Безкоштовні офісні програми для Windows. Журнал реєстрації Програма з обліку документів організації

Облік документів

Якщо Ви відповідальний керівник, то Ви замислювалися про грамотний облік. Облік документів, облік договорів та облік документації не менш важливий на підприємстві. Наша програма обліку документів є комплексним рішенням для автоматизації обліку документів. Система документообігу має великий функціонал і перелік інструментів. У зв'язку з тим, що кожне ведення документації у різних установах здійснюється по-різному, ми готові до налаштування програми для обліку документів індивідуально під Ваші вимоги. Наша система документів допоможе вам систематизувати архів документів. В базі Ви зможете зберігати як самі документи, так і посилання на сервер, де зберігаються дані. Перевагою програми є швидкий пошук. Вікно програми створено таким чином, що пошук може здійснюватись по будь-якому з полів. Але це ще не всі можливості пошуку. При роботі з програмою для обліку документів Ви можете не тільки працювати з усією базою даних, але й працюючи зі спеціальним вікном пошуку, вивести документи певний період, або за співробітником, клієнтом і навіть за датою підписання. Більше ніяких втрат та складнощів у пошуку потрібного документа. І Ваше управління документами та управління договорами стане централізованим та впорядкованим.

Програму для обліку документів можна використовувати не лише як архів даних та зберігання документів, а й як програму для здійснення документообігу. Створивши базу, можна стежити за історією документа від створення до всіх пересувань. Ви зможете бачити всіх людей, які працюють із ним. На якому етапі перебуває кожен документ.

Ще однією перевагою програми обліку є систематизація та впорядкованість усіх документів. Що створює велику класифіковану систему електронних документів.

З нашою програмою обліку Ви можете дозволити собі забути про ящики та коробки з документами. Тепер Ви зможете за лічені секунди та всього пару кліків знайти потрібний.

Завдяки такій організованій системі обліку Ви можете всі документи поділити на категорії та підкатегорії, розділити їх на відділи та співробітники. Можна навіть виводити звіти з документообігу.

Навіщо потрібні системи обліку документації? Відповідь на це питання дуже проста: людині властиво помилятися. Необхідно зменшити кількість помилок у веденні документації. Тепер за допомогою автоматизованої системи обліку дуже складно втратити документ. Системи документообігу дозволяють створити повідомлення за допомогою яких програма кошторисів нагадає Вам про якісь недоліки.

Що ще є у програмі обліку для документів? Автоматизована система заповнення, розумні поля, які запам'ятовую введену інформацію та багато іншого.

Ознайомитись з усіма можливостями програми обліку «Ведення документації» Ви можете просто зателефонувавши або зв'язавшись поштою.

Програма для архівів, облік та управління документацією - ефективно, швидко, автоматично!

Відео програми для обліку документів та договорів

Подивившись наступне відео, можна швидко ознайомитися з можливостями програми УСУ – Універсальної Системи Обліку. Якщо Ви не бачите завантажене на YouTube відеообов'язково напишіть нам, ми знайдемо інший спосіб показати демонстраційний ролик!

Анатолій Вассерман про нову версію 5.0 програми УСУ

Окрім думок про програму USU звичайних користувачівДо вашої уваги тепер видаються думки експертів. Анатолій Вассерман народився 9.12.1952р. За освітою інженер закінчив Одеський технологічний інститут холодильної промисловості. Після закінчення інституту влаштувався працювати програмістом, потім – системним програмістом. Вперше на екрані з'явився 1989 року, взявши участь у клубі «Що? Де? Коли? та на «Брейн-рингу». У телевізійній «Своєї грі» здобув п'ятнадцять перемог поспіль протягом двох років, з 2001 до 2002 року. і став найкращим гравцем десятиліття у 2004 році. За спортивною версією «Своєї гри» ставав п'ятиразовим чемпіоном України. Чотириразовий чемпіон Москви зі спортивної версії «Своєї гри», бронзовий та срібний призер 2017 року. Срібний призер «Знатокіади», Всесвітніх ігор знавців у 2010 році зі «Своєї гри».

Додаток до програми для професійних керівників - Біблія Сучасного Керівника

Додаток до програми для професійних управлінців: для розвитку бізнесу та підвищення доходів. Унікальний продукт, розроблений на стику двох наук: економіки та інформаційні технології. Аналогів немає

Мобільний додаток USU

З розвитком технологій життя пришвидшується. Скрізь треба встигнути - адже чим швидше робиш справи, тим більше заробляєш. З цієї причини дуже важливо мати під рукою багатофункціональний мобільний додаток.

Олександр Друзь про Універсальну Систему Обліку

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Серед них перший магістр інтелектуальної гри "ДГК" Олександр Друзь. Шість разів нагороджувався призом "Кришталева сова" як найкращий гравець клубу. Власник "Діамантової сови" – приз кращого гравця. Здобув звання чемпіона телевізійної версії «Брейн-рингу». У телевізійній передачі "Своя гра" вигравав "Лінійні ігри", "Суперкубок", вигравав з командою "III Кубок Виклику", поставив абсолютний рекорд результативності за одну гру. Автор та ведучий інтелектуальних ігор та пізнавальних програм на різних каналах телебачення.

Максим Поташев про ефективність програми УСУ

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Максим Поташев – магістр гри «Що? Де? Коли?», чотири рази став володарем призу «Кришталева сова», двічі чемпіон світу, тричі чемпіон Росії, шестиразовий чемпіон Москви, триразовий переможець Відкритого чемпіонату Москви з гри «ЧГК». За підсумками загального голосування глядачів у 2000 році визнаний кращим гравцем за всі роки існування елітарного клубу, створеного в 1975р. За кандидатуру Максима Поташова проголосували 50 тисяч телеглядачів програми. Вручено «Велику кришталеву сову» та головний приз ювілейних ігор – «Діамантова зірка» магістра гри. Член правління та з 2001 року - віце-президент Міжнародної асоціації клубів. За фахом – математик, маркетолог, бізнес-тренер. Закінчив факультет управління та прикладної математики, викладав на кафедрі загальної та прикладної економіки у Московському фізико-технічному інституті. У серпні 2010 року призначений президентом Загальноросійської громадської організації "Федерація спортивного бриджу Росії". Очолює консалтингову компанію, яка допомагає різним організаціям вирішувати завдання, пов'язані з продажами, маркетингом, клієнтським сервісом та оптимізацією бізнес-процесів.

Сергій Карякін про тактику у бізнесі

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Сергій Карякін. У віці 12 років став наймолодшим гросмейстером у світовій історії, що увійшло до Книги рекордів Гіннесса. Здобув перемогу в турнірі претендентів. Нагороджений Кубком світу ФІДЕ. Чемпіон світу з швидкої шахової гри, чемпіон світу з бліцу. Заслужений майстер спорту України. Заслужений майстер спорту Росії, гросмейстер Росії. Здобув орден «За заслуги» ІІІ ступеня. Член Громадської палати Російської Федераціїу шостому складі. Неодноразовий переможець дитячих та юнацьких чемпіонатів світу та країн Європи. Переможець та призер безлічі великих турнірів. Чемпіон XXXVI Всесвітньої Шахової олімпіади у складі збірної України, срібний призер Олімпіади у складі збірної Росії. На своїй дошці у турнірі показав найкращий результат та отримав перший індивідуальний приз (на 4 дошці). Чемпіон Росії з найкращим результатомна 1-й дошці. Чемпіон світу у складі збірної Росії. Увійшов до півфіналу Кубка світу. Переможець низки міжнародних турнірів.

Можливості програми для документів

Нижче наведено короткий перелік можливостей програми УСУ – Універсальної Системи Обліку. Залежно від конфігурації програмного забезпеченнясписок можливостей може змінюватися – ставати менше чи більше.

У програмі, яка працює з урахуванням документів, підтримується одночасна робота кількох користувачів.
Контроль програми та облік у ній відбувається на найвищому рівні. Кожен логін користувача захищений паролем.
Кожен співробітник може періодично змінювати свій пароль у програмі, яка контролює облік документів.
Програма враховує різні факти та може змінити пароль будь-якого співробітника.
У програмі обліку, яка проводить роботу з документами, є розмежування прав доступу для співробітників різної спеціалізації.
Враховуючи різні обставини, підтримується робота по локальної мережічерез різні мережеві протоколи.
У програмі контролю та обліку документів є можливість працювати через інтернет, за наявності мережі філій або якщо керівник хоче дивитися управлінську звітність із дому.
Програма контролю та обліку документів має легкий і зрозумілий інтерфейс, з нею зможе працювати будь-який користувач.
Працюючи з контролем та обліком документів, Ви зможете налаштовувати дизайн у програмі, зокрема тематичний.
При контролі за документами, у програмі комп'ютерного обліку можна вибрати зі списку заготовок колірну схемудля відображення вікон.
Контролюючи роботу з обліку документів, у заголовку головного вікна виводитиметься назва Вашої організації.
При керуванні роботою з документами, у налаштуваннях програми можна задати назву своєї організації, контактні дані та реквізити.
Контролювати процеси роботи в програмі обліку не складає особливих труднощів. Головне меню програми, що автоматизує роботу з обліку документів, реалізовано просто та зрозуміло. Воно складається лише з трьох пунктів: модулі, довідники та звіти. Модулі потрібні для повсякденної роботи, довідники - для налаштування програми особливо своєї фірми, а за допомогою звітів можна аналізувати результати роботи за будь-який період часу.
Автоматизувати роботу з обліку документів легко. У програмі обліку підтримується масова email та смс-розсилка.
За допомогою масових розсилок програми обліку можна повідомляти клієнтів про акції або знижки, що проводяться, а також керувати їх оповіщеннями.
Автоматизуючи роботу з обліку документів, перед SMS-розсилкою, можна попередньо виконати розрахунок вартості розсилки.
Програма обліку та управління документами може працювати з різним обладнанням.
Працюючи з керуванням та обліком документів можна переглянути аудит з конкретного облікового запису.
Софт, який керує документами, можна блокувати, якщо користувач програми обліку хоче надовго відлучитися з робочого місця.
Керуючи документами, використовуються блокування при редагуванні будь-якого запису таблиці, щоб кілька співробітників, що одночасно працюють, не перезаписували внесену іншою людиною інформацію.
Працюючи з автоматизацією, пошук у системі обліку можна виконувати за будь-якою колонкою таблиці.
Програма управління та обліку документів підтримує імпорт даних. Наприклад, на початку роботи з системою обліку можна завантажити список клієнтів.
Під час експорту інформації до програми MS Excel можна використовувати старий та новий форматифайлів.
Автоматизація вашої організації – ще один крок на шляху успішного ведення бізнесу!
Почнемо автоматизацію разом!
Програмне забезпечення УСУ – Універсальна Система Обліку – включає також безліч інших можливостей!

Пакети програм для роботи з текстом, електронними таблицями, презентаціями та базами даних, інтегровані у єдиний комплекс.

Сьогодні більшість користувачів ПК мають у своєму розпорядженні принтер, за допомогою якого можна роздруковувати не лише текст, а й різноманітні буклети, брошури, ілюстрації. І саме для цього створено програми для друку. Ця категорія програмного забезпечення ділиться на дві групи: дизайнерські пакети та принтерні утиліти. Дизайнерські пакети дозволяють користувачеві швидко та без проблем створювати різноманітні проекти, починаючи від звичайних календариків та листівок та закінчуючи ефектно оформленими брошурами. Зазвичай подібні програми містять широкий спектр шаблонів, що дозволяють вирішувати ці завдання. Але якщо користувачу недостатньо вбудованих інструментів, він легко зможе створити свій власний шаблон. Принтерні утиліти використовуються користувачами, яким достатньо можливостей стандартної програмиде вони звикли працювати. Програмні продуктицієї категорії працюють як віртуальні драйвери принтера, перехоплюючи надіслані на друк сторінки, які він перебудовує відповідно до зроблених установок. У результаті оброблені дані роздруковуються не просто, а вигляді брошур, двосторонніх буклетів, листівок чи інших виробів.

Розроблено багато програм, які працюють із форматом PDF. Найпростіші з таких програм виконують перегляд та створення нових PDF-документів, а також можуть конвертувати вміст документа в інший формат або навпаки. Існують програми, які дозволяють редагувати та додавати текст, об'єкти, зображення, печатки та посилання у PDF-документ. У деяких програмах можна розділяти та об'єднувати документи даного формату, витягувати з нього окремі сторінки та об'єкти. За допомогою програм професійніше можна додавати водяні знаки, логотипи та колонтитули. Багато хто має можливість пакетної обробки великої кількості документів. Професійні програми для роботи з PDF дозволяють робити форми. Після цього можна надавати клієнтам для заповнення. Багато програм мають функції керування цифровими правами. Цифрові права в таких програмах дозволяють поставити заборону на вилучення з PDF-документу тексту та картинок, а також заборонити друк. Для формату PDF також є серверні програми. У таких програмах можна створювати документи на стороні сервера. Причому подивитися цей документ можна навіть з машини клієнта, на якій немає повної версіїпрограми Acrobat.

Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.

Організація документів

Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, незважаючи на сувору систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішень вважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.

Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.

WinCatalog Standard

Розробник: WinCatalog.com

Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ціна: 200 руб.

WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку витягнуті з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.

Рис. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard

Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (на ім'я, коментар, розмір і дату зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції і можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова(їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ, а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.

Рис. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard

Maple 6.25

Розробник: Crystal Office Systems

Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт

Робота під управлінням: Windows (всі версії)

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.

Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому це рішення можна рекомендувати найширшій аудиторії.

Рис. 3. Інтерфейс програми Maple

Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів та резервування ієрархічних структур.

Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів тощо. Інтеграція з MS Word дозволяє застосовувати вбудований у MS Word спеллчекер для перевірки граматики та пошуку синонімів не тільки англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копійієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.

Рис. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple

Швидкий доступ до документів

Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документ взагалі є копією старого, але зі зміненою змінною інформацією тощо.

На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому що даний список:

обмежений 15 документами - це означає, що ймовірність влучення в нього документів, наприклад, тижневої давності практично дорівнює нулю;
не дозволяє визначити місцезнаходження документа, якщо ви пам'ятаєте частину тексту, але забули назву файлу;
не включає однойменні (проте різні) документи, збережені під одним ім'ям, але в різних папках, що актуально, наприклад, при спільній роботі над документом з формуванням декількох його версій.

Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документів є одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки у ньому будь-який користувач (зокрема зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступу до них, а в іншому випадку ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windows щодо роботи з останніми документами.

Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Значить, потрібно шукати документ по фрагментах тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windows або, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».

ActualDoc 3.5

Розробник: Flexigen Software

Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)

Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.

ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує використовувані документи і забезпечує швидкий і безпечний доступдо них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.

Рис. 5. Інтерфейс програми ActualDoc

ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) і дозволяє швидко завантажити будь-який з них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом ому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як в Internet Explorer; рис. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються і істотно прискорюють доступ до них, так як необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішній програмі - для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронною поштою. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.

Рис. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc

Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платний Professional. Можливості безкоштовної версії не дозволяють переглядати документи у вбудованих браузерах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.

Архіваріус 3000 (3.82)

Розробник: Likasoft

Розмір дистрибутива: 3 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.

« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішеннядля швидкого пошукудокументів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках (CD, DVD, ZIP та ін.), та може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файламиі т.д.). Вона вміє шукати в архівах (ZIP, RAR та ін.), у поштових повідомленнях (Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін.) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та у базах даних повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.

Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функційі може шукати документи не тільки за вмістом, але й по імені файлу, даті зміни, розміру, типу документа, кодування та ін. (рис. 7). Завдяки повної підтримкиУнікод, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, але і в багатомовних (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошукдокументів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.

Рис. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»

Рис. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»

Заповнення типових документів

Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за боргом служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються у текстовому редактору Wordна основі спочатку розроблених базових документів, у яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.

Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.

Рис. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації

Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.

АвтоДок 1.2

Розробник: EleWise

Розмір дистрибутива: 6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.

"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.

Рис. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»

Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений в довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - досить усвідомити, що змінні вводяться у фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, весь решта тексту друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого листа, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:

запровадити дані одразу у кілька полів: п.в.о., паспортні дані, реквізити організації тощо;
вибрати значення змінної із набору значень;
виконати різноманітні операції та перетворення: обчислити відсоток від числа або ПДВ від суми, перетворити число на рядок, ввести поточну датута ін.;
вказати слово чи словосполучення у певному відмінку тощо.

Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.

Рис. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв

Рис. 12. Розробка нового сценарію в "АвтоДок"

Рис. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»

Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.

Blitz Document 3.4.1

Розробник: BlitzSoft

Розмір дистрибутива: 991 Кбайт

Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ціна: 500 руб.

Blitz Document – це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.

Рис. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document

Рис. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document

Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості вимагатиме деякого часу, оскільки, на жаль, додається до програми Довідкова інформаціярозрахована на досить підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на підставі якого буде розроблятися новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:

Рис. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document

відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках;
переведення чисел у рядки;
переведення календарних дат у рядки;
проведення будь-яких застосовуваних у юридичних та бізнес-документах обчислень;
зміна тексту залежно від значення даних і т.д.

Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.

Розпізнавання тексту у відсканованих документах

Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документівв комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReaderвід компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies – обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але пакет FineReader має спрощену та прийнятну за ціною для домашніх користувачів версію ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, що робить його більш привабливим для широкої аудиторії.

ABBYY FineReader 8.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.

ABBYY FineReader - ідеальне рішеннядля розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.

Рис. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Програма представлена у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.

Конвертування документів із PDF-формату

Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів у якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документівабо редагування матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракти, звіти тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 52 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003

Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ціна: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer - утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також HTML- і TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть початківцям.

ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які повинні сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, що підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).