Не хвилюйтесь, я зараз все поясню! Як сортувати вхідні листи за папками

У світі є не так багато речей, які можна було б принести з магазину, розпакувати — і одразу використати. Більшість технічних новинок вимагають, щоб перед початком використання ви хоч прочитали інструкцію «Quick start».

Справа в тому, що оскільки жодних папок у Gmail немає спочатку, то нічого нікуди переміщати не треба. Просто привласнюєш листу мітку «Спам» і провалюється він у пекло. Але народ звик до папок! І ось, спеціально для таких ретроградів створено кнопку «Перемістити в…»

Власне, як я вже казав, вибираючи якийсь пункт зі списку, ви просто надаєте листу мітку. Але при використанні «Перемістити до…» ви одночасно ще й архівуєте лист, видаляючи його з папки «Вхідні». Тобто замість двох кліків: «привласнити ярли» і «архівувати» можна обійтися лише одним. Візуально це нічим не відрізняється від переміщення листів із папки до папки. Дрібниця а приємно….

5. Швидкий пошук листа.

Gmail не дозволяє сортувати листи. Навіщо? Навіщо стомливо перегортати сторінку за сторінкою впорядкований за авторами або датою відправки список, якщо можна просто знайти потрібний лист. Адже це пошта від пошукового гіганта Google, зрештою. Як і в будь-якому порядному пошуку тут є можливість розширеного пошуку? яким, втім, користуватись доводиться рідко. набагато простіше шукати прямо з пошукового рядкавикористовуючи спеціальні «гуглівські» оператори:

6. А ви тримаєте папку Вхідні порожній?

Одним з основних принципів розумної організації будь-якого потоку інформації, як вчать нас гуру по тайм менеджменту, є наявність в папці вхідних тільки тих листів, якими потрібно зробити якісь дії. Захаращення цієї папки призводить до того, що важливі листи в потрібний момент загубляться в купі рутинних записок.

При архівуванні листи переміщуються з папки, що входять до папки Усі листи, що дозволяє очистити папку вхідних листів, нічого не видаляючи. Заархівовані листи знаходяться у папці «Всі листи»з будь-якими призначеними ярликами. Їх можна знайти, виконавши пошук в обліковому записі. Коли на архівований лист надходить відповідь, ланцюжок, в якому він міститься, знову відображається у вхідних.

Щоб заархівувати листи, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть листи, встановивши прапорці поруч із іменами відправників.
2. Натисніть кнопку «Архівувати».

Відкриті ланцюжки можна заархівувати, натиснувши кнопку «Архівувати»у верхній частині сторінки.

7. Імпортуйте пошту зі своїх старих поштових скриньок.

Gmail дозволяє імпортувати всю пошту з старих поштових скриньок. При цьому для низки сервісів (з російських підтримуються yandex.ru, ya.ru, yandex.ua, bk.ru, inbox.ru, list.ru, mail.ru) можливий імпорт не лише пошти, а й адресної книги.

Щоб імпортувати контакти, виконайте наведені нижче дії. Перш ніж розпочати справу, врахуйте, що у вас повинен бути доступ до старого облікового запису електронної пошти.

1. Натисніть на посилання Налаштування.
2. Під вкладкою Акаунти та імпортНатисніть на кнопку Імпорт пошти та контактів.
3. У вікні, введіть адресу облікового запису, з якого потрібно імпортувати контакти. Натисніть Продовжити.
4. Введіть пароль до іншого облікового запису та натисніть Продовжити.
5. Встановіть усі потрібні прапорці.
   • Під час імпорту контактів інформація з адресної книги старого облікового запису імпортується в розділ «Контакти» у Gmail.
   • Якщо встановлено прапорець «Імпортувати пошту», всі наявні повідомлення в старому обліковому записі імпортуються до Gmail.
   • За потреби можна встановити прапорець «Імпорт нової пошти»: у разі облікового запису Gmail імпортуються всі повідомлення, які надійдуть на старий обліковий запис протягом наступних 30 днів. Ці повідомлення не з'являться в Gmail відразу після їх надходження на інший обліковий запис. Оновлення відбудеться протягом одного або двох днів.
   • Крім того, до імпортованих листів можна автоматично додавати ярлик, що вказує на те, що вони були надіслані на інший обліковий запис.
6. Натисніть Розпочати імпорт.Імпорт продовжиться, навіть якщо ви залишите сторінку "Налаштування" або вийдете з Gmail.
7. Контакти та листи будуть імпортовані. Це може зайняти від 24 до 48 годин, тому імпортовані листи не з'являться в Gmail відразу після натискання на кнопку OK. Щоб перевірити стан імпорту, відкрийте вкладку Акаунти та імпортна сторінці "Налаштування". Після завершення імпорту у верхній частині папки «Вхідні» з'явиться повідомлення з підтвердженням.

8. Вам не набридло стандартне оформлення поштовика?

Мій GMail, наприклад, змінює колір залежно від погоди. Я пишу ці рядки похмурим лютневим ранком. І тема моєї поштовики відповідна:

Увечері небо над моїм будинком почорніє, і тема почорніє разом із ним. А завтра, коли зійде сонце, я побачу його і в своїй пошті Gmail. Не знаю вже яким чином, але в Google примудрилися прив'язати цю тему не лише на добу, а й до погоди.

9.Не зраджуй старим друзям.

Втім, не обов'язково користуватися лише однією адресою електропошти. Я налаштував свій Gmail так, що можу надсилати листи. не виходячи з Gmail із п'яти своїх адрес. Це дуже зручно мати для різних цілей різні адреси. ще зручніше мати можливість працювати з усіма з одного місця.

10. Хто боротиметься зі спамом - Пушкін?

Ні, не Пушкін. Я довіряю цю боротьбу Gmail'y. Пояснити чому?

Статистика.

Відомо, що для того, щоб зрозуміти, чи є лист спамом, потрібно в середньому 5 секунд. Я отримую приблизно сотню сміттєвих листів на день. 500 секунд – це майже десять хвилин на день. Небагато, але мені їх шкода. Я їх поділяю з мільйонами користувачів Google.

Бо якщо до мене приходить лист зі спамом. я помічаю його. І це одночасно робить ще сто чоловік. Першого цей лист не дійде. Воно буде визнано спамом і викинуто на смітник. судячи з того, що в мою скриньку спам майже не проникає, я дуже часто стаю в цьому списку то сто першим, то сто п'ятдесятим, а то й п'ятисотим. це дуже зручно — працювати пліч-о-пліч з надійними партнерами.

Ну от і все на сьогодні. скажіть чесно, скільки фішок із цих перерахованих ви не знали? А про скільки знали, але не розуміли, навіщо вони потрібні?

Коли кількість листів та стан вашої електронної пошти починає наганяти тугу та депресію. Щоб навести порядок в онлайн-сховищі листування та досягти заповітних «Inbox Zero», скористайтесь порадами з нашої збірки.

Знайти дзен у папці « Вхідні »

Gmail дозволяє налаштувати стиль папки вхідної кореспонденції: «За замовчуванням», відображати «Спочатку важливі», «Спочатку непрочитані», «Спочатку помічені» та тип «Пріоритетні», що сортує листи залежно від їх важливості.

Якщо ви хочете дійсно контролювати свою електронну пошту, типи «За замовчуванням» та «Пріоритетні» будуть найкориснішими: один класифікує, інший виставляє пріоритети. Ви можете змінювати вигляд поштової скриньки до тих пір, поки не знайдете відповідний варіант.Відкрийте меню Налаштування та натисніть вкладку вхідних листів, під якою відкриється меню, щоб вибрати тип цієї папки.

Обминаючи «Вхідні»

Немає необхідності вручну сортувати повідомлення для їх подальшого архівування.Якщо ви хочете, щоб деякі листи (наприклад, що стосуються робочого проекту, рахунки тощо) сортувалися автоматично - створіть фільтр, який обходитиме папку "Вхідні".

Для цього відкрийте меню Налаштування, натисніть на Фільтри та заблоковані адреси, створіть новий фільтр та введіть необхідні параметри, наприклад, усі листи зі словом «заробіток» у темі. Після цього вам слід вказати, щоб усі майбутні відфільтровані повідомлення надсилалися відразу в архів, минаючи папку вхідних листів. Можна настроїти так, щоб відфільтровані послання автоматично позначалися як прочитані.

Ключові слова

Архівна система Gmail сприяє тому, щоб користувачі ніколи і нічого не видаляли. Можливо, в цьому є раціональне зерно, але через такий стан справ пошук певного листа змушує пробиратися крізь стоси електронних відходів навіть у тому випадку, якщо вони ідеально організовані та мають кольорове маркування.

Автоматична пошукова опція Gmail цілком прийнятна, але краще взяти налаштування пошуку в свої руки. Якщо у вас є лист і ви вважаєте, що він може стати в нагоді в майбутньому, перешліть його собі, додавши кілька унікальних, що запам'ятовуються ключових слівабо пропозицій. Тепер замість пошуку за параметрами дати ви можете просто ввести ключові слова/пропозиції і потрібний лист з'явиться перед вами.

Шукати як профі

Якщо вам потрібно знайти будь-який лист, який не має корисних ключових слів, доведеться звернутися за допомогою до пошуковій системі Gmail.У цьому розділі ви знайдете інформацію про додаткових операторівпошуку, які допоможуть знайти потрібний текст в океані з 20 тис. + старих листів.

• Виключіть листи з певними ярликами через функцію label: [назва лейбла]. Це особливо корисно, коли ви хочете вимкнути чат-логів. Просто введіть label:chats у полі пошуку. Також ви можете шукати повідомлення з певними лейблами через +label: [назва лейбла]. Оператори + і також працюють з іншими пошуковими налаштуваннями.
• Шукайте листи, надіслані та отримані в певний періодза допомогою операторів before:[дд/мм/гггг]і after:[дд/мм/гггг].
• Шукайте прикріплений файл за його назвою або типом за допомогою оператора filename:[тип файлу].Наприклад, якщо потрібно лист із вкладеними файлами PDF, введіть у типі filename:pdf.
• Звичайний пошук не включає повідомлення з Кошика або Спаму - використовуйте in:trashабо in:spamвідповідно. Щоб пошук перевірив абсолютно всі папки пошти, використовуйте команду in:anywhere.

Виділення кольором

Ярлики корисні для сортування та класифікації ваших листів у Gmail. Але іноді їх справді складно прочитати, особливо якщо перед вами знаходиться безбарвна стіна листів. Ви можете зробити листи візуально організованими, використовуючи маркування кольоровими ярликами.

Посуньте мишку до лівої колонки і наведіть курсор на ярлик, якому хочете присвоїти колір. Натисніть на спрямовану вниз стрілку і перед вами з'явиться меню опцій. Наведіть курсор на Колір ярликаі виберіть варіант, що сподобався, тим самим задаючи його для певного ярлика. Можна додавати власні варіанти кольорів.

Видалення старих вкладень

Користувачі Google отримують 15ГБ безкоштовного місця для Gmail, Google Drive та Google+. Якщо ви виявили, що ліміт вичерпаний - видалення старих листів з великими вкладеннями стане найвірнішим рішенням.

Знайти подібні повідомлення можна таким чином: перейдіть у поле пошуку і натисніть спрямовану вниз стрілку, щоб виконати розширений пошук. Позначте пункт Є прикріплені файлита натисніть Пошук. Або введіть has:attachmentу полі пошуку. Щоб знайти листи, які перевищують певний розмір, незалежно від статусу вкладення, введіть наступні параметриРозмір розширеного пошуку: поряд з розміром виберіть «більше ніж» і введіть цифру в байтах, кілобайтах або мегабайтах, потім задайте пошук.

«Розумні» ярлики

Ви також можете організувати листи, створивши додаткові вкладені ярлики. Використовуючи їх, можна класифікувати листи ще точніше. Наприклад, замість того, щоб позначати повідомлення простим «Робота», створіть гілку «Робота>Важливі проекти».

Виберіть лист і натисніть кнопку «Ярлик», створіть новий ярлик і введіть його назву. Потім поставте галочку навпроти «Розмістити ярлик під» і виберіть батьківський елемент з меню, що розкривається.

Додавання Області перегляду

Додавання опції попереднього переглядуу папці вхідних листів допоможе сортувати їх набагато швидше, без необхідності відкривати кожне окремо.

Відкрийте меню Налаштування та зайдіть у вкладку «Лабораторія», яка вже досить тривалий час знаходиться в бета-версії і пропонує безліч експериментальних функцій. Знайдіть пункт «Область перегляду» та увімкніть його. Після того, як ви збережете нові налаштування, поряд із позначкою шестерні з'явиться кнопка «Показати кілька папок». Натискайте на неї, коли захочете увімкнути або вимкнути Область перегляду, а також змінити її параметри.

Чат з правого боку. Done

Чат праворуч – ще одна експериментальна функція Gmail та чудова можливість розвантажити ліву частину екрана. Зайдіть до «Лабораторії», знайдіть функцію «Чат з правого боку», активуйте її та збережіть зміни. Після цього чат переміститься у праву частину екрана, звільнивши ліву колонку.

Налаштування відображення ярликів

Щоб змінити параметри перегляду для окремих ярликів, перейдіть до вкладки Ярлики в налаштуваннях. Там вказано список: Системні ярлики, Категорії, Кола та інші створені вами. Можна вибрати такі опції: показувати або не показувати ярлики, відображати лише у випадку, якщо є непрочитані повідомлення. Виберіть налаштування для кожного окремого ярлика та збережіть зміни. Якщо ви вирішили приховати всі ярлики, то з'явиться нове налаштування: «Ще»у лівій колонці.

Використовуйте псевдоніми електронної пошти

Ви отримуєте додаткову можливістьсортувати листи з використанням псевдонімів електронних адрес. Просто додайте +any.alias до адресипісля імені користувача, але до @gmail.com. Ви, як і раніше, отримуватиме листи до своєї папки вхідних, тому що надсилання повідомлення на « [email protected]» аналогічна відправці повідомлення на « [email protected]» або « [email protected]».

Псевдоніми часто використовуються щоб відфільтрувати небажані повідомлення(наприклад, « [email protected]»), але ви також можете використати їх для фільтрації важливих листів.

Автоматичне пересилання важливих повідомлень

Спочатку потрібно додати адресу для автоматичної переадресації, навіщо краще заручитися згодою одержувача. Швидше за все, адреси для переадресації належать комусь із ваших родичів, колег чи вам самим. Виберіть вкладку Пересилання та POP/IMAP у налаштуваннях, додайте потрібну адресу електронної пошти для надсилання та натисніть Слід. Підтвердження електронною поштою разом з кодом перевірки буде надіслано на цю адресу. Ви або інший одержувач повинні перейти за посиланням у підтверджуючому листі, після чого почне працювати автоматичне пересилання.

Після налаштування переадресації можна створити і фільтри через вкладку фільтрів та заблокованих адрес у налаштуваннях. Створіть фільтр відповідно до нових запитів, на наступному екрані налаштуйте пересилання на вибраний для певних повідомленьадресу.

Збагнути майстерність «відфільтрування»

Фільтри стають по-справжньому дієвими у тому випадку, коли ви використовуєте їх креативно.Якщо ви вже освоїли основні фільтри (фільтрація повідомлень від певного відправника або доменного імені та їх подальше відправлення в потрібну папку), настав час познайомитися з іншими цікавими варіантами.

• Використовуйте filename:[тип файлу]щоб створити фільтри для різних типівмедіа. Наприклад, filename:jpg | filename:pngщоб надсилати всі повідомлення з прикріпленими фотографіями до папки для фотографій.
• Фільтруйте повідомлення, які містять вашу адресу електронної пошти в полях «Від»і «Кому»і надсилайте їх у потрібну папку. Тепер ви відразу знаходитимете свої нотатки/нагадування/to-do списки в одному певному місці.
• Створіть хештег (наприклад, #не видаляти ніколи) та спеціальний резервний обліковий запис Gmail для особливо важливих листів, які не можна пропустити або втратити. Потім встановіть фільтр, який автоматично пересилатиме листи з цим хештегом на резервний обліковий запис.

Налаштуйте зовнішній вигляд

Замість того, щоб вирячитися на бліде оформлення за умовчанням, додайте яскравих фарб, включивши одну з тем. Для цього в меню налаштувань у правому верхньому куткувиберіть розділ Теми та увімкніть будь-яку вподобану або завантажте свою.

Крім того, можна вибрати три варіанти розміру інтерфейсу. Звичайний режим залишає багато вільного простору на екрані, а Компактний підійде для тих, хто звик відкривати багато вікон одночасно.

Додати друзів та інші поштові облікові записи

Якщо ви тільки починаєте користуватися Gmail або створили другий обліковий запис Gmail і хочете додати свої контакти та стару пошту, то пройдіть у розділі Установки > Облікові записи та імпорт. Ви можете імпортувати свої дані та листи з Яндекса, Mail.ru, Hotmail та інших. Для цього потрібно буде зробити кілька нескладних процедур. Але пам'ятайте, що після цього назавжди відключиться сигнал сповіщення Gmail про отримання листа.

Надайте Gmail схожість з Outlook

У розділі Установки > Лабораторія поставте прапорець у розділі Область перегляду. Тепер лист повністю відображатиметься праворуч (або внизу) від списку вхідних листів, як в Outlook. Звичка - друга натура, тому якщо ви півжиття пропрацювали з корпоративною поштою в Outlook, а тепер вирішили перейти на Gmail, то ця функція допоможе вам пережити розлучення зі звичним інтерфейсом. Увімкнувши Область перегляду одного разу, наступного разу ви зможете знайти цю кнопку у вікні меню налаштувань на головній сторінці.

Скріншот: Rusbase

Виберіть важливе

У Gmail є функція інтелектуального відбору важливих повідомлень. У розділі Настоянки > Папка "Вхідні" позначте пункт "Відслідковувати мої дії в пошті...". Тепер сервіс буде сортувати ваші листи за важливістю. Потім можна вибрати пункт "Увімкнути маркери", пункт "Ігнорувати фільтри", а вгорі секції поміняти Тип папки "Вхідні" на "Спочатку важливі". Потім переходимо до розділу Налаштування > Загальні, і в пункті «Сповіщення на робочому столі» вибираємо «Увімкнути повідомлення про важливі листи».

Позбудьтеся ланцюжків листів

Всі люди діляться на дві великі групи: ті, хто любить ланцюжки листів, і ті, хто ненавидить їх усіма фібрами душі. Якщо ви належите до другого типу людей, то цю функцію можна легко вимкнути. У розділі Установки > Загальні знайдіть та вимкніть «Ланцюжки листів». Наступного разу, коли ви відкриєте останній лист у листуванні з адресатом, ви побачите приємне оку поле тексту листа, а не список усіх листів. У папці Вхідні також усі листи відображатимуться окремими клікабельними рядками.

Архівуй мене повністю…

У Gmail є функція архівування листів замість видалення. Передбачається, що у вашій пошті буде достатньо вільного місцядля зберігання безлічі великих листів без періодичного чищення папки вхідних. А оскільки місця достатньо, можна не видаляти прочитані листи назовсім, а відправляти їх про всяк випадок до архіву. Для цього, вибравши листа, вгорі списку листів потрібно натиснути на другу кнопку зліва (квадрат зі стрілкою вниз). І якщо вам знадобиться старий лист, ви можете знайти його, вибравши в меню зліва розділ «Вся пошта».

… але не забувай чистити

Яким би щедрим на обсяги безкоштовного зберігання не був Gmail, але на подвір'ї 2016-й, а листи стають дедалі більшими. Так що одного разу ви зіткнетеся з нестачею місця у сховищі, і тоді доведеться звільнити архів від найважчих повідомлень. Для цього натисніть маленьку стрілку в правому кінці пошукового рядка. У вікні виберіть та поставте прапорець у пункті «Є прикріплені файли». У рядку Розмір введіть значення «10» та натисніть синю кнопку пошуку. Пошук видасть вам усі листи із вкладеннями більше 10 мегабайтів. Позначте ті листи, які вам точно не стануть у нагоді, і клацніть по значку «кошик» вгорі списку листів.

Відповідай та забудь

Після прочитання та надсилання відповіді на лист хіба потрібно, щоб він ще залишався в папці вхідних? Спробуйте використати функцію «Надсилання та архівування», щоб листи відразу видалялися з вхідних після відповіді на них. Відповідний пункт ви знайдете в розділі Установки > Загальні. Позначивши прапорцем відповідний пункт, ви додайте кнопку «Надіслати та архівувати» у вікно відповіді. Тепер кожен раз, коли ви відповідаєте на лист, ви можете вибрати: залишити лист бовтатися в папці вхідні або відправити його одразу до архіву.

Організуйте пошту за допомогою ярликів та фільтрів

Бракує пам'яті - купіть

Якщо вам зовсім набридло трамбувати листи в ящику і постійно турбуватися про пам'ять сховища, то можна розщедритися на платний простір. Прокрутіть листи до самого низу. У лівому нижньому кутку під списком листів ви побачите статистику використання пам'яті та кнопку «Керування». Якщо ви наблизилися до 100%, перейдіть за цим посиланням та побачите варіанти оплати додаткової пам'яті. є кілька тарифних планів, Починаючи від 140 рублів на місяць. Додаткова пам'ятьпоширюватиметься не лише на пошту, але й на інші сервіси на кшталт Google Drive та Google Photos, якщо ви їх використовуєте.

Окиньте поглядом простори пошти

Якщо ви хочете переглядати якнайбільше листів разом, змініть максимальний розмір сторінки. Для цього перейдіть до Установки > Загальні та виберіть третій пункт зверху. Ви можете встановити одне з запропонованих значень в межах від 10 до 100 листів.

Кольори важливості

Відзначити важливий лист зірочкою - означає позначити його важливість. Але важливість теж буває різною. Щоб вибрати особливу позначку для кожного важливого листа, перейдіть до розділу Установки > Загальні та виберіть пункт Все в розділі Зірки. Наступного разу, коли ви відзначатимете лист зірочкою, клацніть по зірочці ще раз і виберіть один із потрібних вам варіантів зірок різних кольорів, а також знаки оклику та запитання та інші значки.

Зробіть із листа завдання

Можна зі своєї поштової скриньки зробити список важливих справ. Для цього натисніть кнопку Ще над списком листів та виберіть «Додати до завдань». Лист автоматично стане завданням у відповідному сервісі Google. До завдання буде додано посилання цього листа.

Стежте за непрочитаними

У розділі Установки > Лабораторія увімкніть пункт «Значення непрочитаних повідомлень». Якщо вкладка Gmail у вас відкрита постійно, як у будь-якої нормальної людини, то тепер, глянувши на значок вкладки, ви можете побачити, скільки непрочитаних листів у вас є. Це на той випадок, якщо вам знадобиться трохи засмутитися протягом напруженого робочого дня.

Відключіться від мережі

Якщо у вас стоїть браузер Chrome, можна спробувати застосувати режим офлайн-пошти. Gmail буде доступним навіть без підключення до інтернету. Ні, без інтернету ви не зможете надсилати чи приймати листи. Але ви можете, наприклад, переглядати вхідні, сортувати листи або продовжувати писати відповідь, доки не повернетесь до цивілізації. Щоб увімкнути режим офлайн, перейдіть до Установки > Офлайн.

Віддайте пошту на відкуп

Якщо ви зовсім вибилися з сил, намагаючись навести лад у своєму поштовій скриньціі встигнути відповісти на всі листи, ви можете довірити цю роботу комусь із підлеглих. Для цього перейдіть до Установки > Облікові записи та імпорт. У розділі «Надати доступ до свого облікового запису» ви можете додати іншого користувача Googleі таким чином дати йому доступ до вашої пошти. Він не зможе змінити пароль та інші налаштування, але зможе читати, архівувати та відповідати на ваші листи. Такі листи будуть підписані вашим ім'ям та ім'ям довіреної особи, яка вказуватиметься у дужках.

Заблокуйте нав'язливих співрозмовників

Деякі люди не розуміють натяків. Для них існує кнопка блокування. Коли ви отримуєте листа від відправника, від якого більше нічого не хочете отримувати, відкрийте листа і у правому верхньому кутку натисніть стрілку вниз. У списку виберіть «Заблокувати відправника». Тепер усі листи з цієї адреси потраплятимуть прямо до папки Спам.

Перечитайте старі листи

Якщо вам потрібно швидко знайти лист, надісланий вам вашим другом роки тому, просто наведіть курсор на ім'я відправника у списку листів або у вікні читання. Відобразиться вікно візитної картки контакту. Там є кнопка "Листування", клацнувши по якій, ви побачите всі листи, якими ви обмінювалися з цим адресатом.

Не туди!

У всіх була така ситуація, коли лист замість одного адресата помилково йшов до іншого. Тепер можна захистити себе від такої неприємності, увімкнувши функцію скасування листа. Перейдіть до розділу Установки > Загальні та позначте пункт «Скасувати надсилання». Тут можна вибрати час затримки відправлення листа від 5 до 30 секунд. Наступного разу, коли ви надсилаєте листа, ви побачите кнопку «Скасувати відправку».

Піти англійською

Набридли групові бесіди, до яких вас включили? Ви можете потихеньку покинути їх. Для цього виберіть ланцюжок листів і в розділі Ще натисніть кнопку Ігнорувати. Після цього всі листи в цьому ланцюжку обходитимуть вас стороною, тільки якщо ви не єдиний одержувач листа. Якщо вам захотілося повернутися розмову, знайдіть відповідний ланцюжок у вхідних та скасуйте блокування.

Створюйте нові адреси Gmail легко

Допустимо, вам не хочеться морочитися з фільтрами або ви хочете для чогось створити додатковий Gmail-аккаунт. В такому випадку можна створити віртуальну Gmail-адресу, просто додаючи + щосьміж @ та Gmail.com. Так можна створити адресу [email protected]для участі в аукціонах або Ви [email protected]для облікових записів на розпродажах і т.д. Тепер все, що приходитиме на ці адреси, падатиме у вашу пошту.

Надсилайте листи навіть уві сні

Нехай ваші клієнти та партнери думають, що ви маніяк-трудоголік, який працює навіть ночами. Встановіть розширення Boomerang, за допомогою якого можна запланувати надсилання листа на майбутнє. Розширення діє у браузерах Chrome, Safari та Firefox. Безкоштовна версіядозволяє запланувати надсилання до 10 листів на місяць. Це ж розширення можна використовувати як нагадування про листи, з якими потрібно закінчити роботу пізніше.

Автоматизуйте відповіді на однакові листи

Можливо, вам доводиться переглядати та відповідати на десятки однакових листів щодня. Щоб не писати відповіді щоразу, використовуйте кнопку «Шаблони відповідей» у розділі Установки > Лабораторія. Наступного разу, написавши шаблонну відповідь, позначте її відповідним чином, і ви зможете надсилати ту саму відповідь знову і знову.

Скріншот: Rusbase

Не мучите мишу

Дайте вашій миші відпочити – використовуйте клавіші швидкого доступу. Частина активна за замовчуванням. Якщо хочете дізнатися про них докладніше, завітайте у розділі Установки > Загальні та увімкніть «Швидкі клавіші». Потім натисніть клавішу "?" на клавіатурі. На екрані вискочить таблиця всіх поєднань швидких клавішдля роботи із поштою.

Перестаньте стежити за іншими поштовими службами

У розділі Установки > Облікові записи та імпорт виберіть «Додати свій поштовий обліковий запис POP3». Після цього Gmail автоматично отримуватиме листи з інших ваших облікових записів. Використовуйте функцію «Надіслати лист як», щоб надіслати лист з однієї з ваших адрес.

У Gmail є безліч прийомів, підказок та розширень, які виводять досвід користування цією поштовиком на новий рівень. Видалення надісланої не туди пошти, гарячі клавіші, переказ грошей через поштовий аккаунт - знання таких прийомів перетворить вас на одного з найпоширеніших користувачів сервісу.

Скасування помилкового надсилання листа

Надсилання листа не за адресою може загрожувати серйозними наслідками. На щастя, тепер у Gmail можна виправити таку помилку. Спочатку увімкніть функцію скасування надсилання. Для цього зайдіть у меню “Налаштування”, клацнувши на зображенні шестерні у правому верхньому куті свого поштового облікового запису. Потім у розділі “Скасувати надсилання” встановіть прапорець “Увімкнути функцію скасування надсилання“. Вкажіть тимчасовий період, протягом якого ви хочете мати таку можливість, у списку “Проміжок часу для скасування відправки”. Найважливіше — не забудьте натиснути кнопку «Зберегти зміни» внизу сторінки.

Виявляється, щоб працювати з листами у скриньці Gmail, не обов'язково бути в онлайні. Браузерне розширення "Gmail Офлайн" для Chrome дозволяє читати та відповідати на повідомлення, шукати та архівувати потрібну кореспонденцію без доступу до інтернету.

Щоправда, щоб скористатися перевагами Gmail Офлайн, розширення потрібно встановити при активному інтернет-підключенні. Перейдіть у вже знайоме меню "Налаштування", виберіть вкладку "Офлайн" і зробіть установку. За кілька хвилин розширення синхронізує та завантажить ваші листи, щоб відсутність інтернету не заважала працювати з поштою.

Використання гарячих клавіш

Щоб заощадити час, використовуйте гарячі клавіші. Знову переходимо в “Налаштування” та у вкладці “Загальні” вмикаємо цю функцію. Тепер ви зможете ритися у своєму ящику, не торкаючись "мишці". Ось найпотрібніші і найчастіше вживані комбінації:

• "J" - перехід до більш старих повідомлень
• "К" - перехід до нових повідомлень
• "Е" - архівувати
• "Shift"+3 - видалити
• "А" - відповісти всім
• "R" - відповісти персонально

Планувальник для надсилання листів

Можливо, ви не хочете надсилати листа пізно вночі або боїтеся, що забудете це зробити вранці.

Видалення листів, що займають багато місця

Gmail виділяє кожному користувачу безкоштовні 15 ГБ для зберігання пошти, фотографій для Google+ та файлів на Google Drive. Але рано чи пізно ця розкіш закінчується. Замість того, щоб перелопачувати поштову скриньку та Google Drive у пошуку старих непотрібних листів та документів заради вільних 5-6 МБ, переберіть листи, які забирають найбільше місця.

Напишіть у рядку пошуку Gmail “size:[Х]m”, вказавши замість [Х] розмір листа в мегабайтах, і ви отримаєте список усіх своїх листів, обсяг яких перевищує задане значення. Будьте уважні – пошуковий запит потрібно вводити разом із лапками.

Відписка від поштових розсилок

Втомилися від поштових розсилок, на які підписувалися у минулому столітті? Є простий і швидкий спосібвідписатися від розсилок, які стали марним сміттям у пошті. У заголовку одного з таких листів натисніть “Скасувати передплату на повідомлення від цього відправника”. Тепер цей автор не докучатиме вам своїми посланнями.

Щоб важливі листи не залишилися непрочитаними, зробіть невелику реорганізацію папки "Вхідні". Перейдіть у “Налаштуваннях” у вкладку “Папка “Вхідні”, потім із меню “Тип папки “Вхідні” виберіть “Спочатку непрочитані”. Так ви побачите вхідні непрочитані листи насамперед.

Налаштування фільтрів

Якщо ви отримуєте багато листів від інтернет-магазинів або сервісів розсилок і не бажаєте пропускати вигідні пропозиції, є гарний спосібфільтрувати потрібні повідомлення. Натисніть на маленьку стрілку праворуч у рядку пошуку. З'явиться вікно, в якому потрібно ввести умови для фільтрації листів (за темою, відправником, одержувачем тощо).

Вказавши необхідні параметри, натисніть у нижньому правому куті вікна на “Створити фільтр відповідно до цього запиту”. У вас з'явиться безліч варіантів на кшталт "Ніколи не відправляти в спам", "Завжди помічати як важливе" і таке інше. Поставивши внизу прапорець “Застосувати фільтр до відповідних ланцюжків листів”, ви застосуєте ці дії до всіх повідомлень, які відповідають зазначеним параметрам.

Надсилання листів з різних адрес

Ви знали, що можете надсилати листи з різних адрес, не виходячи зі свого облікового запису Gmail? Щоб це зробити, зайдіть у меню “Налаштування”, перейдіть у вкладку “Акаунти та імпорт” та у розділі “Надсилати листи як“ натисніть на “Додати іншу адресу електронної пошти”. Відкриється нове вікно, в якому ви зможете приєднати до облікового запису Gmail іншу адресу електронної пошти.

Значки персональних листів

Щоб дізнатися, чи був лист надісланий лише вам чи це масове розсилання за списком поштових скриньок, увімкніть функцію “Значки персональних листів”. Для цього в меню "Налаштування" виберіть вкладку "Загальні", потім у розділі "Знаки персональних листів" вкажіть "Увімкнути".

Тепер у папці “Вхідні” ви побачите стрілку біля повідомлень, надісланих разом з вами іншим адресатам, та подвійну стрілку біля повідомлень, які адресовані лише вам. Біля листів від поштових розсилок стрілок немає взагалі.

Якщо ви не хочете відразу відповідати на листа, але боїтеся, що потім забудете написати відповідь, використовуйте список “Завдання”. Щоб додати до “Завдання” нагадування про лист, виберіть вхідне повідомлення, на яке вам потрібно відповісти, потім натисніть над ним кнопку “Ще” та вкажіть “Додати до завдань”. Щоб перевірити, чи з'явилося це завдання у списку, зайдіть у меню, що випадає, у верхньому лівому куті над папкою “Вхідні”. При виборі пункту "Завдання" у вас відкриється список поточних завдань.

Імпорт із інших поштових акаунтів

Є дуже простий спосіб зібрати всі листи та контакти в одному поштовому обліковому записі. Перейдіть до вже знайомого меню “Налаштування” та виберіть вкладку “Акаунти та імпорт”. У розділі “Імпорт пошти та облікових записів” натисніть “Імпортувати пошту та контакти”. Відкриється нове вікно з інструкціями, за якими ви за лічені хвилини зберете всю свою пошту та контакти в одному обліковому записі Gmail.

Заздалегідь підготовлені повідомлення

Якщо вам часто доводиться відповідати на листи одними й тими самими фразами, функція “Шаблони відповідей” буде дуже доречною. Вона дозволяє додавати шаблони повідомлень до особистої бібліотеки та надсилати їх адресатам одним клацанням мишки. Щоб настроїти функцію, перейдіть у вкладку “Лабораторія” меню “Налаштування”, потім у рядку пошуку експериментальної функції введіть запит “Шаблони”. Увімкніть знайдену функцію та не забудьте зберегти зроблені зміни.

Тепер створіть шаблон відповіді. У правому нижньому куті вікна з новим повідомленням натисніть на стрілку, виберіть у меню "Шаблони відповідей" і "Створити готову відповідь". Введіть у вікні ім'я готової відповіді. Тепер, відповідаючи на будь-який лист, ви можете обрати готовий шаблонвідповіді в меню “Додатково” у правому нижньому куті вікна повідомлення.

Переказ грошей

Якщо ви перебуваєте в США або Великобританії, ви можете надсилати гроші з Google. Гаманець прямо з облікового запису Gmail. Створіть повідомлення, адресоване вашому одержувачу, а потім натисніть на значок долара в нижній частині вікна. У вас відкриється вікно сервісу Google.Гаманець, в якому потрібно вказати суму, що відправляється. Щоб не відправити, а запитати грошовий переказ, замість вкладки “Надіслати кошти” виберіть “Надіслати запит на переклад”.

Якщо у вас немає Google. Гаманець, при першому переказі коштів з'явиться пропозиція його налаштувати. Звичайно, у вашого одержувача або відправника також має бути налаштований цей сервіс.

Автоматична архівація відправлених листів

Якщо ви бажаєте підтримувати порядок у поштовій скриньці, не видаляючи при цьому старі листи, скористайтеся функцією архівування повідомлень. Надіслані листи можна архівувати автоматично, використовуючи функцію “Надіслати та архівувати”. Вона включається на вкладці “Загальні” в меню “Налаштування”, у розділі “Надсилання та архівування”

Заархівовані листи зберігаються в папці "Вся пошта", але якщо хтось відповість вам на лист із архіву, він знову з'явиться у списку вхідних.

Резервне копіювання листів

Якщо ви боїтеся випадково втратити важливі листи, прикріплені файли та зображення, Google дозволяє створювати архіви даних будь-яких сервісів, пов'язаних з вашим обліковим записом. Можна створити архів усієї пошти або вибрати листи з конкретними ярликами. Для тих, хто не вірить у абсолютну надійність серверів Google, підійде розширення для резервного копіюванняпошти Gmvault.

Якщо ви не хочете бачити якийсь ланцюжок листів, встановіть прапорець "Ігнорувати". Для цього зайдіть у меню “Ще” у верхній частині вікна і натисніть там відповідну кнопку. Більше ви не побачите зазначений ланцюжок листів, якщо не почнете його шукати через рядок пошуку.

Використання смайликів у листах

Смайлики можна додавати не лише до смс-повідомлень. Якщо потрібно оживити листування в чаті або зробити листи менш формальними, виберіть піктограму смайлика у вікні чату або нового повідомлення. Майте на увазі, що ця можливість доступна лише для веб-версії сервісу.

Розширення Checker Plus для Gmail для браузера Chromeнадсилатиме повідомлення про нові листи, а також дозволить читати та видаляти вхідні повідомлення, не відкриваючи сторінку Gmail.

Сторонні дії в обліковому записі

У світі, де онлайн-профілі постійно знаходяться під загрозою злому, потрібно бути впевненим, що ваш обліковий запис у безпеці. Щоб знати, що ніхто, крім вас, не шерстить папку "Вхідні", перевірте свої "Останні дії в обліковому записі". Цей текст дрібними літерами разом з часом, коли в обліковому записі виконувались якісь дії, виводиться в нижньому правому кутку екрана. Натиснувши посилання “ додаткова інформація”, ви відкриєте нове вікно з даними про всі дії в поточному обліковому записі та пов'язані з ним активні сеанси.

Сподіваємося, що з цими порадами ви зможете використовувати Gmail набагато ефективніше, ніж раніше.

Коли на електронну пошту надходить багато листів від різних адресатів, то згодом стає важко серед цих листів знаходити потрібні зі старих отриманих, якщо це потрібно. У такому випадку дуже зручно сортувати листи за категоріями (папками або інакше “ярликами”). У цій статті я покажу, як це зробити на прикладі пошти GMail.

В якості прикладу. Вам на пошту часто приходять лист від тих самих адрес, до яких вам час від часу доводиться звертатися.

Так, ці листи у разі чого можна спробувати знайти і з пошуку. Це просто робиться, але знайти зможете не завжди. Зручніше, коли листи відразу при вступі сортуються по потрібних папках, або ж ви їх самі вручну розкладаєте по цих папках. Тобто ви можете налаштувати фільтри в пошті так, щоб листи від певних адрес відразу складалися в потрібні папки.

Робиться це нескладно. Розглянемо нижче, як створювати ярлики в GMail і як прив'язувати до них потрібні листивручну та автоматично.

Саме в пошті GMail папки називаються "Ярликами". В принципі воно так і є, адже листи всі складаються в розділ "Вся пошта", а ці папки - це посилання на потрібні листи.

Створення ярликів (папок) у GMail

Щоб створити ярлик, натисніть відповідне посилання в самому низу списку папок (вхідні, надіслані, спам і т.д.) зліва:

У вікні потрібно ввести назву ярлика у верхньому рядку і натиснути "Створити".

Якщо у вас раніше було вже створено кілька ярликів, то ви можете вказати, під яким із них у списку буде розташований новий ярлик, що створюється, відзначивши пункт “Розмістити ярлик під” і вибравши там потрібний.

Все, ярлик створено. Приклад:

Розподіл листів по потрібних ярликах у GMail

Ви можете розподіляти листи за потрібними ярликами в GMail як вручну, так і налаштувати автоматичний режим. Автоматичне сортування листів ярликами - це налаштування фільтрів у вашій пошті, тобто. створення спеціальних умов, залежно від яких із вхідними листами будуть проводитися необхідні вам дії.

Ручний розподіл листів

Коли вам потрібно перенести в один із створених ярликів один або кілька листів, достатньо відзначити ці листи у вхідних, а потім вибрати ярлик для перенесення, натиснувши “Перемістити в”.

Те саме можна зробити, відкривши спочатку лист для прочитання.

Автоматичний розподіл листів

Ви можете налаштувати спеціальні фільтри з умовами, щоб, наприклад, листи, які надходять від певних адрес на вашу пошту, відразу ж потрапляють у потрібну папку. Розглянемо, як це зробити в Gmail.

Для цього в настройках пошти є спеціальний розділ "Фільтри та заблоковані адреси", де можна створити новий фільтр або змінити старий. Але можна не лізти в налаштування тоді, коли ви хочете створити фільтр із найпростішою умовою (щоб листи від певних адрес надходили в потрібну папку) і для цього робимо наступне:

Всі. Таким чином, налаштовуючи фільтри, можна легко розподіляти листи по потрібних ярликах без вашої участі.

Налаштування та видалення створених ярликів

Ви завжди можете змінити будь-який із створених ярликів або видалити його.

Щоб відкрити налаштування ярлика, клацніть по стрілочці праворуч від нього:

Через те, що з'явилося контекстне менюВи можете:

Також можливість настроїти ярлики (крім зміни кольору) доступна в загальному розділі "Налаштування" GMail на вкладці "Ярлики".

Висновок

Щоб з поштою Gmailбуло працювати ще зручніше, рекомендую використовувати можливість сортувати листи по папках (тобто ярликам) в Gmail, взяти це на озброєння.