mumkinligi tavsiya etiladi.

Hisob-fakturani o'z ichiga olgan asl hujjatning yangi formati

Rossiya Federal Soliq Xizmatining 2016 yil 24 martdagi MMV-7-15-son buyrug'i. [elektron pochta himoyalangan] schyot-fakturaning formati tasdiqlandi, bu tovarni topshirish to'g'risidagi hujjatni topshirish formati (vikonannya robit), hisob-fakturani o'z ichiga olgan asosiy huquqlarni (xizmatlarni topshirish to'g'risidagi hujjat) elektron shaklda topshirish.

Tashkilotning moliyaviy va davlat hayoti faktini hujjatli rasmiylashtirishda barcha tasdiqlar bilan format farq qilishi mumkin:

Variant raqami 1.
Hisob-faktura, qayta sotish paytida beriladigan, qo'shimcha to'lov bo'yicha soliq bilan, sotuvchi uchun fayl almashinuvi va ma'lumotni hisob-kitob qilish, hisob-fakturalar uchun o'tkazish, qayta sotish vaqtida beriladigan hisob-faktura funktsiyasi bilan qo'shimcha ma'lumotlarga ega hisobvaraq-faktura. normativ-huquqiy hujjatlar bilan. Fayl hisob-fakturalarni imzolash uchun ishonchli shaxsning malakali elektron imzosi bilan imzolanadi.

Variant raqami 2.
Rahunka-hisob-faktura funksiyasi bilan qo'shimcha ma'lumotga ega bo'lgan raxunka-schyot-faktura, rozraxunkalar vaqtida ish haqiga qo'shimcha to'lash bo'yicha soliq, tovarlarni reklama qilish to'g'risidagi hujjat (tashrif ishi), asosiy huquqlarni o'tkazish ( xizmatlarni topshirish to'g'risidagi hujjat), qabul qiluvchi tomonlarning moliyaviy holatini topshirishdagi har qanday o'zgarish natijasi. Hujjatga quyidagilar kiradi:

• to'lovni to'lash uchun soliqni to'lash vaqtida to'xtab qolgan hisobvaraq-fakturani o'z ichiga olgan sotuvchiga ma'lumot taqdim etish uchun almashinuv fayli, shuningdek dodatkoví vydomosti o'tkazuvchi tomon xo'jalik yurituvchi sub'ektlarning taqdirini o'z zimmasiga olishi, ob'ektning roziligi va rasmiylashtirilgan ne'matlarni taqdim etishning boshqa manbalari. Fayl schyot-fakturalarni imzolash ishonchli shaxsning elektron imzosi, shuningdek faktni tasdiqlovchi shaxsning elektron imzosi bilan imzolanadi. hukumat faoliyati mavzu tomondan, nima uzatiladi;
• qayta ishlanayotgan shartnoma bo'yicha qabul qiluvchi tomonning xarid ma'lumotlarini sotib olish fakturasiga qo'shimcha schyot-fakturani taqdim etish uchun almashinuv fayli. Hujjat jismoniy shaxsning elektron imzosi bilan imzolanadi va u qabul qilgan sub'ekt tomonidan davlat faoliyati faktini ro'yxatdan o'tkazganligini tasdiqlaydi.

Variant raqami 3.
Rahunok-hisob-faktura, tovarni o'tkazish to'g'risidagi hujjat (vikonannya robit), mening huquqlarimni o'tkazish (xizmatlarni topshirish to'g'risidagi hujjat), pul o'tkazmasini amalga oshiruvchi tomonning moliyaviy holatidagi har qanday o'zgarish natijasi bilan qo'shimcha ma'lumot. bu qabul. Hujjatga quyidagilar kiradi:

• sotuvchiga ma'lumotni taqdim etish uchun birja fayli, unda topshiruvchining xo'jalik yurituvchi sub'ektlar foydasiga ishtirok etishi to'g'risidagi ma'lumotlari, iltimos ob'ekti va boshqa jihozlar, schyot-fakturaning almashinuv fayli tuzilmasi (sotuvchi ma'lumotlari) mavjud. . Hujjat topshirilayotgan sub'ekt tomonida davlat hayoti faktini ro'yxatdan o'tkazishga kafolat beruvchi jismoniy shaxsning elektron imzosi bilan imzolanadi;
• sotuvchiga qo'shimcha ma'lumotlarni taqdim etish uchun almashinuv fayli; ishlov berilayotgan shartnomaga muvofiq qabul qiluvchi tomonning kvitantsiyasi sifatida ma'lumotni sotib olish. Fayl shaxsning elektron imzosi bilan imzolanadi, u qabul qilgan shaxs tomonidan davlat hayotining haqiqatini tasdiqlaydi. Tsey fayl Siz mustaqil bo'lishingiz mumkin, ammo fuqarolik qonunchiligidan oldin ikki tomonlama hujjat yaratish shart emas.

Keyinchalik, kelajakda yuridik rekvizitlar to'plamini e'tirof etgan holda, tovarlarni (robits, xizmatlar, mina huquqlari) o'tkazish to'g'risidagi hujjatning XML fayli o'zgartiriladi.

Hisob-fakturani yig'ish uchun 2011 yil 26 dekabrdagi 1137-sonli Farmonga o'tkazilgan bayonotlardan ayirboshlash fayli va san'at bo'ladi. Maxsus shaxs tomonidan imzolangan Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 169-moddasi. Boshqa har qanday organ bo'lsa, Rossiya Federal Soliq Xizmatining 04.03.2015 yildagi buyrug'iga rioya qilish kerak. № MMV-7-6/ [elektron pochta himoyalangan] rahunku hisob-faktura formati elektron tarzda yo'q.

Birlamchi hujjatni katlash uchun faylda rasmiylar tomonidan belgilangan tegishli rekvizitlar bo'lishi kerak federal qonun 06.12.2011 yildagi 402-FZ-son, bu xo'jalik yurituvchi sub'ektlar to'g'risidagi ma'lumotlar bilan almashinadigan ikkita fayldan iborat bo'lib, ular ularda ishtirok etishlari uchun va mavzu haqida iltimos. Bir sarlavha hukumatning faoliyat faktini u boshqaradigan qismida rasmiylashtirish uchun maxsus ixtisoslik bilan, ikkinchisi esa maxsus qabul qilingan holda imzolanadi.

Hisob-faktura va asosiy hujjat funktsiyasida ishlatiladigan shunga o'xshash universal hujjatni yig'ish uchun ikkala hujjatning til tafsilotlarini almashtirish va almashtirish uchun faylni ikkita fayldan yig'ish kerak.

Shu tarzda, hozirgi vaqtda tashkilotda tovarlar, mehnat, xizmatlar va boshqa huquqlarni bir shaxsga o'tkazish munosabati bilan moliyaviy va davlat faoliyatining holati bo'lishidan qat'i nazar, elektron shaklda ro'yxatdan o'tkazish uchun yangi hujjat formatlari to'plami mavjud. sub-menejer. Barcha hujjatlarni taqsimlashni formatlang, chunki ular ko'pincha soliq organlari tomonidan soliq to'lovchilarda so'raladi, shunda ular bilan ishlash jarayonini optimallashtirish mumkin.

Elektron hujjatlarni qog'ozga qaraganda pastroq kontragentlar bilan almashish. Unga g'amxo'rlik qiling, shukati va yordam uchun FNPga taqdim eting. Kompaniyangiz uchun elektron hujjat aylanishidan foydalanishning afzalliklari haqida bilib oling.

Da hozirgi dunyoga ma'lumot har qanday vaqtda mos keladigan eng yaxshi manbadir. Axborot vikonuê jamiyat hayotining shaxssiz vazifasi, barcha omborlar o'rtasidagi aloqani ta'minlash, to'plangan bilimlarni o'rnatish, saqlash va uzatish. Shunga qaramay, boshqaruvda axborotning asosiy roli o'ynaydi.

Boshqaruv ma'lumotlari hujjatlarda qayd etilgan. Hujjat taqiladigan axborot-axborot resursi sifatida, uni boshqarish faxivtsiv-hujjat yig'uvchilar zimmasiga yuklanadi, ular hujjatlarni rasmiylashtirish va hujjatlar bilan ishlashning texnologik jarayonini, shu jumladan amaldagi hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga chaqiradilar. axborot texnologiyalari.

Hozirgi bosqichda hech kim boshqaruv jarayoniga yangi axborot texnologiyalarini joriy etish zarurligini bilmaydi va biz eng muhim ombor jarayonlaridan biri sifatida hujjatli xavfsizlikni boshqarish (DOA) sohasidan oldindamiz. DND sohasida yangi axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini (AKT) joriy etish haqida gapiradigan bo'lsak, qoida tariqasida, modullarni qurish va qo'shish imkoniyatlarisiz hujjatli xavfsizlikni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimini (AS DND) loyihalash va joriy etish mumkin.

AS DOPning ushbu axborot texnologiyalari va tizimlari ortida yana qanday qilib turish mumkin? Fakhívtsív-dokumentoznavtsív razumíê tse povnomu obsyazí bir necha. Shu bilan birga, axborot texnologiyalari (IT) sohasidagi asosiy bilimlarsiz hujjat yig'uvchi boshqara olmasligi aniq.

Qolganlarida milliy standart DSTU ISO 15489-1-2007 hujjatlarini boshqarish jarayonlarini tartibga soluvchi "hujjatlarni saqlash" zarurati aniq ko'rsatilgan, shuning uchun hujjatli xavfsizlikni boshqarish galereyasida avtomatlashtirilgan tizimni loyihalash, joriy etish va tanlash uchun fakhivtsiv. DOP . AS DOP loyihasini ishlab chiqish va amalga oshirishda tergovchilar endi uchinchi tomon posterigachlari bo'la olmaydilar va shundan keyingina ular koristuvachi bo'ladi, deganlar haqida gapirishning hojati yo'q. Funktsional ombor tizimiga asosiy komponentlarni o'rnatish jarayonida faol ishtirok etish uchun dizaynning birinchi bosqichida hid allaqachon aybdor.

Vídpovídno gacha kílífíkatsííí, dukukonoznavets zavdanni tashkil etishda, loyihalashda, ekspluatatsiya qilishda va toʻliq (axborot xavfsizligining bir qismida) avtomatlashtirilgan axborot tizimlari va boshqaruv tizimlarida ishtirok etadi. Shuningdek, men yangi axborot texnologiyalarini ishlab chiqish, ma’lumotlar bazalari va ma’lumotlar banklarini loyihalash va yangilashda ishtirok etaman. DNZ galereyasidan so'nggi ishlanmalar va xorijiy ma'lumotlarni tomosha qilish va tan olish.

Kompyuter va axborot texnologiyalari bo'yicha ta'lim boshqaruv faoliyati"Hujjatlar va hujjat aylanishi" mutaxassisligi bo'yicha kasbiy tayyorgarlik rahbarlari uchun muhim ahamiyatga ega . Hozirgi fahívets raznomanytí orasida yaxshi orientatsiya aybdor dastur hissalari va DOP vazifasini amalga oshirish uchun dasturiy ta'minot va texnologik echimlarning o'z xilma-xilligini ko'rsatish.

DOPda axborot texnologiyalari stosuvannya sohasida hujjat yig'uvchilarning ufqlarini kengaytirish zarurati va uning o'ziga xos xususiyatlari haqida yangi tasavvurni ishlab chiqish mumkin.

Har qanday, ayniqsa, davlat tashkiloti faoliyatida IT-ni joriy etishda aybdor bo'lgan eng muhim muammo bu elektron hujjatlarni saqlash va muhim vaqt tugaganidan keyin unga kirish muammosidir. Yana bir muammo ma'muriyatda, ayniqsa, xalqaro miqyosda elektron hujjatlar almashinuvi bilan bog'liq. Hozirgi bosqichda muammolar qisman elektron hujjatlar formatining ko'p qirraliligi bilan to'ldirilmoqda.

Mamlakat teng asosda elektron hujjat aylanishini ta'minlashni rivojlantirishni faol muhokama qilmoqda (masalan, "Elektron Rossiya" dasturi) , Elektron Moskva , elektron tizimni shakllantirish tushunchasi , elektron ma'muriy reglamentlarni amalga oshirish , davlat axborot resurslari assotsiatsiyasi ). Elektron hujjatlar (ED) formatlarini takomillashtirishsiz ushbu hujjatlar bilan ta'minlangan oziq-ovqat mahsulotlarini yaxshilash mumkin emas.

Axborot texnologiyalarini rivojlantirishning asosiy yo'nalishlarini belgilovchi muhim hujjatlar Rossiya Federatsiyasi, ê Doktrinasi axborot xavfsizligi va rivojlanish strategiyasi axborot yordami . Dasturlar va kontseptsiyalarga alohida hurmat ko'rsatiladi, ularda Rossiyada, shu jumladan DNZ sohasida zamonaviy IT-ni targ'ib qilish metodologiyasini belgilab berganlar haqida. Ular orasida, ayniqsa, qiziqish Federal hisoblanadi maqsadli dastur"Elektron Rossiya (2002-2010)" , Rossiya Federatsiyasida 2010 yilgacha elektron buyurtmani shakllantirish kontseptsiyasi. , Faoliyatda axborot texnologiyalaridan foydalanish tushunchasi federal organlar 2010 yilgacha suverenitet bu ichida.

Milliy standartlashtirish tizimini rivojlantirish konsepsiyasi ê 2010 yilgacha Rossiya Federatsiyasida milliy standartlashtirish tizimini rivojlantirish muammolarini ko'rib chiqish tizimi. va astarlangan chiziqlarni, rivojlanishni yo'naltirish vazifasini o'ch olish.

Biz ushbu oziqlanishni ko'rib chiqishga bir qator maqolalarni bag'ishlashimiz mumkin, ularda elektron hujjatlarning asosiy formatlari, bepul hujjatlarning shakllanishi va rivojlanishi tavsiflanadi. dasturiy ta'minot, elektron hujjatlar uchun muhim formatlardan foydalanishning o'ziga xos xususiyatlari, Rossiyada va kordondan tashqarida kirish amaliyoti.

Elektron hujjat formati, aniqrog'i, matn va/yoki audiovizual ma'lumotlar kodlangan ko'rinishda saqlanadigan fayl formatidir. "Kodlash" - bu "shifrlash" tushunchasidan chetga chiqish uchun fohisha emas. Shifrlash axborotni uzatishdan oldin amalga oshiriladi, kodlash esa ma'lumotni bir shakldagi boshqasiga aylantirishdir.

Hozirgi lug'atni qanday tahlil qilish kerak kompyuter texnologiyasi, keyin "format" tushunchasi boshqacha va katlanabilen. Koristuvach uchun elektron hujjat formati sxema mantiqi yoki algoritm ekanligini bilish kifoya, ba'zi bir mashina o'qiy oladigan ma'lumotlardan so'ng u odamlar va navpacki uchun tushunchaga aylanadi. Format ona mumkin boshqacha ko'ring, oddiy va intermodal imkoniyatlardan tortib, shaxsiy bo'lmagan funktsiyalarni bajarish uchun yig'ish va qurishgacha, jumladan, maket qilish, terish va shifrlash imkoniyati.

Kompyuter texnologiyalari sohasida "format" atamasi axborot ob'ektining tuzilishini anglatadi. Masalan, fayl formati fayldagi axborot elementlarini (bit, bayt) tartibga solish usuli, elektron hujjat formati esa elektron hujjatdagi ma’lumotlarni formatlash va topshirish usuli hisoblanadi. .

Pererahuemo elektron hujjatlarning qisqacha formatlari, chunki ular DOPda yozilgan .

Matn formatlari hujjatlarda matnlarni yaratish uchun vikoristovuyutsya va ko'pincha matn protsessorlari yordami uchun yaratilgan.
Masalan:

DOC mashhur elektron hujjat formati bo'lib, hujjat matnini qayta ko'rib chiqish va o'zgartirish (tahrirlash) uchun mo'ljallangan. Format bir qator g'oliblarning hujjatida bir soatlik ish uchun qulayroqdir.
.PDF hujjatni har qanday operatsion tizim yoki har qanday qo'shimchaga bir xil ko'rinishda ko'rsatish uchun formatdir. Hujjatlar, taqdimot materiallari, reklama bukletlari va boshqalarni saqlashda mashhur. Hujjatni qayta ko'rib chiqish bo'yicha topshiriqlar formati sizga yangi ruxsatsiz (yoki tushunarsiz) o'zgartirish kiritishga va uni qo'lda DOPga o'zgartirishga imkon bermasligiga qarayman. Shuni ta'kidlash kerakki, xalqaro standartlashtirish tashkilotining (ISO) barcha standartlari PDF formatida Rostekhreguluvannyning o'ziga almashtirilgan.

RTF - hujjatlarni qayta ko'rib chiqish va ularni turli xil versiyalarda tahrirlash uchun uchrashuvlar dasturiy mahsulotlar. Masalan, Windows uchun Word versiyalari. DOP formati hujjatning tuzilishi va o'rnini bosuvchi qismidan foydalanmasdan va ular bilan bitta operatsion tizimda ishlamasdan, balki vaqtga asoslangan turli xil versiyalarda ham fayllarni qayta yozish imkonini berishi bilan faol qo'llab-quvvatlanadi.
Grafik formatlar tasvirlarni oladi (masalan, fotosuratlar, chaqaloqlar) va ikkita asosiy turga bo'linadi: vektor formatlari, tasvirlarni geometrik shakllar to'plami (DXF, EPS, CGM) va rastr formatlari sifatida qanday saqlash, tasvirlarni piksellar to'plami (BMP, TIFF, GIF) sifatida qanday saqlash kerak. Rasmni saqlash hujjat matniga qo'shilishi va taqdimot dizayni uchun tahrirlanishi mumkin.

Ma'lumotlar bazasi formatlari ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari (DBMS) yordamida yaratiladi. O'sha stol maydonlaridan badbo'y hid hosil bo'lib, ma'lumotlarning okremí elementlarini tozalaydi. Dastur turli elementlar o'rtasida aloqalarni o'rnatish imkonini beradi. Misol uchun, spivrobitnikiv haqidagi ma'lumotlar bazasi maydonlarni spivrobitnikiv nomlari, manzillar va qidirilayotgan ish haqidagi bayonotlar bilan to'ldirishi mumkin.

Elektron jadvallar formatidagi fayllar qutilardagi raqamlarni va raqamlar orasidagi o'zaro bog'liqlikni saqlaydi. Shunday qilib, bitta o'rta boshqa ikkita o'rta ma'lumotni jamlagandek, formulani almashtirishi mumkin. Ma'lumotlar bazasi fayllari, elektron jadval fayllari kabi ular yaratilgan dastur formatiga o'xshab ko'rinishi mumkin. Ushbu format qisqa vaqt ichida ishlaganda oson ishlaydi.

Video va audio formatlarni tasodifiy tasvirlar (raqamli video, animatsiya) va ovozli ma'lumotlar bilan almashtirish mumkin, ular ko'pincha yaratiladi va boshqa dasturlarda yordam uchun ko'rib chiqiladi va bitta dastur formatida saqlanadi. Eng mashhurlari QuickTime va MPEG formatlari. Ularning yordami bilan DOP-da siz buning uchun yig'ilish protokollarini olishingiz mumkin.

Faylning ravshanligini ko'rsatish uchun ko'rsatmalarni o'qishimiz uchun biz tartib formatlari haqida hisobot beramiz.

Elektron hujjatlardagi matnlarning til belgilarini metafilm SGML (Standard Generalized Markup Language) ga aylantirish mumkin. Bir to'da sharob buv uchun bo'linadi uxlayotgan Viktoriya buyuk korporativ va aerokosmik loyihalarda hujjatlarni mashinada o'qish. Vín keng vikoristovuvavsya drukanovíy da bu vydavníchyy soha, lekin yogo buklanish kundalik vikoristannya uchun kengroq qildi.

SGML Xalqaro standartlashtirish tashkiloti tomonidan tasdiqlangan ISO ISO 8879:1986 xalqaro standarti sifatida "Axborotni qayta ishlash - Matn va ofis tizimlari - Standart umumlashtirilgan belgilash tili (SGML)"

SGML hujjatlaridagi matn maketlarining turi yangi, tugallangan harakatlanuvchi maketlarga o'xshaydi HTML va XML.

HTML (gipermatnni belgilash tili) gipermatn ”) - SGML ning Tse ilovasi. Vín vykoristovuêtsya víbrazhennya uchun o'lchovdagi barcha ma'lumotlarni mayzhe. Xalqaro standartga mos keladi ISO 8879:1986 i standart mening hujjat tartibim Butun dunyodagi o'rgimchak(www).

XML (Extensible Markup Language) - SGML filmining kichik to'plami. Axborotni boshqarish va almashishda mashhurlikka erishish, xuddi hujjatlar matnlarini belgilash uchun oddiy harakat kabi. XML - matn formati, strukturaviy ma'lumotlarni yig'ish uchun uchrashuvlar (almashtirish) ma'lumotlar bazasi fayllari ), o'rtasida ma'lumot almashish uchun dasturlari , shuningdek, yoga asosida yaratish uchun rozmytkaning ko'proq maxsus so'zlari mavjud bo'lib, ular ba'zan lug'atlar deb ataladi.

Internet hamjamiyatining standartlashtirish organlari tomonidan qabul qilingan XML formati, xususan, texnologik standartlarni ishlab chiqadigan va qo'llab-quvvatlaydigan World Wide Web Consortium (W3C)Butunjahon Internet tarmog'i UDDI (Universal tavsif, kashfiyot va integratsiya) tashkiloti kompaniyalarni ilgari surish maqsadida veb-xizmatlarni ro'yxatdan o'tkazish va ochish uchun tan olingan Universal tavsif, kashfiyot va integratsiya standartini ishlab chiqadi. Ushbu spetsifikatsiya veb-xizmatning bo'lingan axborot reestrigacha bo'lgan vakolatlar tomonidan qanday o'rnatiladi. .

Elektron hujjatlar formatini tan olish uchun siz aqliy ravishda quyidagilarni qo'shishingiz mumkin:
- Hujjatni qayta ko'rib chiqish formati;
- hujjatni qayta ko'rib chiqish va o'zgartirish formatlari;
- Hujjat formatini o'zgartiring.

Elektron hujjatlarda formatlarni o'tkazish imkoniyatiga ko'ra quyidagilar mavjud:
– o‘zaro platformaga o‘tkazilishi;
- dasturlar o'rtasida uzatish;
- mutaxassisliklar.

Qoida tariqasida, bu toifalar o'rtasida aniq kordon yo'q. Turli platformalarda ko'chma bo'lgan formatlar dasturlarda ko'chma bo'lishi mumkin. Ixtisoslashtirilgan formatlar eng tor zavdannya va vikoristovuyutsya da zastosovuyutsya, qoida tariqasida, faqat bitta firma qo'shimchalari va ko'pincha yopiq.

Formatlarning mavjudligi uchun ular oqlanishi va yopilishi mumkin. Mahsulot barqarorligini ta'minlash uchun ham g'alaba qozonish uchun ham, raqobatchilar tomonidan texnologiya pozitsiyasini himoya qilish uchun ham ma'lum bir tashkilotning vakolatlari formatlarini yoping.

Vídkritiy formati - raqamli ma'lumotlarni saqlashning spetsifikatsiyasi g'alabalar bilan litsenziyalangan almashinuvlar uchun bepul mavjud. Zocrema, siz tanqidiy formatlarni qo'llab-quvvatlashni yoqishingiz mumkinmi? vílne (vydkrit), shuning uchun men mulkiy (vlasne, nevilne) PZ , bu esa kengayib boradi litsenziyalar teri z tsikh turlari uchun xarakterlidir. Muhim formatlarning bosh meta-ma'nosi litsenziyalash huquqlari va texnik xususiyatlardan qat'i nazar, ma'lumotlarga bir soat davomida kirish imkoniyatini kafolatlashdir. Elektron hujjatning Vídkrity formati nafaqat dastur versiyalarini o'zgartirganda himoya qiladi, balki elektron hujjat yaratilgan dasturning mavjud emasligi haqidagi hujjatlarni o'qish qobiliyatini ham beradi.

Chim primitny XML formati? Kengaytirilgan belgilash tilining tilini kengaytirish uchun uni oʻz maʼlumotlaringizdan oling va “maʼlumotlarni tavsiflovchi maʼlumotlarni olib yuring. Vín zastosuemo nima bo'lishidan qat'iy nazar kompyuter qo'shimchasi bu sizga ma'lumotlar tuzilmalarini mashaqqatli o'zgartirishga hojat qoldirmasdan katta hajmdagi ma'lumotlarni uzatish imkonini beradi " .

Hozircha, dasturiy ta'minot ishlab chiquvchilari tezda o'tishdi Wickbox XML o'z mahsulotlarida va shu tarzda XML asosida hujjat formatlarini standartlashtirish g'oyasini amalga oshiradi ochiq format elektron hujjatlar

Keyingi raqamda Prodovzhennya.

DSTU ISO 15489-1-2007. Hujjatlarni boshqarish. Zagalni vimogi.

Matnli fayllar kompyuter dunyosidagi eng katta ma'lumotlar turidir. Ísnuê matnli fayllar bilan bog'liq siyrak muammolar. Birinchisi, turli tillarni qo'llab-quvvatlash uchun zarur bo'lgan juda ko'p sonli belgilar. AQShning ASCII belgilarini yozish uchun 128 ta belgidan iborat robotlar uchun Amerika dasturiy ta'minoti (Amerika standart ma'lumotlar almashinuvi kodi). Boshqa tillarni qo'llab-quvvatlash uchun ko'pincha 256 belgi ishlatilmaydi, shuning uchun bir vaqtning o'zida Unicode kodlashiga bosqichma-bosqich o'tish amalga oshiriladi, unda bitta belgini saqlash uchun ikki bayt allaqachon kiritilgan (ya'ni , 65536 ta turli belgilarni kodlash mumkin).

Yana bir muammo, odamlar nimani xohlashlari, qanday hujjatlar, nimani loyihalash, grafiklarni, diagrammalar, eslatmalar, sarlavhalarni qanday tuzatish va qanday shriftlar uchun tanlanganligi bilan bog'liq. Internetda e'lon qilingan hujjatlar ( onlayn hujjatlar), animatsiyani almashtirishi, turli manbalardan va ovozli yordamdan foydalanishi mumkin.

Ko'pgina matnli fayllar oddiy matnda uzatiladi. Oddiy matn katlanadigan va o'qish oson, chunki turli xil xochlarda, grafiklarda, sarlavhalarda, sarlavhalarda va hokazolarda shriftlar mavjud emas. matn belgilari(belgilash).

Matnning tuzilishi haqida gapirganda, ular tushunishni ko'radilar jismoniyі mantiqiy belgilar. Matnni jismoniy tekshirish soati ostida terining bo'lagining aniq ko'rinishi ko'rsatiladi. Masalan, "markazlashtirilgan matn, 14 nuqta, qalin, Times shrifti". Mantiqiy razmittsi aytganda mantiqiy ma'no qaysi parcha, masalan, "bobning sarlavhasi". Belgilashning ikkita usuli bor, qoida tariqasida, turli vaziyatlarda g'alaba qozonish uchun. Printerda matnni rozdrukuvat qilish uchun jismoniy tartibni yozish kerak. Guilty buti sug'orish va paragraflarni kengaytirish to'g'risida qaror qabul qildi. Matn protsessorlarining dastlabki versiyalarida faqat jismoniy tartib turidan foydalanilgan. Teri bo'lagini tanlashda shrift belgilanadi, uslub kengaytiriladi.

Boshqa odamlar bilan ma'lumot almashish soati ostida, matnning jismoniy dizayni, ayniqsa, onlayn hujjatlar uchun past chegarani qo'yadi. Ekran o'lchami, turli binolar, turli xil shriftlar turli tizimlar. Shu sabablarga ko'ra, daedallar ko'pincha matnning mantiqiy dizaynini yutadi. Ba'zi hollarda mantiqiy dizayn amalda zarur: WWW tomonlari kabi elektron hujjatlarni yaratish va kitob kabi ish hajmlarini nashr qilish soati ostida.

Hujjatlarni uzatishning keyingi soatlarida xotirani saqlash uchun matnli ma'lumotlar mashinadan mashina to'xtash joyigacha turli yo'llar bilan. Matn protsessorlari va vizualizatsiya tizimlari maxsus ishlab chiqilgan fayl formatlarini ishlab chiqadi, shuning uchun nafaqat matnni, balki loyihalash mumkin bo'lganlar haqida ham ma'lumotni olib tashlash mumkin. Bu erda asosiy muammo - bunday formatlarning nomuvofiqligi, katlama dasturlari ring, siz raqobatbardosh dasturiy formatdagi fayllarni o'qishingiz mumkin. Bunday yondashuvning asoslari Word va StarWriter matn protsessorlaridir.

Boshqa yondashuv uchun maxsus tartib buyruqlari to'g'ridan-to'g'ri hujjat matnidan oldin kiritiladi. Agar sizda bunday formatni qo'llab-quvvatlaydigan dasturiy ta'minot bo'lmasa, siz hali ham yangi usulda tushunasiz. Matnga o'xshash tartibni taqdim etishning bir necha yo'li mavjud, zocrema:

• World Wide Web tomonidan tasdiqlangan HyperText Markup Language (HTML);
• TeX va LaTeX boy akademik olimlar, shuningdek, matematiklar, fiziklar, kimyogarlar va musiqachilar orasida mashhurdir.

Dasturning ilovalari, yaki matnni shunga o'xshash darajadagi rekombinatsiya qilish imkonini beradi, ê Netscape Composer í LyX (KLyX).

Turli muharrirlar tomonidan yaratilgan fayllar hujjatning o'rtasiga kirmasdan, matnni qanday belgilashni aniqlashga imkon beruvchi noyob kengaytmalarga ega. Shunday qilib, oddiy matnni tayyorlovchi muharrirlar tomonidan yaratilgan fayllar ko'pincha .txt kengaytmasiga ega va Lyx tahrirlovchisida tayyorlangan fayllar - .lyx. Word matn protsessori avtomatik ravishda MS Word formatidagi fayllarni yaratadi (extension.doc), lekin boshqa formatlarni ham qo'llab-quvvatlaydi, masalan, RTF (extension.rtf). Belgilash buyruqlarini tekshirish uchun hujjatlar Film HTML kengaytira oladi.html yoki.htm.

Shubhasiz, barcha matn muharrirlarini bekor qilish mumkin emas. Ularning ko'pchiligi o'sha chi va boshqa o'ziga xos faoliyati uchun "qamalgan". Quyidagi ro'yxatda matn muharrirlarining faqat kichik bir qismi mavjud.

Formatlanmagan matn muharrirlari

Tahrirlovchilar, tartib elementlaridan matn yaratish

"Format" so'zi juda ko'p ma'noga ega. Kompyuter texnologiyalari sohasida "format" atamasi axborot ob'ektining tuzilishini anglatadi. Masalan, fayl formati fayldagi axborot elementlarini (bit, bayt) tartibga solish usuli, elektron hujjat formati esa elektron hujjatdagi ma’lumotlarni formatlash va taqdim etish usuli hisoblanadi.

Elektron hujjatlarning turli formatlaridan foydalaning. Zagal í̈x ularni faqat bitta dasturiy ta'minot sotuvchisi tomonidan boshqariladigan va qo'llab-quvvatlanadigan "yagona dasturlar" va ko'plab chakana sotuvchilar tomonidan qo'llab-quvvatlanadigan va turli dasturlar tomonidan qayta ishlanishi mumkin bo'lgan "boy dasturiy ta'minot" ga bo'lish mumkin.

Elektron hujjatlarning asosiy formatlari

1. Matn formatlari. Xushbo'y hid asosan matn protsessorlari yordami uchun yaratilgan. Eng kengaytirilgan matn formatlari:

1) yagona dastur Microsoft formati Word, WordPerfect, chunki ular bu dasturlarni kengaytirishi mumkin, ular yaratilgan;

2) turli dasturiy ta'minot dasturlari tomonidan qo'llab-quvvatlanadigan va matn formatlashni saqlaydigan RTF formati;

c) PDF formati (Portable Document Format), bu matn va grafiklarni o'z ichiga olgan tomonning tasvirini almashtirish uchun ishlatiladi. PDF formatidagi fayllar fayllarni o'qish uchun kamroq hisoblangan boshqa dasturlar yordamida o'qilishi mumkin, ammo ular faqat yordam uchun yaratilgan. Adobe dasturiy ta'minot Akrobat.

2. Grafik formatlar. Ular suratga olishadi (masalan, fotosuratlar, chaqaloqlar) va ikkita asosiy turga bo'linadi:

1) vektor formatlari, chunki ular tasvirlarni geometrik shakllar to'plami sifatida saqlaydi. Ular orasida eng keng tarqalgan:

a) muhandislar va arxitektorlar tomonidan kompyuterni loyihalash dasturlarida keng qo'llaniladigan DXF (Drawing Interchange Format) formati;

b) polni ko'rish tizimlarida keng qo'llaniladigan EPS (Encapsulated PostScript) formati;

c) CGM (Computer Graphics Metafile) formati buglar tomonidan keng qo'llaniladi grafik muharrirlar(masalan, ichida Photoshop muharriri);

2) tasvirlarni piksellar to'plami sifatida saqlaydigan rastr formatlari. Tasvir masshtabini o'zgartirganda rastrli grafik bekor qilinadi. Sered rastr formatlari eng keng:

a) BMP formati(Bitmap) - matn protsessorlarida eng mashhur bo'lgan juda past darajadagi format;

b) TIFF formati(Teglangan rasm fayl formati) dasturiy qo'shimchalar;

c) Internet uchun mo'ljallangan dasturlarda keng qo'llaniladigan GIF (Graphics Interchange Format) formati.

3. Ma'lumotlar bazasi formatlari qo'shimcha ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlari (DBMS) bilan yaratiladi. O'sha stol maydonlaridan badbo'y hid hosil bo'lib, ma'lumotlarning okremí elementlarini tozalaydi. Dastur turli elementlar orasidagi havolalarni o'rnatish imkonini beradi. Masalan, xaridorlar to'g'risidagi ma'lumotlar bazasi xaridorlarning ismlari, manzillari va sotib olish bayonotlari bilan maydonlarni o'z ichiga olishi mumkin. Maydonlarni jadvallar atrofida tashkil qilish mumkin (masalan, xaridorlarning nomlari ko'rsatilgan barcha maydonlar uchun bitta jadval). Ma'lumotlar bazalarini matn formatiga aylantirish mumkin, aks holda maydonlar va jadvallar orasiga havolalar kiritiladi (masalan, ismlarning 10 tomoni, manzilning 10 tomoni va xaridlar haqidagi ma'lumotlarning 1000 tomonini kiritishingiz mumkin, shuning uchun ma'lumotlar noqulay).

4. Elektron jadvallarni formatlash. Elektron jadvallar formatidagi fayllar qutilardagi raqamlarni va raqamlar orasidagi o'zaro bog'liqlikni saqlaydi. Shunday qilib, bitta o'rta boshqa ikkita o'rta ma'lumotni jamlagandek, formulani almashtirishi mumkin. Ma'lumotlar bazasi fayllari, elektron jadval fayllari kabi ular yaratilgan dastur formatiga o'xshab ko'rinishi mumkin. Ba'zi dasturlar boshqa serverlardan ma'lumotlarni import qilishi va eksport qilishi mumkin, shu jumladan bunday ma'lumotlar almashinuvi uchun tan olingan dasturlar (masalan, DIF formati (Ma'lumotlar almashinuvi formati) sarflanadi.

5. Video - bu audio format. Ushbu formatlar tez-tez yaratiladigan va qo'shimcha ilg'or dasturlar uchun bir-biriga qaraydigan va bitta dastur formatida saqlanadigan qulab tushadigan tasvirlar (raqamli video, animatsiya) va ovozli ma'lumotlarning o'rnini bosadi. Eng mashhurlari Quick Time va MPEG (Motion Picture Experts Group) formatlari.

6. Kino maketlari, shuningdek, maket formatlari deb ataladi, faylda ushbu razvedkani qanday ko'rsatish bo'yicha ko'rsatmalar bilan to'ldirilishi kerak. Ulardan oldin ko'rish mumkin:

1) SGML (Standard Generalized Markup Language), dunyoning boy mamlakatlarida davlat hokimiyati va xalqaro standartda g'olib bo'lgan o'ziga xos;

2) HTML (Hypertext Markup Language), bu butunjahon Internet tarmog'idagi barcha ma'lumotlarni aks ettirish uchun ishlatiladi;

3) XML (Extensible Markup Language) juda sodda til boʻlib, SGML ga asoslangan va axborotni boshqarish va almashishda mashhurlikka erishmoqda.

Adobe Systems Inc. tomonidan yaratilgan PDF formati hujjatlarni almashishda allaqachon mashhur bo'lib, Internetda hujjatlar uchun keng qo'llaniladi, bu asl hujjatni saqlash imkonini beradi. eski ko'rinish hujjatlar va hujjatga o'zgartirishlar kiritishga yordam beradi. Adobe kompaniyasining baholashiga ko'ra, hatto ko'plab odamlarning afzalliklaridan foydalanilgan. to'lovsiz dastur PDF-fayllarni ko'rib chiqsak, ko'plab kompaniyalar ushbu hujjatlar to'plamini o'tkazish uchun standart sifatida ushbu formatni tanladilar va bir nechta mustaqil chakana sotuvchilar PDF-ni qo'llab-quvvatlaydigan mahsulotlarni targ'ib qilishdi, bundan tashqari ular bepul.

PDF-Arxiv (PDF-A) deb nomlangan formatning o'zgartirilgan versiyasi kordon orqasida elektron hujjatlarni arxivda saqlash uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan ikkita asosiy formatdan biri sifatida ko'riladi. Boshqa format - XML.

Siz tasdiqlashingiz mumkinki, menejment sohasidagi eng katta kengayish matn protsessorlari, ayniqsa dasturlar yordamida yaratilgan hujjatlar tomonidan olib borilgan. Microsoft Word. Ko'p sonli boshqaruv hujjatlari elektron jadvallar formatida yaratilgan (asosan elektron jadval protsessorining yordami uchun). Microsoft Excel), taqdimot slaydlari formatidagi (Microsoft PowerPoint taqdimotlarni tayyorlash tizimi yordamida tayyorlangan). Bir nechta elektron hujjatlar elektron pochta, videokonferentsaloqa, veb-saytlar kabi yaqinda paydo bo'lgan bunday texnologiyalarni keltirib chiqaradi. Kelajakda geoaxborot tizimlari, operator markazlari kabi boshqa texnologiyalar elektron hujjatlarning buyuk “ishlab chiqaruvchisi”ga aylanishi mumkin.

Elektron hujjatlar formatlaridan charm hujjatlar xavfsizligini boshqarish bilan kurashda o'zining afzalliklari va kamchiliklariga ega bo'lishi mumkin. Masalan, matn formatlari (Word Perfect, Microsoft Word, RTF va boshqalar) ma'lumotlar bazasidagi hujjatlar uchun kontekst qidiruvini o'tkazish uchun qulay va grafik formatlar(PDF, TIFF va boshqalar) odatiy xususiyatlariga ega hujjat tasvirini skanerlash, qog'ozga o'xshash hujjatlarni imzo va vizalar bilan saqlash imkonini beradi.

MS Word formati hujjatni va u bilan guruh ishini tahrirlashda qulayroqdir, MS Word prote fayli biriktirilgan ko‘plab ma’lumotlarni saqlaydi (fayl o‘zgarishidagi zrobleni haqida gapiraylik) va bundan tashqari, bir qarashda yanada xavfliroq, xizmat ma'lumotlarining bir turi. Kabi bir qator vipadkivlarda tijorat taklifi yoki shartnoma loyihasi, ma'lumot oldi o'rnatish imkonini beradi, go'yo ular vihídní pripuschna i hto vplinuv matn ustida eng katta vplív edi.

Hujjatni guruh tayyorlash jarayonida tahrirni tahlil qilish nafaqat o'g'irlangan odamlarning ismlarini, balki pastki sumka variantiga bir xil hissa qo'shganlarni ham tanib olish imkoniyatini beradi.

Elektron hujjat formatlari bilan bog'lanishning asosiy sababi elektron hujjatlarni konvertatsiya qilish va (yoki) ko'chirish qobiliyatidir. Konvertatsiya qilishda elektron hujjatning formati o‘zgartiriladi, ko‘chirish vaqtida esa elektron hujjatni bitta dasturiy platformadan o‘tkazish formati o‘zgarmagan holda o‘zgartiriladi. Biroq, keyingi migratsiya soati davomida siz elektron hujjatni o'zgartirishingiz kerak bo'lishi mumkin. Masalan, elektron hujjatni Macintoch operatsion tizimidan operatsion tizimga ko'chirishda Microsoft Windows elektron hujjatni zarur konvertatsiya qilish yangi format(masalan, RTF yoki Word 2000).

Iloji bo'lsa, elektron hujjatlarni saqlashda sug'urta qilinishi kerak bo'lgan uchta asosiy zarar turlari mavjud:

1) vtrata danikh. Ma'lumotlarning sarflanishida dunyo qo'shig'i sarflanadi va hujjatning zmist. Elektron hujjat noto'g'ri va ishonchsiz bo'lib qoladi;

2) vtrata oznishny ko'rinishi, elektron hujjatning tuzilishi. Masalan, konvertatsiya qilishda matnli hujjatlar RTF formatida siz hujjatlarning asl ko'rinishining ba'zi xususiyatlaridan foydalanishingiz mumkin;

3) vtrata zv'yazkív mizh danimi (y elektron jadvallar, bazi danih) ham hujjatni to‘liqsiz qiladi.

Hujjatning nusxasi qonuniy ravishda tan olinishi mumkinligiga ishonch hosil qilish kerak, go'yo u arzimas vikoristannya uchun aniq, mukammal va ajoyib tarzda buzilgan tarzda yaratilgan.

Bunday elektron hujjatlarning formatlari bilan bog'liq bo'lgan yana bir oziq-ovqat - bu faylni siqish (siqish) sxemasi. Fayllarni saqlash, saqlash va oddiy uzatishda fayllarni siqish va pulni tejashning afzalliklari. Sizni isrof qilish uchun pul sarflashi mumkin bo'lgan fayllarni siqish juda ko'p emas. Bundan tashqari, u yanada ilg'or dasturiy ta'minot xavfsizligi - fayllarni siqish dasturi (WinZip, ZipMagic va boshqalar), shuningdek, antiklik, boy versiyalar va platformaning eskirishi muammolarini ta'kidlaydi.

Kvartiraning elektron arxivlarida PDF-Arxiv formatidan foydalanish imkoniyati: zokrema, PDF formatida audiovizual hujjatlarni arxiv yig'ish uchun mos emas.

Pídbivayuchi pídbags: Shuni ta'kidlash kerakki, elektron hujjatlar formatida mavjud bo'lgan narsalarni arzimas arxiv fondi uchun universal deb hisoblash mumkin emas, uskunalar, texnologiyalar va dasturiy ta'minot xavfsizligi tez o'zgarib bormoqda.

Matn fayllarini saqlash uchun Tobto formati. Shu bilan birga, standart matnli hujjatlarni tayyorlashda amaliy monopoliyaning asosiy sababi Microsoft Word dasturi bo'lib, unga asosiy hurmat ushbu dastur uchun tan olingan formatlarga biriktiriladi.

a)DOC. Format, nimani kengaytirish kerak . dokMicrosoft Word da matn yuborishning eng keng tarqalgan usuli. Bular haqidagi ma'lumotlarni olib tashlash uchun extensions.doc bilan matn, qatorlar va paragraflarga bo'linish qanday yaratilganligi, matnni vizualizatsiya qilish usullari, satrlar va paragraflar orasidagi tebranish, kesishgan shriftlar turi va boshqalar. Hamma narsa chaqiriladi matn formatlash. Matn va fayl formatini formatlash - agar siz yoqimsiz hidni yaqin so'zlar bilan ifodalashni istasangiz, tushunishingiz kerak.

Kutmang eski versiya Microsoft Word kattaroq joriy versiyada yozilganlarni o'qiy olmaydi. Boshqa dasturning kattaroq eski versiyasiga o'tish soati ostida, u hujjatni formatlashdan foydalaniladi. Ammo yangi versiyalarni avvalgi versiyalarda yaratilganlar yana o'qishlari mumkin.

FormatDOC Ba'zi matn formatlarini yaratishga imkon beradi, lekin matnning yaratilishi har doim ham boshqa kompyuterda qayta formatlanmaydi.

b)RTF. Extension.rtf sifatida shifrlangan to'g'rimatnformat bu nima degani to'g'ri matn formati. RTF oilasining formatlari yanada murakkabroq bo'lishi mumkin va barcha matn protsessorlari, eski va yangi, ularni tushunishi mumkin. Lekin hamma ham matn muharrirlari emas, chunki muharrirlar matn bilan ishlashda ibtidoiyroq. Ko'pgina matnli bo'lmagan (masalan, grafik) dasturlar pratsuyuyut srtf, nij sdoc da ancha yaxshi. Aniqlik, formatlashning dastur ko'rsatmalarida qayta yozilganligi bilan amalga oshiriladi, bu sizga hujjatni turli yo'llar bilan ochish va ko'rib chiqish imkonini beradi.

Qo'shimcha floppi disk uchun matnni boshqa kompyuterda qayta yozish kerak, bunda matnli robotlashtirilgan dastur bo'lishi mumkin emas, balki uni rtf formatida saqlash kerak. Fayl formati kattaroq, pastki hujjat bo'lishi mumkin va boshqa kompyuter matnni tushunishiga kafolat bor.

FormatRTFistalgan versiyada ijod matnini yaratish imkonini beradiMicrosoftSo'zva sizda yo'q matnli dasturlar Oh.

ichida)XABAR. Bu ibtidoiy matn formati bo'lib, u katlanadigan formatlashdan o'ch olmaydi. Bu erda formatlashdan u paragrafda kamroq rozpodil saqlanadi va teri qatori paragrafga aylantiriladi. Format txt, zastosovuetsya dasturchilar dastur kodini yozish, chunki. Kompyuter inson tushunishi uchun matnni "chiroyli" formatlashni talab qilmaydi. txt formati, agar matnni turli xil dasturiy ta'minot xavfsizligi bilan tushunish mumkin bo'lsa, yakuniy dastur boshqa fayl formatlarini tanimasa ham foydalanish mumkin.

Windows .txt formatidagi matnlar bilan ishlash uchun dasturiy ta'minotdan foydalanishi mumkin - Bloknot(daftar) Boshqalar tomonidan tan olinmagan turli xil dasturlar va elektron hujjatlarni qo'lda ko'rib chiqishga yordam berish uchun.

Maslahat elektron pochta shuning uchun razvinenny formatuvannya yo'q. Shuning uchun, agar siz pochta xabarnomasini ko'rganingizda hujjatni tuzatsangiz, eski ko'rinishingizni o'tkazasiz. Uni pochta orqali jo'natish zarur bo'lganidek, matnning asl nusxasi ham pochta xabarnomasiga ilova qilingan doc formatidagi fayl sifatida tuzatilishi kerak.

ísnuê boy boshqa matn formatlari. 10 va undan ko'p yillar oldin Word boshqa matnli dasturlar, masalan, Lexicon dasturi bilan mashhur bo'ldi. Microsoft Word-dan foydalanadigan dasturlar uchun ular o'zlarining asl matn formatlarini kengaytirdilar, bu esa o'sha paytda matnlarni o'qishda kerak bo'lishi mumkin.

Nareshti, matn matn hujjatlarini yaratish uchun emas, balki boshqa maqsadlar uchun boshqa formatlarda saqlanishi va boshqacha tarzda tahrirlanishi mumkin. Qanday murojaat qilish kerak, siz formatni o'rnatishingiz mumkin . html veb-saytlar yaratish uchun, . xlx elektron jadval muharriri Excel uchun, mashhur PostScript formati . pdf va shaxsiy bo'lmagan boshqalar.