Майстри в субд ms access: створення форм та звітів. робота в режимі конструктора - модифікація форм та звітів. Тема: робота з даними та створення звітів у субд ms access Створення звітів у субд access

Microsoft Access- це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для управління ними під час роботи з великими обсягами інформації.

СУБД Microsoft Access надає можливість контролювати завдання структури та опис своїх даних, роботу з ними та організацію колективного користування цією інформацією. СУБД Microsoft Access також суттєво збільшує можливості та полегшує каталогізацію та ведення великих обсягів інформації, що зберігається в численних таблицях. СУБД Microsoft Access включає три основні типи функцій: визначення (завдання структури та опис) даних, обробка даних і управління даними. MS Access – це набір інструментальнихзасобів для створення та експлуатації інформаційних систем.

Засобами Access можна проводити такі операції.

1. Проектування базовихоб'єктів ІВ - двомірних таблиць, різними типамиданих, включаючи поля об'єктів OLE. Перш ніж заповнювати таблицю, треба створити її макет.

2. Встановлення зв'язківміж таблицями, за допомогою цілісності даних, каскадного оновлення полів та каскадного видалення записів.

3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація та вибірка даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату алгебри логіки (для фільтрації даних).

4. Створення, модифікація та використання похіднихоб'єктів ІВ (форм, запитів та звітів).

Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних,має довільне ім'я та розширення .MDB. Цей файл містить основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси та модулі. Таким чином, інформаційна система, створена в Access - це файл бази даних. MDB плюс інструментарій самої Access. Експлуатація такої ІС – це обробка документа.MDB додатком Access.

Інформація у базі даних Accessпредставляється як окремих таблиць. У цьому кожен стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожен рядок - запису даних.

Запис даних складається з кількох полів. При цьому діє таке правило: запис даних є групою взаємопов'язаних полів, що розглядаються як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукту. Кожен запис даних у таблиці містить однакову кількість полів. Кожне поле містить той самий тип інформації. Наприклад, у кожному запису даних деякої таблиці поле ІМ'Я КЛІЄНТА буде призначено імені клієнта, тобто. міститиме однотипну інформацію.

Існують різні типиданих. Тип даних для конкретного поля даних вибирається залежно від того, яка інформація розташовуватиметься в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного йому типу. Опис типів даних та їх характеристика наведено у таблиці 2.

Таблиця 2 - Типи даних

Крім таблиць СУБД Access працює з такими об'єктами:

формами;

Запитами;

Звітами;

Макрос;

Модулі.

Таблиця – це базовийоб'єкт MS Access. Всі інші об'єкти є похіднимиі створюються лише з основі раніше підготовлених таблиць.

Форма не є самостійним об'єктом Access. Вона просто допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію в таблиці чи запиті. Запити та звіти виконують самостійні функції: обирають, групують, репрезентують, друкують інформацію.

Кожен об'єкт MS Access має ім'я.Довжина імені будь-якого об'єкта MS Access (таблиці, форми тощо) - не більше 64 довільнихсимволів (за винятком точки та деяких службових знаків). В ім'я можуть входити прогалини та російські літери. З кожним об'єктом працюють в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:

1) режим конструктора, -коли створюється чи змінюється макет, структура об'єкта (наприклад, структура таблиці);

2) оперативнийрежим, - коли у вікні завдання ІВ проглядається, змінюється, вибирається інформація.

Крім того, файл бази даних входить ще один документ, що має власне вікно: Схема даних.У цьому вікні створюються, переглядаються, змінюються та розриваються зв'язкуміж таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити та звіти.

Форма,Строго кажучи, - необов'язковий елемент ІВ (в принципі без неї можна обійтися), але вона дозволяє спростити операції введення та перегляду даних.

Запит- це похідна таблиця, куди входять дані з інших таблиць і з них проводяться різні операції. Зокрема, у запиті можуть з'явитися обчислюваніполя, тобто поля, значення яких є функціямизначень інших полів (можливо, із різних таблиць). Крім того, запити дозволяють проводити груповіоперації, тобто. операції над групою записів, об'єднаних якоюсь загальною ознакою (наприклад, можна підсумувати кількість для записів з тим самим кодом). Зрештою, запити дозволяють складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою. У разі застосовується алгебра логіки.

Звіт -це фактично той самий запит, але оформлений так, щоб його можна було надрукувати на папері та подати начальству (з гарними заголовками, проміжними підсумкамиі т.п.).

По суті, таблиці та форми застосовуються для обслуговування вмісту бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію ІС - вилучення, перетворення та подання інформації.

створіння похіднихоб'єктів - запитів, форм та звітів - ведеться приблизно за однією і тією ж схемою. Ось деякі особливості:

Для похідних об'єктів необхідно вказати ім'я (імена) таблиці (запиту), основі якої створюється цей об'єкт;

При використанні Майстра на панелі інструментів необхідно встановити прапорець «Панель елементів» і на екрані з'явиться набір піктограм (рис. 14.5), за допомогою якого ви проектуєте форму (звіт, запит).

Створення будь-яких об'єктів можливе двома способами: за допомогою майстра та в режимі конструктора.

MS Access має потужні, зручні та гнучкі засоби. візуальногопроектування об'єктів за допомогою Майстерів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовки досить швидко створити повноцінну ІС – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок та звітів.

Майстри самі виконують потрібні дії. Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді задані питанняМайстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, що ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Робота з Майстерами проста, надійна та ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту. Крім перерахованих, Access є й інші конструктори. Це - макро-конструктор, з допомогою якого формуються різні макроси, і навіть конструктори меню, полів, кольорів, кодів та інші.

1 Запуск Microsoft Access:

Під час запуску Access на екрані з'являється вікно (рисунок 1.1), у якому можна:

Або створитинову базу даних, тобто файл із розширенням.MDB;

Або відкритиіснуючу БД, тобто файл із розширенням.MDB.

Створення БД.Після вибору команди [Файл-Створити...], на екрані з'являється стандартний файлер (малюнок 1.2), у якому треба вказати ім'я та адресу створюваногофайл бази даних. Наприклад, для інформаційної системиз ім'ям Телефонний довідник. MDB.

Створивши файл, Access розкриває порожнє вікно бази даних,і в цьому вікні проводяться всі операції - створення та маніпулювання об'єктами БД. У цьому вікні знаходиться 7 об'єктів (Таблиці, Запити, Форми, Звіт, Сторінки, Макроси, Модулі) та групи.

Відкриття БД. Після вибору команди [Файл-Відкрити...] на екрані з'являється стандартний файлер, в якому необхідно вказати ім'я та адресу існуючогофайл бази даних. Потім у вікні програми відкривається вікно БД,що забезпечує доступ до вже створених об'єктів бази даних та можливість створювати нові об'єкти.

MS Access - багатовіконнедодаток, однак у будь-який момент може бути відкрито лише одну базу даних. Саме її вікно є головнимвікном документа в програмі Access(рисунок 1.3), та його закриття означає закриття відповідного файла.MDB. Однак це вікно породжує безліч дочірніхвікон (таблиці, запиту, форми тощо). Зберегти об'єкт (наприклад, макет таблиці), вікно якого знаходиться на екрані, і присвоїти йому ім'я можна так само, як це робиться з файлами: командою [Файл-Зберегти] або [Файл-Зберегти як...].

Робота з таблицями

Отже, у вікні бази даних знаходиться перелік існуючих об'єктівБД - таблиць, запитів і т. д. З вікном будь-якого об'єкта (дочірнім вікном) можна працювати або оперативномурежимі (наприклад, вводити або переглядати дані в таблиці), або в режимі конструктора(наприклад, змінювати макет таблиці).

Перш ніж користуватися будь-яким об'єктом (наприклад, заповнювати даними таблицю), треба створитицей об'єкт (наприклад, створити макет таблиці).

Якщо вибрано вкладку Таблиця, у вікні цієї вкладки відображається список існуючихтаблиць даної БД.

Щоб відкрити існуючу таблицю, треба виділитиїї ім'я у цьому списку та натиснути кнопку «Відкрити».

На малюнку 1.3 показано вікно програми MS Access разом із вікном бази даних «Межгород». Поки що у цьому файлі немає жодного об'єкта.

Для включення до БД новоютаблиці треба натиснути кнопку «Створити».

Щоб виправити макетіснуючої таблиці, треба виділити її ім'я у списку та натиснути кнопку «Конструктор».

Такі самі операції виконуються з іншими об'єктами MS Access.

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити або вручну (режим конструктора), або за допомогою Майстра.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту.

Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Наприклад, при формуванні звіту Майстер звітів запитає, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Таблиці та запити створювати вручну(У режимі конструктора) ;

- форми та звіти створювати за допомогою Майстри.

Розглянемо послідовність кроків при включенні до бази даних новоютаблиці. Спочатку потрібно визначити предметну область, на яку буде створюватися база даних. Як предметну область визначимо міжміські телефонні розмови, розрахунок суми оплати за міжміські телефонні розмови окремих абонентов. Насамперед визначаються поля, які міститиме таблиця « Абоненти»бази даних "Міжмісто". Необхідні поля показані в таблиці 3, причому поле «Номер абонента» буде обрано як ключове. Ключ є полем у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожен запис, що міститься всередині таблиці.

Таблиця 3 - Поля таблиці "Абонент"

Ідеальним первинним ключем є така інформація як номер клієнта, номер рахунку тощо. буд. За допомогою такого ключа легко визначити відповідний запис. Для первинного ключа не годяться поля, що містять ім'я клієнта. Завжди можлива ситуація, коли кілька людей мають одне й те саме ім'я.

Після визначення необхідних полів можна приступити до створення власне таблиці в MS Access.

Для цього потрібно відкрити вікно конструктора таблиць (рис. 2.1), вибравши вкладку Таблиця та рядок «Створення таблиці в режимі конструктора» або натиснути кнопку «Створити».

У верхній частині вікна знаходиться створюваний або модифікований макеттаблиці, який являє собою просто список полів із зазначенням імені поля, типу даних та опису. Кожне поле таблиці - це один рядок верхньої частини вікна (рисунок 2.1).

Кожному полю таблиці слід привласнити унікальне ім'я, визначити тип даних, що у нього вводитися, і описати вміст поля, тобто. ввести текстові коментарі, в яких вказано призначення даного поля. Ім'я поле може мати до 64 символів. Опис - необов'язковий параметр і використовується для додаткового пояснення поля, що використовується.

У стовпці Ім'я поля (рисунок 2.2) набирається довільне ім'я. У наступному стовпці треба вказати тип данихдля цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що з'являється в цьому стовпці (типи даних описані в таблиці 3). Крім того, як тільки курсор опиняється в стовпці Тип даних, у нижній частині вікна виникає бланк властивостей(Характеристик) даного поля.

Бланк властивостей (нижня частина вікна) є переліком властивостей (ліворуч назва властивості, праворуч - значенняцієї властивості) з вікном підказки щодо кожної властивості.

Перелік властивостей змінюється залежно від типу даних, який зараз відображається в стовпці Тип даних. Клацнувши мишею на полі значенняу бланку властивостей, можна змінити це значення (у межах допустимого цього типу даних). Властивості полів перелічені у таблиці 4.

Таблиця 4 – Властивості полів, що відображаються у бланку властивостей конструктора таблиць

Більшість значень приймається системою за замовчуванням, деякі значення можна вибрати зі списку, що розкривається.

Для текстового та числового поля треба вказати розмірполя, причому для тексту – це допустима довжина значення (наприклад, 20 або 40 символів), а для числа – формат подання в машині (байт, ціле – два байти, довге ціле тощо). Максимальна довжина текстового поля становить 255 символів. Якщо потрібно ввести текст, довжина якого перевищує це значення, можна скористатися типом даних Мемо.

Для поля «Дата/час» обов'язково треба вказати формат, щоб система знала, як обробляти дані, що вводяться. Наприклад, якщо вибрати «Короткий формат дати», система очікуватиме від вас введення саме дати(у російській версії - ДД.ММ.РРРР), а якщо вибрати «Короткий формат часу», в цьому полі доведеться набирати ЧЧ:ММ (годинник і хвилина).

У рядку властивостей маска введення існує можливість створити маску, відповідно до якої вводитимуться дані. Наприклад, для поля номер телефонможна задати маску 00-00-00 , відповідно до якої і вводитимуться номери телефонів.

Як значення властивості «Умова на значення» можна вказати правило верифікації,тобто. логічний вираз, яке має приймати значення TRUE («Істина») під час введення даних у поле. Наприклад, якщо для поля дата розмови записати:

система визнає помилковим введення в це поле будь-якого значення рівного чи більшого поточної дати.

У наступній властивості можна записати довільне повідомлення про помилку, яке буде видано системою, наприклад: "Це значення дати неприпустиме" або "дата неправильна". Надалі при неправильному введенні дати на екран надійде повідомлення.

В якості «Обов'язкове поле» можна вказати «Так» (порожні значення не допускаються) або «Ні» (порожні значення допускаються).

Для первинногоключа таблиці (поле "Номер Абонента") у властивості "Індексоване поле" потрібно вибрати: "Так, збіги не допускаються", а потім клацнути в панелі інструментів на кнопці "Визначити ключ" (із зображенням ключа). Тим самим визначається ключове поле або простий індекс.

Завершивши створення макета таблиці необхідно зберегти створену таблицю і вийти з вікна конструктора таблиць.Если закрити вікно конструктора, не зберігши макет, система нагадає, що треба дати таблиці ім'я, або анулювати свою роботу. Надамо створеній таблиці ім'я «Абонент».

Якщо необхідно змінити(модифікувати) макет існуючогооб'єкта, потрібно виділити цей об'єкт у списку відповідної вкладки вікна бази даних та натиснути кнопку Конструктор.На екрані з'явиться вікно з макетом об'єкта (таке саме, як і під час створення). Можна виправити макет і зберегти його під тим самим чи іншим ім'ям.

Після створення макета до таблиці заносяться дані. Клацнувши двічі на назві таблиці, вона відкриється у режимі таблиці і можна розпочинати введення даних (Малюнок 2.3). Якщо в таблиці перше поле – ключове, що має тип Лічильник, вміст даного стовпця автоматично збільшується на 1 при переході на введення нового рядка. Цим забезпечується унікальність значень шпальти.

Звіти Access використовуються для представлення даних у легкому для розуміння та виразному вигляді і призначені в основному для виведення їх на друк, а не для відображення на екрані. Зазвичай звіти є кінцевими продуктами роботи з БД. Як і для створення форм, для створення звіту використовуються дані з таблиць та запитів (іноді і форм, проте цей випадок уже не стосується простих звітів).

Під час проектування звітів значною мірою використовуються самі технології, що й при проектуванні форм, проте, на відміну форм, користувачеві у звітах забороняється змінювати дані. Під час редагування звітів у режимі Конструктор(див. рис. 42) використовуються ті самі області інтерфейсу, що і при редагуванні форми – області Заголовкаі Примітки, області Верхньогоі Нижнього колонтитулів, Область даних.

Для створення звітів використовуються режими: Конструктор, Майстер звітів, Майстер діаграм, Поштові наклейки, а також Автозвіти: у стовпецьі стрічковий(Див. рис. 38).

Як і у випадку з формами, повністю готовий звіт, створений за допомогою Автозвітів,виходить відразу після завдання вихідної таблиці чи запиту. Майстер Поштові наклейкихоч і працює за кілька кроків, але не вимагає особливих пояснень. На основі ж використання Майстри звітівстворюється більшість звітів у Access, які можуть мати досить складну структуру. Нижче буде детально розглянуто роботу з цим Майстром.

Необхідно відзначити однак, що всі перелічені вище звіти називаються приєднаними(До джерела даних), так як всі вони, подібно до форм, використовують для своєї побудови таблиці або запити. Найбільш складну структуру мають звіти, створені «з нуля» самим користувачем у режимі Конструктор. Звіти, які можуть містити підлеглізвіти, використовувати спеціальні сортування, які не надаються Майстерами, а також використовувати різні функції Access тощо, відноситься до т.зв. вільнимзвітів. Однак створення складних звітів за допомогою Конструкторавимагає додаткових знань і не розглядається.

На основі Майстри звітів Access може бути підготовлений звіт, в якому дані вихідної таблиці або запиту об'єднуються за певними критеріями. Такі звіти створюються найчастіше, оскільки вони дозволяють обчислювати підсумкові значення для груп даних і надають інформацію у зручному для використання вигляді. Для створення таких підсумкових звітів використовується команда Угруповання…(див. рис. 39) та відповідні обчислення за згрупованими даними у діалоговому вікні Підсумки(Див. рис. 41). При цьому можна задати до чотирьох полів, якими буде проводитися угруповання даних.

Рис. 40. Вибір інтервалів угруповання для полів із угрупуванням

Відредагувати створений звіт можна завжди в режимі Конструктор(Див. рис. 42). Щоб визначити або змінити властивості окремих областей звіту, потрібно клацнути мишею по смузі назви відповідної області та вибрати команду Властивості.

Зауважимо, що у звітах деякі з керуючих елементів містять властивості Розширенняі Стиснення. Якщо їм встановити значення рівним True, то при друку Access автоматично підганятиме розмір відповідного елемента, завдяки чому довгий текст не обрізатиметься вікном цього елемента, а короткий не стискатиме вікно елемента, щоб воно не займало зайве місце при виведенні на друк.

На закінчення роботи з БД продемонструємо просту та корисну можливість, яку надає СУБД Access завдяки її сумісності з іншими програмними програмамипакету Microsoft Office(MS), – підготуємо розсилку серійних листів у тестовому редактору Word, використовуючи інформацію, що зберігається в таблицях бази даних

Підготуйте в текстовому редакторі Word шаблон серійного листа з подякою клієнтам за активну участь у укладанні контрактів на постачання та замовлення товарів на вашому складі.

Створіть новий запит «Подяки», до якого увімкніть назви організацій, які брали найактивнішу участь у укладанні контрактів з вашою фірмою, визначивши умову на вибірку за сумою укладених контрактів на постачання товарів (у вибірку мають потрапити три найкращі фірми). На основі сформованого запиту почніть створення нового звіту, використовуючи майстер Злиття з MS Word,навіщо необхідно послідовно виконати команди Зв'язки з Office/ Зв'язок із MS Word.

Після цього відкриється діалогове вікно Майстри складених документів. Ви можете працювати як із підготовленим раніше документом MS Word, так і створити новий, вибравши відповідну команду у діалоговому вікні. Під час створення нового документа Access запускає Word, встановлює DDЕ-зв'язок між Word і Access і відкриває новий текстовий документ, у якому можна скласти новий лист.

Підготуйте серійний лист із змістом, наведеним на рис. 43. Назви полів, що виділені лапками, вводяться в послідовно відповідне місце тексту листа зі списку, який необхідно розкрити клацанням миші по піктограмі Додати поле злиття(Див. рис. 43). У списку мають бути перелічені всі поля створеного запиту «Подяки», у тому числі й необхідні поля «Клієнти» та «Товари». Після клацання мишею по піктограмі Поля/Даніта використовуючи кнопки прокручування значення полів з таблиці запиту БД, можна попередньо переглянути підготовлені до друку листи.

Під час друку листів вони замінюються даними відповідної таблиці БД. Кількість листів визначається числом записів у таблиці, з якої вставляють значення для керуючих полів у листі по черзі для кожного запису.

Збереживши та закривши текстовий документ, поверніться до Access. Завдяки DDE-зв'язку при зміні даних у таблиці Access, дані в серійному листі оновляться автоматично. Зауважимо, що при відкритті файлу із серійним листом у редакторі Word автоматично завантажується та Access із потрібною базою даних.

Контрольні питання

Призначення звітів.

Структура звітів.

Режими створення звітів.

Майстер звітів.

Обчислення у звітах.

Конструкторзвітів.

Створення спільних документів Access та Word.

ЛІТЕРАТУРА

Інформатика / Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Пітер, 1999.

Вейскас Д. Ефективна робота з Microsoft Access 2.0, 1996.

Двійн Г. Access 97. Енциклопедія користувача. Київ: DiaSoft, 1997.

Дженнінгс Р. Використання Microsoft Access 2000. Москва: Вільямс, 2000.

Новіков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 загалом. СПб.: БНВ, 1999.

Змітрович А.І. та ін. Інформаційні технологіїекономіки. Мінськ: Веди,1998.

Бази даних: Створення звітів у СУБД MS Access 2007

Практикум націлений формування компетенції студента маніпулювати інформаційними ресурсамизасобами СУБД, представляти зміст прикладних та інформаційних процесів.

Основні поняття

База даних(БД) – названа сукупність взаємопов'язаних даних, що відображає стан об'єктів та їх відносин у певній предметній області, і використовується для задоволення інформаційних потреб користувачів. Бази даних СУБД МS Access належать до типу реляційних баз даних. У таких базах даних відомості, що стосуються різних питань, зберігаються в окремих таблицях, між якими встановлені зв'язки.

База даних- Файл, що складається з таблиць та інших інформаційних об'єктів.

Таблиця– інформаційний об'єкт, що складається із записів. Таблиця - це фундаментальна структура даних, основний інформаційний об'єкт у СУБД.

Запис- Це повний набір даних про певний об'єкт реального світу: клієнта, книгу, подію і т.д. Запис подається у вигляді рядка. Структура всіх записів таблиці однакова. Кількість записів у таблиці є змінною.

Поле– це набір даних одного типу у таблиці, наприклад, прізвища всіх працівників. Для представлення поля використовується стовпець. Поле має ім'я та значення.

Звіт– інформаційний об'єкт, що зберігає дані таблиць чи запитів як відформатованого документа, готового до друку.

Складовий звіт– звіт, що відображає пов'язані дані за допомогою підпорядкованого звіту чи підтаблиці.

Елемент управління у звіті– об'єкт у звіті, що покращує інтерфейс користувача під час роботи з даними, наприклад, кнопка, перемикач, вкладка та ін.

Приєднаний елемент керування- Елемент управління, джерелом даних якого служить поле таблиці або запиту. Приєднаний елемент керування використовується для відображення значень полів бази даних.

Вільний елемент керування– елемент керування, який не має джерела даних (наприклад, поля або вирази). Вільні елементи керування використовуються для виведення на екран відомостей, ліній, прямокутників та малюнків. Прикладом вільного елемента є напис, який відображає заголовок у звіті.

Практикум містить покрокові інструкціїстворення звітів різних видів, виконання операцій простого пошукуданих, фільтрації та сортування даних, зміни структури звіту, вставки до звітів додаткових елементів керування даними, а також включає завдання для самостійного виконання.

Початок роботи

Для отримання уявлення про звіти бази даних пропонується відкрити у СУБД MS Access навчальну базу даних "Борей 2007".

Відкриття бази даних

Для відкриття бази даних «Борей 2007» необхідно:

1. Запустити Microsoft Access, натиснувши кнопку Пуск.

2. Вибрати "Всі програми", потім Microsoft Office, потім Microsoft Access 2007. Відкриється вікно Microsoft Access 2007.

Якщо на Вашому комп'ютері база даних «Борей 2007» відкривається не вперше, на екрані Ви побачите вікно заставки БД «Борей 2007»;

Якщо перший раз, то MS Access спочатку виконає її завантаження. Для початку завантаження потрібно клацнути командну кнопку «Завантаження» та дотримуватися інструкцій.

Відкривається вікно бази даних "Борей 2007".

Закривається база даних звичайним для MS Office способом: в системному меню, що містить команди роботи з файлом, вибрати "Закрити базу даних".

Завдання 1.Запустіть MS Access 2007. Відкрийте базу даних "Борей 2007". Закрийте її. Знову відкрийте базу даних «Борей 2007».

Особливості інтерфейсу MS Access 2007

У MS Access 2007 відмінний від попередніх версійінтерфейс. Меню та панелі інструментів замінюють стрічку меню з різними вкладками: Головна, Створення, Зовнішні дані, Робота з базою даних.

На вкладках розміщуються інструменти або групи інструментів (група позначена позначкою «трикутник»), до якої можна увійти.

Рис. 1. Стрічка меню MS Access 2007 із вкладками

Також залежно від того, з яким об'єктом бази даних Ви працюєте, автоматично з'являються контекстні інструменти, наприклад, при роботі з формами з'являються контекстні інструменти для форми.

Під стрічкою розташовані зліва Область переходу, а праворуч Вікно редагування, в якому відображається об'єкт, що редагується.

Рис. 2. Вікно бази даних "Борей 2007"

В області переходів знаходяться всі об'єкти Access (таблиці, форми, запити, звіти тощо). У списку «Всі об'єкти Access» можна вибрати потрібний об'єкт. При подвійному натисканні на ім'я об'єкта в області переходів цей об'єкт буде відображатися у вікні редагування на вкладці.

Об'єкти бази даних

База даних містить дані в об'єктах таких видів: таблиця, запит, форма, звіт, макрос та модуль. Фундаментальною структурою зберігання даних є таблиця. Решта видів об'єктів є похідними від таблиці:

Запит зберігає дані таблиць, які задовольняються будь-якому критерію, заданому користувачем під час складання команди вибірку даних.

Форма зберігає дані таблиць чи запитів як сукупності екранних карток, кожна з яких відображає вміст однієї записи таблиці чи запиту, що зручно під час оновлення даних у таблицях.

Звіт зберігає дані таблиць чи запитів як текстового документа, придатний для друку.

Макрос зберігає сукупність операцій обробки даних, які можна запускати одним натисканням клавіші Enter, що зручно за необхідності часто виконувати одні й самі типові операції.

Модуль зберігає програму обробки даних, написану мовою програмування, найчастіше мовою, вбудованому в MS Access, Access Basic.

Об'єкти бази даних в області переходу згруповані, і Ви бачите назви груп. Щоб побачити вміст групи, потрібно натиснути на назву групи. Друге клацання згорне список групи до її назви.

Завдання 2. Згорніть та розгорніть списки груп в області переходу.

У силу того, що таблиці є основною структурою зберігання даних, щоб уникнути їх пошкодження та для забезпечення зручності роботи з даними, користувач працює з похідними видами об'єктів. У БД «Борей 2007» форми «Клієнти та замовлення», «Запаси та закупівлі», «Постачальники», «Доставка», «Звіти», «Співробітники» представлені в області переходу.

Таблиці та інші види об'єктів приховані в області переходу групи «Допоміжні об'єкти».

У групі «Непризначені об'єкти» зберігаються об'єкти, створювані користувачемдодатково. Наприклад, тут можна зберегти створені запити.

Зверніть увагу, що різні видиоб'єктів позначені різними значками:

Можна змінити уявлення об'єктів в області переходу на звичний, що застосовується в ранніх версіях MS Access. Для цього потрібно клацнути на значку списку (▼) у заголовку Області переходу розгорнути список фільтрів об'єктів і вибрати «Всі об'єкти Access».

Завдання 3. Перегляньте вміст групи «Допоміжні об'єкти». Відкрийте різні види об'єктів, перегляньте їх зміст. Закрийте групу допоміжних об'єктів. Змініть представлення об'єктів в області переходу, щоб згрупувати об'єкти за видами: таблиці, запити, форми, макроси, модулі.

Область переходу можна згорнути та розгорнути клацанням на кнопці з подвійними стрілками (<<) или (>>) у верхньому правому куті панелі.

Завдання 4. Згорніть та розгорніть Область переходу.

Вікно редагування зараз займається заставкою. Заставку можна прибрати натисканням кнопки (Х) праворуч від ярлика «Заставка».

Вивести її можна в області переходу з групи «Допоміжні об'єкти», далі форма «Заставка».

Завдання 5. Закрийте заставку БД "Борей 2007".

Усі таблиці бази даних пов'язані між собою. Зв'язок між таблицями Ви можете переглянути, якщо відкриєте схему даних, вибравши «Схема даних» на вкладці меню «Робота з базами даних».

Закрити схему даних можна натисканням кнопки «Закрити» вкладки меню «Конструктор».

Завдання 6. Відкрийте та закрийте схему даних.

Довідкова система MS Access 2007

Як будь-яка програма MS Office СУБД MS Access 2007 має свою довідкову систему. Для того, щоб її відкрити, потрібно:

1. У правій частині рядка меню натисніть кнопку (?).

2. У вікні "Довідка: Access" увійти в потрібний розділ довідки в нижній частині вікна або в рядку пошуку ввести пошуковий контекст і натиснути Enter.

Завдання 7. Відкрийте довідкову систему MS Access 2007. Відкрийте розділ «Форми та звіти». Перегляньте зміст розділу. Закрийте довідкову систему.

Відкриття звіту та перегляд даних

Під звітом розуміється спеціальним чином структуроване подання даних, що виводяться на друк.

Інтерфейс режиму конструювання звіту аналогічний режиму конструювання екранних форм.

Створення та форматування звіту може виконуватися як у режимі Майстра звіту, так і в режимі Конструктора.

У звіт можна вставляти і діаграми та ілюстрації, також у звіті дані можна сортувати, групувати за вмістом полів.

1. Створення звіту за допомогою Майстра звітів:

Виберіть вкладку Створення, а потім Звіти, а потім Майстер звітів.

Зі списку вибрати таблицю або запит, на основі яких буде створено звіт.

Після відкриття вікна Майстра звітів визначити поля;

Визначити поля угруповання та сортування;

Визначити макет та орієнтацію;

вибір потрібного стилю;

Ввести ім'я звіту, за промовчанням надається ім'я базової таблиці.

2. Створення звіту як конструктора.

Структура звіту складається з кількох розділів:

1. У верхній частині звіту знаходиться розділ Заголовок звіту. У ньому міститься напис із назвою звіту.

2. Верхній колонтитул. Містить написи, які відповідають елементам керування розділу Область даних.

3. Розділ Область даних. Містить елементи керування, пов'язані з включеними до звіту полями однієї чи кількох таблиць.

4. У нижній частині міститься розділ Нижній колонтитул. Містить формули, які призначені для відображення поточної дати друку та номера сторінки звіту.

5. Внизу знаходиться розділ Примітка звіту. Як правило, цей розділ порожній, але його можна використовувати для вставлення підсумкової формули або інших обчислень над даними, що відображаються в розділі Область даних.

25. Поняття алгоритму, властивості алгоритмів

Алгоритм - Описана деякою мовою точна кінцева система правил, що визначає зміст і порядок дій над деякими об'єктами, суворе виконання яких дає рішення поставленого завдання.

Будь-який алгоритм існує не сам собою, а призначений для певного виконавця (людини, робота, комп'ютера, мови програмування тощо). Сукупність команд, які цей виконавець вміє виконувати, називається системою команд виконавця. Алгоритм описується у командах виконавця, який його реалізовуватиме.

Алгоритм характеризується такими властивостями:

Дискретність (Розривність) - це властивість алгоритму, що характеризує його структуру: кожен алгоритм складається з окремих закінчених дій, кажуть «Діляється на кроки».

Результативність - властивість, яка полягає в тому, що будь-який алгоритм повинен завершуватися за кінцеве (можливо дуже велике) число кроків.

Визначеність (Детермінованість, точність) - властивість алгоритму, що вказує на те, що кожен крок алгоритму повинен бути суворо визначений і не допускати різних тлумачень; також суворо має бути визначено порядок виконання окремих кроків.

Масовість - застосовність алгоритму до всіх завдань розглянутого типу, за будь-яких вихідних даних.

Формальність – це властивість свідчить про те, будь-який виконавець, здатний приймати і виконувати інструкції алгоритму, діє формально, тобто. відволікається від змісту поставленого завдання і лише виконує інструкції. Міркувати «що, як і чому?» повинен розробник алгоритму, а виконавець формально (не думаючи) виконує запропоновані команди по черзі і отримує необхідний результат.

формоюназивається об'єкт бази даних, який використовується для перегляду, введення або зміни даних. У порівнянні з ручним введенням даних, інтерфейс, заснований на формах, дозволяє автоматизувати процес шляхом додавання у форму функціональних елементів, ввести перевірку даних, налаштувати представлення даних для перегляду.

Форми створюються з урахуванням спроектованих баз даних. Access надає різноманітні способи створення форм залежно від необхідної функціональності та складності. Найбільш простий спосіб створення форми здійснюється за допомогою майстри форм. Використання майстра форм дозволяє створювати досить гнучкі форми, використовуючи поля з різних таблиць, різні видиформ та стилі оформлення. На рис. 8 показано складну форму, створену з форми, заснованої на дочірній таблиці «Відомість ремонту автозчеплення», всередину якої впроваджено форму, засновану на батьківській таблиці «Відомості про замовника».

Рис. 8. Складна форма як конструктора

Елементи управління– це об'єкти інтерфейсу користувача, які дозволяють вводити або відображати дані. Елементи керування знаходяться на вкладці Конструктору групі Елементи керування.

Використання елементів управління формами дозволяє значно розширити функціональність форм, і навіть додати відображення необхідних даних. В режимі Конструктораформ можна забезпечити проектовану форму заголовком або пояснювальним текстом, використовуючи інструмент Напис.Деякі поля можна виділити за допомогою елементів керування – Лініяабо Прямокутник.Під час друку даних завжди корисно знати, коли дані були введені, встановити ці параметри можна за допомогою кнопки дата і час.

Іншим елементом управління при проектуванні форм є Поле зі списком.Цей елемент управління застосовується, у разі, коли потрібно, щоб значення поля таблиці не вводилося вручну, а вибиралося з відомого спискузначень. Як правило, цими списками є різноманітні довідкові дані.

Поле зі спискомстворюється в такий спосіб. У режимі конструктора форм виділити правий прямокутник поля, яке буде оснащено елементом управління Поле зі спискомі клацнути правою кнопкою миші. Відкриється меню, із запропонованого списку слід вибрати Перетворити елемент> Поле зі списком.Далі через опцію властивостінеобхідно викликати Вікно властивостейта перебуваючи на вкладці Данівстановити Тип джерела рядків – Список значень(Рисунок 9).В властивості Джерело рядківвказати список значень у наступному форматі – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Рис. 9 – Вікно властивостей поля зі списком "Шифр деталі"

Створений елемент Поле зі спискомдозволяє змінювати шифр деталі, перебуваючи в режимі перегляду форм з автоматичною зміною його значень у таблицях.

Якщо, працюючи у формі, потрібно вивести дані з іншої форми або ввести їх в іншу форму, можна створити у вихідній формі командну кнопку, що відкриває поля іншої форми. Для створення такої кнопки необхідно перейти на вкладку створіннята клацнути мишею на елементі управління Кнопка. Утримуючи кнопку миші, прокреслити прямокутник в тому місці, де повинна розташовуватися командна кнопка. Відкриється меню Створення кнопок. Далі слід вибрати дію, яка буде виконуватися при натисканні кнопки, наприклад, для відкриття форми, вибрати в списку Категорії – Робота з формою,у списку Дії–Відкрити форму.Потім клацнути на кнопці Далі.

У наступному вікні діалогу пропонується вибрати форму з числа раніше створених форм. Форма, що відкривається, повинна бути заснована на пов'язаній таблиці, що має ключове поле, пов'язане з ключовим полем таблиці вихідної форми. Далі слід встановити опцію Текст, ввести текст, який буде на кнопці та натиснути кнопку Готово.

Командна кнопка діє в такий спосіб. Після введення в ключове поле вихідної форми його значення натискання цієї кнопки виводить на екран підлеглу форму з даними, що відносяться до ключового поля. Підлеглою називають форму, вставлену в іншу форму. Підлегла форма створюється за допомогою кнопки Підлегла форма, яка розташована на вкладки Конструктору групі Елементи управлінняабо шляхом перетягування необхідної форми в галузі переходів у головну форму.

Звіт, На відміну від таблиці, представляє дані з підсумковими обчисленнями; однотипні дані можуть бути згруповані з виведенням проміжних підсумкових сум кожної групи. Маючи заголовок, верхній та нижній колонтитули, а також обчислювані підсумки, звіт у роздрукованому вигляді надає більше інформаціїніж таблиця. На основі таблиці звіт може вибирати з неї тільки необхідні дані за певний період.

Для створення звіту в Access необхідно на вкладці створінняу групі Звітиклацнути Майстер звітів.

Майстер звітів– це засіб Access, який допомагає створити звіт на підставі відповідей, отриманих на запитання.

У полі цього вікна Вибір таблиці/запитуслід вибрати потрібну таблицю, на основі якої буде створено звіт, та клацнути на кнопці Далі. Потім майстер зі створення звіту пропонує ряд діалогів, за допомогою яких можна вибрати вид звіту (наприклад, табличний або колончастий), поля, що виводяться (усі або тільки деякі), провести сортування даних у полях (в алфавітному порядку або в порядку зростання номерів), вибрати стиль звіту (наприклад, суворий). При відповідях у діалогах потрібно клацати на кнопці Далідо тих пір, поки ця кнопка не стане недоступною - значить всі питання закінчилися і залишається клацнути на кнопці Готово.

Готовий звіт можна переглянути (активний Режим перегляду). Доопрацювати вид звіту можна в режимі Конструктор звітівкуди можна перейти з вікна База даних, клацнувши на кнопці, Конструктор.

Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області переходів і виберіть команду Конструктор.

Змінити властивості звіту, його розділів і елементів управління, що входять до нього, можна у вікні властивостей. У макет звіту можна додати поля базової таблиці або базового запиту з області Список полів. Після цього можна буде додавати поля до звіту, перетягуючи їх з області Список полів.

Перебуваючи в режимі Конструктор звітів, можна забезпечити проектований звіт заголовком (його слід помістити в області Заголовок звіту), верхнім колонтитулом, що виводить заголовки стовпців угорі кожної сторінки, (розташовується в області Верхній колонтитул), нижнім колонтитулом, що виводить підсумкову інформацію внизу кожної сторінки, (область нижній колонтитулзазвичай містить номер поточної сторінки), областю приміток, де міститься підсумкова сума звіту. На рис. 10 показаний звіт у режимі конструктора з організацією підсумкового поля, що підраховує кількість записів у полі Види несправностей.

Рис. 10. Вікно перегляду звіту у режимі конструктора

Збереження змін.Зберігши макет звіту, можна надалі виконувати звіт у міру потреби. Макет залишиться без змін, однак у звіт під час друку кожного разу будуть включатися поточні дані. Макет звіту можна змінити або створити на його основі інший, схожий звіт.

Збереження макету звіту.Щоб зберегти макет звіту, необхідно натиснути кнопку Microsoft Office, а потім вибрати команду Зберегтиабо натиснути клавіші CTRL+S. Можна натиснути кнопку. З охоронитиу вікні Панель швидкого доступу . Якщо звіту ще не надано ім'я, необхідно ввести його в поле Ім'я звіту, а потім натиснути кнопку ОК.

Збереження макету звіту під іншим ім'ям.Щоб зберегти макет звіту під іншим ім'ям, необхідно натиснути кнопку Microsoft Office, а потім вибрати команду Зберегти як. У діалоговому вікні Збереженняввести ім'я у поле Збереження об'єкта в, а потім у полі Яквиберіть пункт Звітта натиснути кнопку ОК.

Друк звіту.Звіт можна надрукувати з будь-якого режиму, а також якщо він не відкритий. Перш ніж приступати до друку, слід уважно перевірити параметри сторінки (наприклад, поля та орієнтацію). У програмі Accessпараметри сторінки зберігаються разом із звітом, тому їх достатньо налаштувати один раз. Надалі ці параметри за потреби можна буде змінити