Який формат текстових файлів використовується. Формати електронних документів, які застосовуються в управлінській діяльності. Деякі вимоги щодо зберігання електронних документів
Слово "формат" має багато значень. У сфері комп'ютерних технологій терміном «формат» розуміється структура інформаційного об'єкта. Наприклад, форматом файлу називають спосіб організації елементів інформації (бітів, байтів) у файлі, а формат електронного документа визначає спосіб розташування та подання даних в електронному документі.
Щоб побачити різницю, потрібно змінити інший рядок файлу. Ви також можете порівнювати файли у стовпцях. Символи для попередження про відмінності знаходяться між двома шпальтами. Вихід дуже широкий, що є значним недоліком. Вітряк - найнеобхідніший матеріал.
Тепер введіть обидва параметри в імена каталогів. Каталоги будуть містити такі файли. Однак, якщо в рядку є пробіли або вкладки, це не вважається пустим. Відмінності будуть більш логічними. Наприклад, можна обмежувати відмінності лише рядками, які не відповідають регулярному виразу.
Існує багато різних форматів електронних документів. Загалом їх можна розділити на «однопрограмні», тобто контрольовані та підтримувані лише одним програмним розробником, та «багатопрограмні», які підтримуються кількома розробниками і можуть оброблятися різними програмами.
Основні формати електронних документів.
Якщо ми не хочемо повідомляти рядки, що закінчуються цифрою, введіть. Це свого роду налаштування. Патч - це, серед іншого, спосіб розповсюдження нових або змінених версій програм між розробниками. Якщо у всіх розробників є вихідний файл, і один із розробників хоче надати свої права іншим, вони зазвичай надсилають лише список змін, які вони зробили – це патч, а не весь файл.
Наступна команда використовується для створення патчів із кількох файлів. Після створення патча корисно переглянути його в текстовому редакторіщоб побачити, чи є непотрібні зміни, такі як додавання білих символів. Якщо ці зміни включені, ми повинні скасувати їх та знову створити патч.
1. Текстові формати. Вони найчастіше створюються за допомогою текстових процесорів. Найбільш поширеними текстовими форматами є:
1) однопрограмні формати Microsoft Word WordPerfect, які мають розширення тієї програми, в якій створюються;
2) формат RTF, який підтримується різними програмними програмами і зберігає задане форматування тексту;
Щоразу, коли патч не знає, як продовжити далі, він питає. В основному, однак, сам патч визнає, що ми застосовуємо протилежний патч і питаємо, чи слід використовувати його назад. Проблеми з програмами можуть виникати, якщо є плутанина пробілів та вкладок.
Якщо патч не може бути застосований з будь-якої причини, файл буде скопійований. Для цього інструменту просто наводимо приклад, тому потенційні перспективи заглядають на сторінку керівництва. Для демонстрації ми створюємо два файли, відмінні від оригіналу, який у нас вже є.
в) формат PDF (Portable Document Format), який містить зображення сторінки, що включає текст та графіку. Файли у форматі PDF можуть бути прочитані за допомогою різних програм, призначених лише для читання файлів, однак створюються лише за допомогою програми Adobe Acrobat.
2. Графічні формати. Вони зберігають зображення (наприклад, фотографію, малюнок) і поділяються на два основні типи:
Він сказав, що вітряк повинен стояти вище всіх інших. За ним може бути порядок іншого набору, якщо два інші однакові. У кожному розділі є 3 рядки у форматі порядку файлів: рядки та ці рядки потім перераховані. Загалом слово є ненульовою послідовністю символів між двома білими символами.
Відмінності у білих символах ігноруються. Звичайно, не для комерційних цілей, а лише для отримання найбільш необхідного матеріалу. Тут зміни незначні, але у крайньому випадку вони можуть зіпсувати весь документ. Це практично так, поки воно не здивоване, поки документи не будуть досить простими і складаються в основному з тексту. Додавання графіки може вже призводити до більш менш помітних відмінностей при відображенні одного і того ж документа в інших програмах.
1) векторні формати, які зберігають зображення як набір геометричних фігур. Серед них найбільш поширені:
а) формат DXF (Drawing Interchange Format), який широко застосовується в програмах комп'ютерного дизайну, використовуваних інженерами, архітекторами;
б) формат EPS (Encapsulated PostScript), який широко використовується в настільних видавничих системах;
Це відбувається з цілого ряду причин: формальний, технічний або просто хтось не може завантажити відповідний плагін. У таких випадках є побоювання, що після збереження документа в іншому форматі, ніж за замовчуванням, він посипатиме. Отже, як ви дізнаєтеся, що щось справді не так із текстом?
Просто не всі повинні мати доступ до нього. 
Це програма для перегляду та друкування документів - вона нічого не може зробити, вона не може бути змінена в одній літері. Як виправити це пізніше. 
Навіть у простому тексті, який містить самі параграфи, можуть бути мінімальні відмінності. Якщо вони не втручаються, немає сенсу турбуватися про них.
в) формат CGM (Computer Graphics Metafile) широко застосовується у багатьох графічних редакторах (наприклад, у редакторі Photoshop);
2) растрові формати, які зберігають зображення як набір пікселів. При зміні масштабу зображення растровий графіка отримує спотворення. Серед растрових форматівнайбільш поширені:
а) формат BMP (Bitmap) – відносно низькоякісний формат, який найчастіше використовується в текстових процесорах;
б) формат TIFF (Tagged Image File Format), який широко застосовується в багатьох програмних додатках;
в) формат GIF (Graphics Interchange Format), який широко використовується в програмах, призначених для Інтернету.
3. Формати баз даних створюються з допомогою систем управління базами даних (СУБД). Вони складаються з полів та таблиць, що містять окремі елементи інформації. Програма дозволяє встановлювати зв'язок між розрізненими елементами. Наприклад, база даних про покупців може містити поля з іменами покупців, адресами та відомостями про покупки. Ці поля можуть бути організовані окремі таблиці (наприклад, одна таблиця всім полів з іменами покупців). Бази даних можна конвертувати в текстовий формат, але при цьому будуть втрачені зв'язки між полями та таблицями (наприклад, може вийти 10 сторінок імен, 10 сторінок адрес та 1000 сторінок відомостей про покупки, тобто нескладна інформація).
4. Формати електронних таблиць. Файли у форматі електронних таблиць зберігають у комірках числа та взаємозв'язку між цими числами. Так, один осередок може містити формулу, яка підсумовує дані двох інших осередків. Як і файли баз даних, файли електронних таблиць зазвичай мають формат тієї програми, з якої створено. Деякі програми можуть імпортувати та експортувати дані інших джерел, у тому числі програм, призначених для такого обміну даними (наприклад, формат DIF (Data Interchange Format). Файли електронних таблиць можна перетворити на текстові файли, але значення та взаємозв'язки між числами при цьому будуть втрачені .
5. Відео - та аудіоформати. Ці формати містять зображення, що рухаються (цифрове відео, анімацію) і звукові дані, які найчастіше створюються і переглядаються за допомогою відповідних програм і зберігаються в однопрограмному форматі. Найбільш використовуваними є формати Quick Time і MPEG (Motion Picture Experts Group).
6. Мови розмітки, також звані форматами розмітки, містять вбудовані інструкції щодо відображення та зрозумілості вмісту файлу. До них відносяться:
1) SGML (Standard Generalized Markup Language), який використовуєте у багатьох країнах світу у державних органах та є міжнародним стандартом;
2) HTML (Hypertext Markup Language), який використовується для відображення майже всієї інформації у мережі World Wide Web;
3) XML (Extensible Markup Language) – відносно проста мова, заснована на SGML і набула популярності при управлінні інформацією та обміні нею.
Формат PDF, створений Adobe Systems Inc., дуже популярний при обміні документами і широко використовується для документів мережі Інтернет, тому що він дозволяє зберегти оригінальний документ. зовнішній вигляддокументів та ускладнює внесення змін до документа. За оцінкою компанії Adobe, вже півмільярда людей завантажили її. безкоштовну програмуПереглядаючи PDF-файли, багато підприємств вибрали цей формат як стандарт для передачі та зберігання документів, а чимало незалежних розробників пропонують продукти, що підтримують PDF, причому деякі безкоштовно.
Модифікована версія формату, названа PDF-Archive (PDF-A), розглядається за кордоном як один із двох основних форматів, які можуть у майбутньому використовуватися для архівного зберігання електронних документів. Другим форматом є XML.
Можна стверджувати, що найбільшого поширення у сфері управління нині отримали документи, створювані з допомогою текстових процесорів, особливо програми Microsoft Word. Значна кількість управлінських документів створюється і у форматі електронних таблиць (найчастіше за допомогою табличного процесора Microsoft Excel), та у форматі презентаційних слайдів (підготовлених за допомогою системи підготовки презентацій Microsoft PowerPoint). Чимало електронних документів породжують такі технології, що недавно з'явилися, як електронна пошта, відеоконференції, веб-сайти. У перспективі великими «виробниками» електронних документів можуть стати інші технології, наприклад геоінформаційні системи, операторські центри.
Кожен із форматів електронних документів має свої переваги та недоліки при використанні у документаційному забезпеченні управління. Наприклад, текстові формати (Word Perfect, Microsoft Word, RTF та ін.) зручні для проведення контекстного пошуку документів у базі даних, а графічні формати (PDF, TIFF та ін.) дозволяють отримати при скануванні зображення документа з усіма його зовнішніми особливостями, зберігати документи у тому вигляді, як і папері, з усіма підписами і візами.
Формат MS Word дуже зручний при редагуванні документа та групової роботі з ним, проте файл MS Word зберігає багато прихованої інформації (передусім про зроблені у файлі зміни) і, отже, дуже небезпечний з погляду витоку службової інформації. У ряді випадків, таких як комерційна пропозиціяабо проект контракту, прихована інформація дозволяє встановити, які були вихідні припущення і хто вплинув на текст найбільший вплив.
При груповій підготовці документа аналіз редагування дає можливість дізнатися не тільки прізвища людей, які її зробили, але і хто який саме внесок вніс у підсумковий варіант.
Основне питання, що виникає у зв'язку з форматами електронних документів, це питання конвертації та (або) міграції електронних документів. При конвертації змінюється формат електронного документа, а під час міграції відбувається переміщення електронного документа з однієї програмної платформи чи носія іншою без зміни формату. Однак і під час міграції може знадобитися конвертація електронного документа. Наприклад, при переміщенні електронного документа з операційної системи Macintoch до операційної системи Microsoft Windowsнеобхідно конвертувати електронний документ у новий формат (наприклад, RTF або Word 2000).
При цьому можливі 3 основні типи втрат, які необхідно враховувати при зберіганні електронних документів:
1) втрата даних. При втраті даних певною мірою втрачається і змістом документа. Електронний документ стає неповноцінним та недостовірним;
2) втрата зовнішнього вигляду, структури електронного документа. Наприклад, при конвертації текстових документівформат RTF можна втратити деякі особливості зовнішнього вигляду документів;
3) втрата зв'язків між даними (в електронних таблицях, базах даних) також робить документ неповноцінним.
Необхідно враховувати, що копія документа може бути юридично визнана такою лише у випадку, якщо вона створена перевіреним способом та є точною, повноцінною та надійною для тривалого використання.
Друге питання, пов'язане з форматами та керуванням електронними документами, – це питання стиснення файлів (компресії). Перевагами стиснення файлів є економія місця при зберіганні, швидша і проста передача файлів. Недоліки стиснення файлів у тому, що може призвести до втрати даних. Крім того, воно викликає необхідність використання додаткового програмного забезпечення - програм стиснення файлів (WinZip, ZipMagic та ін.), Яким також присуши проблеми старіння, багатоверсійності, залежності від платформи.
Можливості використання PDF-Archive формату в електронних архівах обмежені: зокрема, формат PDF-A не підходить для архівного зберігання аудіовізуальних документів.
Підбиваючи підсумки:Слід зазначити, що жоден із форматів електронних документів не може вважатися універсальним для тривалого архівного зберігання, оскільки досить швидко змінюються техніка, технології та програмне забезпечення.
Тобто формати для збереження текстових файлів. Зараз основним засобом практично монополістом у підготовці стандартних текстових документів є програма Microsoft Word, тому далі основна увага буде приділена форматам, призначеним для цієї програми.
а)DOC. Формати, що мають розширення . docце звичайний спосіб подання тексту в Microsoft Word. Текст з розширенням.doc містить дані про те, де і яка здійснюється розбивка на рядки та абзаци, способи вирівнювання тексту, відбиття між рядками та абзацами, вид та накреслення шрифтів і так далі. Все це називається форматування тексту. Форматування тексту і формат файлу – це різні поняття, хоча виражені вони близькими словами.
Не завжди стара версія Microsoft Word не може прочитати те, що створено на більш сучасній версії. Або під час переходу більш стару версію чи іншу програму втрачається щось із форматування документа. Але нові версії завжди повністю можуть читати те, що створено в ранніх версіях.
ФорматDOCдозволяє створити якісне форматування тексту, але створений текст не завжди відтворюємо на іншому комп'ютері.
б)RTF. Розширення.rtfрозшифровується як righttextformat, що означає правильний текстовий формат. Формати сімействаrtfмають дуже широку сумісність, їх розуміють всі текстові процесори, старі і нові. Але не всі текстові редактори, тому що редактори – більш примітивні засоби роботи з текстом. Багато нетекстових (наприклад, графічні) програми значно краще працюють сrtf, ніж сdoc. Сумісність реалізується тому, що вrtfформатування перетворюється на програмні інструкції, які дозволяють відкривати і переглядати документ різними засобами.
Якщо потрібно переписати за допомогою дискети текст на інший комп'ютер, при цьому невідомо яка на ньому стоїть програма роботи з текстом, найнадійніше зберегти його у форматі rtf. Файл форматуrt має кілька більший обсяг, ніж doc, але з'являється гарантія, що інший комп'ютер цей текст зрозуміє.
ФорматRTFдозволяє відтворити створений текст на будь-якій версіїMicrosoftWordі у багатьох не текстових програмах.
в)TXT. Це примітивний текстовий формат, який не містить складного форматування. З форматування тут зберігається лише розподіл на абзаци, і кожен рядок перетворюється на абзац. Формат txt, застосовується програмістами написання програмного коду, т.к. комп'ютер не потребує «красивого» за людськими поняттями оформлення тексту. Ще формат txt використовують тоді, коли текст мають зрозуміти користувачі з різним програмним забезпеченням, коли кінцева програма не розпізнає інші формати файлів.
Windows має програмний засіб для роботи з текстами у форматі.txt– Notepad(Блокнот), з його допомогою зручно переглядати різні програми та електронні документи, не призначені для друку.
Повідомлення електронної поштитакож немає розвиненого форматування. Тому, якщо ви відправите документ у вигляді поштового повідомлення, він втратить свій зовнішній вигляд. Якщо ж потрібно передати поштою як зміст, а й зовнішній вигляд тексту, його треба відправляти як файла формату doc, прикріпленого до поштового повідомлення.
існує багато інших текстових форматів. 10 і більше років тому крім Word були популярні кілька інших текстових програм, наприклад, вітчизняна програма «Лексикон». Для програм, витіснених Microsoft Word, були розроблені свої оригінальні текстові формати, які можуть знадобитися при прочитанні текстів того часу.
Нарешті, текст можна зберігати і тією чи іншою мірою редагувати в інших форматах, призначених не для створення текстових документів, а для інших цілей. Як приклади можна навести формат . htmlдля створення Web-сайтів, . xlxдля табличного редактора Excel, популярний PostScript формат . pdfта безліч інших.
