Незважаючи на те що Microsoft Outlookбув випущений більше 20 років тому, він все ще залишається улюбленим інструментом для роботи з поштою, нотатками, контактами та календарем для тисяч користувачів по всьому світу. Outlook став настільки популярним завдяки можливості зберігати всі дані в одному місці. Чи хочете ви написати електронного листавашому колезі або плануєте ділову зустріч - все це можна зробити кількома клацаннями миші.

Але з кожним роком акценти в галузі ділового листування та управління розкладом зміщуються на користь смартфонів та планшетних ПК. Дедалі більше речей, які ми раніше робили на комп'ютері, тепер прерогатива мобільних пристроїв. Дивним у цьому тренді є те, що з кожним роком виробники приділяють все менше уваги питанням обміну даними. сторонніми програмами, прирікаючи цим тисячі людей виснажливі пошуки працюючого рішення для синхронізації з Outlook.

Питання безпеки даних також відходять другого план т.к. більшість працюючих способів синхронізації засновані на зберіганні ваших даних у хмарі. Хмарні сервісидуже поширені серед звичайних користувачів, але власникам бізнесу і просто людям, які дбають про безпеку своїх даних, такі рішення можуть не підійти через втрату контролю над важливою та іноді строго конфіденційною інформацією.

Синхронізація Outlook і Android - як обійтися без хмари?

Синхронізація даних між пристроями Outlook і Android цілком можлива за допомогою Smart Switch. Програма може переносити дані з Outlook до попередньо встановлених програми Androidпристроїв. Однак найбільшими проблемами Smart Switch є періодичні зависання та часте дублювання даних при переносі. Якщо ви один із тих, кому не пощастило провести кілька годин часу за видаленням дублів із вашої адресної книги, найкращим рішеннямє використання спеціалізованого софту.

Далі ми розповімо вам, як синхронізувати Android з Outlook за допомогою програми під назвою Akruto. Цей софт створено виключно для перенесення даних із десктопного Outlook до телефонів. Крім цього, ніякого додаткового функціоналу в програму не закладено, але софт майстерно робить те, для чого створений.

Як синхронізувати Android та Outlook за допомогою Akruto

Для синхронізації даних із Outlook c Android смартфоном вам знадобиться Wi-Fi роутер. Комп'ютер, на якому встановлений Outlook, і ваш смартфон повинні бути підключені до одного і того ж роутера.

Після встановлення софту ви побачите нескладне меню, яке складається із п'яти пунктів. Щоб почати, виберіть ConfigureAkrutoSyncу меню зліва:

На другому екрані вас попросять вибрати тип з'єднання для синхронізації даних із Outlook. Тут ви побачите дві опції: Wi-Fiабо Інтернет. Як у першому, так і в другому випадку, всі ваші дані не зберігаються на чужих серверах і шифруються під час передачі. При синхронізації через Інтернет ви зможете оновлювати дані навіть під час поїздок за кордон, в той час як опція з Wi-Fi роутеромдопоможе вам забезпечити безперебійну синхронізацію у межах вашого офісу.

Ми зупинимося на варіанті синхронізації через Wi-Fi і перейдемо на наступний крок, натиснувши Selectпід опцією Syncoverhomenetwork. Далі вас попросять переконатися, що пристрої, що синхронізуються, підключені до однієї мережі і в кожному включений модуль радіозв'язку.

Сміливо натискаємо Continueі переходимо далі.

На даному етапі ви повинні вибрати, що з Outlook потрібно синхронізувати з вашим Android пристроєм. На вибір пропонується 4 типи даних:

• Outlook Contacts
• Outlook Calendar
• Outlook Notes
• Outlook Tasks

Можна вибрати та перенести всі дані, а можна синхронізувати інформацію вибірково. Тиснемо Saveта переходимо до наступного кроку.

Відкриваємо браузер телефону та вводимо адресу, яку нам показує програма (у вашому випадку він відрізнятиметься від скріншота):

Встановлюємо пропонований сертифікат безпеки (потрібний для шифрування даних) і повертаємося назад у програму, де нам потрібно буде придумати логін та пароль для обміну даними. Після цього потрібно буде створити Exchange обліковий запис на вашому телефоні і ввести туди щойно придумані вами логін і пароль.

Це фінальний крок, після якого будь-яка зміна в Outlook автоматично синхронізується з вашим телефоном. Діє це і у зворотний бік: якщо ви додасте контакт, нотатку або подію в календар телефону – все це автоматично відобразиться в Outlook на вашому комп'ютері.

Налаштування досить просте і займає всього кілька хвилин. Але якщо ви краще сприймаєте інформацію з відео, то ось ролик, який пояснює як синхронізувати Android смартфон із Outlook на прикладі Galaxy S7:

Завантажити Android до Outlook Sync Tool від Akruto з офіційного сайту.

Часті питання:

Як синхронізувати Android смартфон з контактами Аутлук?

Для цього необхідно вибрати Outlook contacts на етапі, коли Akruto попросить вас вказати тип даних для синхронізації. Синхронізація контактів між Андроїд та Аутлук пройде практично миттєво.

Синхронізація календаря Андроїд та Аутлук – скільки часу потрібно для перенесення даних?

Для синхронізації календаря Андроїд з календарем Аутлук потрібно від трьох до 10 хвилин часу в залежності від обсягу даних. Якщо ваш аутлук календар не містить сотень записів, синхронізація пройде практично миттєво.

Перенесення завдань з Аутлкв в Андроїд - що робити, якщо у мене немає спеціальної програми?

Багато Android-смартфони випускаються без попереднього застосування для роботи з завданнями і нотатками. Щоб вирішити цю проблему, потрібно встановити програму під назвою Tasks and Notes for MS Exchange.

Чудового Вам дня!

На Порталі реалізовано не просто інтеграцію, а двонаправлена ​​інтеграція з Microsoft Outlook. Це означає, що можна не просто імпортувати дані з Порталу до популярної поштову програму. Портал та MS Outlook самі між собою домовляться та внесені зміни в персональні календарі, контакти співробітників та ваші завдання в одній програмі автоматично відобразяться в іншій!

У чому принадність двосторонньої синхронізації?

Така синхронізація дозволяє тримати в актуальному стані дані на Порталі та MS Outlook одночасно, наприклад особисті контакти. Спробуйте зробити це просто зараз самостійно і ви відчуйте, наскільки зручніше стало працювати. Чим саме? Припустимо, перебуваючи на борту літака, ви продумали та запланували безліч усіляких зустрічей, завдань та заходів для компанії. Тепер скористайтеся цією можливістю двосторонньої синхронізації календарів із MS Outlook- і ваші напрацювання позначаться у календарі на Порталі! При цьому ніякого ручного дублювання інформації, а способи роботи - звичні та. Швидко, зручно та дуже ефективно!

Почніть із синхронізації користувачів

Щоб ставити комусь завдання (і отримувати від когось завдання) треба цих "когось" додати до вашого MS Outlook. Це зробити дуже просто: на сторінці Пошук співробітникавашого Порталу натисніть на кнопку Outlookі все відбудеться автоматично, вам тільки треба буде погоджуватися в парі вікон, що спливають. Ну і трохи почекати, якщо співробітників у компанії багато, поки всі дані завантажаться.

Після цього список ваших співробітників з'явиться у календарі:

Ось тільки видалення співробітників із MS Outlook не призведе до видалення їх з Порталу: це привілей Адміністратора порталу.

Синхронізація календарів із MS Outlook

З'єднати з Outlook!

усі потрібні вам календарі на Порталі. Відобразіть ці календарі на одній сітці, і календар у вашому Outlook буде виглядати в точності так, як календар на Порталі!

Як усе працює? Додамо подію!

• у сітці календаря виберіть день події;
• подвійним клацанням відкрийте вікно додавання нової події;
• заповніть поля Тема, Початок, Кінець та Опис;
• натисніть кнопку Зберегти та закрити;
• нова подія додасться до календаря MS Outlook.

Для синхронізації з календарем Порталу вам нічого робити не потрібно - це станеться автоматично, відповідно до настроєної частоти перевірки пошти Outlook. Хід синхронізаціїбуде відображатися у нижньому правому кутку програми.

А ось та сама подія у календарі на Порталі!

Синхронізація особистих завдань

Синхронізація особистих завдань

• синхронізуйте користувачів (кнопка Outlook на сторінці Пошук користувачів);
• введіть пароль за допомогою запиту пароля AD (пароль доступу до Порталу);
• список користувачів додасться до MS Outlook автоматично;
• поставте завдання будь-якому з користувачів засобами MS Outlook;
• MS Outlook зв'яжеться з Порталом та синхронізує завдання.

Що таке синхронізація пошти? Синхронізація пошти на сьогоднішній день є невід'ємною частиною будь-якого бізнесу, тому що з широким розмаїттям смартфонів співробітники зможуть легко перевірити свою роботу електронною поштою з дому або будь-якого місця, де вони можуть отримати доступ в інтернет.

Хоча синхронізація електронної поштиє дуже важливою, багато компаній досі не змогли синхронізувати корпоративні облікові записи їхніх співробітників на кількох комп'ютерах та смартфонах. Рекомендуємо придивитися до. Пошта Microsoft Exchange 2013 - це ємні поштові скриньки, можливість працювати на будь-якому пристрої та надійний захистконфіденційні дані в одній послузі. Дуже цікаво - чи не так? Рекомендуємо докладніше тут http://cloud.mts.by/ru-by/products/microsoft-exchange-2013 . Ми ж продовжимо...

Синхронізація електронної пошти сьогодні

Коли ваша електронна пошта не синхронізується, то немає способу дізнатися, які повідомлення були прочитані, або видалені, тому що навіть якщо ти відповів на всі листи, на інших комп'ютерах або смартфонах, які ви використовуєте, буде відображатися інша поштова скринька.

Яке рішення для синхронізації електронної пошти?

Для користувачів ПК є кілька рішень для синхронізації електронної пошти, включаючи Microsoft ActiveSync. Ця програма існує з 1996 року та використовується для синхронізації даних між смартфоном та іншими ПК.

Для користувачів Mac рішеннядля підтримки вашого iPhone, iPad та Mac у синхронізації є Mobileme. Таке рішення дозволить автоматично синхронізувати електронну пошту та інші речі, такі як контакти та календарі на всіх інших пристроях.

Деякі рішення, такі як Mobileme та Kerio Connec можуть допомогти вам, коли ваш iPhone або iPad був втрачений, або вкрадений. Через віддалений доступможна витирати інформацію, щоб злодії не можуть отримати доступ до ваших даних.

Якщо ви не зацікавлені у використанні Mobileme для синхронізації даних між Mac, смартфонами або іншими пристроями, існують альтернативні служби, доступні для вас. Деякі з альтернатив Mobileme це Mac Highway та Google Sync.

Ще один спосіб вирішити проблему синхронізації електронної пошти використовувати хмарні послуги.

Яка синхронізація електронної пошти є правильною для вас?

Вибір правильного рішення залежить від особистих уподобань вашої компанії. На хмарних рішеннях, ви можете заощадити час і гроші компанії, тому що немає потреб для купівлі нового сервера або найму працівників для підтримки інфраструктури, так як всі розміщуються на віртуальних серверів, доступ до яких здійснюється через Інтернет.

Багато користувачів, особливо в маленьких компаніях, постійно задаються питанням – як синхронізувати пошту, контакти, завдання між кількома користувачами різних комп'ютерах. Відразу скажу, що безкоштовного рішення ви не знайдете - довго шукатимете, але коректно працюючого безкоштовного рішення немає і ніколи не буде! Це потрібно зрозуміти раз і назавжди – спільна робота річ витратна, не лише щодо грошей, а й щодо адміністрування.

Отже, якщо ви ще не зрозуміли, що безкоштовного рішення немає, можете далі не читати.

Яке рішення для синхронізації даних між кількома комп'ютерами краще? Зрозуміло, що для різних компаній та завдань вимоги можуть бути різними, але спробуємо проаналізувати найчастіші потреби.

Думаю, що варіанти розв'язання задачі синхронізації можна розбити на два типи:

1. Синхронізація за допомогою сервера

   1. Microsoft Exchange Server
   2. IMAP сервери
   3. Часткова синхронізація за допомогою POP3

2. Синхронізація на клієнті Microsoft Outlook

   1. Плагіни

Розглянемо по порядку всі варіанти.

Синхронізація за допомогою Microsoft Exchange Server

Найправильнішим і водночас дорогим буде рішення про придбання сервера Microsoft Exchange Server. Саме завдання синхронізації даних у вашій компанії лежать в основі цього сервера. Іншими словами, це те, що вам потрібно! Найчастіше компанії, які хочуть, щоб користувачі працювали спільно, кажуть так: «Хочемо, щоб дані були скрізь одні й самі, але щоб це був не Microsoft Exchange». Це з розряду вираз, типу: «Треба бути в Австралії через 10 годин, але тільки не літаком».

Сервер Microsoft Exchange дозволяє не тільки синхронізувати дані (пошту, контакти, завдання, нотатки тощо), але й забезпечує конфіденційність, розмежування прав доступу і багато інших корисних і потрібних речей, з якими ви обов'язково зіткнетеся, але не зможете вирішити, якщо відмовитеся від використання Microsoft Exchange. Якщо ваша компанія має хоч якісь плани на майбутнє і кількість користувачів зростатиме, то це в жодному разі не позначиться на спільній роботі.

Синхронізація за допомогою сервера IMAP

Найлегший, але, безумовно, найпроблемніший спосіб синхронізації за допомогою сервера IMAP. Загальний принциптакий: кожен комп'ютер підключається до деякого поштовій скриньціза протоколом IMAP. Таким чином, всі зміни, внесені одним користувачем, будуть видні й іншим. Однак варто мати на увазі, що спільну роботуможна вести лише над поштою, контакти, завдання та інші об'єкти синхронізувати не вдасться.

IMAP-сервер може бути як зовнішнім (Gmail або будь-який інший, включаючи поштовий сервер вашого провайдера), так і внутрішнім (MDaemon або будь-який інший поштовий сервер). Якщо використовувати сервер провайдера, то рішення виходить дуже дешевим, але потребує постійного з'єднання з Інтернетом.

Часткова синхронізація через POP3

Цей варіант важко назвати повноцінною синхронізацією, швидше за все, це банальне дублювання всієї кореспонденції. Ви можете завести одну спільну скриньку на будь-якому POP-сервері та отримувати з неї листи з кожного комп'ютера. Причому у властивостях облікового записуслід вибрати галку "Не видаляти листи з сервера". Таким чином, всі користувачі будуть отримувати спільні листи (можливо, складати їх в окрему папку) і зможуть перенаправляти особисті листи на цю спільну скриньку для пересилання один одному.

Звичайно про безпеку, права доступу та інше в цьому варіанті говорити не доводиться – їх просто немає і бути не може.

Синхронізація даних Microsoft Outlook за допомогою плагінів

Завдяки продуманій структурі Microsoft Outlook та можливості підключення додаткових модулів на ринку програмного забезпеченняможна знайти рішення щодо синхронізації на основі плагінів (або по-іншому вони називаються надбудовами). Як правило, плагіни встановлюються на всі комп'ютери, на яких працює Microsoft Outlook. Розглянемо найпопулярніші плагіни для синхронізації:

Плагін SYNCING.NET

Офіційний сайт SYNCING.NET

Встановлюється на комп'ютер користувачів і дозволяє синхронізувати дані пошти, контакти, завдання, календарі та ін. Не потребує будь-яких серверів. Програма має 30-денний тестовий період протягом якого ви можете перевірити чи підходить вона для ваших завдань.

Обмеження щодо використання:

• Не більше 25 комп'ютерів;
• Не більше 1500 папок для синхронізації.

Плагін ShareO

Офіційний сайт ShareO

Плагін встановлюється на Microsoft Outlook і відстежує зміни в елементах заданих папок (в т.ч. контактів, завдань тощо). Зміни надсилаються електронною поштою всім передплатникам. Таким чином, можлива синхронізація не тільки всередині мережі, але з віддаленими комп'ютерами, що знаходяться, наприклад. На іншому континенті.

Плагін OutlookSync

Офіційний сайт OutlookSync

Програма вміє синхронізувати дані із двох вибраних PST файлів. Таким чином, користувальницькі PST файли потрібно зберігати десь у загальному доступіщоб можна було легко їх синхронізувати.

Плагін зручний для тих, хто синхронізує дані між робочим комп'ютером та домашнім, але не більше.

Плагін SynchPst

Офіційний сайт SyncPst

Плагін вміє робити те саме, що й попередній – синхронізує два PST файли.

На цій сторінці можна знайти кілька плагінів для синхронізації даних Microsoft Outlook на декількох комп'ютерах.

І завжди пам'ятайте, що використання сервера Microsoft Exchange – це найкращий варіант!